BAB 3 DESKRIPSI DAN PENGENDALIAN SISTEM YANG BERJALAN PADA PT CATRA NUSANTARA BERSAMA 3.1 Latar Belakang Perusahaan PT Catra Nusantara Bersama adalah perusahaan yang bergerak di bidang chemical, didirikan oleh Mr James Tjandradjaja pada tanggal 26 Januari 1983 dan berlokasi di Jakarta. Perusahaan ini memasarkan produk bahan kimia yaitu otomotif garbon. Beberapa contoh produknya adalah GARDOBON 51/1, GARDOCLEAN LT 150, GARDOBOND 67, GARDOBOND X4661. Beberapa pelanggannya adalah PT GENALA KEMPA DAYA, PT GAYA MOTOR, PT MESHINDO ALLOY, PT PAKOAKUINA, dan PT EXCEL METAL INDUSTRY. Sedangkan pemasoknya adalah CHEMETALL SINGAPORE dan CHEMETALL ASIA LTD. Saat ini jumlah karyawan PT Catra Nusantara Bersama adalah 20 orang. Visi PT Catra Nusantara Bersama adalah menjadi distributor otomotif garbon yang dapat dipercaya dan terus berkelanjutan dengan adanya pelatihan produk pada semua karyawan, pengiriman yang tepat waktu dan servis barang yang memuaskan. Sedangkan Misi PT Catra Nusantara Bersama adalah menjadi bagian dalam pengembangan industri dengan komitmen perusahaan, persaudaraan kepada pelanggan dan kemajuan bersama. 42
43 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Catra Nusantara Bersama Sumber: PT Catra Nusantara Bersama (Tahun 2010)
44 Berdasarkan wawancara dengan pihak perusahaan, berikut adalah penjelasan secara garis besar mengenai uraian pekerjaan masing-masing bagian yang terdapat pada struktur organisasi perusahaan: 1. President Director a. Menetapkan strategi, kebijakan, aturan, dan perencanaan jangka panjang b. Menetapkan visi, misi, dan tujuan-tujuan perusahaan c. Mengawasi dan mengelola jalannya bisnis perusahaan d. Membuat keputusan strategis operasional bagi perusahaan e. Merancang pelatihan kepada karyawan f. Melakukan penilaian kinerja karyawan g. Merekrut dan memberhentikan karyawan 2. Admin and Finance Director a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan akuntansi perusahaan b. Mengelola keuangan perusahaan c. Mengelola penggajian karyawan 3. Accounting and Finance Manager a. Memeriksa seluruh jurnal yang dibuat oleh Staf Akuntansi b. Memberikan laporan keuangan secara periodik 4. Operational Staff a. Melakukan pengarsipan dokumen-dokumen b. Bertanggung jawab atas kegiatan operasional 5. Accounting and Finance Staff a. Mencatat kas masuk dan kas keluar b. Bertanggung jawab atas piutang dan hutang
45 c. Membuat laporan keuangan perusahaan d. Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran kas 6. Marketing and Sales Director a. Bertanggung jawab atas kinerja penjualan perusahaan b. Mengawasi dan mengelola operasional Sales and Purchases Administration Staff c. Menjalankan kerja sama strategis dengan supplier d. Melakukan kontak bisnis dan negosiasi dengan supplier 7. Sales and Purchases Administration Staff a. Memperkenalkan produk kepada pelanggan b. Mengarsip dokumen pembelian c. Mencatat transaksi pembelian d. Membuat laporan pembelian e. Membuat laporan penjualan 8. Technical Sales Surface Treatment Staff a. Melayani pelanggan mengenai berbagai permasalahan teknis b. Menjawab berbagai pertanyaan dan keluhan dari pelanggan mengenai aspek teknis pada produk 9. Administration Gudang a. Bertanggung jawab atas keluar dan masuk barang b. Mencatat kartu stok c. Menjaga barang agar tidak mengalami kehilangan atau kerusakan 10. Delivery a. Bertanggung jawab atas pengepakan barang
46 b. Bertanggung jawab atas pengiriman barang 11. Marketing and Sales Manager a. Melakukan promosi produk ke pelanggan b. Melayani permintaan harga dari pelanggan serta membantu dalam memantau pengiriman barang dan penagihan piutang 12. Technical Service and Operational Staff a. Memberikan bantuan teknis kepada perusahaan b. Membantu dalam membuat keputusan mengenai kualitas dan spesifikasi produk 3.3 Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan 3.3.1 Prosedur Sistem Informasi Yang Sedang Berjalan Berdasarkan wawancara dan pengamatan pada perusahaan, berikut adalah penjelasan mengenai prosedur yang sedang berjalan pada sistem informasi PT Catra Nusantara Bersama: 1. Prosedur Pengumpulan Data Karyawan bagian akuntansi menerima dan mengumpulkan semua bukti transaksi dari tiap bagian perusahaan tiap harinya yang nantinya akan menjadi dasar pembuatan jurnal umum. 2. Prosedur Pembuatan Jurnal Umum Pembuatan jurnal umum dilakukan berdasarkan bukti-bukti transaksi yang telah diterima yang kemudian dicatat ke dalam bentuk jurnal yang diurutkan berdasarkan tanggal dan waktu terjadinya transaksi.
47 3. Prosedur Pembuatan Buku Besar Setelah jurnal umum selesai dibuat, dilakukan pembuatan buku besar yaitu dengan pengelompokan setiap transaksi menurut jenisnya yang diurutkan berdasarkan tanggal terjadinya transaksi, misalnya: setiap transaksi kas dimasukkan dalam buku besar kas, sedangkan transaksi piutang dimasukkan ke buku besar piutang, dan seterusnya. 4. Pembuatan Laporan Keuangan Setelah pembuatan buku besar selesai, dilakukan pembuatan laporan keuangan yang terdiri dari laporan laba-rugi, laporan perubahan modal dan neraca sesuai dengan format laporan keuangan standar yang telah ditentukan. 3.3.2 Fungsi Yang Terkait Sistem informasi PT Catra Nusantara Bersama melibatkan beberapa fungsi atau departemen, antara lain: 1. Penjualan Fungsi ini melakukan input data penjualan yang diperlukan untuk pembuatan laporan keuangan seperti data piutang, dan data penerimaan kas. 2. Pembelian Fungsi ini melakukan input data pembelian yang diperlukan untuk pembuatan laporan keuangan yaitu data hutang dan data pengeluaran kas.
48 3. Akuntansi Fungsi ini melakukan pembuatan laporan keuangan sesuai dengan tahapan akuntansi standar yang ada. Hasilnya yaitu laporan labarugi, laporan perubahan modal, dan neraca, yang diberikan kepada pihak manajemen. 3.3.3 Dokumen Sumber Berdasarkan wawancara dan pengamatan pada perusahaan, berikut adalah penjelasan mengenai dokumen sumber yang digunakan pada sistem informasi PT Catra Nusantara Bersama: 1. Purchase Order (PO) Setiap transaksi penjualan harus diawali dengan adanya purchase order dari pelanggan 2. Faktur Penjualan dan Faktur Pajak Penjualan diproses lebih lanjut dengan membuat faktur penjualan dan faktur pajak. 3. Surat Jalan Pengiriman barang harus disertai dengan dokumen pengiriman berupa surat jalan sebagai bukti pengiriman telah dilakukan. 4. Kwitansi Setiap penerimaan kas ditandai dengan dibuatnya kwitansi sejumlah nilai transaksi.
49 3.3.4 Laporan Yang Dihasilkan Berdasarkan wawancara dan pengamatan pada perusahaan, berikut adalah penjelasan mengenai laporan yang dihasilkan pada sistem informasi PT Catra Nusantara Bersama: 1. Laporan Laba Rugi Adalah laporan yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang menjabarkan unsur-unsur pendapatan dan beban perusahaan sehingga menghasilkan suatu laba (atau rugi) bersih. 2. Laporan Neraca Adalah laporan yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang menunjukkan posisi keuangan entitas pada akhir periode tersebut. 3. Laporan Perubahan Modal Adalah laporan yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang memberikan informasi tentang penyebab bertambah atau berkurangnya modal selama dalam masa periode tertentu. 3.3.5 Spesifikasi Hardware Berdasarkan wawancara dan pengamatan pada perusahaan, berikut adalah spesifikasi hardware komputer server untuk menjalankan sistem informasi PT Catra Nusantara Bersama: 1. Prosesor Intel Pentium Dual Core 2.8 Ghz 2. Memory DDR 1 GB 3. Harddisk 120 GB 4. Monitor CRT 15
50 5. Keyboard dan Mouse Berikut adalah spesifikasi hardware komputer client yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi PT Catra Nusantara Bersama: 1. Prosesor Intel Pentium IV 2.0 Ghz 2. Memory DDR 512 MB 3. Harddisk 80 GB 4. Monitor CRT 15 5. Keyboard dan Mouse 3.3.6 Spesifikasi Software Berdasarkan wawancara dan pengamatan pada perangkat komputer perusahaan, berikut adalah spesifikasi software pada komputer server yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi PT Catra Nusantara Bersama: 1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP 2. Microsoft SQL Server 2000 3. AVG Antivirus 7 Berikut adalah spesifikasi software komputer client yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi PT Catra Nusantara Bersama: 1. Sistem Operasi Microsoft Windows XP 2. Microsoft Office 2003 3. Aplikasi Sistem Informasi 4. AVG Antivirus 7
51 3.3.7 Konfigurasi Jaringan Berdasarkan wawancara dan pengamatan, jaringan komputer yang ada di perusahaan bersifat lokal (LAN) dengan jenis topologi jaringan star. Jumlah komputer client sebanyak 6 (enam) unit. Sementara itu jumlah komputer server ada 1 (satu) unit yang berfungsi sebagai penyimpan shared data. Jaringan juga terdapat sebuah fax dan sebuah modem yang terhubung ke Internet dengan fasilitas firewall. Gambar 3.2 Konfigurasi Jaringan Sumber: Pengamatan di PT Catra Nusantara Bersama
52 3.4 Diagram Aliran Data 3.4.1 Diagram Konteks Gambar 3.3 Diagram Konteks Sistem Informasi PT Catra Nusantara Bersama Sumber: Pengamatan di PT Catra Nusantara Bersama
53 3.4.2 Diagram DFD Level Nol Gambar 3.4 Diagram DFD Level Nol Sistem Informasi PT Catra Nusantara Bersama Sumber: Pengamatan di PT Catra Nusantara Bersama
54 3.4.3 Diagram DFD Level Satu Gambar 3.5 Diagram DFD Level Satu Sistem Informasi PT Catra Nusantara Bersama Sumber: Pengamatan di PT Catra Nusantara Bersama
55 3.5 Kondisi Pengendalian Yang Berjalan Berdasarkan hasil pengamatan dan wawancara, PT Catra Nusantara Bersama telah memiliki pengendalian terhadap: 1. Pengendalian Manajemen Operasional a. Seluruh operasi komputer dilakukan berdasarkan penjadwalan sehingga pekerjaan dapat diselesaikan tepat waktu dan efisien. Penjadwalan ini berdasarkan jam kerja karyawan. b. Perawatan terhadap hardware dilakukan dengan baik. Dan juga adanya pengawasan terhadap hardware dan software yang ada. c. Ada standar kualifikasi yang mengatur keterampilan karyawan, sehingga setiap karyawan ditempatkan pada posisi dan bagian yang tepat. d. Setiap bagian memiliki komputer masing-masing dalam melakukan tugas mereka. e. Maintenance control terhadap hardware sewaktu dibeli dilakukan oleh bagian pembelian, dan dilakukan secara rutin setidaknya sebulan sekali. f. Adanya pengawasan terhadap jaringan komunikasi secara berkala. 2. Pengendalian Manajemen Keamanan a. Semua aset sistem informasi diletakkan di tempat yang tinggi untuk mengatasi banjir. b. Untuk menjaga agar file bebas dari virus, maka dilakukan penginstalan antivirus serta mengupdatenya secara rutin. c. Selain itu, juga dilakukan backup data secara rutin sebulan sekali, dan dipastikan bebas virus.
56 d. Perusahaan memiliki asuransi atas aset, dokumen dan kertas berharga dan media transportasi yang dimiliki. e. Sistem menggunakan password untuk mencegah akses oleh orang yang tidak berhak. 3. Pengendalian Aplikasi Input a. Pada waktu melakukan input data penjualan karyawan membutuhkan dokumen sumber seperti : form order pesanan, faktur dan lain-lain. b. Dokumen sumber yang di-input ke dalam komputer hanyalah dokumen sumber yang telah diotorisasi oleh manajer dan kepala admin. c. Dokumen sumber di-input secara real-time yaitu pada saat terjadinya transaksi. Jadi, dokumen sumber tersebut tidak perlu dikumpulkan terlebih dahulu sebelum di-input ke dalam komputer. d. Sistem aplikasi memiliki layar input yang mudah dimengerti oleh User, dan juga melakukan validasi saat proses input sedang berjalan sehingga transaksi yang keliru akan ditolak dan User diminta mengisi ulang. e. Sistem aplikasi akan memberikan otorisasi/menu-menu untuk meng-edit data apabila input yang dilakukan salah, namun penyimpanan data sudah dilakukan. Dan data yang di-edit hanyalah bagian yang salah input. f. Selain itu, sistem aplikasi menampilkan error message yang mudah dimengerti oleh User. g. Sistem melakukan pengkodean untuk setiap produk perusahaan, yang menggunakan teknik pengkodean yang mudah dipahami oleh karyawan.
57 4. Pengendalian Aplikasi Output a. Pencetakan laporan hanya boleh dilakukan oleh karyawan yang memiliki otoritas saja. Hal ini ditetapkan supaya laporan tidak dapat diselewengkan oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan. b. Selain itu, laporan-laporan yang dihasilkan juga harus didistribusikan ke departemen pemakai tepat waktu yaitu per minggu dan laporan tersebut dipastikan telah benar-benar disampaikan kepada pihak yang berkepentingan atas laporan yang dihasilkan. c. Adanya pengecekan terlebih dahulu sebelum laporan tersebut diserahkan kepada pihak yang berwenang. 5. Pengendalian Aplikasi Batasan a. Terdapat pengendalian akses terhadap sistem aplikasi yang digunakan dan juga dilakukan otentifikasi atas sarana akses tersebut. Bentuk otentifikasi yang digunakan adalah password. b. Dalam penggunaan password, ada terdapat ketentuan mengenai digit panjang password. c. Juga terdapat peringatan (error message) apabila User salah mengisi password. d. Sewaktu password diisi, tampilan password di layar akan berubah menjadi simbol. e. Database password dienkripsi oleh sistem, sehingga tidak dapat terbaca begitu saja. f. Pengguna sistem dapat mengubah password sewaktu-waktu jika diperlukan.
58 g. Setiap karyawan yang berkepentingan atas sistem aplikasi akan memiliki password untuk mengaksesnya.