Pengenalan Database I. PENGENALAN DATABASE Data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pembeli), barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentu angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya Informasi adalah Data yang sudah diolah dan berguna bagi si pemakainya Database adalah. sekumpulan data yang terintegrasi yang diorganisasikan untuk memenuhi kebutuhan para pemakai di dalam suatu organisasi Database adalah suatu susunan atau kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan yang diorganisir atau dikelola dan simpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu, dengan menggunakan komputer, sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya Field Record NPM Nama Alamat 12345678 Aris Bekasi 11256798 Budi Depok II. PENGENALAN MICROSOFT ACCESS Micrososft Access atau Microsoft Office Access adalah sebuah program aplikasi basis data computer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office selain Microsoft Word, Microsoft Excell dan Microsoft Power Point. Microsoft Access 2007 dirilis pada tanggal 27 Januari 2007. Ms Access adalah salah satu software RDBMS yang mudah dan simple dalam pengelolaannya. Karena itu MS Access memiliki beberapa komponen utama diantaranya : 1. Tabel Fungsinya tempat untuk menyimpan data yang telah diolah dan mempunyai tema tertentu, misalnya data pelanggan, karyawan, buku, daftar nilai, dsb. Tabel merupakan komponen penting dalam dataase, tanpa tabel database tidak ada artinya. 2. Query Digunakan untuk mencari dan menampilkan data berdasarkan kriteria atau syarat tertentu. 3. Form Fungsinya untuk memasukkan dan mengubah data/informasi yang ada dalam suatu database dengan menggunakan tampilan formulir. Ini memudahkan memasukkan data dan menghindari kesalahan pemasukkan data. 1 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
4. Report Digunakan untuk menampilkan, mencetak data/informasi dalam bentuk laporan. 2.1 Pembuatan File Database baru, bisa dengan 2 cara: a. Blank Database, membuat database yang benar-benar baru. Simpan Nama Databasenya, klik Create b. Dengan memilih salah satu template database yang telah disediakan -Pada Template Categories - Pilih Local Template - Pada local template pilih yang diinginkan, misal Faculty - Lalu hasilnya Seperti yang berikut 2 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
Tampilan MS. Access 2007 (Apabila memilih Blank Document) 3 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
Tampilan Menu 4 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
III. TABEL Sebelum menuangkan rancangan tabel ke dalam tabel, ada beberapa hal yang harus di perhatikan termasuk istilah-istilah yang mungkin saja belum diketahui, diantaranya adalah: Tentukan jumlah dan jenis field sehingga data dapat disimpan di dalam field-field yang sesuai. Tentukan tipe data (data type) masing-masing field, sehingga data dapat disimpan di dalam field sesuai dengan jenisnya. Field Name, menunjuk nama kolom (field) dari tabel atau boleh disebut juga judul kolom. Bisa berisi sampai 64 karakter, boleh menggunakan spasi, huruf dan angka, tetapi tidak boleh menggunaka: (.), (!), ([]), spasi di awal karakter. Tentukan ukuran field (field size) agar data tersimpan sesuai dengan ukurannya dan tidak terjadi pemborosan memori. Tentukan kunci utama suatu tabel (primary key), maksud kunci utama adalah jika hendak mencari suatu data maka cukup menggunakan kunci tersebut yang bersifat unik dan tidak kembar untuk masing-masing data. Contoh field yang bisa dijadikan Primary Key adalah Nip dari pegawai, Nim dari mahasiswa, dll. Jangan lupa menyimpan tabel yang telah dibuat, agar pekerjaan tidak sia-sia. IV. PEMBUATAN STRUKTUR TABEL a. Pembuatan Tabel 1. Buka databasenya 2. Klik Create> Table untuk membuat table baru 3. Nanti akan muncul tab Table1, lalu simpan CTRL+S 5 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
4. Maka nama yang dimasukkan dikotak Save As akan terlihat dipanel All Access Objects > Tables b. Pembuatan Struktur table Setelah selesai simpan table, lengkapi struktur desain tabelnya dengan klik menu View > Design View Jenis data Tipe data dalam microsoft access yang dapat digunakan sesuai dengan tabel berikut ini: TEXT MEMO NUMBER Tipe data Ukuran Keterangan Berisi karakter atau alpha 0 255 Karakter numueric, berupa teks, penggabungan teks dan angka, atau angka yang tidak digunakan dalam perhitungan atau kalkulasi Berisi karakter alpha Dapat menampilkan numeric yang lebih panjang karakter sampai dengan dari 255 karakter atau teks 65.535 karakter dalam satu paragraf buah kontrol dengan ukuran mencapai 2 GB Tidak bias diurutkan atau Berisi angka yang dapat digunakan dalam diindex 1,2,4 atau 8 byte 6 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
perhitungan atau kalkulasi, kecuali nilai mata uang Date/time Currency Autonumber Yes/no OLE Object Attachment (pada access 2007) Lookup Wizard Hyperlink Digunakan untuk nilai tanggal dan waktu, misalnya untuk tanggal lahir, tanggal pembelian Digunakan untuk data yang berisi nilai mata uang. Berisi nilai numeric yang bersifat unik yang secara otomatis akan terisi ketika menambah data baru dan dapat digunakan sebagai primary key Berisi nilai 7able7n, yang digunakan untuk field yang berisi nilai true (yes) atau false (no) Berupa gambar, suara dan video Digunakan untuk menyimpan file digital images dan beberapa type file binary, seperti gambar, image, dan file office Tipe data ini bukan tipe data yang sebenarnya, hanya digunakan untuk menampilkan data dari table atau query lain Ketika anda perlu menyimpan alamat url ke website tertentu Untuk file attachment yang dikompress 7abl mencapai 2 GB, untuk file yang tidak dikompress 7abl 700kb tergantung dari kompresi file-nya Tergantung besarnya data yang diambil atau data yang disimpan 7 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
Untuk field name yang bertipe number, ketentuan panjang ukuran yang dapat dimasukkan ditentukan berdasarkan properti, dengan ketentuan sbb: Type Data Byte Integer Long Integer Double Keterangan Memberikan nilai integer (bilangan bulat) dari 0-255 dan tidak termasuk pecahan Memberikan nilai integer (bilangan bulat) dari -32,767 sampai 32,767 dan tidak termasuk pecahan Bilangan bulat dari -2.147.483.648 s.d 2.147.483.648. tidak termasuk pecahan Memberikan nilai bilangan nyata (bilangan yang memungkinkan pecahan terkecil) dengan ketelitian sampai 7 digit dibelakang titik desimal bilangan negatif dimulai dari -1.7200069313486231E308 s.d - 4.94065645841247E-324 bilangan positif dimulai dari 1.7200069313486231E308 s.d 4.94065645841247E-324 Pada keadaan tertentu, mungkin ingin mengubah sebuah tipe data dari sebuah field yang di dalamnya telah berisi data atau record. Sebelum melakukan hal tersebut pertimbangkan halhal berikut: 1. Jika mengubah ukuran field dari ukuran besar ke dalam ukuran yang lebih kecil, misalnya dari memo ke tipe text, maka access 2003 akan memotong data field yang panjang dan disesuaikan dengan ukuran yang baru. 2. Jika Access 2003 tidak mampu melakukan konversi (perubahan tipe data) maka nilai-nilai di dalam field akan dihapus. Contoh jika melakukan perubahan tipe data text ke number, maka isi dalam tipe text akan dihapus. 3. Perubahan tipe data akan memakan waktu yang lama, jika tabel telah memiliki banyak data. 4. Kita dapat melakukan pembatalan konversi data dengan menutup jendela design tabel, dari kotak dialog penyimpanan yang tampil, pilih pilihan No. Membuat Primary Key Primary key adalah field dalam suatu tabel, yang isinya bersifat unik, berfungsi sebagai identifikasi agar koneksi antar tabel dapat terjalin. Setelah pengisian field name, kita perlu menentukan field name yang akan menjadi primary key. Field yang dapat dijadikan primary key dalam tabel mempunyai ciri Unik artinya isi field tidak boleh kembar, atau isinya berbeda antara record yang satu dengan yang lainnya. Contoh bila tabel yang menampung data mahasiswa, maka yang tidak mungkin sama adalah nomor NIM. Sehingga NIM dapat dijadikan primary key. Pada contoh latihan ini kita gunakan nip sebagai primary key, karena nip satu karyawan dengan yang lainnya tidak boleh sama. Sebagai contoh kita akan membuat 3 buah tabel Tabel Biodata, Tabel Mata Kuliah dan Tabel Nilai_MHS. Dengan Design View Sebagai berikut: 8 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
Tabel Biodata Field Name Data Type Keterangan NPM Text Field Size 8, Primary Key NAMA Text Field Size 100 KELAS Text Field Size 5 ALAMAT Text Field Size 100 Tabel MataKuliah Field Name Data Type Keterangan Kode_Matkul Text Field Size 10, Primary Key Nama_Matkul Text Field Size 50 SKS Number Field Size Integer Tabel Nilai_MHS Field Name Data Type Keterangan NOMOR AutoNumber Field Size Long Integer NPM Text Filed Size 8 Kode_Matkul Text Field size 10 Nilai UTS Number Field size Single Nilai UAS Number Field size Single c. Pengisian data ke table - Letakkan pointer pada kotak teks yang pertama - Ketikkan isi ditabel - Untuk menambahkan ke baris baru, klik pada baris terbawah kemudian lakukan langkah pengisian yang sama V. PENANGAN TABEL a. Penambahan Field Anda dapat menambahkan field baru dalam table dengan mudah, - buka table dalam tampilan Design View, - tentukan lokasi - pilih menu Insert Rows b. Menghapusan Field - Klik kanan pada field yang akan dihapus, kemudian pilih menu Delete Field - Langsung field yang dihapus akan hilang c. Pengubahan isi Field - buka table dalam tampilan Design View - Pilih field yang akan diubah - Lalu ubah fieldnya 9 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
d. Penambahan Record - Buka table yang recordnya ingin dihapus - Pilih menu Home - Pilih dan klik record - Pilih new record - Dengan cara ini maka pointer akan ditampilkan di posisi paling bawah dari field pertama - Ketikkan data yang diinginkan pada record baru tersebut e. Pengahapusan Record - Buka table yang recordnya ingin dihapus - Pilih record yang akan dihapus - Klik kanan - Pilih Delete Record f. Pengurutan Data (Sort) Anda dapat mengurutkan data berdasarkan urutan tertentu.bagaimana melakukannya : - Buka tabel nya - Klik kanan pada field yang ingin diurutkan. Misalkan mengurutkan bedasarkan harga, klik kolom harga, kemudian klik Sort smallest to largest - Pengurutan tidak hanya bias diurutkan satu field, tapi bisa multifield/lebih dari satu field Untuk menghilangkan efek pengurutan ini, klik pada tombol Remove Sort, maka tampilan akan seperti awal. g. Mengganti Nama Tabel Apabila suatu saat akan mengganti nama suatu tabel yang pernah dibuat sebelumnya, maka caranya adalah: - Klik kanan pada salah satu nama tabel yang sudah dibuat, kemudian Klik RENAME - Gantilah nama tabel sesuai yang diinginkan h. Menghapus Tabel Jika sebuah tabel tidak diperlukan lagi, kita bisa menghapus atau membuangnya. Cara yang harus kita lakukan adalah sebagai berikut: - Dalam tab Tables, klik nama tabel - Tekan tombol Delete pada keyboard - Microsoft Access akan meminta konfirmasi. Klik Yes untuk menghapus tabel atau No bila tidak jadi menghapus tabel VI. BEKERJA DENGAN BEBERAPA TABEL a. Hubungan antar table 10 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
Dalam sebuah database terdiri dari beberapa tabel dan memuat record data atau informasi yang saling terkait. Tabel-tabel tersebut perlu dihubungkan satu sama lain dengan sebuah hubungan relasi. Cara membuat relasi: 1. Siapkan tabel-tabel yang akan dihubungkan relasi - Pilih menu Database Tools - Pilih dan klik Relationship - Pilih nama tabel yang akan direlasi, klik Add 11 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
- Berikut tampilan sebelum direlasi - Drag and drop langsung, misal dari NPM tabel biodata ke NPM pada tabel Nilai_MHS. Maka akan muncul kotak dialog - Lalu klik create 12 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
- Maka hasilnya seperti berikut, lakukan hal yang sama pada kode mata kuliah Hasilnya: VII. b. Penghapusan hubungan antar table - Klik kanan pada garis relasi tersebut, lalu pilih opsi Delete - Maka akan muncul kotak dialog konfirmasi penghapusan, klik Yes - Seketika garis relasi tersebut akan menghilang. c. Pencetakan tabel - Pilih tabel yang akan di print - Lalu pilih menu Print PEMBUATAN QUERY a. Metoda pembuatan Query Ada dua cara membuat query 13 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
1. Query wizard, digunakan untuk membuat tabel query sederhana 2. Design wizard, digunakan untuk membuat tabel query yang lebih kompleks sesuai keinginan pengguna 1. Membuat query menggunakan Query Wizard Membuat tabel query sedrhana dengan menggabungkan field-field dari beberapa tabel-tabel berbeda yang saling terkait. - Siapka beberapa tabel database yang akan diubah menjadi tabel query baru - Pilih menu Create, lalu pilih tombol menu Query Wizard - Akan muncul kotak dialog new query - Sebagai contoh saya akan menggunaka layout sederhana Simple Query Wizard Lalu OK 14 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
- Pilih field-fieldnya, bisa dari beberapa tabel. Tanda > untuk memindahkan field satu persatu - Tanda >> untuk memindahkan semua field pada tabel yang dipilih - Klik Next - Pilih Finish 15 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
- Berikut hasilnya 2. Membuat query menggunakan Design View 2.1 Membuat query menggunakan Design View Hanya dari Satu Tabel - Pilih menu Create, lalu pilih tombol menu Query Design - Add tabel yang akan dibuat query nya, Sebagai contoh kita hanya akan memilih darei tabel Nilai_MHS - Maka akan tampil seperti dibawah ini 16 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
Setelah itu, Klik Run Pilih Field dan tabelnya - Jangan Lupa disave querynya (Misal Query Nilai) Maka hasil Querynya adalah: 2.2 Membuat query menggunakan Design View Lebih dari Satu Tabel - Siapkan beberapa tabel database yang akan diubah menjadi tabel query baru - Pilih menu Create, lalu pilih tombol menu Query Design - Add tabel yang akan dibuat query nya 17 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
Cara membuatnya dengan klik tombol Builder - Setelah diklik Icon Builder maka akan tampil kotak dialog - Pembuatan Calculated field pada Query Kita akan bermaksud mencari nilai rata-rata, nilai rata-rata didapat dari proses (Nilai UTS + Nilai UAS) / 2, dimana nilai ini berada pada tabel Nilai_MHS - Maka hasilnya seperti berikut, jangan lupa ubah nama Expr 2 menjadi Nilai Rata, dan save dengan nama Query Rata2 18 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
b. Penyisipan field - Buka Query yang mau disisipin Field yang baru - Letakkan kusor pada lokasi field yang mau ditambahkan - Pada tab Query Setup pilih klik Insert Columns - Maka akan muncul kolom baru disebelah kanan kusor aktif c. Penghapusan field Buka Query yang mau dihapus Fieldnya Letakkan kusor pada lokasi field yang mau dihapus Pada tab Query Setup pilih klik Delete Columns Maka akan hilang kolom dihapus pada kusor aktif D. Memfilter dengan criteria 19 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
Maksud memfilter dengan criteria pada query adalah membuat query dengan batasan criteria tertentu, sebagai contoh saya membuat query dengan criteria yang ditampilkan adalah mahasiswa yang memiliki Nilai UTS diatas 60. Setelah mengetik criteria untuk melihat hasilnyanya klik icon tab Run. Maka hasilnya menjadi: a. Pencetakan Query - Klik Icon Print - Maka akan muncul kotak dialog Print - Klik Print/Ok VIII. PEMBUATAN FORM Form ini sebuah tarmuka program yang memudahkan user berinteraksi dan juga dapat dipakai untuk mengatur flow program karena form kadang menjadi antarmuka utama dari user. Dengan form, kesalahan input data menjadi berkurang karena data akan dimasukkan dengan dengan benar. a. Pembuatan formulir dengan wizard Cara membuatnya: - Klik pada tab Create > More Form> lalu pilih Form Wizard 20 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
- Pili field mana saja yang diinginkan - Lalu klik Next, maka akan tampil kotak dialog untuk memilih tipe layout formnya Missal Columnar 21 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
- Isikan nama title Form yang anda inginkan - Maka hasilnya 22 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
IX. b. Pembuatan formulir tanpa wizard Membuat formulir tanpa wizard bisa dengan 2 cara 1. Dengan menu Create < Form c. Pencetakan Formulir PEMBUATAN LAPORAN a. Pembuatan laporan dengan autoreport - Siapkan tabel database yang akan dibuatkan report - Pilih menu tab Create < pilih menu Report ( kita akan menggunakan tabel Nilai_MHS) - Maka hasilnya - Lalu Save, Maka akan muncul kotak dialog Save As. - Ketik nama Report yang diingikan, Lalu klik OK b. Pembuatan laporan dengan report wizard Dengan teknik ini anda dapat membuat tabel laporan sesuai keinginan dengan memilih field-field tertentu yang akan digunakan dalam tabel report Cara membuatnya sebagai berikut : - Siapkan tabel dari database yang akan diubah menjadi reprt - Pilih menu tab Create< pilih Report Wizard - Maka akan muncul kotak dialog Report Wizard 23 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
- Setelah klik Next, Maka anda diminta untuk mengurutkan field-field nya - Setelah klik Next, Maka anda diminta field manakah yang akan diurutkan bisa secara Ascending atau Descending 24 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
- Lalu klik Next 25 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
- Setelah klik Next, Anda diminta membuat nama dari report/laporan yang akan dibuat, Save dengan nama nilai 26 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A
27 M. A C C E S S 2 0 0 7 - F A R A M I T A