BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar belakang Pada era globalisasi seperti sekarang ini, teknologi dan informasi sudah bukanlah hal yang asing bagi masyarakat. Perkembangan teknologi dan informasi semakin sangat pesat. Hal ini dapat dilihat dari penggunaan teknologi yang semakin luas di berbagai bidang. Turban et al. (2005) menyatakan bahwa dukungan teknologi informasi akan membantu orang menyelesaikan pekerjaan dengan tingkat efisien, terlebih dalam hal pengambilan keputusan strategis, di mana informasi yang dihasilkan suatu sistem informasi akan sangat membantu memberikan solusi bisnis. Perusahaan berlomba-lomba untuk menerapkan sistem informasi dalam kegiatan bisnisnya agar tidak kalah saing dengan perusahaanperusahaan lainnya, baik dari dalam maupun luar negri yang sudah terlebih dulu menerapkan sistem informasi. Sistem informasi mendukung perusahaan untuk mencapai efektivitas dan efesiensi dalam proses bisnis perusahaan. Dengan adanya suatu sistem informasi dapat membantu dalam pengembangan mutu maupun kinerja dari sebuah perusahaan sehingga user dapat menghindari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Sistem informasi digunakan untuk menampilkan informasi dengan cepat dan akurat tanpa adanya redundancy dan juga memberikan penghematan dalam penggunaan ruang yang biasanya digunakan sebagai tempat pengarsipan dari sistem manual. Hal tersebut terjadi dikarenakan adanya kumpulan data yang telah diolah dan disimpan dalam komputer. Universitas Bina Nusantara telah berdiri sejak 33 tahun yang lalu dan fokus pada dunia pendidikan. Universitas Bina Nusantara merupakan salah satu universitas swasta unggulan di Indonesia dengan jumlah mahasiswa mencapai 6.000 lebih setiap tahunnya. Kurniali (2012) menyatakan bahwa perguruan tinggi yang merupakan lembaga penyedia jasa pendidikan tinggi dapat disetarakan dengan model bisnis. 1
2 Semua data-data mengenai sekolah-sekolah dan jumlah siswa-siswi sekolah yang menjadi target pemasaran disimpan dalam sebuah program aplikasi berbasis desktop yaitu Marketing Information System. Dengan adanya aplikasi berbasis desktop yang dimiliki oleh divisi pemasaran Universitas Bina Nusantara, masalah penyimpanan data-data sudah teratasi. Masih ada beberapa kekurangan dari aplikasi tersebut seperti adanya data-data yang belum terhubung. Divisi pemasaran Universitas Bina Nusantara mengharapkan aplikasi yang akan dikembangkan nantinya akan membuat data-data dapat tersusun rapi, terintegrasi dengan baik, dapat dimanipulasi secara cepat dan akurat, dan mudah dikontrol. Menurut Wijaya (2011), Semua kegiatan operasional dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat dikerjakan dan dikendalikan oleh suatu program aplikasi sistem informasi. Pada prinsipnya suatu sistem informasi terintegrasi dapat bekerja dan mendukung kegiatan operasional yang berhubungan dengan data-data yang berkaitan dengan proses bisnis perusahaan. Divisi pemasaran Universitas Bina Nusantara juga mengharapkan implementasi aplikasi menjadi berbasis web. Menurut Kurniali, (2012), Implementasinya pada website perguruan tinggi pun diharapkan bisa mengangkat brand atau persepsi calon mahasiswa, yang pada akhirnya bisa mempengaruhi keputusan pemilihan perguruan tinggi oleh calon mahasiswa. Berdasarkan latar belakang tersebut, Penulis menganalisa, merancang, dan mengimplementasi aplikasi basis data mengenai sistem informasi pemasaran berbasis web dalam sebuah penelitian yang berjudul Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data mengenai Sistem Informasi Pemasaran Berbasis Web pada Universitas Bina Nusantara. 1.2 Rumusan masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan di atas maka permasalahan yang akan diangkat oleh penulis dalam penelitian ini yaitu: 1. Bagaimana membuat proses pemasaran pada divisi pemasaran menjadi lebih efektif dan efisien?
3 2. Bagaimana membangun sistem basis data yang dapat memudahkan divisi pemasaran pada Universitas Bina Nusantara dalam melakukan kegiatan pemasaran? 3. Bagaimana data-data pada divisi pemasaran dapat diakses secara cepat dan akurat? 4. Bagiamana data-data pada divisi pemasaran dapat tersimpan secara aman dan hanya dapat diakses oleh pihak tertentu yang memiliki hak akses terhadap data tersebut? 1.3 Ruang lingkup Aplikasi yang akan dikembangkan adalah sistem informasi pemasaran berbasis web yang akan membantu Universitas Bina Nusantara dalam kegiatan pemasaran. Penelitian ini memiliki ruang lingkup: 1. Informasi Sekolah Menengah Atas (SMA) Karyawan dapat melihat informasi sekolah-sekolah yang telah dibagi menjadi beberapa kategori oleh Universitas Bina Nusantara. Informasi yang disampaikan berupa profile sekolah, kategori sekolah dan data rinci yang berhubungan dengan sekolah (data siswa-siswi, data pengelola sekolah, data siswa-siswi yang mendaftar dan yang melanjutkan perkuliahan di Universitas Bina Nusantara). 2. Sistem manajemen pendataan sekolah. Karyawan dapat melakukan manipulasi data sekolah dan siswa sekolah tersebut melalui operasi insert, update, delete, dan view data yang ditampilkan melalui website. Pada aplikasi ini, data sekolah dan data siswa akan terkoneksi. Pada aplikasi sebelumnya, data tersebut merupakan data terpisah yang tidak terkoneksi. 3. Sistem notifikasi/pemberitahuan Merancang sistem untuk memfasilitasi proses pemberitahuan bagi para user seperti pemberitahuan ulang tahun pengelola sekolah dan sekolah sehingga karyawan dapat mengirimkan kartu ucapan ulang tahun kepada pihak sekolah.
4 Hal ini berguna bagi divisi pemasaran untuk menjalin relasi yang baik dengan target pemasaran
5 4. Sistem pengelolaan distribusi promotion tools Distribusi promotion tools yang digunakan oleh karyawan bagian sales awalnya melalui proses secara manual. Sistem pengelolaan distribusi promotion tools akan dikonversi menjadi sistem yang terkomputerisasi sehingga karyawan bagian promotion dapat mengawasi proses pendistribusian. 1.4 Tujuan dan manfaat Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu : 1. Menganalisis kebutuhan divisi pemasaran dalam pengelolaan data yang dapat meningkatkan kinerja karyawan pada divisi pemasaran Universitas Bina Nusantara 2. Menganalisis dan merancang sistem basis data dengan seluruh proses beserta basis data yang saling terintegrasi, memiliki data yang konsisten dan redundansi data minimal sehingga dapat digunakan untuk menggantikan sistem informasi pemasaran yang sedang berjalan. 3. Membangun aplikasi basis data mengenai sistem informasi pemasaran berbasiskan web pada Universitas Bina Nusantara Adapun manfaat-manfaat yang diperoleh sebagai berikut : 1. Meningkatkan keamanan data-data pada divisi pemasaran. 2. Membantu kerja kegiatan pemasaran menjadi lebih efektif dan efisien karena informasi yang didapatkan lebih cepat dan akurat. 3. Memudahkan bagian promotion dalam melakukan pengawasan distribusi promotion tools. 4. Membantu Universitas Bina Nusantara dalam membangun relasi yang baik dengan sekolah rekanan maupun non-rekanan yaitu mengirimkan surat ucapan ulang tahun ketika sekolah ataupun pengelola sekolah sedang berulang tahun. Dalam hal ini, Staff akan dibantu melalui fitur notifikasi ulang tahun (BirthdayReminder) yang ditambahkan pada aplikasi ini.
6 5. Menghasilkan laporan yang akurat dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan karena tersedianya informasi yang cepat dan akurat. 1.5 Metodologi Dalam mengenalisis dan merancang aplikasi basis data pada sistem informasi pemasaran Universitas Bina Nusantara, digunakan dua metode penelitian yaitu : 1. Metode analisis Metode analisis dilakukan dengan tiga cara, yaitu : a. Studi pustaka Studi pustaka dilakukan untuk mengumpulkan data dari berbagai macam referensi yaitu buku, jurnal ilmiah dan internet yang mendukung sesuai dengan sistem yang akan dikembangkan. b. Wawancara Penulis melakukan wawancara langsung dengan Marketing Manager, Head of Sales dan Head of Promotion Universitas Bina Nusantara. Kegiatan wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan dan mengumpulkan data-data yang dibutuhkan seperti sistem yang sedang berjalan dan sistem yang diharapkan ada di Universitas Bina Nusantara. c. Observasi Metode observasi membantu untuk memahami sistem yang sedang berjalan. Data yang ada pada Universitas Bina Nusantara dapat diamati dengan seksama dan dilakukan analisa seusai dengan kebutuhan yang meliputi data-data atau informasi dan proses bisnis dalam Universitas Bina Nusantara. 2. Metode perancangan Metode perancangan dilakukan dengan dua cara, yaitu : a. Perancangan sistem basis data Perancangan basis data dilakukan dengan menggunakan metodologi perancangan basis data yang terdiri dari tiga tahapan, yaitu : 1) perancangan basis data konseptual 2) perancangan basis data logikal
3) perancangan basis data fisikal. 7
8 b. Perancangan aplikasi Penulis juga melakukan perancangan aplikasi dengan menggunakan perancangan struktur menu dan perancangan layar. 1.6 Sistematika penulisan Dalam menguraikan masalah yang ada di dalam proses bisnis Universitas Bina Nusantara, disusun berdasarkan sistematika sebagai berikut : BAB 1 Pendahuluan Pada bab ini akan dibahas mengenai latar belakang, rumusan masalah ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian dan sistematika penulisan yang terdapat dalam penulisan skripsi. BAB 2 Tinjauan Pustaka Pada bab ini akan dibahas mengenai teori-teori yang dikutip berdasarkan studi kepustakaan. Teori-teori ini akan digunakan sebagai referensi untuk pemecahan masalah dalam analisa dan perancangan. BAB 3 Metodologi Pada bab ini akan dijelaskan mengenai analisis masalah (analisis sistem yang sedang berjalan, analisis kebutuhan user, identifikasi masalah, usulan pemecahan masalah), perancangan basis data, perancangan diagram UML dan perancangan program aplikasi. BAB 4 Hasil dan Pembahasan Pada bab ini akan dibahas mengenai spesifikasi sistem, proses implementasi, panduan pengoperasian program aplikasi basis data pada sistem informasi pemasaran Universitas Bina Nusantara dan evaluasi.
9
10 BAB 5 Simpulan dan Saran Bab ini berisi simpulan hasil pengembangan rancangan sistem informasi yang dapat menjawab masalah yang disampaikan pada Bab 3 dan saran berupa usulan yang dapat dijadikan sebagai referensi untuk pengembangan sistem informasi pemasaran bagi pengguna serta membantu penulis untuk mencapai tujuan dari penulisan skripsi ini.