1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring berkembangnya sistem informasi dewasa ini, mengakibatkan kegiatan bisnis semakin berkembang juga. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan informasi yang cepat dan akurat untuk menunjang proses bisnis agar dapat bersaing dengan perusahaan lainnya. Dengan kemajuan yang ada, maka perusahaan pun membutuhkan bantuan suatu sistem yang sudah terintegrasi dengan database agar dapat membantu mempercepat proses bisnis yang berjalan dan juga membantu proses pengambilan keputusan yang lebih baik. Suatu sistem yang terintegrasi dengan database merupakan bagian dari teknologi informasi yang saat ini sudah banyak sekali digunakan oleh perusahaanperusahaan. Dengan adanya sistem yang teritegrasi dengan database, proses bisnis yang berjalan di suatu perusahaan akan berjalan lebih efektif dan efisien. Selain itu, sistem ini juga dapat membantu suatu perusahaan untuk menghasilkan proses pengambilan keputusan yang lebih baik. Apotik Tritunggal dibawahi oleh CV. BAYU PRIMA SUKSES. Apotik Tritunggal yang letaknya di Jl. Kayumanis No.44, Matraman, Jakarta Timur adalah salah satu apotik yang juga berada di tempat yang strategis dan berada dekat dengan terminal TransJakarta, yang menjadi salah satu pilihan utama transportasi masyarakat ibukota. Setelah melakukan survey di Apotik Tritunggal, telah menemukan beberapa masalah yang terjadi pada sistem, contohnya, terjadinya redundansi data yang terjadi pada transaksi pembayaran dan juga proses persediaan yang terlalu memakan waktu yang lama, disebabkan prosesnya masih dilakukan secara manual. Untuk mendukung kegiatan proses bisnisnya, Apotik Tritunggal membutuhkan suatu sistem yang terintegrasi dengan database. Karena itu penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dan menulis skripsi dengan judul PENERAPAN DAN PERANCANGAN DATABASE DESIGN PEMBELIAN, PERSEDIAAN DAN PENJUALAN PADA APOTIK TRITUNGGAL
2 1.2 Ruang lingkup Dalam penyusunan skripsi ini, membatasi masalah hanya pada analisis dan perancangan database pembelian, persediaan dan penjualan pada Apotik Tritunggal. Dimana perancangan database ini meliputi proses-proses sebagai berikut : a. Pembelian : Proses pembelian mencakup pembuatan pesanan pembelian obat atau barang, yang diawali dari jumlah stock barang kurang dari 5 atau habis. Pembuatan order pembelian obat atau barang dilakukan oleh bagian pembelian sebanyak 2 rangkap, dimana rangkap pertama diserahkan kepada pemasok, rangkap kedua akan diserahkan ke bagian persediaan. Kemudian pemasok akan mengirimkan barang atau obat yang akan diterima pada bagian persediaan. Bagian pembelian akan menunggu dokumen atau laporan dari bagian persediaan berupa laporan mengenai barang atau obat yang diterima oleh bagian persediaan. Apabila barang atau obat tidak sesuai dengan yang diinginkan, seperti jumlah barang tidak sesuai dengan jumlah barang pada pesanan pembelian, barang atau obat rusak, obat expired maka akan dilakukan retur order pembeliaan. Kasir akan meneriman laporan penerimaan barang dari bagian persediaan beserta invoice dari pemasok dan melakukan pembayaran. b. Persediaan : Proses persediaan mencangkup penginputan obat atau barang yang dikirim oleh pemasok kedalam database persediaan oleh bagiaan persediaan. Pada saat pemasok mengirimkan barang yang dipesan bagian ini akan menerima barang sekaligus faktur pembelian atau invoice dari pemasok dan langsung mencocokan antara barang yang diterima dengan faktur pembelian dan pesanan pembelian. Kemudian bagian persediaan akan memberikan laporan penerimaan barang ke bagian pembelian dan kasir. Kasir meneriman laporan penerimaan barang dari bagian persediaan beserta invoice dari pemasok dan melakukan pembayaran. Bagian persediaan menerima pesanan penjualan, bagian ini akan membuat bukti pengluaran barang yang akan dikirim kebagian bagian penjualan beserta obat atau barang. Bagian penjualan akan mendapat obat atau barang, surat pesanan penjualan lalu membuat faktur penjualan dan Kasir menerima pembayaran dari pelanggan lalu bagian penjualan akan memberikan obat atau barang ke pelanggan tersebut.
3 c. Penjualan : Bagian penjualan akan mencatat pesanan penjualan obat atau barang dari pelanggan serta lampiran resep jika ada, dan pesanan obat yang di inginkan lalu membuat pesanan penjualan yang ditujukan kepada bagian persediaan. Setelah bagian persediaan menerima pesanan penjualan, bagian ini akan membuat bukti pengluaran barang yang akan dikirim kebagian bagian penjualan beserta obat atau barang. Bagian penjualan akan mendapat obat atau barang, surat pesanan penjualan lalu membuat faktur penjualan dan Kasir menerima pembayaran dari pelanggan lalu bagian penjualan akan memberikan obat atau barang ke pelanggan tersebut. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan yang diharapkan dari penulisan skripsi ini adalah: Menganalisa proses pembelian, persediaan, dan penjualan pada Apotik Tritunggal. Merancang sistem basis data yang dapat membantu untuk digunakan sebagai penyimpanan, pengolahan, dan sumber data, serta transaksi apada Apotik Tritunggal. Membantu meningkatkan kinerja karyawan-karyawan dengan aplikasi yang mudah dipahami. Memberikan solusi berupa rancangan prototype aplikasi yang terhubung dengan basis data yang memudahkan pengguna dalam melihat, merubah dan menambahkan data transaksi pada database. 1.3.2 Manfaat Adapun manfaat yang diharapkan dari skripsi ini adalah: Menemukan solusi pada proses bisnis yang ada pada perusahaan Dengan adanya sistem database yang terstruktur, proses pengolahan database terjadi lebih cepat. Tingkat keamanan meningkat di mana kemungkinan terjadinya
4 manipulasi data oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dapat diminimalisir. Menghasilkan data yang memiliki tingkat redudansi data yang rendah, juga menghasilkan data lebih baik. Memudahkan pengguna dalam melihat, mengubah dan menambahkan data pada database. 1.4 Metodologi Penelitian Metode yang akan digunakan dalam penelitian ini yaitu metode analisis dan perancangan, antara lain : 1.4.1 Metodologi Analisis Analisis sistem dilakukan dengan fact finding technique melalui tahaptahap berikut: a. Interview (Wawancara) Dengan datang langsung ke apotik dan mewawancarai pihak manajemen yang terkait untuk memperoleh infrormasi yang relevan mengenai sistem berjalan dan analisis terhadap hasil temuan survey. b. Examining Documentation Mempelajari dan memeriksa dokumentasi terhadap surat-surat yang berkaitan dengan proses bisnis perusahaan selama ini, agar memperoleh informasi pendukung yang berkaitan dan menambah informasi dalam penelitian. 1.4.2 Metode Perancangan Dalam metode perancangan ini menggunakan database lifecycle yang dinyatakan dalam buku Connolly and Begg (2005), Database System. a. Perancangan database terdiri dari 3 tahap, yakni: perancangan database konseptual (conceptual database design), perancangan database logical (logical database design), dan perancangan database fisikal (physical database design). b. Pembuatan rancangan layar c. Pembuatan rancangan aplikasi d. Pengembangan perangkat lunak
5 1.5 Sistematika Penulisan Dalam ruang lingkup pembahasan skripsi ini, sistematika penulisan yang akan disajikan terdiri dari lima bab, yang secara garis besar akan diuraikan sebagai berikut. Bab 1 : Pendahuluan Dalam bab ini akan dibahas mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi yang digunakan, dan sistematika penulisan skripsi. Bab 2 : Landasan Teori Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori-teori umum, khusus, dan pendukung yang akan digunakan dalam mendukung penelitian, seperti penelitian database dan lain-lain yang digunakan sebagai landasan dan acuan dalam penyusunan skripsi ini. Bab 3 : Analisis Sistem Berjalan Dalam bab ini akan dibahas mengenai struktur organisasi deskripsi tugas dan wewenang masing-masing, sistem yang berjalan, serta masalah-masalah yang dihadapi dan solusinya. Bab 4 : Perancangan database dan implementasi Dalam bab ini akan dibahas hasil dari analisa permasalahan yang terjadi dan solusi yang diajukan melalui rancangan sistem database yang dibuat, juga dibahas perancangan sistem yang diajukan, analisa kebutuhan informasi, rancangan interface, konfigurasi alat, penerapan sistem, dan evaluasi perubahan sistem. Bab 5 : Simpulan dan Saran Dalam bab ini merupakan akhir dari penulisan skripsi yang membahas kesimpulan dan saran dari rancangan sistem database yang telah dibuat beserta manfaatnya yang akan didapat.