BAB IV HASIL ANALISIS DATA 4.1 Investigasi Awal Dalam tahap ini penulis melakukan identifikasi masalah, sehingga dapat diperoleh asumsi-asumsi untuk menjawab masalah-masalah yang terjadi pada UD. Gege Furniture. Gege Furniture merupakan perusahaan yang menjual barang mebel. Dalam membeli barang dagangnya Gege Furniture membeli langsung ke pabrik lokal dan juga pabrik import. UD Gege Furniture mulai berdiri sekitar tahun 2004. Proses pengoperasian perusahaanya masih menggunakan sistem manual, dan memiliki kelemahan-kelamahan pencatatan pada pencatatan laporan, antara lain : 1. Proses waktu yang lama. 2. Bukti transaksi kurang lengkap karena tidak dimiliki setiap bagian sehingga timbul kesalahan pencatatan 3. Selisih nilai kurs yang tidak diakui 4. Laporan keuangan yang kurang akurat 42
43 4.2 Tahap Analisis Masalah GEGE FURNITURE No Analisis Sebab-Akibat Perbaikan Sistem Sebab 1. Proses waktu yang Akibat Jika admin ingin Membuat sistem yang bisa lama pada saat mencatat faktur menginput faktur melakukan pencatatan penjualan dan fatur penjualan dan pembelian karena perlunya pembelian, admin secara langsung terhubung pencatatan berulang perlu membuat faktur dengan laporan yang kali penjualan dan dibutuhkan yaitu laporan pembelian juga perlu melakukan persediaan, dan laporan keuangan pencatatan pada buku rekapitulasi membuat yang proses waktu pencatatan 2. Bukti transaksi kurang menjadi lama Kartu stock dengan Sistem dapat membuat lengkap karena tidak jumlah fisiknya laporan persediaan barang dimiliki setiap bagian kadang tidak sesuai sehingga meminimalkan karena kesalahan kesalahan
44 sehingga timbul kesalahan pencatatan pencatatan persediaan akibat bagian gudang tidak memiliki bukti arsip dokumen 3. Selisih nilai kurs yang Laporan keuangan sistem dapat tidak diakui perusahaan tidak memperhitungan selisih memperhitungkan nilai kurs sehingga biaya kerugian dan menghasilkan laporan keuntungan nilai keuangan yang akurat kurs. Ketika nilai tukar meningkat, harga jual barang dinaikkan sedangkan kerugian kursnya dibebankan selisih tidak maka dapat menimbukan laba yang diakui terlalu besar (overstated),
45 sedangkan pendapatan untuk tidak diakui pada laporan keuangan. Hal ini dapat menimbulkan masalah perhitungan dalam yang tidak akurat seperti laba yang lebih rendah atau laba yang lebih tinggi. 4.3 Analisis Kebutuhan Sistem Pada tahap ini menentukan apa saja data-data yang dibutuhkan yaitu kebutuhan input, proses, dan output untuk pengembangan sistem informasi akuntansi baru untuk UD. Gege Furniture. 1. Input Proses memasukan data ke dalam sistem untuk diproses sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Data- data yang dibutuhkan dalam proses input antara lain data admin, data barang dagang, data pelanggan, data supplier, data neraca awal, penambahan modal,
46 penambahan aset, pengeluaran biaya, faktur penjualan dan faktur pembelian. INPUT Form Login Form Customer Form Supplier Input data pengguna Input data pelanggan Input data pemasok Form Barang Dagang Input data barang dagang meliputi, kode barang, nama barang, stok, hpp, dan harga jual Form Penjualan Form Mata Uang Form Pembelian Form Biaya Form modal Form Aset Form prive Form Bank Input transaksi penjualan Input data mata uang Input transaksi pembelian Input data biaya yang dibayar Input penambahan modal Input penambahan aset Input pengambilan pribadi Input data bank Table Form Sistem
47 2. Proses Setelah melakukan input data diolah pada tahap proses. Tahap proses yang dilakukan pada Gege Furniture antara lain : 1. Proses Login Proses login adalah proses awal saat sistem pertama kali dibuka, untuk menuju ke sistem admin harus memasukan username dan password. 2. Proses Pencatatan Transaksi Pembelian Proses ini dilakukan ketika admin sudah melakukan pembelian barang dagang melalui supplier. Faktur pembelian akan diinput ke dalam sistem dan disimpan dalam database lalu otomatis mempengaruhi laporan persediaan barang dagang, dan juga mempengaruhi laporan pencatatan pembelian dan laporan keuangan. 3. Proses Pencatatan Transaksi Penjualan Proses ini dilakukan admin ketika membuat faktur penjualan, faktur penjualan bisa dibuat jika persediaan barang memadai, setelah faktur diinput ke sistem dan disimpan dalam database, faktur penjualan bisa di cetak. Data faktur penjualan akan mempengaruhi pada laporan persediaan, laporan penjualan dan laporan keuangan. 3. Output Setelah melalui tahap input dan proses, sistem akan menghasilkan output berupa data data informasi yang dibutuhkan perusahaan, yaitu laporan
48 neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas, laporan perubahan modal, laporan persediaan, laporan penjualan, laporan pembelian, laporan piutang, dan laporan hutang. OUTPUT Laporan Persediaan Laporan Neraca Laporan Laba Rugi Laporan Arus Kas Laporan Perubahan Modal Laporan Penjualan Laporan Pembelian Laporan Piutang Laporan Hutang Laporan Customer Laporan Supllier Laporan Jurnal Laporan FIFO Laporan Buku Besar 4.3.1 Aplikasi Sistem Gege Furniture Berikut ini adalah hasil sistem yang akan diaplikasikan pada perusahaan Gege Furniture :
49 1. Proses Login Proses login adalah proses awal saat sistem pertama kali dibuka, untuk menuju ke sistem admin harus memasukan username dan password. Form Login ini berfungsi agar menjaga keamanan data perusahaan karena hanya pengguna yang memiliki username dan password saja yang dapat mengakses kedalam sistem. Tahap Login : 1. Masukan nama pengguna dan kata sandi 2. Lalu tekan Enter atau klik tanda panah biru pada kanan bawah, ketika melakukan login sistem akan mencocokan data yang diinput dengan database yang telah tersimpan apakah sesuai dengan username dan password yang terdaftar, jika iya maka sistem akan menuju ke menu utama.
50 Jika username dan password yang diinput tidak sesuai maka akan muncul peringatan Login Gagal. 2. Proses Input Master Data a. Master Barang Dagang Master barang dagang terdiri dari tiga form :
51 1. Master Merk Form master merk berfungsi untuk melakukan input data merk, dan berfungsi untuk membedakan merk merk dari barang dagang yang ada di Gege Furniture. Tahap Input Master Merk : 1. Klik Tambah
52 2. Tulis nama merk, dan keterangan yang ingin diinput, lalu tekan Enter atau klik Simpan. 2. Master Kategori Form master kategori berfungsi untuk melakukan input data kategori,dan berfungsi untuk membedakan kategori-kategori dari barang dagang yang ada di Gege Furniture. Tahap input Master Kategori : 1. Klik Tambah
53 2. Tulis nama kategori, dan keterangan yang ingin diinput, lalu tekan Enter atau klik Simpan. 3. Master Barang Dagang Form master barang dagang berfungsi untuk menginput data barang dagang yang diperdagangkan Gege Furniture, dari form ini kita bisa mengetahui stok setiap masing-masing barang dan juga laporan persediaan FIFO.
54 Tahap input barang dagang : 1. Klik Tambah 2. Muncul form untuk mengisikan data barang yang ingin diinput Kode barang : masukan kode barang. Kode barang disini diisi secara manual karena kode barang sesuai dengan kode dari pemasok Nama barang : masukan nama barang
55 Harga Pokok penjualan : otomatis terisi jika melakukan pembelian Tanggal masuk : otomatis terisi jika melakukan pembelian Stok : terhitung secara otomatis Stok awal : masukan jumlah stok awal barang Hpp awal : masukan harga poko penjualan awal Ukuran : masukan keterangan ukuran yang diperlukan Merk : mengklasifikasikan barang dengan merknya Kategori : mengklasifikasikan barang dengan kategorinya Keterangan : masukan keterangan yang diperlukan Option barang import atau barang lokal : membedakan barang yang diinput merupakan barang import atau barang lokal. 3. Klik Simpan b. Master Data Pelanggan
56 1. klik Tambah 2. Masukan Data yang diperlukan : Id Pelanggan : terisi otomatis dari sistem Nama Pelanggan: masukan nama toko pelanggan Nama Kontak : masukan nama kontak yang pemilik atau admin yang biasa dihubungi Nomor telepon : input nomor telepon pelanggan Alamat : input data alamat pelanggan Kota : input data kota pelanggan Bank : input bank yang digunakan pelanggan Nomor rekening : input nomor rekening milik pelanggan 3. Klik Simpan
57 c. Master Data Supplier 1. klik Tambah 2. Masukan Data yang diperlukan : Id Pelanggan : terisi otomatis dari sistem Nama Supplier: masukan nama supplier Nama Kontak : masukan nama kontak yang pemilik atau admin yang biasa dihubungi Nomor telepon : input nomor telepon supplier Alamat : input data alamat supplier Negara : input data negara supplier Kota : input data kota supplier Bank : input bank yang digunakan supplier Nomor rekening : input nomor rekening milik supplier
58 3. Klik Simpan d. Master Data Mata Uang 1. klik Tambah 2. Masukan Data yang diperlukan : Mata uang : input nama mata uang Kurs : input nominal kurs 3. Klik Simpan 4. Update kurs mata uang Mata uang : input nama mata uang sesuai nama kurs mata uang yang ingin di update Kurs : input nominal kurs 5. Klik simpan e. Master Data Bank
59 1. klik Tambah 2. Masukan Data yang diperlukan : ID Bank : terinput otomatis dari sistem Nama Bank : input nama bank Akun atas nama : input atas nama pemilik rekening Nomor rekening : input nomor rekening 3. Klik Simpan f. Neraca Awal
60 1. Klik menu master data, klik neraca awal 2. Muncul form master data 3. Masukan data yang diperlukan pada form neraca awal, untuk persediaan barang dagang tidak perlu diinput karena akan muncul secara otomatis setelah memasukan data pada master barang dagang. 4. Untuk mengisi data pada bagian piutang dagang, klik icon disebelah kanan. Akan muncul form untuk mengisi piutang dagang dari setiap pelanggan.
61 5. Untuk mengisi data pada bagian utang dagang, klik icon disebelah kanan. Akan muncul form untuk mengisi utang dagang dari setiap supplier. 6. Lalu klik icon save pada kanan bawah untuk menyimpan data yang sudah diinput.
62 3. Proses Input Transaksi Pembelian Barang Lokal 1. Klik menu bar Transaksi, pilih pembelian 2. Muncul form transaksi pembelian 3. Pilih supplier dengan klik icon search
63 Muncul form untuk memilih supplier. 4. Pilih barang yang akan dibeli dengan cara mengklik icon search di sebelah kode barang Pilih barang dengan mengklik barang yang ingin dibeli, lalu masukan jumlah yang ingin dibeli dan harga barang.
64 5. Tekan Enter barang yang dibeli akan muncul pada form transaksi pembelian Pada form transaksi pembelian akan muncul total pembelian yang harus dibayar secara otomatis. Pada metode pembayaran terdapat 3 metode pembayaran yang dapat dipilih salah satu dengan mengklik metode yang diinginkan. Pada field pembayaran isikan jumlah nominal yang ingin dibayar lalu tekan enter untuk menyelesaikan transaksi atau klik tombol panah biru di kanan bawah. 4. Proses input Transaksi Pembelian Barang Import Proses yang dilakukan dalam menginput transaksi pembelian barang import sama dengan proses input pembelian barang lokal. Perbedaanya adalah dengan mata uang yang digunakan dan munculnya biaya pengiriman barang dan bea cukai. 1. Ubah kurs mata uang terlebih dahulu.
65 2. Pilih barang yang akan dibeli serta input jumlah dan harga beli barang sesuai kurs yang digunakan. 3. Tekan enter dan barang akan ditambahkan dalam transaksi pembelian Pada pembelian barang import akan muncul biaya tambahan perhitungan biaya pengiriman barang dan bea cukai. Nilai mata uang yang ditampilkan
66 diubah menjadi rupiah untuk mempermudah user mengetahui hutang yang harus dibayar. 5. Proses Input Transaksi Penjualan 1. Klik menu bar transaksi, pilih penjualan 2. Isikan kode pelanggan dengan cara klik icon search, akan muncul form untuk memilih pelanggan.
67 3. Isikan barang dengan cara klik icon search, akan muncul form untuk memilih barang. Masukan jumlah barang pada field jumlah, lalu tekan enter untuk menyimpan barang yang dipilih.
68 4. Pada form transaksi akan terlihat barang yang sudah tersimpan dan total pembayaran Jika sudah selesai, pilih metode pembayaran yang akan digunakan. Ada tiga pilihan metode pembayaran. Dan masukan jumlah pembayaran yang akan dibayar. Metode pembayaran secara cash mendapatkan diskon 5%. Perhitungan potongan penjualan ini akan muncul secara otomatis.
69 5. Tekan enter atau klik icon tanda panah biru di kanan bawah untuk menyimpan transaksi 6. Proses Input Pencatatan Biaya 1. Pilih menu bar transaksi, lalu pilih biaya 2. Klik icon + untuk menambahkan biaya 3. Muncul form tambah biaya
70 4. Klik icon + disebelah field jenis beban untuk menambah beban yang belum ada, jika sudah ada pilih dari jenis beban. 5. Isi kolom keterangan biaya yang diperlukan 6. Klik icon + di sebelah kanan untuk mengisikan nominal biaya 7. Pada kolom terbayar isikan jumlah yang harus dibayar
71 8. Klik icon save untuk menyimpan biaya. 6. Proses Input Pembelian Aset 1. Pilih menu bar transaksi, lalu pilih aset 2. Muncul form untuk penambahan aset 3. Klik icon + untuk menambahkan aset
72 Muncul form tambah aset. Jenis aset : pilih aset yang akan ditambahkan Nominal : nilai aset yang ditambahkan Keterangan : input keterangan yang diperlukan Klik + untuk menyimpan aset yang ditambahkan 7. Proses Input Penambahan Modal 1. Pilih menu bar transaksi, lalu pilih modal 2. Muncul form untuk penambahan modal 3. Pada form tambah modal isikan nominal yang akan ditambahkan, lalu klik save.
73 8. Pelunasan Hutang Barang Lokal 1. Pilih menu bar daftar transaksi, pilih hutang 2. Muncul daftar hutang yang ada. 3. Double klik transaksi untuk melunasi hutang yang akan dilunasi. 4. Muncul form pembayaran hutang.
74 9. Pada kolom pembayaran isikan nominal untuk melunasi hutang, klik enter untuk menyimpan transaksi pelunasan. 9. Pelunasan Hutang Barang Import 1. Cara input transaksi pelunasan hutang barang import sama dengan pelunasan barang lokal 2. Jika ada perbedaan kurs valuta asing pada saat melakukan pembelian kredit dengan pelunasan hutang. Hutang yang tertera pada form pelunasan hutang adalah hutang yang sudah termasuk perhitungan dengan nilai kurs yang terbaru. Update kurs terbaru pada form master mata uang. Nilai hutang akan berubah sesuai dengan kurs mata uang terbaru.
75 10. Input nilai pembayaran yang akan dilunasi lalu tekan enter untuk menyimpan pelunasan hutang. 11. Proses ini akan memunculkan output laporan jurnal. 10. Pelunasan Piutang 1. Pilih menu bar daftar transaksi, pilih piutang 2. Muncul daftar piutang yang ada.
76 3. Double klik transaksi untuk menginput piutang yang telah dilunasi. 4. Muncul form pembayaran piutang. 5. Pada kolom pembayaran isikan nominal piutang yang telah dilunasi, klik enter untuk menyimpan transaksi pelunasan.
77 11. Proses output laporan a. Daftar Transaksi Daftar transaksi berfungsi untuk melihat semua transaksi yang telah tersimpan. b. Daftar Pembelian Daftar pembelian berfungsi untuk melihat semua transaksi pembelian yang telah tersimpan.
78 c. Daftar Penjualan Daftar pembelian berfungsi untuk melihat semua transaksi penjualan yang telah tersimpan. d. Laporan Keuangan 1. Klik menu laporan 2. Muncul form untuk memilih laporan keuangan dan periode yang ingin dilihat
79 2. Masukan tanggal untuk melihat laporan yang diinginkan 3. Pilih laporan apa saja yang ingin dilihat 4. Klik icon print di pojok kanan bawah 5. Muncul ouput sebagai berikut : a. Jurnal umum
80 b. Jurnal penutup c. Buku Pembantu Hutang
d. Buku Pembantu Piutang 81
82 e. Laporan arus kas f. Buku besar
83 g. Laporan laba rugi h. Laporan perubahan modal
i. Laporan neraca 84
85 4.3.2 Tabel Struktur Database Barang Name Type Widht Code Varchar 255 Codename Varchar 255 Hargabeli Decimal 19,2 Hargajual Decimal 19,2 Imports Tinyint 1 keterangan Varchar 255 namabarang Varchar 255 Tanggalmasuk Datetime Ukuran Varchar 255 Kategori_id Varchar 255 Merk_code Varchar 255 Tabel 4.1 Struktur Master Barang Kategori Name Type Widht Id Varchar 255 Kategori Varchar 255 Keterangan Varchar 255
86 Tabel 4.2 Struktur Master Kategori Merk Name Type Widht Code Varchar 255 Keterangan Varchar 255 Merk Varchar 255 Tabel 4.3 Struktur Master Merk Supplier Name Type Widht Id Varchar 255 Alamat Varchar 255 Kontak Varchar 255 Kota Varchar 255 Nama Varchar 255 Namabank Varchar 255 Negara Varchar 255 Nomorrekening Varchar 255 Nomortelepon Varchar 255
87 User_id Bigint 20 Tabel 4.4 Struktur Master Supplier Pelanggan Name Type Widht Id Varchar 255 Alamat Varchar 255 Kontak Varchar 255 Kota Varchar 255 Nama Varchar 255 Namabank Varchar 255 Negara Varchar 255 Nomorrekening Varchar 255 Nomortelepon Varchar 255 User_id Bigint 20 Tabel 4.5 Struktur Master Pelanggan Matauang Name Type Widht Id Bigint 20 Kurs Decimal 19,2
88 Matauang Varchar 255 Waktu Datetime Tabel 4.6 Struktur Master Mata Uang Akun Name Type Widht Id Bigint 20 Code Varchar 19,2 Keterangan Varchar 255 Golongan_ID Bigint 20 Tabel 4.7 Struktur Master Akun Biaya Name Type Widht Code Varchar 255 Bayar Decimal 19.2 ID Varchar 255 Keterangan Varchar 255
89 Total Decimal 19.2 Waktu Datetime Akunbeban_ID Bigint 20 Users_ID Bigint 20 Transaksi_ID Bigint 20 Tabel 4.8 Struktur Biaya Biayadetail Name Type Widht Id Bigint 20 Amount Decimal 19.2 Keterangan Varchar 255 Biaya_Code Varchar 255 Tabel 4.9 Struktur Detail Biaya Buylist Id Bigtint 20 Entek Tinytint 1 Hpp Decimal 19,2 Hppidr Decimal 19,2
90 Qty Bigtint 20 Sold Bigtint 20 Total Decimal 19,2 Barang_code Varchar 255 Matauang_id Bigtint 20 Pembelian_id Bigtint 20 Tabel 4.10 Struktur Daftar Pembelian Cicilan Id Bigtint 20 Idramount Decimal 19,2 Amount Decimal 19,2 Selisihkurs Decimal 19,2 Type Int 11 Waktu Datetime Matauang_ID Bigtint 20 Kurs Decimal 9,2 Pembelian_ID Bigtint 20 Penjualan_ID Bigtint 20
91 Users_ID Bigtint 20 Biaya_Code Varchar 255 Tabel 4.11 Struktur Pelunasan FIFO ID Bigtint 20 Tipe Int 11 Total Decimal 19,2 TotalSaldo Decimal 19,2 Waktu Datetime BarangCode Varchar 255 Buylist_ID Bigint 20 Sellist_ID Bigint 20 Matauang_id Bigtint 20 Pembelian_id Bigtint 20 Tabel 4.12 Struktur Laporan FIFO FIFX ID Bigtint 20 HPP Decimal 19,2 Qty Bigtint 20 Type Tinyint 1
92 FIFO_ID Bigint 20 Tabel 4.13 Struktur Detail FIFO Golongan ID Bigtint 20 Code Varchar 20 Keterangan Varchar 20 Tabel 4.14 Struktur Golongan Akun Neraca ID Bigtint 20 IsDebit TinyInt 1 Nominal Decimal 19,2 Type Int 11 Waktu Datetime Akun_ID Bigint 20 Cicilan_ID Bigint 20 Tabel 4.15 Struktur Laporan Neraca NeracaAwal ID Bigint 20 Apeung Decimal 19,2 Apera Decimal 19,2
93 Aperuk Decimal 19,2 Gedung Decimal 19,2 Hudang Decimal 19,2 Kas Decimal 19,2 Modal Decimal 19,2 Perltor Decimal 19,2 Pekan Decimal 19,2 Pebada Decimal 19,2 Piudagang Decimal 19,2 Prive Decimal 19,2 Tanah Decimal 19,2 Truk Decimal 19,2 Tabel 4.16 Struktur Form Neraca Awal Pembelian ID Bigtint 20 Bayar Decimal 19,2 Code Varchar 255 Cukai Decimal 19,2 HargaAsli Decimal 19,2
94 Hutang Decimal 19,2 Shipping Decimal 19,2 TotalHargaBeli Decimal 19,2 TypeBayar Int 11 Waktu Datetime Bank_ID Varchar 255 Matauang_ID Bigint 20 Kurs Decimal 9,2 Supplier_ID Varchar 255 Users_ID Bigint 20 Tabel 4.17 Struktur Form Pembelian Penjualan ID Bigtint 20 Terbayar Decimal 19,2 Code Varchar 255 Diskon Decimal 19,2 HPP Decimal 19,2 Total Decimal 19,2 TypeBayar Int 11 Waktu Datetime
95 Bank_ID Varchar 255 Pelanggan_ID Varchar 255 Users_ID Bigint 20 Tabel 4.18 Struktur Form Penjualan Retur ID Bigtint 20 Total Decimal 19,2 TotalHPP Decimal 19,2 Waktu Datetime Penjualan_ID Bigint 20 Users_ID Bigint 20 Cicilan_ID Bigint 20 Tabel 4.19 Struktur Form Retur Penjualan ReturList ID Bigtint 20 HargaJual Decimal 19,2 Qty Bigint 20 Barang_Code Varchar 255 Retur_ID Bigint 20 Sellist_ID Bigint 20
96 FIFO_ID Bigint 20 Tabel 4.20 Struktur Daftar Retur Penjualan Sellist ID Bigtint 20 HargaJual Decimal 19,2 Qty Bigint 20 TotalHarga Decimal 19,2 Barang_Code Varchar 255 Penjualan_ID Bigint 20 Tabel 4.21 Struktur Daftar Penjualan Transaksi ID Bigtint 20 Bayar Decimal 19,2 Keterangan Varchar 255 Tipe Tinyint 1 Total Bigint 20 Type Bigint 20 Waktu Decimal 19,2 Pembelian_ID Bigtint 20
97 Penjualan_ID Bigtint 20 Tabel 4.22 Struktur Daftar Transaksi Users ID Bigtint 20 LevelUser Int 11 Nama Varchar 255 Password Longblob 1 Status Tinyint 1 Username Longblob Tabel 4.23 Struktur Form Pengguna 4.4 Tahap Implementasi Pada tahap ini sistem yang telah dirancang akan diterapkan pada UD. Gege Furniture dalam proses opersional bisnisnya. Sehingga proses operasional bisnis dapat berjalanan dengan efisien, cepat, dan akurat. Serta UD. Gege Furniture dapat mendapatkan informasi laporan yang lebih baik.