1. TUJUAN Memastikan tata cara pelaksanaan yudisium nilai secara seragam di semua unit pelaksana dari tingkat universitas sampai prodi, didukung sistem administrasi nilai yang dikelola secara terpusat oleh Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan Perencanaan dan Sistem Informasi (BAAKPSI) dibantu dengan program aplikasi dan jaringan komputer yang dikelola unit Pusat Komputer (Puskom). 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini meliputi: 2.1. Persyaratan dan mekanisme mengumumkan hasil ujian, mencetak nilai dalam Kartu Hasil Studi (KHS), serta melaporkan kemajuan studi kepada orang tua/wali mahasiswa 2.2. Persyaratan dan mekanisme pengaduan dan revisi nilai 3. DEFINISI 3.1. Yudisium nilai adalah proses pengadministrasian nilai, pengumuman, revisi dan pengarsipan nilai, baik yang dilakukan secara cetak maupun elektronik yang dilaksanakan di tingkat universitas (BAAKPSI) dan prodi atau fakultas 3.2. Penilaian Acuan Patokan (PAP) adalah sistem penilaian berdasarkan patokan/standar baku 4. REFERENSI 4.1. Buku Pedoman Akademik 4.2. Manual Mutu Undana 4.3. Peraturan-peraturan dari Dikti 4.4. Surat-surat Keputusan Rektor 4.5. Surat Edaran Pembantu Rektor I 4.6. Surat Edaran BAAKPSI 5. DISTRIBUSI 5.1. Pembantu Rektor I 5.2. Pembantu Dekan I 5.3. BAAKPSI 5.4. Unit IT 5.5. Ketua Prodi Halaman 1 dari 7
5.6. SPI Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP) 5.7. Pimpinan fakultas 5.8. Pimpinan prodi 5.9. Kepala Tata Usaha (TU) 5.10. Dosen 6. PROSEDUR 6.1. Ketentuan Umum 6.1.1. Ketua prodi bertanggung jawab atas pelaksanaan yudisium nilai 6.1.2. Semua komponen penilaian mata kuliah harus di-input oleh dosen pengampu sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan 6.1.3. Untuk keperluan input nilai, setiap dosen memiliki User Id dan Password pribadi yang disediakan oleh unit Puskom; untuk kepentingan keamanan, password dapat diubah sendiri oleh yang bersangkutan 6.1.4. Revisi nilai atas inisiatif dosen dapat dilakukan langsung ke jaringan komputer selama masa input nilai belum berakhir dan melaporkan hasil revisi nilai ke prodi untuk diarsip 6.1.5. Revisi nilai di luar masa input nilai hanya dapat dilakukan atas persetujuan dosen pengampu dan Ketua prodi/wakil Dekan I/Sekretaris Dekan 6.1.6. Input nilai Semester Pendek (SP) mengikuti mekanisme yang sama pada semester reguler 6.2. Ketentuan Khusus Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri. 6.3. Prosedur I: Mekanisme Input Nilai 6.3.1. Ketua prodi mengkoordinasi input nilai oleh dosen pengampu dan pengumuman nilai sesuai kalender akademik 6.3.1.1. Dosen pengampu bertanggung jawab sepenuhnya atas nilai mata kuliah yang terinput ke jaringan komputer 6.3.2. Dosen pengampu menandatangani cetakan (3 rangkap) nilai yang telah di-input untuk diumumkan ke mahasiswa Halaman 2 dari 7
6.3.2.1. Nilai yang diumumkan kepada mahasiswa meliputi komponen penilaian sebagaimana tercantum dalam Prosedur Koreksi Hasil Ujian dan Pengolahan Nilai (PPK-Undana/17). 6.3.3. Dosen pengampu menyerahkan 2 lembar nilai mata kuliah ke TU prodi atau fakultas, dan menyimpan 1 lembar nilai sebagai arsip dosen pengampu yang bersangkutan 6.3.4. TU prodi atau fakultas meyimpan 1 lembar nilai sebagai arsip dan menempelkan 1 lembar nilai lainnya di papan pengumuman fakultas atau prodi 6.3.5. Pada batas akhir masa input nilai, PR I meminta unit Puskom menutup program (blocking) jaringan komputer untuk mencegah aktivitas input nilai ke pangkalan data 6.3.6. Dosen yang terlambat meng-input nilai meminta ijin kepada PR I (c.q. Puskom) untuk dibukakan akses ke Program Penilaian Online 6.3.7. Setelah batas akhir masa input nilai, TU prodi atau fakultas mencetak KHS setiap mahasiswa sebanyak 2 lembar diserahkan ke dosen Pembimbing Akademik (PA) untuk disahkan 6.3.8. KHS yang telah disahkan oleh dosen PA didistribusikan lembar ke-1 untuk mahasiswa, lembar ke-2 untuk arsip dosen PA 6.3.9. Setiap semester, BAAKPSI melaporkan (melalui surat pos) kepada orang tua atau wali mahasiswa tentang perkembangan hasil studi mahasiswa 6.3. Prosedur II: Pengaduan Nilai dan Revisi Nilai 6.3.10. Setiap mahasiswa dapat mengajukan keberatan atau pengaduan kepada dosen pengampu atas nilai mata kuliah yang telah diumumkan disertai dengan alasanalasan atau bukti-bukti yang sah 6.3.10.1. Masa pengaduan keberatan penilaian adalah masa pengolahan nilai dan yudisium 6.3.12. Jika pengaduan nilai tidak terselesaikan dengan dosen pengampu, mahasiswa dapat mengajukan keberatan ke Ketua prodi 6.3.13. Apabila Ketua prodi memandang layak untuk ditindaklanjuti, Ketua prodi memberikan surat pengantar berupa Formulir Pengaduan Nilai kepada mahasiswa untuk melakukan klarifikasi nilai ke dosen pengampu yang bersangkutan 6.3.14. Setiap dosen pengampu menerima dan melayani dengan baik pengaduan nilai dari mahasiswa; apabila dosen memandang perlu untuk melakukan revisi nilai Halaman 3 dari 7
6.3.14.1. Revisi nilai pada masa peng-input-an nilai online dilakukan langsung oleh dosen pengampu bersangkutan 6.3.14.2. Revisi nilai setelah masa input nilai berakhir hanya dapat dilakukan oleh BAAKPSI atas persetujuan tertulis dari dosen pengampu dan pimpinan fakultas atau prodi 6.3.14.3. Surat persetujuan sebagaimana butir 6.3.14.2 untuk ditujukan kepada BAAKPSI hanya dapat diserahkan oleh TU yang ditunjuk fakultas atau prodi 6.3.15. BAAKPSI mengarsip setiap surat persetujuan revisi nilai dari pimpinan fakultas atau prodi 6.3.16. BAAKPSI dan unit Puskom sekurang-kurangnya dalam satu semester satu kali melakukan back up database nilai dan transaksi data nilai ke dalam hard disk atau CD sebagai arsip Halaman 4 dari 7
Mahasiswa Dosen Pengampu Dosen PA TU Prodi Ketua Prodi BAAKPSI Puskom Pembantu Dekan I Universitas 6.4. Alur Kerja Unit Kegiatan Waktu Dokumen Prosedur Input Nilai: Ketua prodi mengkoordinasi input nilai oleh dosen pengampu dan pengumuman nilai sesuai kalender akademik Dosen pengampu menandatangani cetakan (3 rangkap) nilai yang telah diinput untuk diumumkan ke mahasiswa Dosen pengampu menyerahkan 2 lembar nilai mata kuliah ke TU prodi atau fakultas, dan menyimpan 1 lembar nilai sebagai arsip dosen pengampu yang bersangkutan TU prodi atau fakultas meyimpan 1 lembar nilai sebagai arsip dan menempelkan 1 lembar nilai lainnya di papan pengumuman fakultas atau prodi Pada batas akhir masa input nilai, BAAKPSI melalui bantuan unit Puskom menutup program (blocking) jaringan komputer untuk mencegah aktivitas input nilai ke jaringan BAAKPSI Dosen yang terlambat meng-input nilai, menyerahkan nilai mata kuliah dalam bentuk file excel ke pimpinan fakultas atau prodi Pimpinan fakultas atau prodi menerima nilai dari dosen pengampu yang terlambat meng-input nilai untuk dilakukan tindak lanjut (berkoordinasi dengan BAAKPSI) disertai dengan teguran, peringatan atau sanksi kepada dosen yang bersangkutan Setelah batas akhir masa input nilai, TU prodi atau fakultas mencetak KHS setiap mahasiswa sebanyak 3 lembar diserahkan ke dosen Pembimbing Akademik (PA) untuk disahkan KHS yang telah disahkan oleh dosen PA didistribusikan lembar ke-1 untuk mahasiswa, lembar 9 ke-2 untuk orang tua/wali, lembar ke-3 untuk arsip dosen PA BAAKPSI melaporkan (melalui surat pos) kepada orang tua/wali mahasiswa tentang perkembangan hasil studi mahasiswa 2 1 2 3 4 6 5 9 8 3 1 6 7 8 10 10 10 10 7 5 6 9 Paling lambat 1 minggu setelah diujikan Setiap semester sesaat setelah yudisium Daftar Nilai Mahasiswa dari presensi ujian Daftar Nilai Mahasiswa Daftar Nilai Mahasiswa Daftar Nilai Mahasiswa KHS KHS Halaman 5 dari 7
Mahasiswa Dosen Pengampu Dosen PA TU PRODI Ketua Prodi BAAKPSI IT PembantuD ekan I Orang Tua /Wali Universitas Alur Kerja (Lanjutan) Unit Kegiatan Waktu Dokumen Prosedur Pengaduan Nilai dan Revisi Nilai: Setiap mahasiswa dapat mengajukan keberatan atau pengaduan kepada Ketua prodi atas nilai mata kuliah yang telah diumumkan disertai dengan alasan-alasan atau bukti-bukti yang sah 11 11 Selama masa pengolahan nilai dan yudisium Lembar hasil ujian mahasiswa Ketua prodi melayani dengan baik setiap keluhan atau pengaduan mahasiswa dan mencermatinya apakah aduan tersebut layak untuk ditindaklanjuti 12 Jika Ketua prodi memandang layak untuk ditindaklanjuti, Ketua prodi memberikan surat pengantar berupa Formulir Pengaduan Nilai kepada mahasiswa untuk melakukan klarifikasi nilai ke dosen pengampu yang bersangkutan 13 13 13 Formulir Pengaduan Nilai, Lembar hasil ujian mahasiswa Setiap dosen pengampu menerima dan melayani dengan baik pengaduan nilai dari mahasiswa; apabila dosen memandang perlu untuk melakukan revisi nilai, maka revisi nilai tersebut disampaikan sendiri oleh dosen kepada pimpinan fakultas atau prodi 14 14 14 Formulir Pengaduan Nilai BAAKPSI mengarsip setiap surat rekomendasi revisi nilai dari pimpinan fakultas atau prodi BAAKPSI dan unit IT sekurangkurangnya dalam satu semester satu kali melakukan back up database nilai dan transaksi data nilai ke dalam hard disk atau CD untuk arsip 15 16 16 Formulir Pengaduan Nilai, Formulir Revisi Nilai 7. ARSIP 7.1. Daftar Nilai Mahasiswa 7.2. KHS 7.3. Formulir Pengaduan Nilai Halaman 6 dari 7
8. LAMPIRAN 8.1. Formulir Pengaduan Nilai 8.2. Formulir Revisi Nilai Disahkan oleh: Diperiksa oleh: Dipersiapkan oleh: Prof. Ir. Frans U. Datta, M.App.Sc, Ph.D Rektor. Pembantu Dekan 1. Ketua Prodi Halaman 7 dari 7
Nusa Cendana : : Halaman 8 dari 7