Standard Operating Procedure PEMILIHAN KOORDINATOR ASISTEN LABORATORIUM STATISTIK DAN REKAYASA KUALITAS Universitas Brawijaya Malang 2017
LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA PEMILIHAN KOORDINATOR ASISTEN UN10/F07/88/HK.01.02.a/008 17 November 2017 0 Halaman i dari 4 PEMILIHAN KOORDINATOR ASISTEN Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Fachrezy Pangestu Widi Koordinator Asisten 17 November 2017 2. Pemeriksaan Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng. 3. Persetujuan Ishardita Pambudi Tama ST., MT., Ph.D. 4. Penetapan Dr. Ir. Pitojo Tri Juwono, MT. 5. Pengendalian Dr. Ir. Surjono, MTP. Kepala Laboratorium Ketua Jurusan Teknik Industri Dekan Fakultas Teknik Wakil Dekan I Fakultas Teknik 17 November 2017 20 November 2017 20 November 2017 20 November 2017 Hal. i
DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ i DAFTAR ISI ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ii A. Tujuan --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1 B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait --------------------------------------------------------------------------- 1 C. Standar Mutu yang Terkait ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1 D. Istilah dan Definisi ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1 E. Urutan Prosedur ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2 F. Bagan Alir --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 G. Referensi ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 H. Lampiran ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Hal. ii
A. Tujuan Tujuan manual prosedur pemilihan koordinator asisten ini adalah sebagai acuan atau pedoman dalam melakukan proses pemilihan koordinator asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang melibatkan seluruh pihak laboratorium mulai dari, Asisten Laboratorium, maupun keluarga besar Laboratorium atau alumni asisten Laboratorium SRK. B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Ruang lingkup pelaksanaan pemilihan koordinator asisten adalah mulai dari perencanaan proses pemilihan Asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas, pengumuman kepada seluruh aspek laboratorium, hingga alur prosedur kegiatan pemilihan koordinator asisten. Berikut merupakan unit yang terkait dalam pemilihan koordinator asisten. 1. Statistik dan Rekayasa Kualitas 2. Seluruh alumni asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 3. Asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. C. Standar Mutu yang Terkait Standar proses pendidikan mempunyai keterkaitan dengan kegiatan pemilihan koordinator asisten. Dalam suatu proses masa aktif laboratorium, dibutuhkan koordinator asisten untuk mengkoordinasi sumber daya manusia dalam laboratorium serta bertanggung jawab atas berjalannya seluruh program kerja yang berada di laboratorium statistik dan rekayasa kualitas. D. Istilah dan Definisi Pemilihan Koordinator Asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas adalah proses memilih dan menetapkan pemegang jabatan tertinggi secara fungsional di Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas di bawah. Berikut merupakan ketentuan-ketentuan yang diperlukan bagi calon koordinator asisten dalam pemilihan koordinator asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. 1. Calon koordinator asisten merupakan asisten laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang sedang menjabat dan telah menjabat selama 1 semester Hal. 1
2. Kegiatan pemilihan koordinator asisten harus dihadiri oleh Kepala Laboratorium, seluruh asisten laboratorium yang sedang menjabat, dan perwakilan dari beberapa angkatan alumni asisten Laboratorium SRK. 3. Koordinator asisten yang terpilih harus dapat bertanggungjawab, mengayomi, dan menjadi penghubung antara asisten dengan kepala laboratorium, maupun menghubungkan laboratorium dengan pihak luar. 4. Koordinator asisten yang terpilih tidak diperbolehkan untuk menjadi koordinator asisten dengan pertimbangan kapasitas sumber daya. E. Urutan Prosedur Berikut merupakan prosedur kegiatan pemilihan koordinator asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas secara umum. a. Penanggung jawab kegiatan pemilihan koordinator asisten dari angkatan termuda (angkatan yang akan dipilih sebagai koordinator asisten baru). b. Seluruh asisten angkatan termuda melakukan rapat program kerja untuk merencanakan konsep pemilihan koordinator asisten mulai dari tempat kegiatan, waktu kegiatan, alur proses pemilihan, kriteria dan hal-hal lain yang mendukung proses kegiatan. c. Penanggung jawab kegiatan pemilihan koordinator asisten mengkonsultasikan konsep yang telah dibuat oleh angkatan termuda kepada perwakilan asisten dari angkatan satu periode sebelumnya. d. Jika konsep sudah disetujui oleh angkatan sebelumnya, penanggung jawab kegiatan mengkonsultasikan konsep kepada Kepala Laboraotorium. e. Jika sudah disetujui oleh seluruh pihak, divisi Public Relation mulai memberikan undangan kepada seluruh alumni asisten laboratorium SRK melalui pesan singkat. f. Persiapan hal-hal yang dibutuhkan untuk kegiatan pemilihan koordinator asisten oleh angkatan termuda. g. Berlangsungnya kegiatan pemilihan koordinator asisten h. Kegiatan diawali dengan penyampaian kriteria Koordinator Asisten yang sudah disepakati bersama. Adapun kriteria yang harus dimiliki antara lain: 1. Memiliki loyalitas 2. Bertanggungjawab 3. Mengayomi 4. Memiliki hubungan dan komunikasi yang baik 5. Mampu bekerja sama dengan baik Hal. 2
6. Tegas 7. Responsif 8. Availabilitas i. Menentukan calon koordinator asisten dengan cara mencalonkan dan dicalonkan j. Setiap calon melakukan perkenalan diri serta menyampaikan visi dan misi. k. Melakukan sesi fit and proper dengan cara mengajukan pertanyaan yang kemudian akan dijawab oleh masing-masing calon l. Melakukan musyawarah untuk mencapai mufakat terkait penentuan calon koordinator asisten m. Terpilihnya koordinator asisten yang baru Hal. 3
F. Bagan Alir Mulai Kepala laboratorium Asisten Laboratorium yang masih aktif Penentuan Penanggung Jawab Kegiatan Pemilihan Koordinator Asisten (1 hari) PJ Kegiatan Asisten Laboratorium yang masih aktif (angkatan termuda) Pembahasan Konsep Pemilihan oleh Asisten Angkatan Termuda (1 bulan) Rancangan Konsep Acara PJ kegiatan open recruitment Perwakilan asisten periode sebelumnya PJ Kegiatan mengkonsultasikan konsep kepada perwakilan asisten dari angkatan sebelumnya (1-2 hari) Revisi Konsep Apakah disetujui? Tidak PJ Kegiatan open recruitment Ya PJ Kegiatan mengkonsultasikan konsep kepada kepala laboratorium (1 hari) Konsep Acara Apakah disetujui? Tidak Asisten Laboratorium yang masih aktif (Divisi Public Relation) Ya Mengumumkan waktu dan tempat kegiatan kepada seluruh alumni asisten lab SRK (1-2 hari) Undangan Kegiatan A Hal. 4
A Seluruh Asisten Laboratorium yang masih aktif (angkatan termuda) Menyiapkan segala hal yang dibutuhkan untuk kegiatan (1 minggu) List Kebutuhan Asisten Laboratorium Alumni asisten laboratorium Berlangsungnya acara pemilihan koordinator asisten ( 1 hari) Asisten Laboratorium Alumni asisten laboratorium Penyampaian kriteria koordinator asisten yang sudah disepakati bersama (15 menit) Kriteria Koordinator Asisten Laboratorium Alumni asisten laboratorium Menentukan calon koordinator asisten dengan cara mencalonkan dan dicalonkan (1 jam) Calon Koordinator Asisten Laboratorium Alumni asisten laboratorium Melakukan sesi fit and proper dengan cara mengajukan pertanyaan (1-2 jam) Asisten Laboratorium Alumni asisten laboratorium Melakukan musyawarah untuk mencapai mufakat (1-2 jam) Hasil Mufakat Terpilihnya koordinator asisten yang baru (1 hari) Selesai G. Referensi 1. Buku Pedoman Pendidikan Jurusan Teknik Industri 2. Manual Mutu Jurusan Teknik Industri H. Lampiran 1. Notulensi dan Absensi Pihak yang Hadir Hal. 5
TIMELINE PEMILIHAN KOORDINATOR ASISTEN 2017 January MONDAY TUESDAY WEDNESDAY THURSDAY FRIDAY SATURDAY SUNDAY 26 27 28 29 30 31 01 02 03 04 05 06 07 08 RAPAT KONSEP GLOBAL 09 10 11 12 13 14 15 RAPAT PERSIAPAN TEKNIS 16 17 18 19 20 21 22 SEBAR UNDANGAN ALUMNI RAPAT PERSIAPAN DENGAN 2013 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Notes: RAPAT PERSIAPAN DENGAN KALAB FIX TEMPAT FIX DATA UNDANGAN
2017 February MONDAY TUESDAY WEDNESDAY THURSDAY FRIDAY SATURDAY SUNDAY 30 31 01 02 03 04 05 FIX PERLENGKAPAN PEMILIHAN KOORDINATOR ASISTEN 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 01 02 03 04 05