Manual Penggunaan Aplikasi SIMPEL (Sistem Pelaporan Online)

Transkripsi

1 Manual Penggunaan Aplikasi SIMPEL (Sistem Pelaporan Online) PPTI UB 2012

2 Daftar Isi Manual Pengguna SIMPEL Login Menu Utama Akademik Status Akademik Hasil Studi Wisuda NIM MABA DIKTI Data Unduk Monitoring Pencarian Logout Gambar 1. Halaman login Simpel... 3 Gambar 2. Halaman awal SIMPEL... 4 Gambar 3. Download laporan status akademik... 5 Gambar 4. Display laporan akademik... 5 Gambar 5. Pencarian laporan hasil studi... 6 Gambar 6. Download laporan hasil studi dalam Excel... 6 Gambar 7. Melihat display laporan hasil studi... 7 Gambar 8. Download Excel data wisuda... 7 Gambar 9. Display data wisuda... 8 Gambar 10. Download data nim mahasiswa baru... 8 Gambar 11. Melihat display data nim maba... 9 Gambar 12. Download laporan DIKTI... 9 Gambar 13. Melihat display laporan DIKTI Gambar 14. Download data induk mahasiswa Gambar 15. Menyimpan laporan monitoring dalam Excel Gambar 16. Melihat display laporan monitoring rekap mengajar dosen Gambar 17. Pencarian data nilai mahasiswa berdasarkan nim-nya Gambar 18. Hasil pencarian Gambar 19. Logout... 21

3 Manual Pengguna SIMPEL (Sistem Pelaporan) SIMPEL merupakan layanan informasi keuangan dan akademik yang dapat diakses oleh setiap fakultas sesuai data akademik dan keuangan mahasiswa yang melakukan pendaftaran ulang (registrasi). Layanan ini hanya dapat diakses secara online melalui browser internet, direkomendasikan menggunakan Mozilla Firefox atau Google Chrome. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengakses layanan SIMPEL: 1. Operator harus memiliki login ke layanan SIMPEL, berupa username dan password. 2. Layanan SIMPEL tidak dapat diakses melalui aplikasi registrasi UB versi desktop. 3. Laporan dapat didownload dalam bentuk Microsoft Excel. Selanjutnya dapat dicetak maupun diolah sesuai kebutuhan fakultas. Di SIMPEL operator dapat melihat laporan mendetail tiap mahasiswa secara individu, maupun laporan ringkas rekapitulasi pembayaran yang dapat dibedakan dalam setiap item pembayaran atau status akademik. Berikut adalah langkah-langkah mengakses layanan SIMPEL: A. Laporan Akademik Gambar 1. Halaman login Simpel 1. Login Untuk masuk ke aplikasi SIAS buka kemudian masukkan username dan password Anda.

4 2. Menu Utama Gambar 2. Halaman awal SIMPEL Setelah berhasil login, pada pojok kanan atas berisi tiga menu utama (Keuangan, Akademik, dan Logout). 3. Akademik Pada bagian Akademik berisi informasi: Status Akademik, Hasil Studi, Wisuda, NIM MABA, DIKTI, Data Induk, Monitoring, dan Pencarian. 3.1 Status Akademik Pada bagian ini Anda bisa mencari data status mahasiswa, misalnya data mahasiswa yang tidak daftar ulang, lulus kuliah, drop out, mahasiswa aktif, dsb. Untuk melakukan pencarian data, pilih jenis laporan (laporan lengkap atau rekapitulasi), kemudian pilih semester dan tahun akademiknya, fakultas, jenjang, jurusan, program studi, seleksi, angkatan, serta cabangnya. Kemudian klik Display untuk melihat datanya atau Download untuk menyimpan dalam dalam Excel.

5 Gambar 3. Download laporan status akademik Gambar 4. Display laporan akademik 3.2. Hasil Studi Pada bagian ini, Anda bisa melihat data hasil studi mahasiswa yang meliputi: Kartu Hasil Studi, Indeks Prestasi, Evaluasi Studi, Jadwal Kelas, Kartu Hasil Studi, Kartu Rencana Studi, Sebaran Mata Kuliah, Sebaran Kartu Hasil Studi, dan Daftar Bimbingan Dosen. Untuk melakukan pencarian data, pilih jenis laporan (misalnya kartu hasil studi), kemudian pilih semester dan tahun akademiknya, fakultas, jenjang, jurusan, program studi, seleksi, angkatan, serta cabangnya. Kemudian klik Display untuk melihat datanya atau Download untuk menyimpan dalam dalam Excel.

6 Gambar 5. Pencarian laporan hasil studi Gambar 6. Download laporan hasil studi dalam Excel

7 Gambar 7. Melihat display laporan hasil studi 3.3 Wisuda Menu ini untuk melihat data wisuda (berupa peserta wisuda/ buku wisuda) pada tahun, fakultas, periode, dan predikat tertentu. Pilih kategorinya dan klik Download untuk donwload dalam PDF. Gambar 8. Download Excel data wisuda

8 Gambar 9. Display data wisuda 3.4 NIM MABA Untuk melihat data nim mahasiswa baru berdasarkan fakultas, jenjang, jurusan, program studi, seleksi, dan status akademik tertentu pilih kategorinya dan klik Downlod untuk menyimpan dalam Excel dan klik Display untuk melihat langsung datanya. Gambar 10. Download data nim mahasiswa baru

9 Gambar 11. Melihat display data nim maba 3.5 DIKTI Pada bagian ini Anda bisa melihat data DIKTI yang meliputi: Transaksi Nilai Semester Mahasiswa, Transaksi Mengajar Dosen, dst. Pilih jenis laporan, semester, fakultas, jenjang, jurusan, dan program studinya kemudian klik Download untuk menyimpan dalam Excel. Gambar 12. Download laporan DIKTI

10 Untuk melihat langsung hasilnya klik Display. Gambar 13. Melihat display laporan DIKTI 3.6 Data Unduk Bagian ini berfungsi untuk melihat laporan data induk mahasiswa yang meliputi data induk: biodata mahasiswa, riwayat sekolah, keluarga mahasiswa, tagihan rekening, dst. Pilih jenis laporan, semester, fakultas, jenjang, jurusan, dan program studinya kemudian klik Download untuk menyimpan dalam Excel. Gambar 14. Download data induk mahasiswa

11 3.7 Monitoring Paga bagian ini Anda bisa melihat laporan monitoring yang meliputi laporan rekap mengajar dosen dan rekap kuliah mahasiswa. Pilih jenis laporan, semester, fakultas, jenjang, jurusan, dan program studinya serta tentukan tanggal awal dan tanggal selesai, kemudian klik Download untuk menyimpan dalam Excel. Gambar 15. Menyimpan laporan monitoring dalam Excel Gambar 16. Melihat display laporan monitoring rekap mengajar dosen

12 3. 8 Pencarian Bagian ini berfungsi untuk mencari informasi mahasiswa berupa daftar nilai semua semester yang telah dia tempuh melalui pencarian berdasarkan nim-nya. Untuk mencari, masukkan nim kemudian klik Cari. Dari hasil pencarian, Anda juga bisa mencetak daftar khsnya dengan cara klik Cetak KHS. Gambar 17. Pencarian data nilai mahasiswa berdasarkan nim-nya Gambar 18. Hasil pencarian

13

14 B. Laporan Keuangan Ada beberapa menu utama di modul laporan keuangan, yaitu: Laporan Lengkap, Pencarian, Daftar Tunggakan, Presentase, dan Biodata Mahasiswa. 1. Laporan Lengkap Di sini Anda dapat melihat laporan secara lengkap, rekapitulasi, maupun dalam bentuk grafik. Anda harus memasukkan parameter batasan data yang akan ditampilkan. Isian yang harus dilengkapi terdiri dari: 1) Jenis laporan yang diinginkan, terdiri atas: Laporan Lengkap: merupakan detail laporan keuangan yang diterima fakultas untuk setiap mahasiswa baik dari loket pembayaran dan validasi keuangan di BAUK. Laporan Rekapitulasi: merupakan total perolehan keuangan untuk setiap program studi, seleksi masuk, dan angkatan. Laporan Grafik: laporan keuangan dalam bentuk grafik. 2) Rentang tanggal laporan keuangan yang akan dibuat. 3) Lingkup studi, terdiri dari: - nama fakultas (tertentu, sesuai account Anda) - jenjang pendidikan (S1/D3 dan seterusnya) - jurusan yang berada di bawah fakultas pilihan - program studi yang berada di bawah jurusan yang dipilih - seleksi masuk UB, seperti Jalur Prestasi Akademik, Non Akademik, Reguler, SPMK, SPKIns, dsb. - angkatan masuk mahasiswa 4) Jenis pembayaran, terdiri atas semua item pembayaran 5) Status pembayaran, terdiri atas segala bentuk keringanan maupun pembebasan pembayaran. Gambar 19. Berikut adalah contoh tampilan isian laporan lengkap Klik tombol DISPLAY untuk menampilkan laporan sesuai pilihan yang telah Anda tentukan melalui kolom-kolom yang tersedia.

15 Gambar 20. Berikut adalah contoh tampilan laporan yang dimunculkan dari isian di atas Anda dapat menggeser ke kiri/kanan dan atas/bawah untuk melihat keseluruhan tabel. Anda dapat mendownload laporan ini dalam bentuk Excel dengan menekan tombol DOWNLOAD kemudian memilih lokasi menyimpan file excel tersebut di komputer Anda. Anda juga dapat mengklik pada nomor NIM mahasiswa untuk melihat detail laporan keuangan mahasiswa tersebut.

16 2. Pencarian Menu ini digunakan untuk melihat detail laporan keuangan mahasiswa secara individu. Untuk melihat laporan keuangan mahasiswa, masukkan nomor NIM mahasiswa di kolom yang tersedia. Berikut adalah contoh tampilan detail laporan keuangan mahasiswa. Laporan yang ditampilkan adalahulai semester satu hingga semester terakhir (paling bawah). Gambar 21. Pencarian data 3. Daftar Tunggakan Menu ini digunakan untuk melihat daftar tunggakan mahasiswa, berupa Penundaan, Angsuran, Keringanan, dan Pembebasan. Anda dapat menspesifikkan hasil laporan berdasarkan jenjang studi, item pembayaran, dan status pembayaran yang diajukan mahasiswa. Jumlah pada laporan tunggakan menunjukkan jumlah pembayaran yang belum dilunasi oleh mahasiswa. Berikut adalah contoh isian tunggakan.

17 Gambar 22. Pencarian data tunggakan Tekan DISPLAY untuk menampilkan daftar tunggakan. Gambar 23. Tampilan display info tunggakan

18 Anda dapat mendownload laporan ini dalam bentuk Excel dengan menekan tombol DOWNLOAD kemudian memilih lokasi menyimpan file excel tersebut di komputer Anda. Anda juga dapat mengklik nomor NIM mahasiswa untuk melihat detail laporan keuangan mahasiswa tersebut. 4. Presentase Menu presentase mirip dengan menu laporan lengkap. Dengan isian-isian yang sama dengan menu laporan lengkap. Di sini Anda dapat menampilkan data keuangan lengkap, dengan tambahan data presentase untuk fakultas dan presentase untuk rektorat dari tiap mahasiswa. Gambar 24. Contoh tampilan isian-isian yang perlu dimasukkan di menu presentase

19 Setelah memasukkan isian yang sesuai, klik DISPLAY untuk menampilkan tabel laporan. Gambar 25. Tampilan display Anda dapat mendownload laporan ini dalam bentuk Excel dengan menekan tombol DOWNLOAD kemudian memilih lokasi menyimpan file excel tersebut di komputer Anda.

20 5. Biodata Mahasiswa Menu ini digunakan untuk melihat biodata mahasiswa. Untuk menampilkan biodata mahasiswa, masukkan nomor NIM mahasiswa di kolom yang tersedia. Berikut adalah contoh tampilan biodata mahasiswa. Gambar 26. Biodata mahasiswa

21 4. Logout Untuk keluar dari aplikasi SIMPEL klik logout di sisi pojok kanan atas. Gambar 27. Logout