GARIS PANDUAN PERMOHONAN BAUCER STAF 1 NOTEBOOK (BS1N) UNIVERSITI SAINS ISLAM MALAYSIA 2017 1
BAHAGIAN 1 PERMOHONAN BS1N 1.1 PENGENALAN SKIM BAUCER STAF 1 NOTEBOOK (BS1N) Skim BAUCER STAF 1 NOTEBOOK (BS1N) ini diperkenalkan bagi menyokong dan melaksanakan konsep BYOD (Bring Your Own Device) di USIM melalui pemberian baucer Staf 1 Notebook (BS1N) kepada staf yang layak mengikut Garis Panduan Penempatan Perkakasan ICT Mengikut Kumpulan Staf Bagi Keperluan Pentadbiran. 1.2 TUJUAN SKIM BAUCER STAF 1 NOTEBOOK (BS1N) BS1N bertujuan untuk memberi kemudahan kepada staf yang layak dalam membekalkan kemudahan ICT mengikut kesesuaian dan keperluan khusus individu dalam memenuhi keperluan dan tuntutan kerja. 1.3 PENAMBAHBAIKAN Melalui konsep BS1N ini, notebook yang diperolehi oleh staf akan menjadi hak milik kekal staf dan dalam masa yang sama menjimatkan kos penyelenggaraan yang ditanggung oleh Universiti. Perisian-perisian standard seperti operating system (OS) Windows 8 / Windows 10 dan perisian-perisian lain masih dibekalkan kepada staf yang menerima baucer BS1N. Bagaimanapun, Microsoft Office boleh dimuatturun melalui Microsoft Office 365 oleh individu. 1.4 SYARAT-SYARAT PERMOHONAN ini terbuka kepada staf pentadbiran dan ahli akademik USIM dengan syarat-syarat berikut:- 1.4.1 Semua staf pentadbiran, ahli akademik, Guru Bahasa dan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah (PPP) USIM berstatus Tetap 2
serta bergred 41 dan ke atas, layak memohon BS1N bagi tujuan perolehan notebook. 1.4.2 Bagi staf kontrak, boleh memohon komputer milik Universiti untuk tujuan pinjaman daripada Unit Operasi Khidmat Pengguna (UOKP), GOAL-ITQAN. 1.4.3 BS1N boleh dimohon satu (1) kali dalam tempoh lima (5) tahun. 1.4.4 Bagi pemegang aset ICT USIM sediada, hanya layak memohon BS1N selepas 5 tahun usia aset. 1.4.5 Bagi staf yang telah diluluskan cuti belajar atau sedang cuti belajar, tidak layak memohon BS1N. 1.5 NILAI BAUCER 1.5.1 Nilai BS1N adalah sebanyak RM 1,500.00 bagi tujuan perolehan notebook. 1.5.2 Bagi tujuan perolehan, staf bolehlah menambah nilaian dengan peruntukan peribadi sekiranya jumlah perolehan melebihi nilaian BS1N. 1.6 PROSES PERMOHONAN BS1N 1.6.1 Setiap pemohon yang layak, boleh memohon BS1N melalui Urusetia BS1N di Unit Operasi Khidmat Pengguna (UOKP), GOAL-ITQAN. 1.6.2 Panel Pemilihan BS1N adalah terdiri daripada wakil PKAUSIM, PRAGMATIS dan GOAL-ITQAN. 1.6.3 Hanya permohonan yang diterima secara online dan memenuhi syarat permohonan sahaja yang akan diproses oleh Urusetia BS1N. 1.6.4 Proses permohonan adalah dalam tempoh empat belas (14) hari bekerja. 1.6.5 Penentuan pemberian BS1N adalah tertakluk kepada kriteria pemilihan BS1N. 1.6.6 Bagi staf yang memilih pakej BS1N perlu mengembalikan PC desktop atau notebook, Mac Mini atau Macbook Air milik USIM kepada UOKP, GOAL-ITQAN. 1.6.7 Staf yang layak menerima pakej ini akan dibekalkan dengan BS1N oleh Urusetia BS1N beserta borang Setuju Terima Tawaran. 1.6.8 Penerima BS1N adalah layak membuat perolehan notebook sahaja. 3
1.6.9 Perolehan boleh dibuat melalui mana-mana Syarikat Komputer atau pembekal yang dikehendaki oleh staf selepas menandatangani Surat Setuju Terima BS1N. 1.6.10 Perolehan perkakasan hendaklah bersesuaian dengan keperluan bagi menyokong kerja- kerja pentadbiran dan Pengajaran&Pembelajaran (P&P). 1.6.11 Perolehan boleh dibuat oleh penerima BS1N daripada mana-mana pembekal dengan merujuk kepada UOKP, GOAL-ITQAN bagi spesifikasi perkakasan dan harga pasaran bagi mengelak kerugian di peringkat staf. 1.6.12 Staf perlu mengemukakan bukti pembelian kepada Urusetia BS1N dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh pembelian bagi tujuan tuntutan bayaran. 1.6.13 Urusetia BS1N akan membuat pengesahan tuntutan bayaran kepada Jabatan Bendahari. 1.7 NILAIAN KRITERIA KELAYAKAN PENERIMAAN BAUCER Penilaian kriteria adalah berdasarkan kepada : 1.7.1 Tempoh pemberian BS1N terdahulu (sekiranya ada). 1.7.2 Status perkhidmatan dan tempoh perkhidmatan. 1.7.3 Status notebook atau PC desktop sediada. 1.7.4 Kedudukan bajet semasa. BAHAGIAN 2 PENGURUSAN BS1N 2.1 TAWARAN TERIMAAN BAUCER BS1N 2.1.1 Pemohon yang berjaya menerima BS1N hendaklah membuat maklumbalas terimaan tawaran dalam tempoh empat belas (14) hari daripada tempoh tawaran dibuat. 2.1.2 Kegagalan membuat maklumbalas dalam tempoh yang ditetapkan, boleh menyebabkan tawaran ditarik semula dan Pemohon perlu membuat permohonan semula. 4
2.2 TEMPOH SAH LAKU BAUCER GARIS PANDUAN PERMOHONAN BAUCER STAF 1 NOTEBOOK (BS1N) 2.2.1 Sah laku baucer adalah dalam tempoh tiga puluh (30) hari daripada tarikh dikeluarkan. 2.2.2 Bagi baucer yang telah luput, staf hendaklah memohon semula pakej BS1N. 2.3 PENYELENGGARAAN DAN KEROSAKAN 2.3.1 Penerima BS1N dinasihatkan agar mendapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) tahun jaminan (warranty) dari tarikh pembelian ke atas notebook yang diperolehi. Sila semak dan pastikan bersama pihak pembekal. 2.3.2 Sebarang penyelenggaraan atau kerosakan ke atas notebook adalah menjadi tanggungjawab Staf. Sila dapatkan perkhidmatan daripada pihak pembekal atau pihak ketiga. 2.3.3 Tiada sebarang penggantian atau kerja-kerja penyelenggaraan akan dijalankan ke atas aset milik peribadi oleh pihak GOAL-ITQAN. 2.3.4 Bagi tujuan perkhidmatan, staf boleh mendapatkan khidmat nasihat daripada pihak GOAL-ITQAN sebagai garis panduan. 2.4 KEHILANGAN 2.4.1 Sebarang kehilangan adalah menjadi tanggungjawab Staf. Staf diminta untuk membuat penggantian bagi sebarang kehilangan Tiada sebarang peruntukan tambahan disediakan oleh pihak Universiti. 2.5 PENAMATAN PERKHIDMATAN 2.5.1 Bagi penerima BS1N yang menamatkan perkhidmatan atau ditamatkan perkhidmatan, penalti atau rebat akan dikenakan sebagaimana berikut : Bil Terma Perkakasan Tidak Perkakasan Dikembalikan Dikembalikan 1. Staf yang menamatkan perkhidmatan atau ditamatkan perkhidmatan kurang 3 bulan daripada tarikh penggunaan BS1N Penerima BS1N 90% d a r i p a d a nilai Universiti akan 90% daripada nilai dengan nilai 5
2. Staf yang menamatkan perkhidmatan Penerima BS1N Universiti akan atau ditamatkan perkhidmatan dalam 75% tempoh 3-6 bulan daripada tarikh 75% d a r i p a d a nilai daripada nilai penggunaan BS1N dengan nilai 3. Staf yang menamatkan perkhidmatan atau ditamatkan perkhidmatan dalam tempoh 6-12 bulan daripada tarikh penggunaan BS1N 4. Staf yang menamatkan perkhidmatan atau ditamatkan perkhidmatan dalam tempoh 12-24 bulan daripada tarikh penggunaan BS1N Penerima BS1N 50% d a r i p a d a nilai Penerima BS1N 25% d a r i p a d a nilai Universiti akan 50% daripada nilai dengan nilai Universiti akan 25% daripada nilai dengan nilai 5. Staf yang menamatkan perkhidmatan atau ditamatkan perkhidmatan melebihi 24 bulan daripada tarikh penggunaan BS1N - - 6