Job Name : Personal Assistant Job Code : Job Class : Job Family : CEO Office Job Region : National Superior : CEO Subordinate(s) : Master Doc. : This document was prepared by WWF-ID Human Resources
Job Description Job Mission Pernyataan singkat dan jelas yang bertujuan untuk menjawab mengapa jabatan tersebut ada/diciptakan di organisasi. Mengelola administrasi Kantor CEO guna menunjang kelancaran tugas dan tanggung jawab kerja CEO WWF - Indonesia. Mengupayakan peningkatan citra melalui kantor CEO dalam melayani berbagai kepentingan stakeholders dan masyarakat umumnya. Job Illustration Terdiri dari beberapa paragraph terstruktur yang menceritakan aktivitas-aktivitas kunci yang dilakukan pemangku jabatan dalam menghasilkan output penting jabatannya Personal Assistant secara fungsional merupakan Unit Kerja Kantor CEO dan bekerja dengan pengarahan langsung dan pengawasan CEO. Pemangku Jabatan : mengelola agenda pertemuan CEO dengan pihak internal dan eksternal menyiapkan surat menyurat yang diperlukan oleh CEO memastikan bahwa semua korespondensi dikelola dengan tepat dan efisien. berkoordinasi dengan Departemen GS, menyiapkan segala sesuatu untuk keperluan perjalanan dinas seperti: tiket, akomodasi, transportasi lokal, visa dan semua hal yang terkait dengan perjalanan dinas CEO memfasilitasi penyelesaian travel authorization (ijin perjalanan) yang perlu ditanda tangani CEO memantau jadwal dan keberadaan para direktur/senior manager untuk memudahkan komunikasi mengelola arsip surat menyurat CEO berkoordinasi secara intensif dengan bagian-bagian lain yang ada dalam organisasi WWF-ID baik yang ada di kantor Jakarta, lapangan maupun yang ada di jaringan international WWF. Atas perngarahan CEO, melakukan kontak dengan stakeholders yang terkait dengan kegiatan WWF Indonesia. Melaksanakan tugasnya secara terkordinasi dan bekerjasama dengan Program Officer dan Executive Officer. Pemangku Jabatan juga melaksanakan tugas-tugas lain yang terkait yang diberikan oleh CEO. Consultant: Remarks: Page 2 of 7
Job Dimension Besaran-besaran penting yang secara langsung maupun tidak langsung mempengaruhi bobot tanggung jawab utama pemangku jabatan Lokasi Kerja/Cakupan wilayah : Jakarta Nasional Main Responsibility Key Performance Indicator Ringkasan dari output penting yang menjadi kewajiban pokok dan melekat bagi pemangku jabatan untuk dipenuhi Indikator-indikator yang penting dan relevan untuk diukur guna mengetahui tingkat pemenuhan setiap tanggung jawab utama oleh pemangku jabatan 1. Memastikan kegiatan-kegiatan CEO berjalan dengan tepat waktu dan tersedianya perangkat penunjang kegiatan tersebut 1. Kegiatan teragenda dan diinformasikan kepada CEO secara akurat 2. Seluruh data dan dokumen penunjang kegiatan tersedia tepat waktu 2. Memastikan pelaksanaan dan penerapan sistem administrasi yang mendukung program kerja CEO 1. Seluruh dokumen terkait seluruh kegiatan CEO termasuk surat menyurat, terarsip dengan efisien dan efktif 3. Memastikan laporan yang dibutuhkan oleh CEO diterima dari Tim Direktur 4. Mengelola komunikasi CEO dengan internal dan eksternal berkaitan dengan tugas dan tanggung jawab CEO 5. Melayani penerimaan tamu dinas kantor CEO dan menyiapkan dokumen terkait dengan pertemuan tersebut 6. Menyiapkan Minutes of the meeting/notulen rapat CEO bersama Tim Direktur atau rapat internal lain sesuai arahan CEO 1. Laporan tersedia tepat waktu 1. Terjalinnya komunikasi yang konstruktif baik dengan internal maupun eksternal 2. Tergendanya jadwal kegiatan CEO 1. Pelayanan tamu dilakukan dengan efisien dan professional. 1. Draft Minutes/Notulen rapat tersedia sesuai format yang diperluka, secepatnya. Main Authority Hal-hal penting dan relevan yang dapat dilakukan oleh pemangku jabatan untuk pemenuhan tanggung jawab utamanya tanpa memerlukan persetujuan atasan terlebih dahulu 1. Koordinasi dengan pihak-pihak terkait di kantor Jakarta, lapangan, WWF Network, dan pihak luar 2. Pengarsipan surat menyurat kantor CEO 3. Pengaturan agenda pertemuan dan perjalanan CEO 4. Meminta laporan kegiatan dari Tim Direktur/Senior Manager Consultant: Remarks: Page 3 of 7
5. Akses kedalam dokumen administrasi CEO 6. Akses kedalam email dan korespondensi CEO atas arahan dan izin yang diberikan CEO Job Environment Uraian yang menggambarkan kondisi lingkungan kerja yang dihadapi pemangku jabatan Bekerja dalam ruangan berpendingin dengan tingkat kebisingan minimum Bekerja di depan computer rata-rata 8 jam per hari Inborn Relationship Within Job Interaksi yang dilakukan oleh pemangku jabatan, selain dengan atasan dan bawahan langsungnya, dalam rangka mendukung kelancaran pemenuhan tanggung jawabnya Internal : Seluruh Direktur PA Direktur Operasi PA CEO/ Direktur di WWF Network Project Admin Jakarta Program Leader/Officer Eksternal : Mitra Kerja (Pemerintahan, AidAgencies, Donor Agency, Embassy, NGO, dll) WWF Network Job Requirement Job Pre-requisite Hal-hal yang harus dipenuhi selain kompetensi yang harus dimiliki oleh pemangku jabatan Memiliki pengetahuan mengenai administrasi dan kesekretariatan Memiliki kemampuan komunikasi/inter personal skill yang mamadai untuk tugasnya Memiliki pengetahuan dasar mengenai isu-isu lingkungan Bersedia melakukan perjalanan dinas ke luar daerah. Consultant: Remarks: Page 4 of 7
Competency Requirement Kompetensi minimum yang harus dipenuhi oleh pemangku jabatan untuk dapat melakukan pekerjaannya sesuai dengan yang diharapkan. Threshold Competency Manajemen Administrasi atau kesekretariatan Bahasa Inggris Komputer Komunikasi Differentiating Competency Teamwork Interpersonal Relationship Inisiatif dan Kreativitas Competence Propensity Gauge Hal-hal yang dijadikan ukuran bahwa sesorang memiliki kompetensi yang harus dipenuhi Latar Belakang Pendidikan: S1 (semua jurusan) atau Akademi Sekretaris Pengalaman Kerja : Minimal mempunyai pengalaman kerja 5 tahun sebagai sekretaris pada level senior atau eksekutif Mampu bekerja efektif dengan dalam tekanan beban kerja yang padat dan tenggat waktu yang singkat Mempunyai sertifikat pelatihan yang berkaitan dengan: Bahasa Inggris Aktif Komputer Consultant: Remarks: Page 5 of 7
Job Structure Diagram Posisi jabatan dalam organisasi. Diagram harus digambar sedetil mungkin. CEO Executive officer Personal Assistant Internal Audit Manager HR Manager Communication, Campaign & Outreach Manager Internal Audit Coordinator HR ops coordinator Learning & Dev. coordinator Internal Audit Officer C&B officer Benefit Assistant Personnel admin & contract database assistant Recruitment officer Recruitment assistant Organization Dev. officer People development officer Consultant: Remarks: Page 6 of 7
Consultant: Remarks: Page 7 of 7