BAB III ANALISIS MODEL III.1. Pendahuluan Bab ini akan mengemukakan dasar pemikiran yang digunakan dalam pembentukan model audit untuk SI perusahaan, khususnya dikaitkan pada proses penyampaian dan dukungan (delivery & support) pada pelayanan dan model yang dikembangkan tersebut didesain sehingga dapat digunakan untuk mengetahui maturity dan mengukur kinerja dari setiap proses TI yang dilakukan di dalam SI perusahaan. Pengembangan model dilakukan dengan mempertimbangkan : lingkungan internal bisnis perusahaan, pelayanan optimum yang sebaiknya disediakan oleh SI perusahaan (diuraikan di sub bab III.2), serta persyaratan generik yang sebaiknya disediakan dalam pengendalian SI (dari COBIT). Pemahaman tentang lingkungan internal bisnis R & D Center mengambil sampel dari PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center. Evaluasi dilakukan terhadap unit bagian data & IT Support meliputi: struktur organisasi, personil, pelayanan (fungsi bisnis), produk, konfigurasi infrastruktur di dalam PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center, sampai keterlibatan manajemen PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center untuk memperhatikan kepatuhan aktivitas unit bagian data & IT Support dengan prosedur kerja yang sudah ditetapkan. Sebuah kerangka kerja dalam pembentukan model merupakan hasil akhir dari bab ini. III.2. Profil Perusahaan III.2.1. Gambaran Perusahaan III.2.1.1. Sejarah Sejarah PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk R & D Center dimulai pada tahun 1979 yang ditandai dengan berdirinya Pusat Pendidikan Penelitian dan Pengembangan Telekomunikasi (Pusdiklitbangtel). Sejalan dengan meningkatnya peran penelitian dan pengembangan serta kegiatan yang berfokus pada penelitian dan
pengembangan, organisasi ini pada tahun 1985 memisahkan diri kemudian berubah nama menjadi Pusat Penelitian dan Pengembangan Telekomunikasi (Puslitbangtel). Pada tahun 1990 fungsi perencanaan ditambahkan, sehingga unit ini berubah nama sesuai dengan fungsinya menjadi Pusat Perencanaan Penelitian dan Pengembangan (Pusrenlitbang) Seiring dengan perkembangan teknologi telekomunikasi dan informasi serta untuk menentukan arah yang jelas, pada tahun 1993 unit ini mulai melakukan pemutakhiran visi, strategi dan sumber daya yang strategis sebagai batu pijakan sehingga fungsi unit ini pun kembali di sesuaikan dengan mengambil fokus pada teknologi informasi dan berubah nama menjadi Pusat Prencanaan dan Pengembangan Teknologi Informasi (Pusrenbangti) Pada tahun 1995, unit ini kembali mengalami restrukturisasi guna menyesuaikan diri dengan kebutuhan dunia telekomunikasi dan antisipasi perkembangan di masa datang. Dan sejak itulah unit ini berubah nama menjadi Devisi Riset Teknologi Informasi (RisTi). Pada tahun yang sama, sebagai bagian pelaksanaan strategi, RisTi merenovasi lingkungan kerjanya dengan tujuan untuk mendapatkan suatu lingkungan kerja yang terbuka, transparan dan berteknologi tinggi. Secara pararel RisTi juga mulai merintis pengembangan IT-Based Office dengan basis intranet RisTiNet. RisTi kembali mencapai milestone monumental dengan melakukan take off pada tahun 1997 yang ditandai dengan diresmikan sarana dan prasarana RisTi oleh Menparpostel bersamaan dengan diterimanya sertifikat UKAS / NAMAS oleh Rumah Uji RisTi serta diimplementasikannya secara penuh IT-Based Office. Sejak saat itu RisTi mulai berbagi informasi dengan komunitas luar melalui program RisTi visit Year. Perintisan program Research Development Partner (RDP) dengan mitra global juga dimulai dengan antisipasi terhadap kebutuhan RsiTi di masa datang. Pada tahun ini pula produk RisTi mulai didaftarkan untuk pertama kalinya pada Direktorat Jendral HAKI (Hak Atas Kekayaan Intelektual) RisTi mulai menapakkan kakinya menuju suatu pusat RDI (Research Development Inovation) bidang Teknologi Informasi yang bersifat global dan disegani, yang juga
berfungsi untuk membangun komunitas TI di Indonesia sekaligus mendorong pertumbuhan ekonomi di Indonesia melalui pemanfaatan Teknologi Informasi. RisTI sebagai product developer dan sistem developer telah mengeluarkan produkproduk berupa spec dan standar telekomunikasi yang dijadikan acuan bagi pemanfaatan teknologi telekomunikasi, produk subsitusi, layanan informasi, software aplikasi dan lain-lain. Sebagai unit dari PT Telekomunikasi Idonesia, Tbk., R & D Center terus melakukan kegiatan riset, pengembangan teknologi, inovasi produk, sistem dan proses dengan memanfaatkan sumber daya secara maksimal untuk mengantisipasi perubahan teknologi dan tuntutan pelayanan dalam memenangkan persaingan. Sebagai bentuk antisipasi terhadap perubahan tantangan lingkungan industri jasa telekomunikasi Indonesia saat ini dan beberapa tahun ke depan, telah dilakukan pembaharuan srategi korporasi PT. Telekomunikasi Indonesia Untuk itu, melalui Keputusan Direksi PT Telekomunikasi Indonesia Nomor : KD 17/PS150/CTG- 00/2003, Divisi RisTI kembali mengalami restrukturisasi dan namanya berubah menjadi Pusat Riset dan Pengembangan (R & D Center), yang selanjutnya disebut TELKOM RisTI yang dimaksudkan sebagai penyesuaian bentuk organisasi Divisi Riset Teknologi Informasi terhadap strategi perusahaan. Tujuan pembentukan PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. R & D Center adalah terbentuknya pusat pengelola riset teknologi perusahaan yang lebih kondusif di dalam mengoptimalkan dukungannya terhadap peningkatan kapabilitas perusahaan melalui pengembangan produk berbasis jaringan dan teknologi informasi. Bidang usaha PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. R & D Center adalah pengembangan produk aplikasi dan layanan berbasis jaringan (network based services), pengembangan infrastruktur jaringan untuk semua unit bisnis PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk serta aktivitas riset lainnya yang dibutuhkan perusahaan. Untuk dapat lebih jelasnya mengenai visi, misi, tujuan, dan struktur organisasi PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center, dapat dilihat pada lampiran A.
III.2.1.2. Siklus Aktivitas PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center Sejalan dengan misi PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center yang senantiasa menumbuh kembangkan kompetensi / profesionalisme dan produktivitas yang inovatif di bidang teknologi informasi, beberapa kegiatan riset dan pengembangan layanan baru telah banyak dihasilkan dan sudah dapat dinikmati baik oleh intern PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. maupun masyarakat pengguna jasa telekomunikasi pada umumnya. PERUSAHAAN PESAING PEMASOK PRODUK PERUSAHAAN PELANGGAN / MASYARAKAT Produk IT :Produk-produk software hardware, dan infrastruktur pendukung Direct Product : Pengujian perangkat, Kalibrasi alat ukur, Dokumen Standar Konsultasi : perencanaan jaringan, assessment teknologi, dan proyek riset teknologi lainnya. Information Services :event seminar, pameran, workshop, penyediaan situs majalah dan portal commerce ristishop.com Royalty & Integration Fee : produk inovasi Gambar III.1 Siklus Aktivitas Perusahaan Gambar III.1 siklus aktivasi perusahaan PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center mengadopsi pada gambar III.2 konsep sistem ERP pada berikut ini.
C U S T O M E R S Front Office Sales & Distribution Service Application Corporate Reporting Central Database Human Resources Management Back Office Financial Applications Manufacturing Application Inventory Management S U P P L I E R S Gambar III.2 Konsep sistem ERP (Enterprise Resource Planning) [9] Produk komersial PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center dapat dibedakan dalam bebarapa kategori diantaranya: a) IT Solution Solusi teknologi informasi merupakan bagian dari produk komersial PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center yang ditawarkan dalam bentuk : Produk-produk software PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center untuk berbagai berbagai kebutuhan perusahaan dan pemerintahan. Pengembangan software berdasarkan kebutuhan customer yang didukung oleh SDM kompeten dan berpengalaman dalam berbagai proyek pengembangan software. Total solution yang menawarkan solusi menyeluruh kesisteman yang menyangkut solusi software, hardware, dan infrastruktur pendukung. Sejumlah solusi yang ditawarkan untuk meningkatkan performansi suatu perusahaan antara lain : Solusi corporate workflow : Budget Monitoring, Project Management, Knowledge Management Solusi e-government Terpadu: SIMTAP, V-SIMTAP, e-health, e-learning, Online Payment System
SIM (Sistem Informasi Manajemen) untuk industri telekomunikasi : Infrastructure Monitoring & Planning System Aplikasi smart card : Smart BAS, Smart e-purse, Smart Health Care, Access Control, Kaliber (Kartu Listrik Prabayar), Smart Fingerprint, Smart Campus. Solusi wireless : berbasis teknologi SMS, WAP, MMS, misalnya Mobile Medical Information System, ETOSMail, dll. Aplikasi web informasi & GIS untuk berbagai kebutuhan. b) Direct Product Merupakan produk-produk PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center yang dapat dikonsumsi langsung tanpa perlu adanya kastemisasi. Pengujian perangkat baik untuk kepentingan type approval (TA) maupun quality assurance (QA) Kalibrasi alat ukur Dokumen Standar c) Konsultasi Merupakan layanan jasa expertise yang meliputi, perencanaan jaringan, assessment teknologi, dan proyek riset teknologi lainnya. Perencanaan jaringan Skenario & perencanaan implementasi produk IT solution Technology Assessment
Mutu Penyusunan dokumen strategis (SDP-IT/FTP Nas/N21/T2001) Perencanaan dan implemenasi Softswich Perencanaan dan implemenasi Video Conference Perencanaan dan implemenasi PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk Worksmart Perencanaan dan implemenasi PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk Hotspot. d) Information Services Merupakan layanan yang berupa sharing information kepada masyarakat umum tentang perkembangan/trend teknologi dan bisnis informasi yang dituangkan dalam event seminar, pameran, workshop, penyediaan situs majalah telekomunikasi dan informasi dan portal commerce ristishop.com. Seminar & Pameran: ETBiS (Executive Technology and Business Session), ANJA (Apresiasi Nasional Jaringan Akses), TPE (Techno Pre-Eminence) RisTIShop.com e) Royalty & Integration Fee Merupakan suatu manfaat komersial yang diperoleh dari hasil pengembangan produk inovasi dan properti intelektual baik secara mandiri maupun bekerjasama dengan mitra, seperti royalty dari pembuatan buku, dan patent. Layanan Desa Maju/Vintenet PONDASI/Teman TelkomSMS-smte ViPho
Smart Card Buku Ilmiah III.2.2. Sistem Informasi PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center Secara garis besar sistem informasi perusahaan dapat dikelompokkan kedalam sistem informasi untuk internal dan eksternal Gambar III.3 Infrastruktur Jaringan Sistem Informasi di PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center Sistem informasi internal diperuntukkan bagi pelayanan kegiatan internal perusahaan yang dilakukan melalui intranet. Sedangkan sistem informasi eksternal diperuntukkan bagi pelayanan kegiatan internal dan eksternal perusahaan yang dilakukan melalui internet.
III.3. Analisis Teknologi Informasi III.3.1. Sumberdaya Teknologi Informasi Sumberdaya Teknologi Informasi mencakup: manusia (people), sistem aplikasi (application systems), teknologi (technology), fasilitas (facilities), dan data seperti tampak pada gambar II.6. kerangka kerja proses TI dan gambar II.9. kubus COBIT. People. Sumberdaya manusia yang memiliki keahlian untuk merencanakan, mengorganisasikan, menghimpun, mendistribusikan, mendukung, dan memonitor sistem informasi pada pelayanan informasi, secara umum telah dimiliki oleh perusahaan. Seperti seorang analis dan programmer yang merancang dan mebuat sistem aplikasi. Tim SIM yang merencanakan sistem informasi, dan seluruh staf yang akan memakai sistem informasi dan memberikan layanan informasi. Application System, secara umum prosedur sudah ada, namun demikian belum ada pembakuan dalam bentuk standar (standard operating procedure). Technology, secara umum teknologi (hardware, software, operating system, network equipment) cukup memadai dan mendukung operasional sistem informasi. Namun demikian sistem jaringan internet sering mengalami gangguan akibatnya akses menjadi lambat. Facilities, secara umum fasilitas sistem informasi telah memadai. Seluruh staf memiliki satu terminal PC untuk koneksi ke sistem. Data, pada umumnya data perusahaan sebagian besar sudah terintegrasi. Sumberdaya SI yang ada saat ini sudah cukup memadai, akan tetapi masih memerlukan pengelolaan lebih lanjut agar sumberdaya dapat digunakan efisien. III.3.1.1. Perencanaan dan Pengorganisasian SI Sistem informasi dilingkungan perusahaan sudah diterapkan sejak berdirinya PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center. Pada awalnya hanya aplikasi
sederhana, kemudian berkembang sampai aplikasi yang seperti sekarang berbasis online dan web. Perencanaan sistem informasi dilakukan secara bertahap mulai dari aktivitas utama (core business), yaitu sistem informasi riset produk sampai pada sistem informasi pendukung lainnya seperti sistem informasi keuangan, kepegawaian, dan lain-lain. Dengan adanya sistem informasi, banyak proses-proses bisnis kini dapat dilakukan secara on-line. III.3.1.2. Pengadaan dan Implementasi SI Untuk merealisasikan rencana sistem informasi, maka dilakukan pengadaan dan implementasi. Pengadaan perangkat lunak, dikembangkan dengan cara memanfaatkan sumberdaya ahli yang ada didalam perusahaan, apakah melalui pembentukan tim SIM atau melalui tenaga ahli. Sedangkan pengadaan perangkat keras dilakukan dengan cara pembelian langsung atau tender ke pihak ketiga (supplier). Begitupun dengan instalasi jaringan, khususnya wireless dilakukan melalui kerjasama dengan pihak ketiga (vendor). Implementasi sistem ke dalam proses bisnis dilakukan secara bertahap, satu sisi sistem manual masih dijalankan, sementara sistem yang baru (berbasis TI) sudah mulai dijalankan. Implementasi dimulai dari sistem informasi kepegawaian, sistem informasi keuangan, sistem informasi produk dan jasa, baru ke sistem yang lainnya. Dengan strategi pengadaan dan implementasi tersebut maka sistem informasi perusahaan kini dapat direalisasikan sesuai dengan rencana dan diintegrasikan dengan baik. III.3.1.3. Penyampaian dan Dukungan SI Sistem informasi perusahaan kini banyak dirasakan manfaatnya, terutama dalam kaitannya dengan pelayanan karyawan, baik yang bersifat internal maupun
eksternal. Penerapan sistem informasi dilakukan dengan cara membuat petunjuk praktis maupun dengan melatih pegawai yang akan mengoperasionalkan. Keamanan terhadap jalannya sistem dilakukan dengan cara pemberian hak akses atau otorisasi. Hak akses dimulai dari Top Manager, Midle Manager, staf, sampai hak akses level bawah. Pengoperasian, pemeliharaan atau perbaikan sistem informasi akibat dinamika sistem maupun kegagalan dilakukan oleh vendor (pihak ke tiga). III.3.1.4. Pengawasan SI Pengawasan operasional secara rutin atas sistem informasi dilakukan oleh manajer masing-masing, kepala bagian masing-masing serta pimpinan puncak. Pengawasan sistem informasi sudah dilakukan, akan tetapi masih memerlukan pengawasan lebih lanjut terutama dalam hal mengawasi proses, menilai kecukupan pengendalian internal, memperoleh jaminan independen, dan menyediakan audit independen. III.3.2. Analisis IT Governance SI Perusahaan Pengaturan perusahaan (enterprise governance) dipengaruhi oleh sekumpulan dan arahan pengaturan teknologi informasi (IT Governance) seperti gambar II.15 pengaruh IT Governance terhadap pengaturan perusahaan dan aktivitas perusahaan membutuhkan aktivitas TI seperti gambar II.13. aktivitas perusahaan membutuhkan aktivitas TI. Berikut disampaikan analisa IT Governance SI perusahaan. Pengaturan perusahaan dapat dilakukan dengan praktek terbaik yang dapat diterima secara umum untuk menjamin pekerjaan perusahaan mencapai tujuan, melalui pengendalian seperti gambar II.14. siklus pengaturan perusahaan. Dari tujuan-tujuan ini mengalir arahan pada perusahaan, yang mengatur aktivitas kerja perusahaan dengan menggunakan sumberdaya yang ada. Hasil kegiatan kerja perusahaan diukur dan dilaporkan, untuk memberikan masukan, memelihara pengendalian dan perbaikan tetap.
Pengaturan SI juga ditentukan oleh praktek terbaik yang menjamin informasi perusahaan dan teknologi terkait mendukung tujuan bisnisnya, sumberdaya digunakan dengan tanggung jawab dan resikonya diatur secara memadai seperti gambar II.15. siklus pengaturan TI. Praktek tersebut membentuk dasar arahan kegiatan SI yang dapat digolongkan kedalam domain PO, AI, DS danm untuk pengaturan (memperoleh keamanan, keterandalan dan ketaatan) dan mendapat keuntungan (meningkatkan efektifitas dan efisiensi).setiap domain terdiri dari proses dari aktivitas seperti pada gambar II.8. tiga tingkat usaha pengaturan III.3.2.1. Analisis Pengendalian Internal SI SI perusahaan harus dapat mendukung tujuan strategis untuk meningkatkan posisi daya saing (competitive) perusahaan. SI perlu dikelola dengan baik agar dapat memberikan manfaat dan keuntungan secara potimal. Tujuan sistem informasi perusahaan adalah menyiapkan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung tercapainya visi, misi, dan tujuan perusahaan. Tujuan pengendalian adalah untuk meminimalkan resiko dan menjaga agar SI bekerja secara efektif, efisien, dan dapat dipercaya seperti ditunjukkan pada gambar II.15 siklus pengaturan TI. III.3.2.2. Analisis Model Audit SI Pengendalian SI dilingkungan perusahaan selama ini belum dilakukan begitu juga dengan pedoman audit SI belum dilaksanakan. Pedoman audit digunakan untuk menyediakan struktur yang sederhana untuk mengaudit dan menilai pengendalian berdasarkan pada praktek audit. Model yang biasanya digunakan untuk menilai pengendalian adalah menggunakan model audit selain menggunakan model analisa resiko. Model audit SI perusahaan
dapat diaudit melalui pendekatan pedoman manajemen COBIT, yang terdiri dari model maturity, CSF, KGI dan KPI. III.3.3. Definisi Model Audit PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center Model audit yang dikembangkan dalam tesis ini berisi serangkaian indikator pengukuran dan kendali objektif yang dibutuhkan oleh unit sistem informasi PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. R & D Center dalam melakukan berbagai proses untuk menyampaikan pelayanan informasi sesuai kebutuhan bisnis (delivery & support disingkat DS) terhadap kinerja SI perusahaan yang menjamin bahwa SI melakukan aktivitasnya di dalam koridor bisnis yang telah digariskan. Model ini juga ditujukan agar pihak manajemen dapat melakukan penilaian tingkat maturity dari proses IT yang ada di lingkungan sistem informasi. III.3.4. Parameter Pembentukan Model Audit PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center Deskripsi di atas menunjukan bahwa pembentukan model dilakukan berdasarkan dua pandangan, yaitu pandangan bisnis (enterprise governance) dan pandangan sistem informasi (IT governance). Untuk dapat mengakomodasi dua pandangan yang berbeda tersebut maka parameter-parameter di bawah ini digunakan dalam penyusunan model audit SI perusahaan : 1. Lingkungan internal bisnis perusahaan 2. Standar COBIT 3. Teori dan praktik pengelolaan sistem informasi perusahaan Untuk menjelaskan hubungan ketiga parameter tersebut terhadap model audit SI perusahaan, dapat dilihat gambar III.4. Standar COBIT (DS) Lingkungan bisnis perusahaan Model audit Sistem Informasi Perusahaan (DS) Teori & Praktik manajemen perusahaan
Gambar III.4 Keterkaitan antara ketiga parameter dalam penyusunan model audit SI Perusahaan. Observasi terhadap lingkungan internal bisnis PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk R & D Center berguna untuk mengungkapkan keberadaan dan kondisi DS di dalam sistem informasi perusahaan. Lingkungan sistem informasi PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk R & D Center digunakan sebagai sampel dalam tesis ini. Fakta tentang DS yang ditemukan, akan dipetakan kedalam proses IT untuk domain DS di dalam COBIT. III.3.5. Kerangka Kerja Model Audit SI PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center. Kerangka kerja pengembangan model audit SI PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk R & D Center dalam kaitannya dengan delivery & support. Kerangka kerja ini dipakai untuk penyusunan alat pengukuran kinerja sistem informasi PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center sehingga tingkat maturity setiap proses sistem informasi dapat diketahui. Lihat gambar III.5.
COBIT PROSES AUDIT SISTEM INFORMASI PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. R & D Center. PROSES DS1 PROSES DS2 PROSES DS3 PROSES DS4 PROSES DS5 PROSES DS6 PROSES DS7 PROSES DS8 PROSES DS9 PROSES DS10 PROSES DS11 PROSES DS12 PROSES DS13 CSF, KPI, KGI Sistem Informasi PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. R & D Center Pengendalian Internal PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. R & D Center Bisnis PT. Telekomunikasi Indonesia, Tbk. R & D Center Gambar III.5. Kerangka kerja model audit SI PT. Telekomunikasi Indonesia,Tbk R & D Center berkaitan dengan delivery & support