PENYUSUNAN IT MASTER PLAN/IT BLUEPRINT Menuju IT-Business Alignment SESI 6: Contoh kasus Kurnia, MT, CISA, CISM, CRISC, ITILF kurnia.djaja@gmail.com Bandung, The Jayakarta Hotel 19-20 September 2013
Berikut contoh tahapan penyusunan IT Master Berikut contoh tahapan penyusunan IT Master Plan pada sebuah perusahaan XYZ engan menggunakan metodologi yang sudah diterangkan sebelumnya
KONDISI SAAT INI BAGAIMANA MENCAPAI KONDISI TUJUAN KONDISI TUJUAN Metodologi Asesmen Penyelarasan Strategis Bisnis dan IT INTERNAL Business & IT Eksisting Business Strategic Direction Business-IT Strategic Alignment IT Strategy & Goals GAP Analysis EKSTERNAL Regulasi, trend industri, tren teknologi, standard & best practices IT Architecture (Business, Applications, Infrastructure, IT Organization and Governance) Priority and Portfolio Analysis Roadmap Design
Program Asesmen No Interviewee Tanggal Metode Alat Bantu 1 Senior Manajer dan/atau Manajer Satuan Kerja 21 Juni 1 Juli Kuesioner dan FGD 2 Departemen TI 21 24 Juni Kuesioner dan FGD 3 Departemen TI 21 24 Juni Kuesioner dan FGD 4 Departemen TI 21 24 Juni Kuesioner dan FGD 5 Departemen TI 21 24 Juni Kuesioner dan dan Project Team FGD 6 Strategy Committee 1 Juli Kuesioner dan FGD 7 Strategy Committee 1 Juli Kuesioner dan FGD KUESIONER - Fungsi Bisnis Perusahaan dan Dukungan Aplikasi KUESIONER Aplikasi KUESIONER Infrastruktur KUESIONER - Assessment Proses TI KUESIONER -Backlog Projects KUESIONER - Arahan Strategi Bisnis KUESIONER - Assessment Tujuan-Sasaran Bisnis Dilakukan terhadap: Business Representatives IT Representatives Contoh Dokumen yang disurvei: Dokumen Rencana Organisasi (Jangka Panjang dan/atau Menengah) Dokumen Sistem Manajemen Kinerja Perusahaan/Balanced Scorecard Perusahaan Dokumen Struktur Organisasi Perusahaan (tupoksi, dsb) Dll
Asesmen Bisnis [1] CONTOH Visi: Menjadi perusahaan yang ramah lingkungan. VISI DAN MISI Misi: Fokus pada core competency dan pertumbuhanyang berkesinambungan. Memberikan tingkat pengembalianyang optimal kepada pemegang saham. Mengembangkan budaya korporasi yang mengutamakan kinerja. Memberikan kontribusi pengembangan ekonomi nasional.... SASARAN BISNIS Perusahaanmencanangkansebuahsasaran bisnis untuk mencapai total penjualan minimal sebesar $$$ pada tahun 20XX. STRATEGI BISNIS Fokus pada peningkatan pertumbuhan produksi dan penjualan Restrukturisasi perusahaan Meningkatkan kompetensisdm Menciptakanbudayakorporasiyang bersih dan berbasis kinerja. SISTEM MANAJEMEN KINERJA Indikator indikator kinerja Perusahaan PERSPEKTIF FUNGSI BISNIS Fungsi bisnis utama dan pendukung
Asesmen Bisnis [2] Visi, Misi, Sasaran, Strategi Sistem Manajemen Kinerja Indikator Kinerja - Finansial Indikator Kinerja Business CSF IT CSF (Kebutuhan Informasi & Sistem) Profit Usaha Dengan mengendalikan Informasi mengenai biaya biaya usaha seluruh aktifitas yang terkait langsung dalam proses produksi setiap produk Sistem yang dapat menganalisis dan mensimulasikan opsi-opsi yang terdapat pada proses produksi 6
Asesmen Bisnis [3] Primary Functions Perencanaan Produksi Transportasi Pemasaran Reklamasi Perencanaan Konversi UPTE Angkutan Batubara Perencanaan Batubara Penjualan Pengelolaan Korporat penambangan menjadi Lingkungan produkakhir Transportasi Distribusi Pengembangan Cont. mining Survey & Produk Lain Korporat Eksplorasi Swakelola Pelabuhan dan QA/QC Dermaga Analisis, Evaluasi& pengawasan Optimasi Pembelian Perspektif Fungsi Bisnis PengendalianStokMaterial Pemeliharaan Alat Produksi PenunjangTambang Supporting Functions Logistic Maintenance HR Mgt Financial Corporate Services Community Service Infra-Teknologi Pengendallian Administrasi Perencanaa Pengawasan Perencanaan Akuntansi Administrasi Sarana Teknologi Pengadaan nsdm Internal Pemeliharaan dan Legal Prasarana Produksi Pengadaan Administrasi Manajemen Brg Rutin Anggaran Program Teknologi Pemeliharaan Risiko SDM Kesekretarian Bangunan & Kesehatan Informasi Pengadaan Manajemen Pengemban Perbendaha Investasi Utlitias Kemitraan & Kinerja gansdm raan Rumah Sakit Bina lingk. Pengadaan Manajemen Jasa Diklat Pendanaan Operasi K3 & Pergudangan Lingkungan Fungsi Perencanaan Arahan Strategis Keterangan IT CSF (Kebutuhan Informasi & Sistem) Perlunya monitoring progres pertahapan program yang telah direncanakan Monitoring kemajuan dari program yang sudah ditetapkan Perlunya sistem yang terkait dengan workflow management dan pengelolaan Program & Project 7
Asesmen TI Eksisting Arahan Strategis Manajemen Aplikasi Infrastruktur Organisasi dan Tata Kelola TI harusdapat mendukungbisnisyang efisien dan berproduktifitasyang tinggi TI harusdapat mendukung pengambilan keputusan-keputusan bisnis dengan cepat dan akurat Optimasi Sistem Aplikasi Eksisting Pemenuhan Kebutuhan Fungsional Aplikasi Ketersediaan Sistem Informasi Analitikal Performansi dan Kehandalan Antisipasi terhadap Bencana/Gangguan Perlunya redefinisi positioning organisasi TI dalam konteks korporat Perlunya arahan strategis TI yang jelas Perlunya kajian terhadap kapasitas SDM TI (kuantitas dan kualitas) Perlunya untuk mengefektifkan keberjalanan struktur tata kelola TI yang telah dimiliki saat ini Perlunya perbaikan signifikan terhadap tata kelola TI perusahaan, baik untuk perbaikan internal maupun kepatuhan terhadap regulasi eksternal.
Penyelarasan TI-Bisnis [1] Prinsip strategis TI merupakan pedoman bagi Analisis arahan strategis bisnis dan TI TI dalam melaksanakan program-programnya. Prinsip Strategis TI IT PRINCIPLES: Bahwa TI di Perusahaan harus mendukung upaya transformasi bisnis yang akan dilakukan oleh Perusahaan. Bahwa TI di Perusahaan harus mendukung upaya Perusahaan untuk selalu meningkatkan pendapatan Perusahaan. Bahwa TI di Perusahaan harus mendukung upaya Perusahaan dalam melakukan efisiensi biaya Perusahaan. Bahwa TI di Perusahaan harus mendukung upaya Perusahaan dalam meningkatkan kehandalan produksi serta kualitas produk dan layanannya. Bahwa TI di Perusahaan harus mendukung upaya Perusahaan dalam meningkatkan kapabilitas organisasi dan kemampuan SDM Perusahaan. 9
Penyelarasan TI-Bisnis [2] Korporat Corporate Goal/ Objectives/ Cultures/ Policies Corporate Services Strategic Direction Consolidated Information Corporate Information needs Fungsi Bisnis Kebutuhan SistemInformasi Produk/Layanan Operational Strategy Resources IT Aplikasi Infrastruktur TI SDM TI Manajemen Layanan TI Layanan Sistem Informasi Bisnis
Penyelarasan TI-Bisnis [3] Business Strategic Directive (Visi, Misi, Strategi, Prioritas) Balanced Scorecard Fungsi Bisnis Measures Business CSF (Initiatives required) Kebutuhan & Issues IT CSF (Information & Systems Required)
Identifikasi Potensi Solusi [1]
Identifikasi Potensi Solusi [2]
Arsitektur Aplikasi BUSINESS PLANNING, PORTFOLIO MANAGEMENT, BUDGETING & FORECASTING BUSINESS INTELLIGENCE PERFORMANCE MANAGEMENT DATA WAREHOUSE SUPPLY CHAIN SALES PENGENDALIAN INTEGRATOR PENAMBANGAN SUPPLY CHAIN OPTIMISATION & ANALYTICS PEMROSESAN PENANGANAN HASIL PRODUKSI DISTRIBUSI PRODUK SALES & ORDER MANAGEMENT SALES ANALYTIC SISTEM GOVERNANCE, RISK, AND COMPLIANCE BUSINESS PROCESS MANAGEMENT ENTERPRISE ARCHITECTURE MANAGEMENT PROJECT & PROGRAM MANAGEMENT PROCUREMENT MANAGEMENT HOSPITAL INFORMATION SYSTEM LOGISTIC MANAGEMENT CSR INFORMATION SYSTEM ENTERPRISE ASSET MANAGEMENT MAINTENANCE MANAGEMENT COMMUNITY SERVICES SIM SARANA DAN PRASARAN HUMAN CAPITAL MANAGEMENT PELAYANAN PENSIUN FINANCE & ACCOUNTING MANAGEMENT SIM KESEHATAN INTERNAL AUDIT SYSTEM SAFETY, HEALTH AND ENVIRONMENT MANAGEMENT ENTERPRISE SUPPORT AND SERVICES IT SERVICE DESK IT SERVICE LEVEL MONITOR IT CONFIGURATION MANAGEMENT DOCUMENT AND KNOWLEDGE MANAGEMENT CORPORATE PORTAL & MESSAGING GIS TAMBANG & REKLAMASI Arsitektur aplikasi menggambarkan struktur tipe aplikasi utama yang dibutuhkan Organisasi untuk mengelola informasi serta mendukung berbagai fungsi bisnis organisasi. Arsitektur aplikasi bukan merupakan sebuah desain sistem ataupun analisis kebutuhan detail. Namun merupakan definisi dari aplikasi dan fungsionalitas utama yang dibutuhkan untuk mengelola informasi serta menyediakan informasi kepada pihak-pihak yang melakukan fungsi-fungsi bisnis organisasi.
Arsitektur Infrastruktur Arsitektur infrastruktur dirancang agar dapat memberikandukungan yang diperlukan bagi aplikasi yang berjalan di atasnya. Site 1 Main Site Site 2 15
Arsitektur Organisasi & Tata Kelola TI Perbaikan Struktur Tata Kelola TI Perbaikan Struktur Organisasi TI Permenuhan Kapasitas SDM TI Job Function Kebutuhan SDM Pengembangan& ImplementasiTI (Pimpinan) 1 Pengembangan & Implementasi Aplikasi 1 Pengembangan& ImplementasiAplikasiEnterprise 4 Management/EM Pengembangan& ImplementasiAplikasiSupply Chain / SC 3 Pengembangan& ImplementasiAplikasiKolaborasiKorporat/ KK 3 Pengembangan & Implementasi Infrastruktur TI / II 1 Pengembangan & Implementasi Infrastruktur Data Center 2 Pengembangan & Implementasi Infrastruktur Jaringan + PC 2 16
Analisis Kesenjangan Analisis Prioritas Desain Roadmap IT 17
Analisis Kesenjangan Aplikasi Aplikasi Resume Kesenjangan Potensi Solusi Project Management Belum ada sistem aplikasi pendukung ImplementasiProject Management System
Analisis Kesenjangan Infrastruktur Infrastruktur TI Resume Kesenjangan Potensi Solusi Aturan penggunaan e-mail Monitoring perangkat Belumadaaturan penggunaan email yang mengakibatkan banyaknyaspam, junk e-mail, dll, yang membebani trafik jaringan. Belumadatools yang terintegrasiuntukmonitoring (performansi server dan network). Saat ini masih mengandalkanfreeware dan/atau fitur bawaan dari perangkat/ produk. Membuat/memperbaiki kebijakan/sop terkait penggunaan e-mail. IntegrasiprosesMonitoring (termasuk reportingnya). 19
Analisis Kesenjangan Organisasi dan Tata Kelola TI Organisasi& Tata Kelola Resume Kesenjangan Aspek Keselarasan Strategis TI dengan Bisnis Komiteformal untukti yang melibatkan pimpinan bisnis sudah dibentuk, namun belum berjalan efektif. Manajemen TI juga tidak masuk sebagai anggota komite tersebut. Potensi Solusi MelakukanperbaikanSK Direksi tentang Komite Strategi TI dankomitepengarahti dengan memasukkan manajer TI menjadi salah satu anggotanya. 20
Analisis Prioritas & Portfolio [1] Seluruh inisiatif yang dibutuhkan untuk menutup kesenjangan selanjutnya akan dianalisis berdasarkan prioritas dan portofolionya. Analisis ini juga akan mempertimbangkan keterkaitan setiap inisiatif terhadap arahan strategis TI Organisasi. Analisis Portfolio
Analisis Prioritas & Portfolio [2]
Analisis Prioritas & Portfolio [3] 23
Analisis Prioritas & Portfolio [4] 24
PenyusunanRoadmap Selain berdasarkan hasil analisis prioritas dan portofolio, desain roadmap pelaksanaan inisiatif perlu mempertimbangkan parameter-parameter sebagai berikut: Analisis Presedensi Menganalisis inisiatif yang menjadi pre-requisite dari inisiatif lainnya. misalnya: implementasi sistem membutuhkan inisiatif standardisasi proses bisnis perusahaan hasil BPR. Analisis kesiapandata dan sistem Distribusi sumber daya
2012 2013 2014 2015 2016 Refreshment Training Optimasi ERP Refreshment Training Refreshment Training HRMS Improvement Refreshment Training Refreshment Training Implementasi EA Project Mgt GRC Management Data Warehouse and Business Intelligence IFRS Compliance Business Planning & Budgeting SI Dana Pensiun HIS Internal Audit Business Process Mgt Enterprise Performance Management IT SLM IT Conf. Mgt. Upgrade IT Helpdesk SIM Sarana Prasarana HSE-IS Interface Equipment- Businss Apps Manajemen Akses, Bandwidth dan E-mail Penyediaan Server dan Perangkat Pendukung Infrastruktur Keamanan Informasi Inisiatif Aplikasi dependensi Integrasi Proses Monitoring Inisiatif Infrastruktur Inisiatif Organisasi& Tata Kelola TI Penguatan Komite TI Perbaikan struktur organsiasi TI Peningkatan Kapasitas SDM TI Manajemen Proyek TI Perubahan Pengelolaan komunikasi Voice IT Contingency & DRP Manajemen Investasi TI Service Level Management Manajemen Rilis, Konfigurasi, dan Perubahan ISMS Pengembangan Standard SDLC
27