ANALISA KEBUTUHAN DAN DESAIN SISTEM INFORMASI PRODUK BERBASIS WEB DI PT. ANGHAUZ INDONESIA Muhammad Iqbal Akbar dan Joko Lianto Buliali Program Studi Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Email: LucyHeartfili4@gmail.com ABSTRAK Kebutuhan teknologi yang semakin tinggi dalam membantu kinerja suatu organisasi, menjadikan perusahaan membutuhkan sebuah sistem informasi yang dinamis dengan data yang bersifat Real Time, dan dapat diakses di manapun. Sistem Informasi Produk di sebuah organisasi memungkinkan penyimpanan seluruh atribut informasi dan spesifikasi produk baru maupun pengembangan dari produk yang telah ada. PT. Anghauz Indonesia memiliki sistem informasi produk berbentuk web yang telah berjalan. Sistem informasi tersebut memiliki permasalahan tentang keterbatasan attribut yang dimiliki produk untuk menyimpan informasi dan spesifikasi produk baru maupun pengembangan produk lama yang mereka miliki. Penelitian ini membantu membuat sebuah analisa kebutuhan sistem infomasi produk secara dinamis dapat menyimpan seluruh atribut untuk menyimpan informasi dan spesifikasi produk secara lengkap. Desain Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia dirancang menggunakan UML ( Unified Modeling Language), dimana aktivitas yang dilakukan pengguna, proses, dan database yang digunakan dari sistem informasi produk tersebut akan digambarkan dengan diagram dari UML. Hasil dari penelitian ini adalah dokumentasi hasil analisa spesifikasi kebutuhan dan desain perangkat lunak sistem informasi produk menggunakan UML sebagai spesifikasi kebutuhan, dimana hasil spesifikasi kebutuhan tersebut dapat menjadi sebuah acuan untuk membuat sistem informasi produk yang dinamis bagi PT. Anghauz Indonesia. Kata kunci: Sistem Informasi Produk, attribut, spesifikasi, informasi PENDAHULUAN Dalam era teknologi informasi, sebuah organisasi dituntut lebih dinamis dan mengikuti perkembangan teknologi informasi. Perkembangan teknologi informasi yang pesat dewasa ini, informasi dapat diatur menjadi lebih praktis, efisien, dan efektif dalam membantu organisasi mengatur informasi yang ada. Pada dasarnya informasi yang dibutuhkan oleh setiap organisasi bervariasi dan beraneka ragam sesuai dengan kebutuhan organisasi. salah satu jenis informasi yang diperlukan oleh setiap organisasi adalah informasi produk. Informasi produk merupakan informasi yang sangat penting dalam memberikan seluruh detail produk yang diproduksi oleh suatu organisasi. PT. Anghauz Indonesia adalah sebuah perusahaan manufaktur sekaligus distributor. Komoditas utama yang diperjualbelikan oleh PT. Anghauz Indonesia adalah pintu. PT. Anghauz Indonesia sebagai perusahaan yang cukup besar, mengatur dan mencatat seluruh transaksinya ke dalam sebuah sistem informasi. Sistem informasi yang digunakan oleh PT. Anghauz Indonesia ini juga mencakup Sistem Informasi Produk. Sistem Informasi Produk yang dimiliki oleh PT. Anghauz Indonesia mencatat seluruh informasi produk yang diproduksi maupun didistribusikan oleh PT. Anghauz Indonesia. Meskipun pintu sebagai C-1-1
komoditas utama, PT. Anghauz Indonesia juga memiliki produk yang tidak di produksi sendiri melainkan hanya mendistribusikan maupun menjual produk tersebut. Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia dibuat dan dikembangkan oleh programmer PT. Anghauz Indonesia sendiri, sehingga hanya programmer yang membuat Sistem Informasi Produk tersebut yang mengetahui prosedur dari Sistem Informasi tersebut. Selama berjalannya Sistem Informasi Produk milik PT. Anghauz Indonesia, departemen Product Development (PDT DEV) PT. Anghauz Indonesia bertugas untuk memperbaharui data yang ada di dalam Sistem Informasi Produk tersebut. Departemen PDT DEV memperbaharui Sistem Informasi Produk jika terdapat produk baru atau produk lama yang memiliki informasi yang sudah tidak sesuai. Sistem Informasi Produk ini digunakan oleh PT. Anghauz Indonesia yang kantor utamanya berada di Gresik dan memiliki kantor cabang di Jakarta. Data yang digunakan bersifat real time, dimana data yang dirubah maupun ditambahkan oleh salah satu kantor akan dapat dilihat oleh kantor lainnya. Hal ini dikarenakan Sistem Informasi yang digunakan oleh PT. Anghauz Indonesia menggunakan web based information system. Departemen PDT DEV pada waktu tertentu tidak dapat menyimpan data dari suatu produk secara lengkap. Data yang tersimpan di dalam Sistem Informasi Produk menjadi kurang lengkap. Ketidaklengkapan tersebut juga membuat semua Sistem Informasi yang berhubungan dengan Sistem Informasi Produk tidak mendapatkan informasi yang lengkap. Selain itu, departemen Marketing yang berada di Gresik maupun kantor cabang Jakarta tidak dapat menjelaskan kepada customer spesifikasi secara lengkap produk yang customer inginkan. Penelitian ini akan menghasilkan sebuah dokumen analisa kebutuhan dan desain dari Sistem Informasi Produk untuk PT. Anghauz Indonesia. Hasil penelitian ini akan digunakan sebagai acuan membuat Sistem Informasi Produk yang baru untuk menggantikan Sistem Informasi Produk lama, dan secara langsung juga menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh Departemen PDT DEV dan Marketing PT. Anghauz Indonesia. METODA Penelitian dan pengembangan ini dilakukan bertujuan utuk menghasilkan sebuah Sistem Informasi Produk pada PT Anghauz Indonesia. Rancangan penelitian dan pengembangan Sistem Informasi Produk yang digunakan mengacu pada rancangan penelitian dan pengembangan modifikasi dari model pengembangan Borg & Gall (1983) yang terdiri dari: (1) penelitian dan pengumpulan data, (2) perencanaan, (3) perancangan, (4) uji validitas pakar, (5) revisi produk, (6) uji coba pertama, (7) revisi produk, (8) uji coba final, (9) revisi produk akhir, dan (10) implementasi. Hasil modifikasi model pengemba ngan dari Borg & Gall yang digunakan pada penelitian ini terdiri dari: (1) studi literatur, (2) pengumpulan data, (3) perencanaan, (4) perancangan Sistem Informasi Produk pada PT Anghauz Indonesia, dan (5) uji validitas. Gambar 1 adalah flowchart dari model penelitian dan pengembangan yang digunakan dalam penelitian ini. Pada Gambar 1 menggambarkan urutan metode dan kegiatan yang dilakukan dalam penelitian ini. Gambar 1. Flowchart Metoda Penelitian dan Pengembangan C-1-2
HASIL DAN DISKUSI Wawancara Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia Wawancara dilakukan secara terbuka antar departemen satu dengan lainnya. Departemen yang mengikuti wawancara adalah Departemen Product Development (PDT DEV), Departemen Marketing terutama sales, dan CEO. Ketiga departemen tersebut merupakan departemen yang paling banyak berinteraksi terhadap Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia. Jumlah anggota departemen yang terlibat wawancara tersebut masing-masing Departemen Product Development 1 orang, CEO 1 orang, dan Sales 2 orang sehingga jumlah keseluruhan adalah 4 orang. Terdapat 4 pertanyaan yang ditanyakan kepada setiap departemen yaitu: (1) Bagaimana Pendapat anda tentang Sistem Informasi Produk yang ada sekarang?, (2) Menurut anda, kekurangan apa saja yang ada di Sistem Informasi Produk sekarang (secara spesifik)?, (3) Jika dibuatkan Sistem Informasi Produk baru, apa yang dibutuhkan departemen PDT DEV untuk dapat memaksimalkan penggunaan, penyimpanan data dan informasi?, dan (4) Bagaimana prosedur penggunaan sistem baru bekerja? (modul yang anda akses). Keempat pertanyaan tersebut memiliki jawaban yang berbeda pada setiap departemen. Wawancara yang dilakukan, menghaislkan beberapa kesimpulan permasalahan yang dihadapi stakeholder tersebut yaitu: (1) Tampilan form produk yang tidak dapat berubah sesuai jenis produk, (2) A tribut untuk menentukan spesifikasi produk yang terbatas dengan jenis produk pintu, (3) Selain atribut yang hanya terbatas pada jenis produk pintu, PDT DEV harus menentukan nilai dari atribut yang ada, misalnya Height baru ukuran 2200, tidak terdapat di list, maka kami harus menambahkan dahulu untuk product Height dengan nilai 2200, dengan menggunakan form lain, (4) Tidak adanya fasilitas approval oleh CEO sehingga PDT DEV harus menghadap ke CEO untuk meminta approval produk baru sebelum informasi dan spesifikasi produk diinputkan ke dalam Sistem Informasi Produk, (5) Ketidaklengkapan informasi yang ditampilkan di halaman detail Sistem Informasi Produk, sehingga sales harus bertanya spesifikasi lengkap kepada PDT DEV jika terdapat produk baru, dan (6) Informasi dan spesifikasi yang ditampilkan di halaman detail Sistem Informasi Produk hanya sebatas untuk jenis produk pintu. Kebutuhan Sistem Informasi Produk Baru Berdasarkan hasil wawancara kepad stakeholder berjalannya Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia saat ini memiliki banyak kekurangan, sehingga diperlukan solusi untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang dihadapi oleh stakeholder.dari hasil dilakukannyawawancaraterhadap stakeholders, diputuskan untuk membuat Sistem Informasi Produk baru, dimana Sistem Informasi Produk tersebut dapat memberikan solusi permasalahan yang dihadapi para stakeholders dalam menggunakan Sistem Informasi Produk lama. Hal-hal tersebut antara lain: (1) Penggunaan attribut yang dinamis berdasarkan jenis produk yang berbeda untuk menangani spesifikasi produk pada saat memasukkan informasi dan spesifikasi produk, (2) Nilai dari atribut tidak lagi ditentukan terlebih dahulu, sehingga PDT Dev dapat langsung menginputkan nilai atribut dalam bentuk textfield, Bukan lagi dalam bentuk dropdown listpada saat memasukkan produk ke dalam Sistem Informasi Produk, (3) Memberikan modul approval kepada CEO. Modul ini digunakan setelah PDT DEV selesai menginputkan produk, sehingga CEO dapat menyetujui produk tersebut. Modul ini digunakan untuk menggantikan approval produk yang diajukan PDT DEV kepada CEO secara manual, (4) Menyesuaikan tampilan detail informasi dan spesifikasi produk untuk sales, sehingga sales dapat melihat detail informasi dan spesifikasi produk baru tanpa harus bertanya kepada PDT DEV, (5) Perubahan form agar disesuaikan dengan penggunaan jenis produk dan atribut, dan C-1-3
(6) Penyesuaian struktur tabel dalam database agar dapat menangani Sistem Informasi Produk yang baru. Form dan struktur tabel di dalam database pada Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia yang ada sekarang tidak dapat menangani jenis produk selain pintu, sehingga perlu dibuat sebuah form dan struktur tabel yang dapat menyimpan seluruh informasi setiap jenis produk terutama atribut-atribut informasi yang terdapat pada produk tersebut secara dinamis. Dalam setiap jenis produk memiliki atribut-atribut yang berbeda, sehingga diperlukan form yang dapat digunakan secara dinamis untuk setiap jenis produk yang ada, juga tabel-tabel dalam database yang mendukung form tersebut. Use CaseModeling Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia Use case Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia dibangun berdasarkan kebutuhan Sistem Informasi Produk baru yang telah ditetapkan. Use case secara keseluruhan dapat dilihat pada Gambar 2. Gambar 2. Use Case Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia Pada Gambar 2 terdapat 3 aktor dan 3 use case. Use case Sistem Informasi Produk menggambarkan tentang bagian dari apa yang dapat dilakukan user yang digambarkan sebagai aktor melakukan kegiatan terhadap Sistem Informasi Produk. Class Diagram Sistem Informasi PT. Anghauz Indonesia Berikut merupakan class diagram untuk Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia. Class diagram ini menggambarkan tabel-tabel yang nantinya digunakan di dalam database Sistem Informasi Produk untuk mendukung penyimpanan informasi dan spesifikasi produk PT. Anghauz Indonesia.class diagram PT. Anghauz Indonesia dapat dilihat pada Gambar 3. C-1-4
Gambar 3. Class Diagram Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia Class diagram Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia dirancang sedemikian rupa, sehingga dapat memenuhi kebutuhan stakeholderdalan menjalankan kegiaan terhadap sistem. Berikut penjelasan tentang class diagram Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia: a. ApprovalList, ProductList, dan FormProduct Merupakan boundary, dimana ketiga class tersebut merupakan interface yang berhubungan langsung dengan aktor. Boundary tersebut juga berhubungan cengan controlclass yang mengatur aliran data dari entity untuk ditampilkan ke boundary. ApprovalList merupakan interface untuk menampilkan seluruh data produk yang akan di-approve, ProductList merupakan interface untuk mnampilkan seluruh data produk yang telah di approve, dan FormProduct merupakan interface untuk menampilkan form yang digunakan oleh PDT DEV dalam menginputkan sebuah produk. b. ProductConroller Merupakan controlclass yang mengatur aliran data dari entityproduct menuju boundaryformproduct dan ProductList maupun sebaliknya. Hubungan antara ProductController dengan entity maupun boundary bersifat bidirectionalassociation, dimana hubungan tersebut menyatakan bahwa satu class dengan class lainnya saling mengirimkan data. Dalam hal ini yang dikirimkan oleh controller adalah permintaan data produk kepada entityproduct, setelah itu ProductController akan meneruskan data tersebut untuk ditampilkan ke boundary, sehingga aktor dapat melihat data tersebut. C-1-5
c. ApprovalController ApprovalController memiliki peran yang sama dengan ProductController yaitu mengatur aliran data dari entity ke boundary atau sebaliknya. Perbedaan dari ApprovalController dengan ProductController adalah boundary yang berhubungan dengan kedua controlclasstersebut. ApprovalController memiliki hubungan bidirectionalassociation dengan ApprovalList karena antara bounday dengan controlclass maupun controlclass dengan entityclass saling mengirim data, sehingga terdapat komunikasi dua arah antara controlclass dengan boundary maupun entityclass. d. Product Merupakan sebuah entity utama hasil generalisasi dari entity IceCream, Door, dan BuildingMaterial, sehingga atribut yang ada di dalam entityproduct, selalu dimiliki oleh entity IceCream, Door, dan BuildingMaterial. Generalisasi ini digunakan untuk menghindari kesamaan atribut pada setap entity yang ada. e. IceCream, Door, BuildingMaterial Merupakan entity di bawah Product dengan hubungan generalisasi dan bersifat saling melengkapi atribut entityproduct dengan ketiga entity tersebut. Desain Antar Muka (Interface) dan Uji Validitas Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia Desain antar muka Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia dirancang dengan mengutamakan kemudahan penggunaan di setiap form. Kemudahan tersebut ditujukan untuk pengguna awam yang belum mengerti tentang Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia sehingga dapat menggunakan, dan mengerti tentang form-form yang ada di dalam Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia. Selain mengutamakan kemudahan, desain antar muka ini diperoleh setelah mendapatkan masukan, diuji dan disetujui oleh departemendepartemen terkait yang menggunakan Sistem Informasi Produk ini. Berikut merupakan desain antar muka form create product Sistem Informasi Produk PT. Anghauz Indonesia yang digunakan untuk menyimpan produk baru maupun memperbaharui informasi produk lama. Gambar 4. Halaman antar muka Create Product C-1-6
Halaman antar muka ini sangat penting karena halaman ini adalah halaman utama yang digunakan PDT DEV untuk menyimpan informasi dan spesifikasi produk PT. Anghauz Indonesia. Selain form antar muka create product, terdapat beberapa halaman antar muka yang nantinya digunakan pada sistem informasi produk PT. Anghauz Indonesia diantaranya: (1) Product List, (2) View Detail Produk, (3) Product Approval List, dan (4) Product Approval Detail. Kesemua halaman antar muka tesebut juga dibuat melalui masukan, diuji dan disetujui oleh departemen terkait yang menggunakan halaman antar muka tersebut. KESIMPULAN Dari hasil penelitian ini dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Banyaknya kekurangan atribut di dalam Sistem Informasi Produk yang saat ini digunakan oleh PT. Anghauz Indonesia, membuat departemen Product Developmenttidak dapat menginputkan informasi dan spesifikasi produk secara keseluruhan. 2. Untuk mengatasi permasalahan yang ada di dalam Sistem Informasi Produk yang saat ini berjalan, dibuatlah rancangan Sistem Informasi Produk baru sehingga diharapkan nantinya dapat menggantikan Sistem Informasi Produk saat ini. 3. Rancangan Sistem Informasi Produk baru ini dapat membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi departemen yang menggunakan Sistem Informasi Produk saat ini. 4. Rancangan Sistem Informasi Produk ini dapat mengatur penyimpanan data yang lebih baik dari Sistem Informasi Produk saat ini, sehingga pemeliharaan/maintenace data dapat dilakukan oleh programmer dengan lebih mudah. 5. Desain antar muka Sistem Informasi Produk ini dibuat berdasarkan kesepakatan dengan pengguna, sehingga pengguna nantinya dapat menggunakan Sistem Informasi Produk baru dengan mudah. 6. Hasil wawancara uji validitas kepada para stakeholder, dapat disimpulkan bahwa seluruh kebutuhan yang diminta sudah terpenuhi, terutama permasalahan kurangnya atribut untuk jenis produk tertentu. DAFTAR PUSTAKA Borg, W. R. and Gall, M. D. (1983), Educational Research, Fourth Edition, Longman, Inc.: New York and London. Distopandaru, D. (2012), Rekayasa Kebutu han dan Desain Sistem E-Procurement Perusahaan Jasa Konstruksi Dengan Pendekatan Structured Sistem Analysis And Design Method (SSADM). Hakim, M. Ermawan, A. dan Aji, N. M. (2009), SPECIALISATION / GENERALISATION REALITIONSHIP, http://kimhavj.blogspot.com/2012/06/spesializationgeneralisation.html. Handoyo, E. Setiawan, A. A. R. (2009), ANALISIS KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK MENGGUNAKAN ANALISIS FAKTOR PADA PROGRAM STUDI ILMU KEPERAWATAN UNDIP, http://www.elektro.undip.ac.id/wpcontent/uploads/2009/05/contoh_makalah.doc. Hoffer, J. A. George, J. F. and Valacich, J. S. (2008), Modern Sistem Analysis and Design, Fifth Edition, Pearson Educaion, Inc.: New Jersey C-1-7
Marakas, M. M. (2006), System Analysis & Design, Second Edition, McGraw-Hill Companies, Inc.: New York. Priestley, M. (2003), Practical Object-Oriented Design With UML, Second Edition, McGraw-Hill Companies, Inc.: Berkshire. Pujianto, (2012), Analisis Kebutuhan Sistem, http://pujianto.blog.ugm.ac.id/2012/10/17/analisis-sistem-informasi/. Putra, B. S. (2012), Analisa Dan Desain Sistem Informasi Keuangan Institut Informatika Indonesia. Soegiarto, R. (2008), Analisis dan Desain Sistem Informasi Inventory di Asti Offset. Unikom Digital Library. http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/441/jbptunikompp-gdlyaarahimin-22025-3-babii.pdf. Wikipedia. (2012), PRODUCT INFORMATION MANAGEMENT, http://en.wikipedia.org/wiki/product_information_management. Wikipedia (2013), Situs Web, http://id.wikipedia.org/wiki/situs_web. C-1-8