PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN, PEMBELIAN, DAN PERSEDIAAN MATERIAL PADA PT MITRA SINERGI ADHITAMA 1 Ria Ayu Anggraini Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia Tanty Oktavia, S.Kom., MM. Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia dan Suryanto, S.Kom., MM Binus University, Jakarta Barat, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak Teknologi informasi sudah menjadi bagian penting dalam kegiatan bisnis suatu perusahaan. Dengan penerapan teknologi informasi pada perusahaan, maka akan memungkinkan perusahaan menerapkan sistem informasi akuntansi yang terintegrasi sehingga dapat membantu proses bisnis yang berjalan pada perusahaan. Saat ini, perusahaan PT Mitra Sinergi Adhitama belum menggunakan sistem informasi akuntansi yang terintegrasi sehingga perusahaan mengalami masalah dalam siklus penjualan, pembelian, dan persediaannya. Di antaranya adalah belum tersedianya sistem yang dapat membantu mendokumentasikan setiap transaksi yang dilakukan perusahaan dan menyediakan laporan sewaktu-waktu yang dapat membantu
2 pengambilan keputusan. Metodologi yang digunakan untuk menanggulangi masalah yang dihadapi perusahaan adalah metode analisis menurut teori Satzinger serta teori sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal. Untuk perancangan sistem aplikasi digunakan Microsoft Visual Studio 2008 serta Microsoft SQL Server 2008. Sedangkan, untuk perancangan database yang mendukung sistem aplikasi digunakan arsitektur two-tier. Hasil perancangan dengan metode analisis Satzinger, teori sistem informasi akuntansi, dan pengendalian internal menghasilkan modul-modul aplikasi untuk penjualan, pembelian, dan persediaan yang dapat mendokumentasikan transaksi yang dilakukan serta memberikan laporan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Simpulan dari perancangan ini, bahwa dengan penerapan aplikasi ini akan sangat membantu PT Mitra Sinergi Adhitama untuk memperbaiki sistem dan prosedur yang sedang berjalan sehingga dapat memperoleh informasi yang dibutuhkan dengan tepat waktu dan akurat. Kata Kunci : Sistem, prosedur, pengendalian internal, penjualan, pembelian, persediaan 1. Pendahuluan Teknologi informasi sudah menjadi bagian penting dalam suatu perusahaan yang memungkinkan perusahaan untuk menerapkan sistem informasi yang terintegrasi sehingga diharapkan akan membantu proses bisnis yang terjadi dalam perusahaan. Manajemen juga akan terbantu dalam memantau dan memastikan bahwa prosedurprosedur dalam perusahaan telah dilaksanakan oleh para karyawan. Selain itu, manajemen dapat memperoleh informasi dengan cepat, tepat, dan akurat sehingga manajemen akan terbantu dalam proses pengambilan keputusan. PT Mitra Sinergi Adhitama merupakan salah satu perusahaan sistem integrator
3 yang didirikan pada tahun 2005. PT Mitra Sinergi Adhitama memiliki empat bidang bisnis yaitu, aktivasi sistem (activation), perbaikan sistem (recovery), pelacakan jalur (trace core), dan pemeliharaan (maintainance). Selama ini, PT Mitra Sinergi Adhitama masih menggunakan sistem manual yang bergantung pada ketelitian karyawannya dan memungkinkan terjadinya kecurangan yang dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Bukan hanya itu, prosedur kerja yang belum jelas juga dapat menjadi celah terjadi kecurangan yang dilakukan karyawannya. Oleh sebab itu, sebagai perusahaan yang sedang berkembang, PT Mitra Sinergi Adhitama membutuhkan penerapan teknologi informasi untuk sistem pada ketiga siklus utamanya yaitu penjualan, pembelian, dan persediaan. Dengan adanya teknologi informasi pada ketiga siklus tersebut maka akan memungkinkan perusahaan untuk menerapkan sistem informasi akuntansi yang terintegrasi sehingga akan membantu dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan. Selain itu, penerapan sistem informasi akuntansi yang terintegrasi juga akan memudahkan manajemen dalam memperoleh laporan terkait siklus penjualan, pembelian, dan persediaan yang berjalan pada perusahaan. Dengan demikian, maka akan memudahkan manajemen dalam proses pengambilan keputusan. 2. Metodologi Perancangan sistem informasi akuntasi untuk PT Mitra Sinergi Adhitama pada siklus penjualan, pembelian, dan persediaan dilakukan dengan melakukan beberapa langkah dan metodologi. Perancangan sistem informasi akuntansi diawali dengan penelitian literatur untuk mencari teori-teori pendukung topik sistem informasi akuntansi. Setelah itu dilakukan penelitian lapangan untuk mengetahui sistem yang berjalan pada perusahaan serta
4 mengetahui kelemahan-kelemahan yang ada. Kemudian dilakukan analisis sistem yang berjalan dan merancang sistem baru dengan menggunakan metode Analisis dan Perancangan Berorientasi Obyek menurut pendekatan teori Satzinger. Dan sebagai hasil dari analisis sistem dibuatlah rancangan sistem aplikasi dengan menggunakan software Microsoft Visual Studio (VB.NET) 2008 dan Microsoft SQL Server 2008, serta perancangan database dengan menggunakan arsitektur two-tier. 3. Hasil 3.1. Analisis Sistem Berjalan Perancangan sistem informasi akuntansi untuk PT Mitra Sinergi Adhitama dimulai dengan melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan. Analisis sistem yang berjalan berguna untuk memahami proses bisnis dan mengetahui kelemahan-kelemahan yang menjadi kendala bagi perusahaan. Saat ini, PT Mitra Sinergi masih menggunakan sistem manual. Sistem manual yang berjalan saat ini pada PT Mitra Sinergi Adhitama masih memiliki kekurangan di antaranya belum jelasnya prosedur kerja dan pembagian tugas antar karyawannya. Prosedur dan pembagian tugas yang belum jelas akan menghambat kegiatan operasional perusahaan dan memungkinkan terjadinya kecurangan yang dilakukan karyawan.
5 Prosedur kerja yang sedang berjalan pada PT Mitra Sinergi Adhitama : Dengan sistem manual seperti sekarang dan belum diterapkannya sistem informasi akuntansi yang terintegrasi, PT Mitra Sinergi Adhitama masih mengalami masalah dalam kegiatan operasionalnya seperti: 1. Belum jelasnya prosedur kerja pada siklus penjualan, pembelian, dan persediaan sehingga memungkinkan terjadi kecurangan yang dilakukan karyawan dalam ketiga siklus tersebut, seperti dimanipulasinya data material di gudang, data pengembalian material proyek, dan data permintaan pembelian material.
6 2. Belum adanya pemisahaan tanggung jawab dalam proses pembelian, penerimaan, dan pencatatan persediaan. Selama ini, proses pembelian, penerimaan, dan pencatatan persediaan hanya ditangani oleh satu orang. Seharusnya, sistem dengan internal kontrol yang baik akan memisahkan tanggung jawab untuk ketiga proses tersebut. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kelancaran dan keabsahan proses bisnis perusahaan dan menghindari dari kemungkinan kecurangan yang dilakukan karyawan. 3. Terkait persediaan, belum adanya standar yang ditetapkan mengenai jumlah minimum yang ditetapkan sebagai dasar untuk proses pemesanan material. Selama ini, pembelian hanya didasarkan pada permintaan material kebutuhan proyek, namun tidak ada batas minimum jumlah material yang harus tersedia di gudang, sehingga jika ada proyek yang membutuhkan material tambahan harus menunggu material dipesan terlebih dahulu. 4. Pada siklus penjualan, tidak tersedianya data atau informasi mengenai tenaga kerja yang dapat digunakan untuk menyelesaikan proyek memungkinkan proyek yang diterima tidak maksimal atau melebihi kapasitas tenaga kerja. Selain itu, dalam pendataan kebutuhan proyek dalam Bill Of Quantity, belum adanya sistem yang terintegrasi menyebabkan bagian Logistic membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mencocokkan nama material yang dibutuhkan proyek sesuai dengan data Bill Of Quantity dengan nama material dalam catatan gudang. 5. Dalam hal penyediaan laporan, manajemen kesulitan untuk memperoleh laporan terkait penjualan, pembelian, dan persediaan sewaktu-waktu dikarenakan sistem pengolahan data penjualan, pembelian, dan persediaan
7 yang belum terkomputerisasi sehingga akan membutuhkan waktu untuk mengolah data menjadi laporan. Hal ini akan menghambat kegiatan operasional khususnya dalam pengambilan keputusan penerimaan proyek dan pembelian material. 3.2. Usulan Penyelesaian Masalah Untuk menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan, maka usulan yang dapat diberikan kepada perusahaan adalah : 1. Perancangan prosedur kerja baru yang menjadi panduan kerja para karyawan pada siklus penjualan, pembelian, dan persediaan. Pada siklus penjualan, prosedur yang dirancang mencakup permintaan penjualan jasa, pengerjaan penjualan jasa, pencatatan piutang, penagihan, pencatatan penerimaan pembayaran piutang, dan pencatatan penjualan. Pada siklus pembelian, prosedur kerja yang dirancang meliputi prosedur permintaan pembelian, permintaan penawaran harga dan pemilihan supplier, pemesanan, penerimaan, dan pencatatan hutang. Sedangkan pada siklus persediaan, prosedur yang dirancang meliputi prosedur permintaan dan pengeluaran material dari gudang, penambahan stok karena adanya pengembalian material, dan penghitungan fisik persediaan. 2. Pembagian tugas yang jelas antara bagian logistic, purchasing, dan bagian receiving dengan membagi hak akses dalam sistem informasi yang dirancang sesuai dengan posisi dan tanggungjawab user dalam proses bisnis perusahaan. Bagian logistic bertanggungjawab atas penyimpanan material di gudang, permintaan pembelian untuk material yang tidak tersedia, dan melakukan
8 stock opname. Bagian purchasing bertanggungjawab atas pemesanan material kepada supplier berdasarkan permintaan pembelian material dari bagian logistic. Sedangkan bagian penerimaan bertanggungjawab untuk mengecek material yang dikirimkan oleh supplier. Bagian penerimaan harus memastikan bahwa material yang dikirim sesuai dengan material yang dipesan oleh bagian purchasing dan material dalam kondisi yang baik. Pembagian tugas yang jelas pada ketiga bagian tersebut merupakan salah satu bentuk kontrol internal untuk menghindari kecurangan yang mungkin dilakukan karyawan. 3. Penerapan fitur reminder pada sistem aplikasi sebagai sinyal ketika ada material yang mencapai batas persediaan minimum sehingga bagian Logistic mengetahui kapan harus mengajukan permintaan pembelian material kepada bagian Purchasing. 4. Penyediaan data jumlah sumber daya manusia yang ada dan jumlah akumulasi sumber daya manusia yang sedang mengerjakan proyek pada sistem aplikasi, sehingga jumlah sumber daya manusia yang tersedia dapat diketahui. Dengan demikian, Project Coordinator dapat memiliki dasar yang lebih konkret dalam pengambilan keputusan diterima atau tidaknya sebuah proyek sehingga proyek yang diterima menjadi maksimal dan tidak melebihi kapasitas. 5. Penggunaan database untuk menampung data-data material dan transaksi penjualan, pembelian, serta persediaan pada sistem aplikasi. Data-data material pada database menggunakan kode material yang terstruktur sehingga akan memudahkan dalam mencocokkan data material kebutuhan proyek sesuai dengan data dalam Bill Of Quantity dengan data material yang tercatat dalam catatan gudang. Sedangkan, dengan menampung data-data
9 transaksi penjualan, pembelian, dan persediaan pada database akan mempermudah manajemen dalam memperoleh data-data terkait ketiga transaksi tersebut dan mengolah data-data tersebut menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan manajemen seperti laporan penjualan, laporan pengeluaran kas, laporan penerimaan kas, laporan hutang, laporan pembelian material, laporan permintaan pembelian material, laporan pengeluaran material, dan laporan pengembalian material. 3.3. Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Setelah melakukan analisis dan merancang sistem yang baru, maka dapat diterapkan suatu sistem informasi akuntansi yang akan menyelesaikan masalah yang dihadapi perusahaan. Penyelesaian masalah yang dihadapi perusahaan dapat terselesaikan melalui prosedur kerja yang baru dirancang dan fitur-fitur pada aplikasi yang akan membantu kegiatan operasional perusahaan serta membantu manajemen memperoleh laporan terkait siklus penjualan, pembelian, dan persediaan.
10 Prosedur kerja yang diusulkan: Form Status Sumber Daya Manusia
11 Form Status Sumber Daya Manusia akan membantu dalam pengambilan keputusan diterima atau ditolaknya suatu proyek dengan memperhitungkan sumber daya manusia yang dapat digunakan dalam proyek. Form Stock Reminder Form Stock Reminder akan membantu menjaga ketersediaan material dengan berfungsi sebagai sinyal dibutuhkannya pemesanan kembali material-material yang telah mencapai atau melewati batas minimum. Form Laporan Piutang dan Hasil Laporan Piutang
12 Form Laporan Piutang akan menjadi salah satu laporan yang membantu manajemen dalam memperoleh informasi terkait penjualan, pembelian, dan persediaan. Laporan piutang akan menghasilkan laporan yang berisi informasi mengenai piutang yang masih akan diterima perusahaan dari hasil pengerjaan proyek beserta nama customer dan tanggal jatuh temponya. 4. Simpulan Setelah dilakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pada PT Mitra Sinergi Adhitama dan melakukan wawancara dengan pihak PT Mitra Sinergi Adhitama, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Dengan adanya prosedur kerja yang jelas pada siklus penjualan, pembelian, dan persediaan, maka kegiatan operasional PT Mitra Sinergi Adhitama dapat berjalan dengan lebih lancar karena telah adanya pemisahan tugas yang jelas dan panduan kerja yang jelas. Pembagian hak akses melalui menu login yang dilakukan sebelum menggunakan sistem juga menjadi salah satu cara pengendalian internal dalam perusahaan untuk menghindari penyalahgunaan akses oleh pihak yang tidak berwenang. 2. Dengan perancangan sistem terkomputerisasi yang terintegrasi maka akan memudahkan pekerjaan bagian penjualan, pembelian, dan persediaan, dengan memangkas waktu yang digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan terkait penjualan, pembelian, dan persediaan pada PT Mitra Sinergi Adhitama. 3. Sistem terkomputerisasi yang menggunakan database akan membantu dalam menyimpan dokumentasi transaksi penjualan, pembelian, dan persediaan yang dilakukan. Dengan demikian, kebutuhan akan data dan laporan dalam siklus
13 penjualan, pembelian, dan persediaan dapat terpenuhi dengan cepat, tepat, dan akurat. 4. Fitur pada sistem seperti fitur reminder yang menampilkan data material yang telah mencapai batas minimum akan membantu bagian Logistic dalam menjaga stok minimum material yang tersedia di gudang sehingga ketika material dibutuhkan, tidak membutuhkan waktu lagi memesan kepada supplier terlebih dahulu. Selain itu, fitur status sumber daya manusia yang menampilkan ketersediaan sumber daya manusia akan membantu Project Coordinator dalam pengambilan keputusan penerimaan proyek sehingga dapat mengoptimasi penerimaan proyek. 5. Analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi yang dilakukan pada PT Mitra Sinergi Adhitama dapat menjadi study case baru penerapan sistem informasi akuntansi dalam dunia bisnis sehingga dapat menambah pemahaman mengenai topik sistem informasi akuntansi yang telah dipelajari.
14 Daftar Pustaka Bodnar, George H., Hopwood, William S. (2010). Accounting Information System. (7th edition). Canada: Thompson South-Western Gelinas, U.J. & Richard B. Dull. (2008). Accounting Information System. (7th edition). Canada: Thompson South-Western Ikatan Akuntansi Indonesia. (2007). Standar Akuntansi Keuangan per 1 September 2007. Jakarta: Salemba Empat Jones, Frederick L dan Rama, Dasaratha V. (2006). Accounting Information Systems: A Business Process Approach. 1st edition. Canada: Thompson South-Western Krismiaji. (2010). Sistem Informasi Akuntansi. (edisi 3). Yogyakarta: Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN Mardi. (2011). Sistem Informasi Akuntansi. (edisi 1). Jakarta: Ghalia Indonesia McLeod., Raymond. & Schell, George P. (2007). Management Information Systems. (10th edition). New Jersey: Prentice Hall Mulyadi. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. (edisi 4). Jakarta: Salemba Empat O Brien, James. A. (2008). Pengantar Sistem Informasi. (4th edition). Jakarta: Salemba Empat Prianthara, Ida Bagus Teddy. (2010). Sistem Akuntansi Perusahan Jasa Konstruksi. (edisi 1). Yogyakarta: Graha Ilmu Romney, Marshall, Steinbart, Paul. (2006). Accounting Information Systems. (10th edition). New Jersey: Pearson Prentice Hall Satzinger, J.W., Jackson, R.B. and Burd, S.D. (2005). Object-Oriented Analysis & Design with the Unified Process. (1st edition). Boston: Course Technology