GARIS PANDUAN MENGENAI PENGGUNAAN DAN PENGURUSAN KOMPUTER UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (UiTM) KEDAH

GARIS PANDUAN MENGENAI PENGGUNAAN DAN PENGURUSAN KOMPUTER UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (UiTM) KEDAH KEMASKINI OGOS 2014 UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (UITM) KEDAH

ISI KANDUNGAN PERKARA ISI KANDUNGAN MUKASURAT i 1. PENGENALAN 1 2. TUJUAN 1 3. SKOP 1 4. PERATURAN PENGGUNAAN KOMPUTER 4.1 PENGGUNAAN PERKAKASAN 2 4.2 PENGGUNAAN PERISIAN 2 4.3 PENGURUSAN SISTEM KOMPUTER 3 4.4 PENGGUNAAN INTERNET DAN E-MEL RASMI 4 4.5 PENGURUSAN KESELAMATAN 4.5.1 KESELAMATAN PERKAKASAN 4 4.5.2 KESELAMATAN PERISIAN 5 5. PENUTUP 5 6. LAMPIRAN LAMPIRAN A : MENYUSUN SEMULA FAIL DALAM DISK (DEFRAGMENTATION) Untuk Sistem Operasi Windows 7 Untuk Sistem Operasi Windows Vista Untuk Sistem Operasi Windows XP iii vi ix LAMPIRAN B : MEMBERSIHKAN DISK (DISK CLEANUP) Untuk Sistem Operasi Windows 7 Untuk Sistem Operasi Windows Vista Untuk Sistem Operasi Windows XP xii xv xviii LAMPIRAN C : MEMADAM MAKLUMAT YANG DISIMPAN SEMASA MELAYARI INTERNET (DELETE BROWSING HISTORY) Untuk Sistem Operasi Windows 7 Untuk Sistem Operasi Windows Vista Untuk Sistem Operasi Windows XP xxii xxv xxvii i

Garis Panduan Mengenai Penggunaan Dan Pengurusan Komputer Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah 1. PENGENALAN Garis panduan ini adalah untuk memberikan panduan yang khusus kepada semua pegawai dan kakitangan Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah mengenai tanggungjawab mereka sewaktu mengguna, mengendali dan menyimpan rekod-rekod di dalam komputer. Ia juga mengariskan beberapa etika yang perlu dipatuhi ketika menggunakan kemudahan komputer di dalam Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah. 2. TUJUAN Tujuan panduan penggunaan dan pengurusan komputer ini adalah untuk memastikan bahawa: 2.1 Semua pegawai dan kakitangan Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah maklum tentang adanya panduan dan peraturan terhadap penggunaan komputer; 2.2 Kemudahan komputer digunakan selaras dengan panduan dan peraturan yang ditetapkan; 2.3 Para pengguna kemudahan komputer sedar akan tanggungjawab mereka di dalam pengurusan rekod-rekod di dalam komputer tersebut; dan 2.4 Dapat meminimakan sebarang permasalahan kepada kemudahan komputer Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah. 3. SKOP Peraturan penggunaan dan pengurusan komputer ini meliputi: 3.1 Semua kemudahan komputer yang disediakan oleh Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah; dan 3.2 Semua pegawai dan kakitangan Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah. 4. PERATURAN PENGGUNAAN DAN PENGURUSAN KOMPUTER Peraturan penggunaan dan pengurusan komputer di Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah terbahagi kepada 5 kategori iaitu Penggunaan Perkakasan, Penggunaan Perisian, Pengurusan Sistem Komputer, Penggunaan Internet dan E-mel Rasmi, dan Pengurusan Keselamatan. Peraturanperaturan yang dikemukakan ini hendaklah dipatuhi sepenuhnya agar satu penggunaan yang sistematik, efisyen dan berwibawa dapat dilaksanakan secara menyeluruh. 1

Garis Panduan Mengenai Penggunaan Dan Pengurusan Komputer Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah 4.1 PENGGUNAAN PERKAKASAN 4.1.1 Anda adalah bertanggungjawab dalam menentukan perkakasan komputer seperti CPU, monitor, papan kekunci, tetikus, Pengawal Voltan Automatik (AVR) dan wayar sambungan (extension wire) adalah dalam keadaan baik. 4.1.2 Anda adalah bertanggungjawab dalam menentukan persekitaran perkakasan komputer dalam keadaan selamat seperti tidak terdedah kepada haba yang keterlaluan, tidak berkeadaan basah atau berair dan berminyak, tidak di tempat berhabuk, tidak menambah beban berlebihan di atas perkakasan komputer seperti meletakkan fail atau buku yang berlebihan ke atas CPU atau monitor. 4.1.3 Anda hendaklah memastikan semua komputer, AVR dan suis utama serta soket penyambungan elektrik ditutup selepas waktu pejabat atau setelah tidak digunakan lagi. 4.1.4 Anda dinasihatkan supaya tidak selalu atau kerap memindah lokasi perkakasan komputer. Ini adalah untuk mengelakkan daripada getaran dan kesan terkena hentakan (tidak sengaja) pada perkakasan komputer yang boleh memendekkan jangka hayat perkakasan komputer tersebut. 4.1.5 Anda adalah dilarang menggunakan kemudahan komputer dan perkakasan komputer di luar waktu pejabat. Walau bagaimanapun anda boleh menggunakan kemudahan tersebut di luar waktu pejabat jika mendapat Pengesahan Kerja dari Ketua Bahagian/ Ketua Unit. 4.1.6 Bagi komputer riba, anda adalah diamanahkan untuk memastikan komputer riba tidak jatuh, terhempas atau mengalami gegaran yang keterlaluan. 4.2 PENGGUNAAN PERISIAN 4.2.1 Anda adalah bertanggungjawab dalam menentukan komputer menggunakan perisian yang sah sahaja. Anda dilarang memasang atau memasukkan perisian tidak sah atau cetak rompak ke dalam komputer sama ada melalui floppy disk atau CD/DVD-ROM atau memindah turun dari Internet atau mana-mana media tanpa kebenaran dari Unit Teknologi Maklumat (UTM). Perisian yang sah boleh diinstalasi oleh Juruteknik Komputer. 2

Garis Panduan Mengenai Penggunaan Dan Pengurusan Komputer Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah 4.2.2 Anda dilarang sama sekali memindah turun (download) fail dari Internet atau mana-mana program yang memerlukan penggunaan memori besar serta mempengaruhi kepantasan rangkaian dan jangka hayat komputer. 4.2.3 Anda adalah dilarang menggunakan komputer untuk tujuan pemasangan video CD atau DVD atau muzik atau permainan komputer dan aktiviti-aktiviti yang tidak berkaitan dengan urusan pejabat pada bila-bila masa. 4.2.4 Anda adalah dilarang menggunakan komputer untuk tujuan komunikasi peribadi dan aktiviti-aktiviti yang tidak berkaitan dengan urusan pejabat pada bila-bila masa. 4.3 PENGURUSAN SISTEM KOMPUTER 4.3.1 Anda digalakkan untuk melaksanakan penyelenggaraan komputer sekurangkurangnya sebulan sekali untuk memastikan prestasi komputer sentiasa berada pada tahap yang optimum dengan: 4.3.2 Menyusun semula kedudukan fail dalam disk dengan kaedah Defragmentation untuk memastikan kedudukan fail sentiasa berada dalam keadaan yang mudah diambil oleh sistem (sila rujuk lampiran B). 4.3.3 Membersihkan disk dengan kaedah Disk Cleanup untuk memadamkan fail yang tidak diperlukan oleh sistem komputer (sila rujuk lampiran C). 4.3.4 Memadam maklumat yang disimpan semasa melayari Internet dengan kaedah Delete Browsing History (sila rujuk lampiran D). 4.3.5 Anda dilarang untuk mengubah sebarang konfigurasi sedia ada dalam komputer. Anda perlu memaklumkan kepada Juruteknik Komputer sekiranya sistem komputer mengeluarkan sebarang mesej asing. 4.3.6 Anda perlu menyimpan semua dokumen di dalam folder dan diletakkan di dalam Local Disk (D:) untuk memudahkan proses penyelenggaraan sekiranya komputer perlu di format. 4.3.7 Anda tidak digalakkan untuk menyimpan dokumen di Desktop dan menggunakan interaktif wallpaper kerana ia akan melambatkan operasi sistem komputer. 3

Garis Panduan Mengenai Penggunaan Dan Pengurusan Komputer Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah 4.4 PENGGUNAAN INTERNET DAN E-MEL RASMI 4.4.1 E-mel yang mempunyai nama domain kedah.uitm.edu.my adalah e-mel rasmi jabatan dan ia hanyalah untuk tujuan rasmi sahaja. 4.4.2 Anda yang mempunyai kemudahan akaun e-mel dikehendaki untuk menyemak dan mengemaskini email tersebut sekurang-kurangnya sekali sehari. 4.4.3 E-mel yang telah menghampiri saiz maksimum simpanan perlu dipadam untuk membolehkan kemudahan e-mel dapat berfungsi dengan baik. 4.4.4 Anda tidak digalakkan mengirim e-mel yang mempunyai lampiran bersaiz besar melebihi 2 Mb. Ini adalah untuk mengoptimumkan kadar kelajuan kiriman dan membuka e-mel tersebut. Anda dinasihati supaya menggunakan format.zip atau compress fail yang bersaiz besar sebelum membuat kiriman. 4.4.5 Sekiranya anda ingin menghantar emel kepada bilangan pengguna yang ramai (200 orang) dan saiz emel yang besar (melebihi 100 K), anda perlu menggunakan aplikasi emel For Your Information. Pautan untuk ke aplikasi For Your Information tersebut boleh diperolehi daripada Unit Teknologi Maklumat. 4.4.6 Anda tidak digalakkan untuk mengirim e-mel yang tidak berkaitan dengan tugas rasmi kepada kumpulan pengguna yang tidak berkaitan kerana ruang e-mel yang diberikan untuk setiap staf adalah terhad. 4.4.7 Anda ditegah daripada melayari laman web yang tidak berkaitan dengan tugas kerja. 4.5 PENGURUSAN KESELAMATAN 4.5.1 KESELAMATAN PERKAKASAN 4.5.1.1 Kemudahan komputer yang diamanahkan kepada anda yang terletak di dalam bilik atau pejabat terdedah kepada ancaman yang menjejaskan keselamatannya. Oleh itu, anda hendaklah sentiasa memastikan komputer hendaklah diletakkan di tempat yang mempunyai kawalan fizikal yang selamat daripada penceroboh atau sebarang bentuk capaian tidak sah. 4

Garis Panduan Mengenai Penggunaan Dan Pengurusan Komputer Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah 4.5.1.2 Apabila disedari sebarang kejadian kehilangan perkakasan komputer, anda hendaklah dengan segera melaporkan kejadian tersebut kepada Pejabat Polis Bantuan UiTM Kedah berserta butir-butir lengkap perkakasan yang hilang. 4.5.2 KESELAMATAN PERISIAN 4.5.2.1 Virus komputer merupakan salah satu ancaman kepada keselamatan perisian komputer yang tersebar luas. Antara langkah yang perlu anda praktikkan supaya tidak mengalami ancaman virus ialah: i) Memastikan pattern antivirus terkini diinstall dalam komputer anda. ii) iii) Mengimbas pen drive atau external hard disk menggunakan pakej antivirus terlebih dahulu sebelum membukanya di komputer anda. Tidak muat-turun pakej atau aplikasi baru terutamanya dari sumber yang tidak dapat dipastikan keselamatannya. iv) Jangan muat-turun fail tertentu yang dikirimkan melalui e-mel terutamanya fail yang boleh dilarikan seperti.vbs,.pl,.exe, atau apa sahaja jenis fail yang berkemungkinan mengandungi virus. 4.5.2.2 Anda dinasihatkan supaya tidak meninggalkan komputer anda ketika sedang menggunakan aplikasi atas talian kerana dibimbangi akan berlaku pencerobohan. Pastikan anda telah keluar dari aplikasi tersebut apabila tidak digunakan. 5. PENUTUP Garis Panduan ini mengandungi amalan-amalan terbaik mengenai penggunaan dan pengurusan komputer yang patut diikuti oleh semua kakitangan Universiti Teknologi MARA (UiTM) Kedah. Garis Panduan ini akan dikemaskini dari masa ke semasa selaras dengan perkembangan teknologi maklumat. 5

LAMPIRAN A : MENYUSUN SEMULA FAIL DALAM DISK (DEFRAGMENTATION) ii

Untuk Sistem Operasi Windows 7 BIL PAPARAN SKRIN LANGKAH 1 Skrin 1: Desktop 1. Tutup semua aplikasi dan dokumen. 2. Klik kanan pada ikon Computer. 3. Pilih Open. 2 Skrin 2: Computer 1. Klik kanan pada Local Disk (C:). 2. Pilih Properties. iii

3 Skrin 3: Local Disk (C:) Properties 1. Klik pada tab Tools. 2. Pada ruangan Defragmentation, klik butang Defragment Now... 4 Skrin 4: Disk Defragmenter 1. Klik partition yang ingin di defrag. 2. Klik butang Analyze disk untuk mengetahui sama ada partition tersebut memerlukan proses defragmentasi. iv

5 Skrin 5: Disk Defragmenter 1. Klik pada butang Defragment disk 6 Skrin 6: Disk Defragmenter 1. Skrin menunjukkan sistem sedang dalam proses defragmentasi. v

Untuk Sistem Operasi Windows Vista BIL PAPARAN SKRIN LANGKAH 1 Skrin 1: Desktop 4. Tutup semua aplikasi dan dokumen. 5. Klik kanan pada ikon Computer. 6. Pilih Open. 2 Skrin 2: Computer 3. Klik kanan pada Local Disk (C:). 4. Pilih Properties. vi

3 Skrin 3: Local Disk (C:) Properties 3. Klik pada tab Tools. 4. Pada ruangan Defragmentation, klik butang Defragment Now... 4 Skrin 4: Disk Defragmenter 2. Klik pada butang Defragment now... vii

5 Skrin 5: Disk Defragmenter: Defragment Now... 1. Tandakan pada ruangan yang berkenaan. 2. Klik butang OK. 6 Skrin 6: Skrin Disk Defragmenter 1. Skrin menunjukkan sistem sedang dalam proses defragmentasi. 2. Klik butang Cancel defragmentation untuk menamatkan proses defragmentasi. viii

Untuk Sistem Operasi Windows XP BIL PAPARAN SKRIN LANGKAH 1 Skrin 1: Desktop 1. Tutup semua aplikasi dan dokumen. 2. Klik kanan pada ikon My Computer. 3. Pilih Open. 2 Skrin 2: My Computer 1. Klik kanan pada Local Disk (C:). 2. Pilih Properties. ix

3 Skrin 3: Local Disk (C:) Properties 1. Klik pada tab Tools. 2. Pada ruangan Defragmentation, klik butang Defragment Now... 4 Skrin 4: Disk Defragmenter 1. Sila pilih volume untuk defragment. 2. Klik pada butang Defragment. 5 Skrin 5: Skrin Disk Defragmenter Skrin menunjukkan sistem sedang dalam proses defragmentasi. x

LAMPIRAN B : MEMBERSIHKAN DISK (DISK CLEANUP) xi

Untuk Sistem Operasi Windows 7 BIL PAPARAN SKRIN LANGKAH- LANGKAH 1. Skrin 1: Desktop 1. Untuk membuka aplikasi, klik: i. Start ii. All Programs iii. Accessories iv. System Tools v. Disk CleanUp xii

4. Skrin 2: Disk Cleanup : Drive Selection 1. Pilih Drive yang akan dibersihkan. 2. Kemudian, klik butang OK. 5. Skrin 3: Disk Cleanup Skrin menunjukkan sistem sedang mengimbas fail-fail yang akan dipadam. 6. Skrin 4: Disk Cleanup for (C:) 1. Pada ruangan Files to delete:, tandakan pada kotak yang berkenaan. 2. Klik butang OK. xiii

7. Skrin 5: Disk Cleanup 1. Klik butang Delete Files. 8. Skrin 6: Disk Cleanup Skrin menunjukkan sistem sedang dalam proses memadam fail. xiv

Untuk Sistem Operasi Windows Vista BIL PAPARAN SKRIN LANGKAH-LANGKAH 1. Skrin 1: Desktop 2. Klik kanan pada ikon Computer. 3. Pilih Open. 2. Skrin 2: Computer 1. Klik kanan pada Local Disk (C:) 2. Pilih Properties. xv

3. Skrin 3: Local Disk (C:) Properties 1. Klik pada tab General. 2. Klik pada butang Disk Cleanup. 4. Skrin 4: Disk Cleanup Options 3. Pilih antara 2 jenis fail. 4. Klik pada pilihan tersebut. 5. Skrin 5: Disk Cleanup Skrin menunjukkan sistem sedang mengimbas fail-fail yang akan dipadam. xvi

6. Skrin 6: Disk Cleanup for (C:) 3. Pada ruangan Files to delete, tandakan pada kotak yang berkenaan. 4. Klik butang OK. 7. Skrin 7: Disk Cleanup 2. Klik butang Delete Files. 8. Skrin 8: Disk Cleanup Skrin menunjukkan sistem sedang dalam proses memadam fail. xvii

Untuk Sistem Operasi Windows XP BIL PAPARAN SKRIN LANGKAH-LANGKAH 1. Skrin 1: Desktop 1. Klik kanan pada ikon My Computer. 2. Pilih Open. 2. Skrin 2: My Computer 1. Klik kanan pada Local Disk (C:) 2. Pilih Properties. xviii

3. Skrin 3: Local Disk (C:) Properties 1. Klik pada tab General. 2. Klik pada butang Disk Cleanup. 4. Skrin 4: Disk Cleanup Skrin menunjukkan sistem sedang mengimbas fail-fail yang akan dipadam. xix

5. Skrin 5: Disk Cleanup for (C:) 1. Pada ruangan Files to delete, tandakan pada kotak yang berkenaan. 2. Klik butang OK. 6. Skrin 6: Disk Cleanup for (C:) 1. Klik butang Yes. 7. Skrin 7: Disk Cleanup Skrin menunjukkan sistem sedang dalam proses memadam fail. xx

LAMPIRAN C : MEMADAM MAKLUMAT YANG DISIMPAN SEMASA MELAYARI INTERNET (DELETE BROWSING HISTORY) xxi

Untuk Sistem Operasi Windows 7 PAPARAN SKRIN LANGKAH 1. Skrin 1: Desktop 1. Klik kanan pada ikon Internet Explorer. 2. Pilih Open. 2. Skrin 2: Windows Internet Explorer 1. Klik pada tab Tools. 2. Pilih Internet Options. xxii

3. Skrin 3: Internet Options 1. Klik pada tab General. 2. Pada ruangan Browsing history, klik butang Delete... xxiii

4. Skrin 4: Delete Browsing History 1. Tandakan pada kotak yang dikehendaki. 2. Kemudian klik butang Delete. 5. Skrin 5:Delete Browsing History Skrin menunjukkan fail-fail sedang dalam proses pemadaman. xxiv

Untuk Sistem Operasi Windows Vista PAPARAN SKRIN LANGKAH 1. Skrin 1: Desktop 3. Klik kanan pada Internet Explorer. 4. Pilih Properties. 2. Skrin 2: Internet Properties 3. Klik pada tab General. 4. Pada ruangan Browsing History, klik butang Delete... xxv

3. Skrin 3: Delete Browsing History 3. Klik butang Delete all... 4. Skrin 4: Delete Browsing History 1. Tandakan kotak Also delete files setting stored by add-ons. 2. Klik butang Yes. 5. Skrin 5:Delete Browsing History Skrin menunjukkan fail-fail sedang dalam proses pemadaman. xxvi

Untuk Sistem Operasi Windows XP BIL PAPARAN SKRIN LANGKAH 1. Skrin 1: Desktop 1. Klik kanan pada Internet Explorer. 2. Pilih Internet Properties. 2. Skrin 2: Internet Properties 1. Klik pada tab General. 2. Pada ruangan Temporary Internet Files, klik pada butang Delete Cookies... xxvii

3. Skrin 3: Delete Cookies 1. Klik butang Ok. 4 Skrin 4: Internet Properties 1. Klik pada tab General. 2. Pada ruangan Temporary Internet Files klik pada butang Delete Files... 5. Skrin 5: Delete Files 1. Tandakan kotak Delete all offline content. 2. Klik butang Ok. xxviii