BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penelitian Sebagian besar perusahaan termasuk perusahaan konsultan kontruksi bertujuan untuk tumbuh dan sukses dalam bisnis mereka. Pertumbuhan adalah aspek penting agar perusahaan dapat bertahan dan pengetahuan adalah aset penting yang perlu dikelola dengan baik agar perusahaan dapat terus tumbuh dan berkembang (Yusof dan Abu Bakar, 2012). Majeed, Khalid, Irfan dan Khan (2013) mengatakan bahwa perusahaan seharusnya menyadari bahwa knowledge akan menjadi aset berharga jika dikelola dengan baik dan benar. Aset berharga tersebut akan hilang ketika karyawan meninggalkan perusahaan dengan knowledge yang dimilikinya selama bekerja. Karena knowledge adalah integrasi dari pengalaman, intuisi, wisdom, dan wawasan yang dapat dengan mudah menghilang dan sulit untuk didapatkan kembali jika tidak didokumentasikan. Dalkir (2011, p.4) memaparkan knowledge management adalah koordinasi sistematis dari orang dalam organisasi, teknologi, proses, dan struktur organisasi untuk menambah nilai melalui inovasi. Dalam Jurnal yang berjudul A Diagnostic Model for Assessing the Knowledge Management Practices of Construction Firms oleh Kale dan Karaman (2011) dijelaskan bahwa knowledge management dengan cepat menjadi kunci utama organisasi untuk menciptakan keunggulan kompetitif dalam industri konstruksi. Menciptakan dan mempertahankan keunggulan kompetitif berarti perusahaan mempunyai nilai lebih dibanding pesaingnya. PT. Yodya Karya (Persero) adalah perusahaan BUMN yang bergerak di bidang layanan jasa konsultasi konstruksi serta layanan jasa konsultasi non konstruksi, berpartisipasi dalam program pemerintah, khususnya dalam pembangunan ekonomi nasional, dengan cara membina dan mengembangkan perseroan atas dasar prisip-prinsip ekonomi yang sehat dan rasional. PT.Yodya Karya (Persero) adalah perusahaan konsultan yang menjual jasa yaitu knowledge sebagai aset utama yang nantinya akan dibagikan kepada klien yang membutuhkan 1
2 jasa tersebut. Maka dari itu knowledge harus dikelola dengan baik karena dapat menambah value untuk perusahaan. Technology Acceptance Model (TAM) diperkenalkan pertama kali oleh (Davis, 1989) yang merupakan salah satu model adopsi teknologi yang paling diterima secara luas yang dapat digunakan untuk menjelaskan penerimaan individual terhadap penggunaan sistem teknologi informasi. Banyak penelitian yang membahas bahwa persepsi kemanfaatan, dan persepsi kemudahan penggunaan akan mempengaruhi sikap terhadap suatu teknologi dan mendorong minat dalam menggunakan teknologi tersebut. Teo (2009) mengemukakan bahwa penggunaan komputer yang baik merupakan suatu hal dasar yang harus dimiliki oleh individu untuk menjalankan dan memenuhi kebutuhan dalam suatu pekerjaan. Teknologi komputer adalah sebuah teknologi yang telah diakui sebagai salah satu pendorong utama dalam peningkatan pembelajaran bagi individu. Budaya organisasi yang tumbuh menjadi kuat mampu memacu organisasi kearah perkembangan yang lebih baik. Karena budaya organisasi adalah nilai-nilai, prinsip-prinsip, keyakinan bersama, dan cara melakukan sesuatu yang dianut oleh para anggota organisasi yang menentukan, sebagian besar, bagaimana karyawan bertindak dan bersikap (Robbins & Mary Coulter, 2012, p.52). Dari penelitian yang sudah dilakukan oleh Teo, T (2009), didapatkan hasil bahwa persepsi kemanfaatan, dan persepsi kemudahan penggunaan mempunyai pengaruh yang signifikan terhadap sikap menggunaan komputer. Dari sikap menggunakan komputer tersebut didapatkan pengaruh yang signifikan terhadap minat untuk menggunakan. Dan dari penelitian yang dilakukan oleh Moradi, Saba, Azimi, & Emami (2012), didapatkan hasil bahwa budaya organisasi dalam perusahaan secara langsung akan mempengaruhi minat untuk menggunakan knowledge management system. Untuk mendukung perancangan knowledge management system pada PT. Yodya Karya (Persero) maka dilakukan penelitian yang membahas pengaruh persepsi kemanfaatan, persepsi kemudahan penggunaan, dan budaya organisasi terhadap sikap menggunakan komputer. Lalu membahas pengaruh sikap menggunakan komputer dan budaya organisasi terhadap minat menggunakan knowledge management system.
3 Permasalahan yang terjadi didalam perusahaan adalah penyebaran knowledge yang masih dilakukan dengan sosialisasi antara individu dengan individu ataupun antara kelompok diskusi secara langsung. Penyebaran knowledge biasanya dilakukan hanya dari mulut ke mulut, yaitu dari atasan ke karyawan, karyawan ke karyawan lain dan melalui pelatihan, ataupun seminar. Knowledge yang ada dalam perusahaan yang bersumber dari karyawan juga tidak didokumentasikan sehingga knowledge tersebut dapat hilang begitu saja. Terlebih lagi bila keluarnya karyawan yang mempunyai knowledge penting maka knowledge sebagai aset berharga perusahaan tersebut akan hilang karena tidak disimpan terlebih dahulu. Knowledge yang ada di perusahaan tidak dikelola dengan baik, masih tersebar menjadi milik individual dan belum menjadi milik perusahaan. Sehingga dalam menjalankan proyek selanjutnya, akan sulit mencari knowledge mengenai proyek yang sudah berjalan sebelumnya, anggota dari team yang bertindak di dalam proyek, dan expertise yang dimiliki oleh masing-masing anggota dalam team. Maka ketika ada proyek baru, team leader akan mencari lagi knowledge mengenai proyek sebelumnya dan mencari lagi anggota dengan expertise yang sesuai dengan proyek tersebut. Tentunya hal ini akan merugikan perusahaan karena pencarian informasi dan pengetahuan mengenai proyek-proyek sebelumnya dapat memakan waktu yang lama. Tidak terdokumentasinya evaluasi terhadap proyek yang sudah dijalankan sehingga memunculkan resiko terjadinya kesalahan yang sama terhadap proyek di masa yang akan datang yang menyebabkan keterlambatan proyek. Kemudian, banyak anak perusahaan dari PT.Yodya Karya (Persero) yang yang tersebar di Indonesia menolak proyek tertentu karena kompentensi anak perusahaan yang hanya fokus pada bidang tertentu saja. Bila ada proyek diluar kompetensi bidang anak perusahaan maka proyek tersebut akan ditolak. Penolakan terhadap proyek terjadi karena kurangnya pengetahuan mengenai bidang proyek selain kompetensi yang dimiliki oleh anak perusahaan terutama kepala cabang. Hal ini menjadi pertimbangan untuk dirancangnya knowledge management system ini. Maka dari itu, perusahaan ini membutuhkan sebuah wadah yang bertujuan untuk mengelola, menyimpan, mendokumentasikan, dan mendistribusikan knowledge agar knowledge tersebut tidak hilang dan sampai ke semua unit bisnis dalam lingkungan internal perusahaan. Knowledge management system ini dapat
4 memudahkan karyawan untuk mendapatkan informasi mengenai perusahaan dengan lebih cepat, memunculkan budaya sharing knowledge antara karyawan, memunculkan budaya self learning bagi karyawan, mengurangi resiko kesalahan dalam menjalankan proyek di masa yang akan datang. serta membantu karyawan menyelesaikan tugas dan mendapatkan informasi mengenai perusahaan pada saat itu juga dengan cepat dan mudah. Iskandar, Tony, Phankova dan Agustino (2014) mengatakan bahwa knowledge yang sudah dikelola dengan baik dan mudah diakses akan sangat bermanfaat bagi organisasi karena dapat menghindari kesalahan yang sama. Knowledge harus dipelihara dengan baik, sehingga dapat dikembangkan, diperbaharui dan digunakan terus menerus. Dengan begitu, sebuah organisasi dapat mengetahui bagaimana langkah-langkah yang tepat dalam menangani permasalahan dan mengeksplorasi kinerja organisasi dengan mengedepankan penggunaan informasi yang terstruktur. Oleh karena itu, melihat pentingnya knowledge management system dalam perusahaan ini maka judul penelitian ini adalah Knowledge Management System pada PT. Yodya Karya (Persero). Dengan adanya penelitian ini diharapkan knowledge dapat terdistribusi dengan baik dan dapat bermanfaat bagi semua unit bisnis dalam lingkungan internal perusahaan di PT.Yodya Karya (Persero). 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka rumusan permasalahan penelitian ini adalah: 1. Seberapa besar pengaruh antara perceived usefulness terhadap attitude toward computer? 2. Seberapa besar pengaruh antara perceived ease of use terhadap attitude toward computer? 3. Seberapa besar pengaruh antara organizational culture terhadap attitude toward computer? 4. Seberapa besar pengaruh antara attitude toward computer terhadap intention to use knowledge management?
5 5. Seberapa besar pengaruh antara organizational culture terhadap intention to use knowledge management dengan melewati attitude toward computer sebagai variabel intervening dan tanpa melewati attitude toward computer? 6. Seberapa besar pengaruh antara perceived usefulness, perceived ease of use, dan organizational culture secara bersama-sama terhadap attitude toward computer? 7. Seberapa besar pengaruh antara organizational culture dan attitude toward computer secara bersama-sama terhadap intention to use knowledge management? 8. Apakah perlu adanya knowledge management system untuk menyimpan, mengelola, mendokumentasikan, dan mendistribusikan informasi serta pengetahuan dalam perusahaan. 1.3 Ruang Lingkup Penelitian Batasan mengenai ruang lingkup dari penelitian ini adalah: 1. Analisis dalam bab 3 hanya dibatasi dalam unit pembantu pimpinan (biro pengendalian operasi & pemasaran, biro pengembangan SDM & umum, dan biro keuangan & akuntansi) serta unit bisnis / produksi yang berada di kantor pusat (divisi engineering, divisi bangunan, dan divisi pengembangan lahan dan properti) di PT.Yodya Karya (Persero). 2. Menganalisis dan merancang prototype knowledge management system berbasis web yang ditujukan untuk semua divisi di kantor pusat dan semua cabang PT.Yodya Karya (Persero). Tidak termasuk pengukuran dalam implementasi knowledge management system ini. 3. Perancangan knowledge management system di PT.Yodya Karya (Persero) tidak membahas keamanan. 4. Pengambilan data berupa kuisioner untuk penelitian menggunakan probability sampling yaitu simple random sampling kepada 63 responden dari 75 karyawan yang berada di kantor pusat. Penentuan jumlah responden ditentukan dengan rumus taro yamane dengan tingkat kepercayaan 95% dan tingkat error 5%.
6 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1 Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah: 1. Menganalisis path untuk mengetahui ada atau tidaknya pengaruh antara 5 variabel yaitu persepsi kemanfaatan, persepsi kemudahan penggunaan, budaya organisasi, sikap menggunakan komputer, dan minat menggunakan knowledge management pada PT. Yodya Karya. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui perlu atau tidaknya perusahaan menerapkan knowledge management system. 2. Mengidentifikasi knowledge yang dimiliki oleh PT. Yodya Karya (Persero). 3. Menganalisis dan merancang fitur-fitur dalam knowledge management system berbasis Object Oriented Analysis and Design (OOAD) dengan menggunakan Unified Model Languange (UML). KMS ini berfungsi untuk mengelola, menyimpan dan mendokumentasikan knowledge, serta memudahkan sharing dan pembelajaran di dalam lingkungan internal perusahaan. 1.4.2 Manfaat Adapun manfaat yang ingin dicapai dari penelitian ini : 1. Menjadi wadah untuk mengelola, menyimpan, mendokumentasikan, dan mendistribusikan knowledge yang ada pada PT. Yodya Karya (Persero). 2. Menjadi wadah bagi karyawan untuk mendapatkan informasi dan knowledge yang diinginkan pada saat itu juga. 3. Menjadi media pembelajaran bagi perusahaan dan karyawan (self learning). 4. Menjadi wadah untuk meningkatkan budaya berbagi pengetahuan antar karyawan (sharing knowledge). 5. Menjadi wadah bagi karyawan untuk menampung aspirasi dan ide. 6. Menjadi masukan bagi perusahaan untuk mengetahui sejauh mana sikap karyawan terhadap penggunaan komputer, minat karyawan terhadap knowledge management system, dan budaya organisasi yang ada di dalam perusahaan.
7 1.5 Metodologi Penelitian 1.5.1 Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam penelitian ini : 1. Data Primer a. Studi Lapangan: melakukan observasi ke PT. Yodya Karya (Persero) untuk mendapatkan informasi yang nantinya dapat digunakan untuk kepentingan analisis dan perancangan knowledge management system ini. b. Wawancara: melakukan tanya jawab kepada pihak terkait untuk dapat menganalisis masalah dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan analisis dan perancangan knowledge management system ini. c. Kuisioner: melakukan penyebaran kuisioner kepada karyawan PT. Yodya Karya (Persero) yang berada di kantor pusat untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan penelitian ini. 2. Data Sekunder Studi Kepustakaan: mencari, membaca, mencatat, dan menulis teori-teori yang berkaitan dengan penelitian dari buku ilmiah, jurnal, dan internet untuk mendukung penelitian ini. 1.5.2 Metode Analisis Metode analisis yang dilakukan penulis sebagai berikut: 1. Untuk melakukan analisis, peneliti memberikan kuisioner kepada karyawan PT. Yodya Karya (Persero) yang berada di kantor pusat. 2. Analisis kuisioner dan statistik menggunakan SPSS 21.0 dengan uji validitas, uji reliabilitas, uji normalitas, uji multikolearitas, uji linearitas, uji heteroskedastisitas, uji korelasi dan uji hipotesis (path analysis). 3. Analisis knowledge dengan Taxonomy, SECI, dan Wiig KM Cycle.
8 1.5.3 Metode Perancangan Untuk membangun knowledge management system dilakukan perancangan UML dengan pendekatan berorientasi objek (OOAD), dengan tahapan-tahapan sebagai berikut: 1. Perancangan Event Table 2. Perancangan Activity Diagram 3. Perancangan Use Case Diagram 4. Perancangan Use Case Description 5. Perancangan Domain Class Diagram 6. Perancangan Sequence Diagram 7. Perancangan Data Access Sequence Diagram 8. Perancangan Updated Class Diagram 9. Perancangan Package Diagram 10. Perancangan Navigation Diagram 11. Perancangan Rancangan Layar 12. Perancangan User Interface 13. Perancangan Database 1.6 Sistematika Penulisan Berikut adalah sistematika yang diuraikan dalam 5 bab: BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab pertama ini diuraikan secara singkat mengenai latar belakang penelitian, perumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab kedua ini diuraikan mengenai teori-teori apa saja yang digunakan untuk mendukung analisis dan perancangan mengenai knowledge management system berbasis web pada PT. Yodya Karya (Persero).
9 BAB 3 ANALISIS SISTEM DAN DATA Pada bab ketiga ini menjelaskan mengenai sejarah organisasi, visi dan misi, struktur organisasi, tugas dan wewenang. Serta, menganalisis path untuk mengetahui ada atau tidaknya pengaruh antara 5 variabel yaitu persepsi kemanfaatan, persepsi kemudahan penggunaan, budaya organisasi, sikap menggunakan komputer, dan minat menggunakan knowledge management system. Dijelaskan juga mengenai analisis proses bisnis, knowledge taxonomy, analisis SECI dan wiig KM Cycle pada PT. Yodya Karya (Persero). BAB 4 PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT Pada bab keempat ini berisikan perancangan knowledge management system berbasis web untuk PT.Yodya Karya (Persero)yaitu pemetaan fitur dengan SECI dan permasalahan. Serta, metode perancangan UML dengan pendekatan berorientasi objek (OOAD) dan perancangan rancangan layar, user interface dan database. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab kelima ini berisikan kesimpulan dari hasil analisis dan perancangan knowledge management system ini dan saran yang dapat berguna untuk memperbaiki penelitian ini kedepannya untuk penulis dan perusahaan.
10