1/12 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Memastikan proses pelantikan serta kenaikan pangkat kakitangan akademik dan bukan akademik Universiti dibuat secara cekap dan berkesan bagi menjamin pelaksanaan sistem pengurusan kualiti. Prosedur ini diguna pakai dalam semua urusan pelantikan serta kenaikan pangkat kakitangan akademik dan bukan akademik bertaraf tetap Universiti Pendidikan Sultan Idris (). 3.0 RUJUKAN 4.0 DEFINISI 3.1 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat Dan Penamatan Perkhidmatan) 2012 3.2 Pekeliling Perkhidmatan 3.3 Surat Pekeliling Perkhidmatan 3.4 Perlembagaan 2010 (Statut Universiti Pendidikan Sultan Idris) 3.5 Garis Panduan Kenaikan Pangkat Kakitangan Akademik BIL PERKARA DEFINISI 4.1 Perakuan Perjawatan (waran perjawatan) 4.2 Pelantikan Surat kelulusan perjawatan yang diperakukan oleh Perbendaharaan, Kementerian Kewangan Malaysia. Pelantikan ke dalam perkhidmatan awam oleh Ketua Perkhidmatan secara tetap, sementara atau kontrak, termasuklah pelantikan kali pertama dan pelantikan seseorang pegawai yang sedang berkhidmat di dalam mana-mana skim perkhidmatan. 4.3 Kenaikan Pangkat 4.4 Skim Perkhidmatan Peningkatan secara hakiki dari satu gred ke suatu gred yang lebih tinggi dalam perkhidmatan dan skim perkhidmatan yang sama. Dokumen rasmi yang mengandungi perbekalanperbekalan yang meliputi klasifikasi dan kumpulan
2/12 4.5 4.6 4.7 Jawatankuasa Pemilih University Integrated Management System (UIMS) MyJob perkhidmatan, tarikh kuat kuasa, struktur gred dan jadual gaji, syarat lantikan, tempoh percubaan, latihan, peperiksaan perkhidmatan/kursus induksi, pengesahan dalam perkhidmatan, latihan, pergerakan gaji tahunan, kursus dan peluang kenaikan pangkat, kenaikan pangkat secara lantikan dan lain-lain perbekalan yang boleh dipinda dari masa ke masa. Panel temu duga bagi maksud pelantikan dan kenaikan pangkat sesuatu jawatan yang berkenaan. Sistem bersepadu atas talian yang diguna pakai dalam urusan pentadbiran universiti. Sistem atas talian yang dibangunkan untuk permohonan jawatan yang diiklankan. 5.0 SINGKATAN BIL PERKARA SINGKATAN 5.1 Pendaftar P 5.2 Ketua Bahagian Sumber Manusia Ketua BSM 5.3 Ketua Pusat Tanggungjawab Ketua PTj 5.4 Timbalan Pendaftar Kanan TPK 5.5 Penolong Pendaftar Kanan 5.6 Penolong Pegawai Tadbir PPT 5.7 Pembantu Tadbir (P/O) Kanan PTK 5.8 Pembantu Tadbir (P/O) 5.9 Bahagian Sumber Manusia BSM 5.10 Pusat Tanggungjawab PTj 5.11 Jabatan Perkhidmatan Awam JPA 5.12 University Integrated Management System UIMS 5.13 Anggaran Belanja Mengurus (Perjawatan) ABM (P) 5.14 MyJob MyJob
3/12 6.0 PROSEDUR TINDAKAN TANGGUNGJAWAB DOKUMEN A PROSEDUR 6.1 Menerima waran dari KPT 6.1.1 Menerima waran dari KPT bagi perjawatan akademik dan bukan akademik. 6.1.2 Bagi jawatan bertaraf kontrak OS 29000 staf akademik dan bukan akademik yang menggunakan peruntukan Universiti (tidak dipohon melalui ABM dan tidak terdapat di dalam waran perjawatan), Ketua PTj perlu memohon kepada Pendaftar secara bertulis. 6.2 Mengiklankan jawatan kosong 6.2.1 Jawatan kosong diiklankan sama ada secara bercetak (mengikut keperluan) dan/atau secara atas talian (laman sesawang /e-mel BSM). 6.2.2 Pengiklanan akan dilaksanakan apabila Perakuan Perjawatan (waran) diterima atau apabila terdapat kekosongan jawatan, atau setelah jawatan kontrak di bawah OS 29000 diluluskan oleh pihak Universiti. Rujuk : Arahan Kerja Pengiklanan Jawatan Kosong /AK01 P Ketua BSM Ketua PTj Ketua BSM TPK Waran Memo/borang permohonan dari PTj Iklan jawatan Kekosongan bidang mengikut fakulti. Borang Perolehan BSM Borang Permohonan Hebahan (Laman Web) (JSM-IT-2)
4/12 6.3 Memohon jawatan kosong TINDAKAN TANGGUNGJAWAB DOKUMEN 6.3.1 Proses permohonan untuk jawatan lantikan adalah mengikut Garis Panduan Penggunaan Sistem Permohonan Jawatan Online. Rujuk : Garis Panduan Penggunaan Sistem Permohonan Jawatan Online /GP01 6.4 Menerima dan memproses permohonan perjawatan Permohonan untuk jawatan lantikan akan melalui tapisan awal (memilih calon yang memenuhi syarat lantikan mengikut skim perkhidmatan) dan tapisan khusus (dilaksanakan oleh pihak PTj untuk memilih calon yang diperlukan). 6.5 Melaksanakan temu duga Memastikan perkara-perkara berikut dilakukan sebelum, semasa dan selepas temu duga dibuat:- i. Menetapkan tarikh temu duga bersama panel temu duga ii. Mengeluarkan surat lantikan kepada panel temu duga iii. Menyediakan bahan/borang/instrumen temu duga yang diperlukan untuk temu PPT TPK PPT PTK PT (P/O) Ketua Ptj PPT PTK UIMS MyJob Borang Permohonan Perjawatan Online Permohonan Jawatan Skim Perkhidmatan UIMS Laporan Pemilihan Untuk Senarai Pendek Calon Permohonan jawatan Instrumen Temu duga Surat lantikan panel temu duga Surat panggilan temu duga
5/12 TINDAKAN TANGGUNGJAWAB DOKUMEN duga iv. Memastikan panel temu duga dan calon hadir tepat pada tarikh, masa dan tempat yang telah ditetapkan v. Menyediakan laporan temu duga untuk pengesahan. Rujuk : Arahan Kerja Mengurus Temu duga /AK02 6.6 Memproses urusan pelantikan dan penawaran 6.6.1 Penawaran jawatan dibuat kepada calon yang berjaya di dalam temu duga dan makluman diberikan kepada calon simpanan (kakitangan bukan akademik) dan calon yang tidak berjaya. 6.6.2 Mengadakan taklimat kepada kakitangan yang baharu melaporkan diri pada 1hb setiap bulan atau selepas (jika 1hb adalah hari tidak bekerja). 6.6.3 Menyediakan surat penempatan kepada kakitangan yang melaporkan diri (kakitangan bukan akademik). TPK PPT PTK Surat tawaran Surat makluman calon simpanan Surat makluman tidak berjaya dalam temu duga. Surat penempatan
6/12 TINDAKAN TANGGUNGJAWAB DOKUMEN 6.7 Merekodkan maklumat ke dalam fail peribadi 6.7.1 Mewujudkan fail peribadi kakitangan 6.7.2 Semua maklumat mengenai permohonan perjawatan/resume, laporan perakuan temu duga, surat setuju terima calon, surat penempatan dan sebagainya direkodkan ke dalam fail peribadi staf. 6.7.3 Fail disemak dan seterusnya dihantar ke Unit Perkhidmatan, BSM. Fail peribadi B PROSEDUR KENAIKAN AKADEMIK 6.8 6.8.1 Menerima dan menyemak dokumen permohonan pegawai dengan mengemukakan dokumen berikut: a) Laporan Jawatankuasa Kesepakaran Fakulti. b) Maklumat penyelidikan, penerbitan, penyeliaan dan perundingan. c) Perujuk Peribadi d) Cadangan nama Penilai Luar. 6.8.2 Menyemak syarat asas dan kriteria kenaikan pangkat yang sedang berkuatkuasa. 6.8.3 Menghantar memo kepada RMIC untuk mendapatkan maklumat penyelidikan dan email kepada IPS untuk mendapatkan maklumat penyeliaan. Ketua BSM TPK Dokumen permohonan kenaikan pangkat CV pegawai Borang JK Kesepakaran Fakulti. Borang skor markah kenaikan pangkat. Laporan penyelidikan dan laporan penyeliaan.
7/12 TINDAKAN TANGGUNGJAWAB DOKUMEN 6.8.4 Menyediakan laporan memenuhi syarat untuk perakuan Ketua BSM. Bagi calon yang tidak memenuhi syarat, memo makluman akan dikeluarkan kepada pegawai. 6.8.5 Menguruskan proses penilai luar bagi calon yang memenuhi syarat dan kriteria. Rujuk : Arahan Kerja Mendapatkan Laporan Penilai Luar /AK03 6.8.6 Mengemukakan senarai calon yang mendapat sokongan majoriti daripada Penilai Luar kepada Naib Canselor untuk perakuan layak dipanggil temuduga. 6.8.7 Menguruskan sesi temu duga bagi calon yang telah diperakukan. 6.8.8 Menyediakan Laporan JK Temu duga untuk perakuan Universiti sebagai Pihak Berkuasa Melantik. 6.8.9 Menguruskan surat tawaran dan surat dukacita berdasarkan keputusan yang telah diperakukan. a) Jawatan Profesor VK7/6/5 - di bawa ke perakuan Lembaga Pengarah Universiti. Memo dan laporan untuk perakuan. Memo lantikan penilai luar. Memo perakuan. Statut JK Pemilih Laporan Jk Temu duga Surat tawaran dan surat dukacita
8/12 TINDAKAN TANGGUNGJAWAB DOKUMEN b) Jawatan Profesor Madya/Pensyarah Kanan - di bawa ke perakuan Naib Canselor. 6.8.10Mewujudkan dan merekodkan maklumat ke dalam fail peribadi dan fail. Fail peribadi 7.0 REKOD BIL REKOD TEMPOH TEMPAT 7.1 Waran Perjawatan 5 Tahun Bilik Fail BSM 7.2 Permohonan Jawatan 5 Tahun Sistem permohonan jawatan online 7.3 Laporan Jawatankuasa Temu duga 5 Tahun Bilik Fail BSM 7.4 Surat Penerimaan Tawaran Jawatan 5 Tahun Bilik Fail BSM 7.5 Permohonan Kenaikan Pangkat 5 Tahun Bilik Fail BSM 7.6 Laporan Penilai Luar 5 Tahun Bilik Fail BSM 7.7 Borang Perakuan Universiti Sebagai PBM 5 Tahun Bilik Fail BSM
9/12 8.0 LAMPIRAN Tiada 9.0 CARTA ALIR A. Prosedur Pelantikan Kakitangan MULA Menerima waran dari KPT Mengiklankan jawatan kosong Memohon jawatan kosong Menerima dan memproses permohonan perjawatan Tidak Lulus Permohonan gagal Lulus Melaksanakan temu duga sambung
10/12 sambung Memproses urusan pelantikan dan penawaran Lulus Mewujudkan dan merekodkan maklumat ke dalam fail peribadi Simpanan/ Tidak berjaya Surat simpanan/ dukacita dikeluarkan TAMAT
11/12 B. Prosedur Kenaikan Pangkat Kakitangan Akademik MULA Menerima dan menyemak dokumen permohonan Menyemak syarat asas dan kriteria kenaikan pangkat Menghantar memo kepada RMIC untuk mendapatkan maklumat penyelidikan dan email kepada IPS untuk mendapatkan maklumat penyeliaan Menyediakan laporan memenuhi syarat untuk perakuan Tidak Lulus Permohonan gagal Lulus Menguruskan proses penilai luar sambung
12/12 sambung Mengemukakan senarai calon yang mendapat sokongan majoriti daripada Penilai Luar kepada Naib Canselor untuk perakuan layak dipanggil temu duga. Menguruskan sesi temu duga Menyediakan Laporan JK Temu duga Lulus Tidak Lulus Surat simpanan/ dukacita dikeluarkan Mewujudkan dan merekodkan maklumat ke dalam fail peribadi TAMAT