MESYUARAT JAWATANKUASA WEB DAN MEDIA SOSIAL UiTM di Dewan Senat, Tingkat 4, Censelari UiTM 2.30 petang 12 Julai 2017 PENGENALAN Kewujudan media secara dalam talian ini telah memberi impak yang sangat positif dalam menghubungkan setiap individu di dalam organisasi. Penggunaan Facebook bermula tahun 2010 Penggunaan Twitter, Youtube dan Instagram bermula tahun 2016. Maklumat penting daripada pihak pentadbiran UiTM dapat disalurkan kepada staf dan pelajar. Serta memudahkan hebahan maklumat spt pengumuman, aduan, maklum balas pelanggan, ucapan dan sebagainya. 1
PENGENALAN Penentuan ranking universiti pula bergantung kepada maklumat seperti hasil penyelidikan, koleksi penulisan dan sebagainya yang dipaparkan di laman web. Sebagai sebuah universiti besar seperti UiTM, pemantauan dan keseragaman laman web adalah amat penting untuk dilaksanakan. STRUKTUR ORGANISASI JWM UiTM, InQKA NAIB CANSELOR PENGARAH JABATAN / WEB DIRECTOR PROF. MADYA ROSSLINA MOHAMED NAWI (DM54) PTJ: BEROPERASI DI BAWAH PNC INQKA BERMULA Dis 2015 - kini PENTADBIR LAMAN WEB / FB JABATAN KETUA UNIT MEDIA SOSIAL / CONTENT KETUA UNIT PRODUCER MOHD YUSOF MUSTAFFAR (DM45) LAMAN WEB / CONTENT PRODUCER AZIZIAN MOHD SAPAWI (DM52) PENTADBIR LAMAN WEB / FB FAKULTI KOORDINATOR (MEDIA & INFORMATION WARFARE) NORZURAIZA RINA AHMAD (DM45) KOORDINATOR BAHASA (MELAYU / ENGLISH) -KOSONG- KOORDINATOR LAMAN WEB DR HAYATI ABD RAHMAN (DM52) PENTADBIR LAMAN WEB / FB KAMPUS CAWANGAN PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (WEB DEVELOPER) DARIPADA INFOTECH (F29) -KOSONG- PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (WEB ARCHITECT) MUHAMAD RIDUAN JAMIL (F29) PENOLONG PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (TECHNICAL SUPPORT) DARIPADA INFOTECH (F29) -KOSONG- PEREKA LAMAN / WEB DESIGNER - KOSONG- WARTAWAN (WEB JOURNALIST) - KOSONG- 2
FUNGSI UTAMA 1. Memastikan maklumat yang disiarkan adalah terkini, berimpak kepada universiti dan mampu meningkatkan ranking universiti. 2. Memastikan penyebaran maklumat yang tepat dan benar kepada pelanggan. 3. Memastikan persoalan/permasalahan yang diajukan oleh pelanggan UiTM dapat dijawab segera dengan jawapan yang tepat dan mesra pelanggan. 4. Memastikan semua aduan yang diterima dapat disemak dan diambil tindakan segera. Hasil Kajian Kepuasan Pengguna terhadap 3
Secara keseluruhan.. Maklum balas menunjukkan tahap kepuasan hati yang baik terhadap semua aspek yang disediakan dalam. Terdapat beberapa cadangan dan aduan yang diterima untuk tindakan selanjutnya untuk menambahbaik kualiti persembahan laman web UiTM yang berterusan. KPI Laman Web UiTM 1. Meningkatkan penarafan UiTM dalam Webometrics (Ranking Web Universities) Kedudukan pada 2016 (Dunia: 829, Malaysia: 6) Kedudukan pada 2015 (Dunia: 881, Malaysia: 6) 2. Meningkat capaian bintang dari MAMPU melalui Penilaian Portal Web Kerajaan (ProBE) Capaian 2015 3 bintang Capaian 2016 -? Bintang 4
3. Menyokong dan membantu Penarafan QS dan THE World University untuk UiTM Meningkatkan kedudukan UiTM dalam QS WUR, QS AUR, QS WURS, THE Top 100 Under 50 kepada yang lebih baik dari masa ke semasa. Demografi Tempoh kajian: 4 bulan Bilangan responden : 1178 Status pengguna laman web 2016: Alumni UiTM 5% Awam 6% Pelajar UiTM 17% Staf UiTM 72% 5
Sebab Mengunjungi Laman Web UiTM Lain-lain Sekadar meninjau Carian bahan penyelidikan/akademik Melihat Pengumuman/Acara/Aktiviti Muatturun Borang Capaian ke direktori staf Capaian ke Portal 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 % HASIL & CADANGAN KAJIAN (untuk keseluruhan laman web UiTM) Rekabentuk : Penambahbaikan yang berterusan Paparan Maklumat berkualiti/berimpak Pengemaskinian Data/Maklumat Helpdesk Alumni Kemudahan Forum/Chit-Chat (Real-Time) Lain lain 6
Rekabentuk : Penambahbaikan berterusan Rekabentuk perlu disusun semula agar mempunyai antaramuka yang memenuhi ciriciri berikut: Sitemap yang jelas Standard/seragam Kelihatan WOW/kemas/moden Mesra gajet Pengemaskinian Data/Maklumat - Maklumat di dalam website perlu dikemaskini. - berita aktiviti pelajar - Berita fakulti/korporat - Prospectus program - Yuran program Pra/Pasca siswazah - Kemudahan / fasiliti - Aktiviti kemasyarakatan - Maklumat biasiswa/pinjaman/kebajikan - Kalendar aktiviti fakulti/pelajar/akademik - Data direktori staf pentadbiran akademik - Kepakaran, jawatan,designation,no tel perlu kemaskini segera - Data alamat yang tepat untuk semua Jabatan/Café/Koperasi/Kedai buku / cafe. - Simpan maklumat lama dalam arkib (jangan buang) Tindakan: JPbSM, Pendaftar OIA, FPP UiTM Perak semua PTJ 7
Helpdesk - Direct response dari jabatan - Contoh aduan: Tiada emel balas dari Bursary untuk sebarang pertanyaan. - Ruangan FAQ (jika berkenaan) - Menyediakan nombor telefon bahagian teknikal (jika berkenaan) - Kemaskini nombor/emel Person-in-Charge dari masa ke semasa Alumni Mengemaskini maklumat alumni. Menyediakan platform pendaftaran/kemaskini secara online. Tindakan: ICAN 8
Kemudahan Forum/Chit-Chat (Real-Time) Ruang pertanyaan dan urusan online secara real-time di web utk pelajar/staf/awam Tindakan: Semua PTJ yang terlibat sebagai kaunter pertanyaan seperti Bahagian Pengambilan Pelajar. Dicadangkan mengadakan sesi chat berjadual di website PTJ masing masing Paparan Maklumat berkualiti dan berimpak i-learn tidak menarik dan mesrapengguna Penggunaan istilah yang konsisten (terutama untuk syarat kemasukkan pelajar) Paparan ruang niaga/promosi sewaan/peralatan dan penjanaan pendapatan Paparan staf dengan gambar/seragam Tindakan: INED, Pengambilan, UHEK, Fakulti HEP, CSR, Unit Bisnes semua PTJ 9
Lain-lain cadangan Tindakan: Portal pelajar mohon antaramuka yang kemas, mesra-pengguna dan HEA menarik Paparan mengenai penerbitan terkini oleh staf UiTM Hyperlink ke senarai persatuan /kelab pelajar yang berdaftar dengan UiTM Hyperlink bahan penerbitan/ artikel penyelidikan ke direktori staf akademik Prisma/UiTMPress HEP semua PTJ Hyperlink dengan webpage/quick link ke media sosial staf Contoh: CV pakar akademik yang mudah capai (CV pemeriksa luar/pengurusan atasan/pensyarah) Contact Us mohon link terus ke emel Kesimpulan Soal Selidik mengenai Kajian Kepuasan Pengguna Laman Web UiTM 2017 akan disebarkan pada bulan Mei 2017 untuk mendapat maklum balas pengguna mengenai perkhidmatan laman web yang baharu. 10
Terima kasih 11