Buku Panduan Pengisian Biodata Mahasiswa BAAKPSI Undana 2017 BAAKPSI Jln. Adisucipto Kel. Penfui Kupang-NTT
Buku Panduan Pengisian Biodata Mahasiswa Undana Tahun 2017 I. Pendahuluan Dokumen ini adalah User Manual yang berisi penjelasan secara ringkas tentang petunjuk penggunaan Aplikasi Biodata Mahasiswa Universitas Nusa Cendana. Di dalam dokumen ini dibahas tentang fitur-fitur modul Biodata Mahasiswa dan langkah-langkah dalam menggunakan setiap fitur aplikasi tersebut. 1.1 Maksud Aplikasi biodata mahasiswa adalah pangkalan data yang menyediakan informasi terkini mengenai data mahasiswa Undana. Data mahasiswa tersebut penting karena akan dijadikan sebagai data dasar untuk keperluan pelaporan PDPT Kemenristekdikti serta kebutuhan pengolahan data statistik Undana. 1.2 Tujuan Aplikasi biodata mahasiswa bertujuan untuk membantu operator PDPT Fakultas dan Universitas menjalankan tugas dan fungsinya dalam membuat laporan PDPT secara cepat dan efisien. II. Cara Pengisian Biodata Mahasiswa 2.1 Proses Akses Website Biodata Mahasiswa a. Langkah 1: Untuk membuka Aplikasi Pengisian Biodata Mahasiswa Undana, silahkan ketik alamat https://baakpsi.undana.ac.id/biodatav2.0 pada bagian address-bar di browser (untuk mendapatkan tampilan yang optimal dianjurkan untuk menggunakan browser Mozilla Firefox terbaru). b. La gkah 2: Klik Guest pada agia ka a atas ke udia aka u ul to ol Logi. Klik Logi untuk membawa anda ke halaman login aplikasi. Detail dari Langkah 1 dan Langkah 2 ditampilkan pada Gambar 1. c. Langkah 3: Pada laman Login, jika anda mahasiswa lama silahkan masukan NIM tetapi jika anda mahasiswa baru yang belum memiliki NIM, silahkan masukan Nomor Pendaftaran Tes SNMPTN/SBMPTN/SMMU pada bagian username dan password. Username dan Password memiliki nilai karakter yang sama. Detail Langkah 3 ditampilkan pada Gambar 2.
Gambar 1 Tampilan awal website Gambar 2 Laman login d. Langkah 4: Gantilah Password anda setelah berhasil masuk ke dalam aplikasi. Proses penggantian Password bertujuan agar biodata anda tidak dapat diubah oleh orang lain. Detail Langkah 4 ditampilkan pada Gambar 3 dan Gambar 4.
Gambar 3 Laman utama Gambar 4 Cara ganti password
e. Langkah 5: Jika proses penggantian password berhasil, aplikasi akan me-logout-kan anda secara otomatis. Silahkan login kembali menggunakan password baru. 2.2 Step 1: Pengisian Data Akademik Mahasiswa Ada 7 langkah yang harus dilalui agar pengisian biodata berhasil, yaitu: (i) input data akademik, (ii) input data pribadi, (iii) input data alamat, (iv) input riwayat pendidikan, (v) input latar belakang keluarga, (vi) upload foto, dan (vii) cetak biodata. Seluruh langkah bersifat sequential yaitu anda harus mengisi data secara berurutan. Klik tombol Mulai Pengisian Data pada bagian Step 1 untuk memulai tahap pengisian biodata mahasiswa. Tampilan lengkap dapat dilihat pada Gambar 5. Gambar 5 Cara memulai pengisian biodata mahasiswa Penjelasan Mengenai Data Akademik Fakultas, Jika nama fakultas anda salah, silahkan menghubungi Administrator (BAAKPSI); Jurusan/Prodi, Jika nama Jurusan/Prodi anda salah, silahkan menghubungi Administrator (BAAKPSI); NIM, cukup jelas; Strata Pendidikan, Strata pendidikan terdiri dari S1, S2 dan S3. Isilah sesuai dengan strata pendidikan anda saat ini;
Tahun Masuk, cukup jelas; Semester Masuk, Jika anda mahasiswa reguler, isi dengan angka 1, tetapi jika anda mahasiswa transfer, isi dengan semester yang ditetapkan oleh Undana pada saat anda masuk kuliah; Tanggal Mulai Kuliah, cukup jelas; Jenis Daftar, Pada kolom Jenis Daftar ada pilihan sebagai berikut : o Peserta Didik Baru : jika mahasiswa itu berstatus mahasiswa baru o Pindahan : jika mahasiswa tersebut pindahan dari Perguruan Tinggi sendiri atau Perguruan Tinggi lain. o Alih Jenjang : jika mahasiswa tersebut pindah dari jenjang dengan jalur yang sama, misal pindahan dari D3 ke D4 dimana satu jalur Vokasi. o Lintas Jalur : jika mahasiswa tersebut pindah dari jenjang dengan jalur yang berbeda. Misalnya jenjang D3 ke S1; Jalur Masuk, cukup jelas; Penerima Bidikmisi, cukup jelas; Gambar 6 Data akademik 2.3 Step 2: Pengisian Data Pribadi Mahasiswa Pada Step 2, anda diminta untuk mengisi identitas diri pada form yang telah disediakan. Isian dengan tanda bintang berwarna merah menandakan wajib diisi. Isilah jenis kelamin, agama, status perkawinan, tempat lahir, tanggal lahir,
dan data identitas diri yang lain yang diminta. Apabila sudah selesai klik tombol Lanjut atau klik tombol Kembali untuk kembali ke proses sebelumnya. Penjelasan mengenai Data Pribadi Jenis Kelamin, cukup jelas; Agama, cukup jelas; Marital Status, cukup jelas; Tempat Lahir, Jika te pat lahir berisi karakter petik satu keyboard komputer anda. aka gu aka ta da petik satu di bawah to bol ESC pada Gambar 7 Keyboard komputer 2.4 Tanggal Lahir, cukup jelas; Golongan Darah, cukup jelas; Hoby, cukup jelas; Sumber Biaya Kuliah, cukup jelas; Telp Mahasiswa, Diisi dengan angka saja; Email, cukup jelas; Nomor Kartu Keluarga, cukup jelas; Nomor Induk Kependudukan, atau Kartu Tanda Penduduk; Kewarganegaraan, cukup jelas; Jenis Alat Transportasi ke Kampus, cukup jelas; Jenis Tempat Tinggal, cukup jelas; Step 3: Data Alamat Asal Mahasiswa Pada Step 3, anda diminta mengisi data alamat asal mahasiswa pada form yang telah disediakan. Isian dengan tanda bintang warna merah menandakan wajib diisi. Isilah alamat asal anda dengan lengkap nama jalan, no rumah, rt/rw,
nama dusun, nama kelurahan, kemudian pilih provinsi dan kabupaten. Apabila sudah selesai klik tombol Lanjut atau klik tombol Kembali untuk kembali ke proses sebelumnya. Tampilan lengkap mengenai data alamat asal dapat dilihat pada Gambar 8 dan Gambar 9. Gambar 8 Data alamat asal Gambar 9 Data alamat asal (Lanjutan) Penjelasan mengenai Alamat Asal Mahasiswa Propinsi, cukup jelas; Kabupaten, cukup jelas; Kecamatan, cukup jelas; Kelurahan, cukup jelas; Nama Jalan, cukup jelas; RT, cukup jelas;
2.5 RW, cukup jelas; Nama Dusun, cukup jelas; Step 4: Data Riwayat Pendidikan Isilah Latar Belakang Pendidikan pada form yang telah disediakan. Isian dengan tanda bintang menandakan wajib diisi. Pada form tersebut terdapat dua riwayat pendidikan, yaitu (i) Riwayat Pendidikan SLTA (Hanya Diisi oleh Mahasiswa S1) dan (ii) Riwayat Pendidikan S1/S2 (Hanya Diisi oleh Mahasiswa S2/S3). Apabila sudah selesai klik tombol Lanjut atau klik tombol kembali untuk kembali ke proses sebelumnya. Gambar 10 menampilkan form riwayat pendidikan. Gambar 10 Riwayat pendidikan
Penjelasan Riwayat Pendidikan Khusus untuk mahasiswa S1: Nomor Induk Siswa Nasional (NISN), cukup jelas; Nama Sekolah SLTA, Jika nama sekolah SLTA berisi karakter petik satu aka gu aka ta da petik satu di bawah to bol ESC pada keyboard komputer anda. Lihat Gambar 7 di atas. Status SLTA, cukup jelas; Jurusan SLTA, cukup jelas; Kabupaten Asal SLTA, cukup jelas; Tahun Lulus SLTA, cukup jelas; Jumlah Mata Pelajaran UN, cukup jelas; Total Nilai UN, Total nilai ujian nasional (bukan nilai rata-rata ujian nasional); Jumlah Mata Pelajaran UAS, cukup jelas; Total Nilai UAS, cukup jelas; Jenis Ijazah SLTA, cukup jelas; Khusus untuk mahasiswa S2 dan S3: Nama Perguruan Tinggi Asal, cukup jelas; Kabupaten Asal Perguruan Tinggi, cukup jelas; Status Asal Perguruan Tinggi, cukup jelas; Jumlah SKS, cukup jelas; Jumlah SKSN, cukup jelas; IPK, cukup jelas; 2.6 Step 5: Latar Belakang Keluarga Isilah Latar Belakang Keluarga pada form yang telah disediakan. Isian dengan tanda bintang menandakan wajib diisi. Gambar 11 menampilkan form latar belakang keluarga. Penjelasan Latar Belakang Keluarga Nomor Induk Kependudukan Ayah, cukup jelas; Nama Ayah, Jika nama ayah berisi karakter petik satu aka gu aka ta da petik satu di bawah to bol ESC pada keyboard komputer anda. Lihat Gambar 7 di atas. Tanggal Lahir Ayah, cukup jelas; Pekerjaan Ayah, cukup jelas; Penghasilan Ayah, cukup jelas; Pendidikan Ayah, cukup jelas; Nomor Induk Kependudukan Ibu, cukup jelas; Nama Ibu, Jika nama ayah berisi karakter petik satu aka gu aka ta da petik satu di bawah to bol ESC pada keyboard komputer anda. Lihat Gambar 7 di atas.
Gambar 11 Latar belakang keluarga Tanggal Lahir Ibu, cukup jelas; Pekerjaan Ibu, cukup jelas; Penghasilan Ibu, Apabila Ibu Kandung Tidak Bekerja atau bekerja Mengurus Rumah Tangga (Ibu Rumah Tangga), pilih LainLain; Pendidikan Ibu, cukup jelas;
2.7 Tanggungan Orangtua, Isi berdasarkan kartu keluarga. Misalnya, ada 4 orang dalam rumah, ayah, ibu, dan 2 orang anggota keluarga yang tidak bekerja. Misalnya ayah dan ibu bekerja maka tanggungan orantua adalah 2 orang yang tidak bekerja; Sumber Listrik, cukup jelas; Biaya Listrik, cukup jelas; Sumber Air, cukup jelas; Biaya Air, cukup jelas; Telp Orangtua (HP), cukup jelas; Telepon Rumah, cukup jelas; Nomor Kartu Pengaman Sosial, cukup jelas; Nomor Induk Kependudukan Wali, cukup jelas; Nama Wali, Jika nama wali berisi karakter petik satu aka gu aka ta da petik satu di bawah to bol ESC pada keyboard komputer anda. Lihat Gambar 7 di atas. Tanggal Lahir Wali, cukup jelas; Pekerjaan Wali, cukup jelas; Penghasilan Wali, cukup jelas; Pendidikan Wali, cukup jelas; Step 6: Upload Foto Langkah terakhir anda diminta meng-upload foto yang berukuran maksimal 100 kbyte dengan format JPG. Pas foto harus menggunakan pakaian dan pose formal untuk kebutuhan akademik. Tata cara mengubah ukuran foto ada pada penjelasan selanjutnya. Gambar 12 dan Gambar 13 menunjukan cara upload foto. Gambar 12 Upload foto
Gambar 13 Upload foto (Lanjutan) Apabila upload foto berhasil maka muncul hasil pengisian data dalam file berformat PDF seperti tampak pada Gambar 14. Anda dapat mendownload hasil pengisian data yang telah anda buat dan dapat dibuka menggunakan software yang bernama acrobat reader (jika anda belum memiliki aplikasi pembaca pdf, anda dapat download di website www.adobe.com). Gambar 14 Biodata dalam bentuk PDF Klik tombol Back pada browser anda kemudian klik tombol home yang akan membawa anda ke halaman utama aplikasi. Selanjutnya arahkan kursor ke STEP 7 di halaman utama kemudian klik tombol Cetak Biodata (PDF). Cetak file hasil pengisian biodata untuk kemudian bawa hasil cetakan (printout) ke bagian BAAKPSI sebagai bukti bahwa anda telah mengisi biodata online. Klik tombol Cetak Biodata (Excel XLSX), simpan dan bawa softcopy dari file excel ke
operator PDPT Program Studi/Fakultas masing-masing. Simpan file excel tersebut karena nanti akan digunakan sebagai data masukan pada aplikasi PDPT. Cara mengedit file excel dan menggunakan file excel tersebut untuk menginjek-kan ke dalam aplikasi PDPT akan dijelaskan pada buku panduan yang lain. Tampilan untuk buka file hasil pengisian data dapat dilihat pada Gambar 15. Gambar 15 Biodata dalam bentuk Excel Proses pengisian biodata mahasiswa telah selesai. Selanjutkan anda keluar dari aplikasi dengan cara meng-klik tombol keluar seperti tampak pada Gambar 16. Gambar 16 Cara keluar dari aplikasi === S E L E S A I === === S E L E S A I ===