TINJAUAN MENGENAI PERANAN SEKRETARIS PADA PT PLN (Persero) PEMBANGKITAN SUMBAGUT SEKTOR PEMBANGKITAN MEDAN TUGAS AKHIR Disusun Sebagai Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Oleh ITA FLORENSIA MALAU NIM 1205092153 PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas rahmat dan karunia-nya penulis masih diberikan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini tepat pada waktunya. Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah sebagai salah satu syarat dalam menyelesaikan program pendidikan Diploma 3 Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Medan. Tugas Akhir ini ditulis berdasarkan pengamatan dan pengalaman penulis selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagut Sektor Pembangkitan Medan. Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah banyak membantu dalam penyelesaian Tugas Akhir ini. Adapun pihak-pihak tersebut antara lain: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T, Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Nursiah Fitri, S.E., M.Si, Ketua Jurusan Administrasi Niaga. 3. Safaruddin, S.E., M.Si, Sekretaris Jurusan Administrasi Niaga. 4. Vivianti Novita, S.E, M.Si, Kepala Program Studi Administrasi Niaga. 5. Rismawati, S.E, M.Si, Dosen Pembimbing 1 6. Anggiat Parlindungan, S.E, M.Si, Dosen Pembimbing 2 7. Seluruh Staf pengajar jurusan Administrasi Niaga. 8. Rahkmadsyah Asisten Manajer KSA, pembimbing dalam kerja lapangan di PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagut Sektor Pembangkitan Medan. 9. Seluruh Pegawai PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagut Sektor Pembangkitan Medan. 10. Seluruh teman-teman di Politeknik Negeri Medan Khususnya AB-6F. i
Kepada yang teristimewa Ayahanda Daulat Malau, Ibunda tercinta Rismawati Sitanggang, beserta kakak dan abang tercinta. Terimakasih atas segala motivasi, doa, kasih sayang dan dukungan yang tulus kepada penulis. Penulis sadar dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini masih terdapat kekurangan dari bahasa, isi, maupun penulisannya. Untuk itu penulis mengharapkan saran maupun kritik yang sifatnya membangun demi kesempurnaan penulis laporan ini, semoga laporan praktik kerja lapangan ini berguna dan bermanfaat bagi para pembacanya. Medan, Agustus 2015 Penulis Ita Florensia Malau NIM 1205092153 ii
ABSTRAK Seorang sekretaris merupakan cerminan dari sebuah perusahaan atau kantor tempat bekerja, maka sekretaris yang baik adalah sekretaris yang mampu membawa dan menempatkan dirinya dimanapun dia berada. Sekretaris memegang peranan penting dalam membantu pimpinan untuk menangani tugas-tugas yang berhubungan dengan administrasi. Tujuan penulisan dari tugas akhir adalah untuk mengetahui Peranan Sekretaris Pada PT PLN (Persero) Sektor Pembangkitan Sumbagut Sektor Pembangkitan Medan. Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan ini adalah metode kepustakaan dan metode studi lapangan melalui observasi dan wawancara. Jenis sumber data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Teknik analisis data yang digunakan dalam penulisan ini adalah dengan menggunakan analisis deskriptif. Peranan sekretaris terhadap pimpinan berdasarkan data yang diperoleh, maka dapat disimpulkan bahwa peranan sekretaris Asisten Manajer Keuangan, SDM, dan Administrasi pada PT PLN (persero) Pembangkitan Sumbagut Sektor Pembangkitan Medan dalam membantu tugas pimpinan sangat penting sekali, sebab dengan adanya bantuan sekretaris dapat bekerja dengan efektif, sehingga apa yang diharapkan oleh pimpinan maupun perusahaan dapat tercapai. Kata kunci: Sekretaris, Peranan Sekretaris iii
ABSTRACT A secretary is a reflection of a company or office where work, then good secretary is a secretary who is able to carry and put him wherever he is. Secretary plays an important role in helping the leadership to handle the tasks associated with the administration. The purpose of writing of the thesis was to determine the role of secretary at PT PLN (Persero) Sector Power Generation Sector Sumbagut Medan. Data collection methods used in this paper is the method of literature and field study methods through observation and interviews. Types of data sources used are primary data and secondary data. Data analysis techniques used in this paper is by using descriptive analysis. The role of secretary to the leader based on the data obtained, it can be concluded that the role of secretary of the Assistant Finance Manager, Human Resources, and Administration at PT PLN (Persero) Sumbagut Power Generation Sector field in assisting the leadership is very important, because with the help of a secretary to work with effective, so that what is expected by the leadership and the company can be reached. Keywords: Secretary, Secretary Role iv
DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR... ABSTRAK... ABSTRACT... DAFTAR ISI... i iii iv v BAB 1 PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul... 1 1.2 Rumusan Masalah... 2 1.3 Tujuan Penulisan... 3 1.4 Manfaat Penulisan... 3 1.5 Sistematika Penulisan... 3 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA... 5 2.1 Pengertian dan Jenis-jenis Sekretaris... 5 2.2 Syarat-syarat Sekretaris... 7 2.3 Ruang Lingkup Tugas-tugas Sekretaris... 9 2.4 Peranan Sekretaris... 12 BAB 3 METODE PENELITIAN... 15 3.1 Cara Pengumpulan Data... 15 3.2 Jenis Sumber Data... 16 3.3 Teknik Analisis Data... 17 v
BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN... 18 4.1 Gambaran Umum PT PLN (persero) Pembangkitan Sumbagut Sektor Pembangkitan Medan... 18 4.1.1 Sejarah Perusahaan... 18 4.1.2 Visi dan Misi... 19 4.1.3 Logo dan Makna Logo... 19 4.1.4 Struktur Organisasi... 21 4.2 Tinjauan Mengenai Peranan Sekretaris Asisten Manajer Keuangan, SDM dan Administrasi pada PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagut Sektor Pembangkitan Medan... 24 4.3 Analisis dan Evaluasi... 27 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN... 34 5.1 Simpulan... 34 5.2 Saran... 35 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN vi
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Seiring dengan kemajuan teknologi yang begitu pesat mengakibatkan kemajuan di berbagai bidang, tidak terkecuali bidang sekretaris yang mengalami banyak perubahan. Salah satunya mengenai peran sekretaris. Pekerjaan sekretaris terus berkembang seiring dengan tingkat kedudukan sekretaris serta tugas dari pimpinan. Sejalan dengan kemajuan teknologi dan tingkat kebutuhan yang tinggi, pekerjaan semakin bertambah. Dari masa ke masa pekerjaan sekretaris awalnya hanya membantu pimpinan di kantor dalam menangani surat-menyurat, selanjutnya tugas sekretaris semakin diperluas dengan pekerjaan lainnya dalam membantu pimpinan. Seorang sekretaris merupakan cerminan dari sebuah perusahaan atau kantor tempat bekerja, maka sekretaris yang baik adalah sekretaris yang mampu membawa dan menempatkan dirinya dimanapun dia berada. Selalu bersikap profesional dalam menghadapi masalah. Bersikap ramah kepada siapa saja dan selalu siap membantu tanpa merasa dirinya paling benar. Selain itu, dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih seperti adanya internet, sangat membantu dalam tugas sekretaris sebagai penyedia informasi. Sekretaris harus selalu mencari informasi yang baik yang berhubungan dengan kepentingan kantor maupun informasi yang tidak berkaitan dengan kantor agar sekretaris mempunyai pandangan dan wawasan yang tinggi. Sekretaris berperan penting untuk membantu kelancaran kantor, karena dengan adanya sekretaris maka pekerjaan dapat berjalan lancar serta 1
membantu tercapainya tujuan yang diinginkan sesuai dengan aturan-aturan yang ada dalam kantor tersebut. Peranan sekretaris dalam kantor salah satunya adalah menjaga rahasia dan membantu memperlancar aktivitas kantor oleh karena itu tanggung jawab sekretaris sangatlah besar bagi kantor. Tugas sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan kreativitas yang cukup tinggi. Tidak semua pekerjaan sekretaris membutuhkan tanggung jawab yang sama, pekerjaan dan tanggung jawab itu pada dasarnya tergantung pada tuntutan, kemampuan dan keahlian sekretaris yang bersangkutan dan tergantung kepada syarat yang ditujukan oleh perusahaan yang bersangkutan. Sekretaris mengerjakan tugasnya tersebut dengan caranya sendiri dan dengan ilmu serta pengetahuan yang dimiliki. Tidak semua karyawan dapat mengerjakan apa yang sekretaris lakukan. Pimpinan juga memiliki banyak kegiatan atau pekerjaan yang mempunyai batas kemampuannya untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut dan ketika pimpinan sedang kesulitan mengerjakan itu semua, disinilah sekretaris dapat berperan. Oleh karena latar belakang tersebut, penulis memilih judul Tinjauan Mengenai Peranan Sekretaris pada PT PLN (persero) Pembangkitan Sumbagut Sektor Pembangkitan Medan. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang pemikiran di atas, rumusan masalah pada penulisan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: Bagaimana peranan sekretaris pada PT PLN (persero) Pembangkitan Sumbagut Sektor Pembangkitan Medan? Akan tetapi penulis disini hanya membahas sekretaris asisten manajer Keuangan, SDM dan administrasi. 2
1.3 Tujuan Penulisan Tugas Akhir Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui peranan sekretaris pada PT PLN (persero) Pembangkitan Sumbagut Sektor Pembangkitan Medan. 1.4 Manfaat Penulisan Tugas Akhir Adapun tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah: 1. Untuk menambah pengetahuan serta wawasan penulis dibidang sekretaris, khususnya dibidang peranan sekretaris. 2. Dapat memberikan sumbangan pengetahuan tentang sekretaris untuk mata kuliah kesekretarisan. 3. Sebagai sumbangan pemikiran berupa saran-saran untuk kantor PT PLN (persero) Pembangkitan Sumbagut Sektor Pembangkitan Medan dalam hal peranan sekretaris yang dirasa semakin penting pengaruhnya karena hal itu dapat mendorong dan meningkatkan kinerja pegawai. 1.5 Sistematika Penulisan Tugas Akhir Penulisan Tugas Akhir ini disusun secara sistematis agar penguraiannya terarah dan mempermudah dalam pemahaman. Untuk itu penulis membagi Tugas Akhir ini ke dalam lima bab: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini berisikan latar belakang pemilihan judul, rumusan masalah, tujuan penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan Tugas Akhir. 3
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisikan uraian teoritis mengenai sekretaris seperti: pengertian dan jenis-jenis sekretaris, syarat-syarat sekretaris, ruang lingkup tugastugas sekretaris dan peranan sekretaris. BAB 3 METODE PENELITIAN Bab ini berisikan cara pengumpulan data, jenis sumber data dan teknik analisis data. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini berisikan gambaran umum dan struktur organisasi perusahaan. Penulis juga menguraikan hasil kajian dan pembahasan terhadap masalah yang diangkat sebagai judul dengan membandingkan teori di dalam tinjauan pustaka dengan data yang diperoleh dilapangan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisikan penutupan dari keseluruhan bab yang ada dalam Tugas Akhir ini, yang berisikan simpulan dan saran dari hasil kajian dan pembahasan sehubungan dengan judul dan proses permasalahan. 4