67 BAB ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN PADA NOTEBOOK88. Sejarah Perusahaan Perusahaan Perorangan Notebook88 mulai beroperasi di Jakarta sejak September 00. Notebook88 adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan notebook. Notebook88 berlokasi di Jalan K.H. Zainul Arifin No. 8, Jakarta Barat 40. Notebook88 merupakan sebuah perusahaan reseller ( main dealer ) yang memperoleh persediaan barang dagangnya dari distributor distributor. Notebook88 kemudian menyalurkan kembali barang dagangnya kepada sejumlah dealer atau yang disebut outlet Notebook88. Outlet tersebut tersebar pada mall mall di Jakarta seperti Outlet Notebook88 Mangga Dua Mall, Outlet Notebook88 Mall Ambassador, Outlet Notebook88 Gajah Mada Plaza, outlet Notebook88 Roxy Square dan outlet Notebook88 Mall Yogyakarta. Dari outlet outlet tersebut, kemudian produk dijual kepada konsumen akhir. Notebook88 cukup berhasil dalam menjalankan usahanya, terlihat dengan semakin meningkatnya pendapatan dari penjualan notebook setiap tahunnya. Pembelian persediaan barang dagang dilakukan secara kredit kepada distributor distributor seperti Distributor Metrodata, Distributor Visiland, Distributor Datamation, Distributor Brocom dan distributor lainnya. Penjualan persediaan
68 barang dagang kepada pelanggan akhir dapat dilakukan secara tunai maupun kredit. Penjualan secara kredit dilakukan melalui lembaga pembiayaan kredit ( financing credit companies ).. Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Notebook88 bertekad menjadi perusahaan reseller yang akan menawarkan produk hardware khususnya notebook dengan kualitas terbaik, harga terbaik dan pelayanan terbaik dan tersebar di seluruh Indonesia. Misi - menjalin kerjasama dengan berbagai distributor hardware, khususnya distributor notebook, dari seluruh Indonesia - meningkatkan jenis variasi produk yang akan ditawarkan perusahaan kepada pelanggan - memperbanyak jumlah dealer atau outlet Notebook88 di Jakarta dan diluar Jakarta - meningkatkan mutu pelayanan secara terus menerus. Struktur Organisasi Gambar. menunjukkan struktur perusahaan Notebook88.
69 General Manager Bagian Pembelian Bagian Akuntansi Bagian Gudang Bagian Pengiriman Bagian Outlet Penjualan Gambar. Struktur Organisasi Notebook88 ( Sumber : General Manager Notebook88 tahun 007 ).4 Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab Tugas dan wewenang dari masing masing bagian yang ada dalam perusahaan Notebook88 adalah sebagai berikut :. General Manager General Manager merupakan pemilik perusahaan yang bertanggung jawab penuh atas perusahaan dan memiliki wewenang penuh atas perusahaan. Adapun tugas general manager adalah sebagai berikut : a. memimpin perusahaan secara keseluruhan b. menetapkan tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk masing masing bagian dan karyawan c. merumuskan tujuan jangka pendek dan panjang perusahaan dan strategi perusahaan dalam mencapainya d. menetapkan target penjualan untuk setiap outlet Notebook88 e. mengendalikan, mengontrol, dan mengawasi kinerja dari para karyawannya secara periodik
70. Bagian Pembelian Bagian Pembelian bertanggung jawab langsung kepada General Manager dan memainkan peranan sebagai berikut : a. bertanggung jawab dalam pemilihan distributor yang terbaik dalam hal kualitas produk, harga dan pelayanan. b. bertanggung jawab dalam menentukan jenis barang yang harus dibeli, kapan barang dagang harus dipesan dan dibeli serta berapa jumlah yang harus dibeli. c. menentukan distribusi barang dagang ke berbagai outlet Notebook88 d. melakukan negosiasi dengan distributor untuk mendapatkan harga terbaik. Bagian Akuntansi Bagian Akuntansi bertanggung jawab langsung kepada General Manager dan memainkan peranan sebagai berikut : a. menyiapkan dokumen - dokumen yang berkaitan dengan transaksi perusahaan b. memeriksa validitas bukti bukti transaksi keuangan perusahaan, mencatat kedalam jurnal, buku besar maupun buku pembantu dan akhirnya menyusun laporan keuangan c. melakukan perhitungan barang dagang ( stock opname ) secara periodik d. melakukan pencatatatan harga pokok barang yang masuk atau keluar gudang ( harga pokok mutasi barang dagang ) 4. Bagian Gudang Bagian Gudang memainkan peranan sebagai berikut :
7 a. menerima barang dagang yang dipesan dari distributor, memeriksa kondisi barang dagang tersebut dan kemudian menyimpannya. b. bertanggung jawab dalam memelihara kondisi fisik persediaan c. bertanggung jawab atas setiap mutasi persediaan barang dagang 5. Bagian Pengiriman Bagian Pengiriman memainkan peranan sebagai berikut: a. menerima perintah pengiriman dari Bagian Gudang b. menjamin bahwa barang dagang dikirimkan ke berbagai outlet dengan tepat waktu dan dalam kondisi yang baik. c. menjamin bahwa barang yang diretur kembali kepada pemasok akan dikirimkan tepat waktu 6. Bagian Outlet Penjualan Setiap outlet Notebook88 memiliki seorang kepala outlet yang bertanggung jawab langsung kepada general manager. Adapun tugas dan wewenang setiap kepala outlet adalah : a. mengatur dan mengorganisasi setiap aktivitas dalam outletnya b. mengawasi kinerja dari setiap karyawan outlet c. bertanggung jawab dalam mencapai target penjualan outletnya..5 Produk Perusahaan Seiring dengan semakin berkembangnya perusahaan maka selain menawarkan produk notebook, perusahaan juga menawarkan produk lainnya, seperti : o PC ( personal computer ) o Server
7 o Aksesoris komputer.6 Gambaran Sistem Akuntansi Pembelian yang Sedang Berjalan Gambar. berikut menunjukkan flowchart dan rich picture sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan pada Notebook88.
7 Bagian Pembelian Prosedur Penentuan stok Prosedur Pembuatan Pengarsipan FPB Pemeriksaan Faktur mulai 4 8 supplier Laporan Stok dari outlet setiap hari SPP 4 FPB faktur T menentukan kebutuhan stok baru tiap outlet pemilihan supplier T memeriksa faktur T stok dari gudang? ya membuat Surat Permintaan Pengiriman Barang tidak Laporan Stok SPPB SPPB SPPB membuat Surat Pengiriman antar Outlet Laporan Stok SPO SPO T SPO outlet fax membuat Surat Order Pembelian T SPP 5 supplier faktur 0 Pengarsipan 4 T N SPPB: Surat Permintaan Pengiriman Barang SPO : Surat Pengiriman antar Outlet SPP : Surat Permintaan Pembelian : Surat Order Pembelian FPB : Form Pengeluaran Barang : Surat Retur Pembelian Gambar. Diagram Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian Sistem Berjalan
Bagian Gudang 74 Prosedur Pembuatan SPP dan FPB SPPB mengecek Gudang Gudang SPPB SPP FPB : Surat Permintaan Pengiriman Barang : Surat Permintaan Pembelian : Form Pengeluaran Barang stok tersedia? tidak membuat Surat Permintaan Pembelian N SPPB SPP ya SPP membuat Form Pengeluaran Barang T SPPB 5 FPB 4 FPB 7 FPB FPB FPB Gudang 4 8 6 bersama barang Gambar. Diagram Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian Sistem Berjalan ( lanjutan )
75 Bagian Gudang ( lanjutan ) Prosedur Penerimaan Barang Prosedur dimana Kondisi Barang Diterima Sesuai dan Prosedur Retur Setelah Pembelian tercatat Prosedur dimana Kondisi Barang Diterima tidak Sesuai dan Prosedur Retur-nya ( dimana pembelian belum tercatat ) Prosedur Penyesuaian Gudang atas Hasil Perhitungan Fisik 5 supplier 6 N bersama barang Surat Pengantar N Surat Pengantar 9 Surat Pengantar 5 Surat Pengantar Hasil Perhitungan Fisik Gudang untuk retur sebelum pembelian tercatat membandingkan dokumen dan mengecek barang kondisi barang sesuai? tidak ya untuk retur setelah pembelian tercatat Gudang Surat Pengantar 4 Gudang membuat 5 Surat Pengantar N 4 membuat Surat Retur Pembelian 5 Gudang 4 N membandingkan sesuai? tidak Hasil Perhitungan Fisik Gudang ya Hasil Perhitungan Fisik N : Surat Order Pembelian : Surat Retur Pembelian bersam a barang 5 bersama barang Gambar. Diagram Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian Sistem Berjalan ( lanjutan )
Bagian Pengiriman 76 Prosedur Pengiriman Barang ke Outlet Prosedur Pengiriman Retur Barang ke Supplier 6 bersama barang bersama barang N FPB FPB outlet bersama barang N supplier bersama barang FPB : Form Pengeluaran Barang : Surat Retur Pembelian Gambar. Diagram Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian Sistem Berjalan ( lanjutan )
77 Bagian Akuntansi Prosedur Pencatatan atas Pengiriman antar Outlet dan dari Gudang ke Outlet Prosedur Pencatatan atas Penerimaan Barang dari Supplier tanpa Retur 7 9 0 SPO SPPB FPB Faktur Catatan Distribusi membandingkan dokumen SPO SPPB FPB Faktur T N Jurnal Pembelian Hutang Catatan Distribusi SPPB SPO : Surat Permintaan Pengiriman Barang : Surat Pengiriman antar Outlet FPB : Surat Order Pembelian : Form Pengeluaran Barang Gambar. Diagram Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian Sistem Berjalan ( lanjutan )
78 Bagian Akuntansi ( lanjutan ) Prosedur Pencatatan atas Pembelian dan Retur sebelum Pembelian Tercatat Prosedur Pencatatan Retur Pembelian setelah Pembelian Tercatat Prosedur Pencatatan Penjualan Outlet 0 4 5 Outlet Faktur T Laporan Penjualan Harian membandingkan dokumen Jurnal Umum Hutang Catatan Distribusi Faktur Catatan Distribusi Laporan Penjualan Harian Jurnal Pembelian Jurnal Umum Hutang Catatan Distribusi T Faktur T : Surat Order Pembelian : Surat Retur Pembelian Gambar. Diagram Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian Sistem Berjalan ( lanjutan )
Bagian Akuntansi ( lanjutan ) 79 Prosedur Pembayaran Supplier Prosedur Perhitungan Fisik Periodik T Dokumen Pendukung Faktur mengisi cek dan meminta otorisasi cek ke GM Dokumen Pendukung Faktur disimpan menurut tanggal jatuh tempo faktur bersama dokumen pendukung saat jatuh tempo faktur Cek tiap bulan menghitung fisik persediaan Hasil Perhitungan Fisik Hasil Perhitungan Fisik 6 membanding kan sesuai? gudang dan outlet tidak Hasil Perhitungan Fisik Catatan Distribusi Jurnal Umum N Hasil Perhitungan Fisik membuat Laporan Hasil Perhitungan Fisik Laporan pemilik Jurnal Pengeluaran Kas Hutang ya Hasil Perhitungan Fisik Catatan Distribusi selesai Dokumen Pendukung Faktur N Cek supplier Gambar. Diagram Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian Sistem Berjalan ( lanjutan )
80 O utlet SPO () Laporan Stok fax $ fax $ $ faktur () Suppliers Bagian Pembelian () SPPB() Surat Pengantar & barang faktur SPO () SPPB() FPB(4) SPP() (4) Bagian G udang () & barang H PFP() () F PB() () FPB()() & barang C ek Bagian Akuntansi Laporan ()() & barang Bagian P engiriman cek & permintaan otorisasi cek & otorisasi G eneral M anager FPB() & barang Laporan Penjualan Harian fax O utlet SPPB : Surat Permintaan Pengiriman B arang FPB : F orm Pengeluaran B arang SPO : Surat P engiriman antar O utlet : Surat R etur Pembelian S PP : Surat Permintaan Pembelian HPFP : Hasil Perhitungan Fisik : Surat O rder P embelian Gambar. Rich Picture Sistem Akuntansi Pembelian Sistem Berjalan
8 Deskripsi Gambar. ( Diagram Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian Sistem Berjalan )dan Gambar. ( Rich Picture Sistem Akuntansi Pembelian Sistem Berjalan ) Bagian Pembelian menerima laporan stok dari setiap outlet setiap harinya. Berdasarkan laporan stok tersebut, Bagian Pembelian akan menentukan kebutuhan stok baru untuk tiap outlet. Bagian Pembelian akan membuat keputusan mengenai sumber stok yaitu stok barang yang berasal dari gudang perusahaan atau stok dari antar outlet. Jika stok diputuskan berasal dari antar outlet maka Bagian Pembelian akan membuat Surat Pengiriman antar Outlet sebanyak tiga rangkap. Rangkap pertama akan dikirimkan kepada outlet tujuan melalui fax sebagai perintah pengiriman stok ke outlet lainnya. Rangkap kedua akan diserahkan ke Bagian Akuntansi yang kemudian mengupdate Catatan Distribusi dan mengarsipkan berdasarkan nomor. Rangkap ketiga dan laporan stok akan diarsipkan berdasarkan tanggal. Jika stok diputuskan diambil dari gudang maka Bagian Pembelian akan membuat Surat Permintaan Pengiriman Barang sebanyak tiga rangkap. Rangkap pertama akan diserahkan ke Bagian Gudang. Rangkap kedua diserahkan ke Bagian Akuntansi. Rangkap ketiga dan laporan stok akan diarsip berdasarkan tanggal. Bagian Gudang setelah menerima Surat Permintaan Pengiriman Barang rangkap satu kemudian akan melakukan pengecekan stok barang ke Gudang. Jika stok barang tersedia maka Bagian Gudang akan membuat Form Pengeluaran Barang sebanyak lima rangkap. Rangkap satu dan dua beserta barang diserahkan ke Bagian Pengiriman. Bagian Pengiriman menyerahkan barang beserta Form Pengeluaran Barang rangkap satu kepada outlet dan mengarsipkan Form
8 Pengeluaran Barang rangkap dua. Form Pengeluaran Barang rangkap tiga untuk Bagian Akuntansi. Bagian Akuntansi berdasarkan Surat Permintaan Pengiriman Barang rangkap dua dan Form Pengeluaran Barang rangkap tiga akan mengupdate Catatan Distribusi dan kemudian mengarsipkan dokumen tersebut berdasarkan nomor. Rangkap empat untuk Bagian Pembelian dan diarsipkan menurut tanggal. Rangkap lima dan Surat Permintaan Pengiriman Barang rangkap satu digunakan untuk mengupdate Gudang dan kemudian diarsip berdasarkan tanggal. Jika stok barang tidak tersedia maka Bagian Gudang akan membuat Surat Permintaan Pembelian sebanyak dua rangkap. Rangkap satu untuk Bagian Pembelian. Rangkap dua dan Surat Permintaan Pengiriman Barang rangkap satu kemudian akan diarsip berdasarkan nomor urut. Berdasarkan Surat Permintaan Pembelian rangkap satu dari Bagian Gudang maka Bagian Pembelian akan membuat Surat Order Pembelian sebanyak tiga rangkap. Rangkap satu dikirimkan ke pemasok dan rangkap dua untuk Bagian Gudang. Rangkap tiga dan Surat Permintaan Pembelian rangkap satu akan diarsip berdasarkan tanggal. Pemasok mengirimkan barang yang dipesan beserta Surat Pengantar ke Bagian Gudang serta faktur ke Bagian Pembelian. Bagian Pembelian akan membandingkan faktur dengan Surat Order Pembelian rangkap tiga dan kemudian menyerahkan faktur tersebut ke Bagian Akuntansi. Bagian Gudang akan membandingkan Surat Pengantar tersebut dengan Surat Order Pembelian rangkap dua yang bersangkutan dan mengecek kualitas atau kondisi barang.
8 Jika kualitas atau kondisi barang sesuai maka Bagian Gudang akan mengupdate Gudang. Surat Order Pembelian rangkap dua akan dikirimkan ke Bagian Akuntansi. Surat Pengantar akan diarsip berdasarkan nomor. Bagian Akuntansi berdasarkan Surat Order Pembelian rangkap dua dan faktur akan mengupdate Jurnal Pembelian, Hutang, dan Catatan Distribusi. Jika kualitas barang tidak sesuai maka Bagian Gudang akan membuat Surat Retur Pembelian sebanyak lima rangkap. Rangkap satu dan dua beserta barang akan diserahkan ke Bagian Pengiriman. Bagian Pengiriman mengirimkan barang beserta Surat Retur Pembelian rangkap satu ke pemasok dan mengarsipkan Surat Retur Pembelian rangkap dua. Rangkap tiga untuk Bagian Akuntansi dan rangkap empat untuk Bagian Pembelian. Rangkap lima beserta Surat Order Pembelian rangkap dua dan Surat Pengantar akan digunakan untuk mengupdate Gudang. Surat Pengantar dan Surat Retur Pembelian rangkap lima selanjutnya diarsip berdasarkan nomor. Surat Order Pembelian rangkap dua diserahkan ke Bagian Akuntansi. Bagian Akuntansi berdasarkan Faktur yang diterima dari Bagian Pembelian, Surat Retur Pembelian rangkap tiga dan Surat Order Pembelian rangkap dua akan mengupdate Jurnal Pembelian, Jurnal Umum, Hutang, dan Catatan Distribusi. Selanjutnya semua dokumen diarsipkan berdasarkan nomor urut. Jika retur dilakukan setelah tanggal penerimaan barang dari pemasok dan sesudah pembelian dicatat oleh Bagian Akuntansi, maka Bagian Gudang berdasarkan Surat Pengantar akan membuat Surat Retur Pembelian sebanyak lima rangkap. Rangkap satu dan dua serta barang yang diretur diserahkan ke Bagian Pengiriman. Bagian Pengiriman mengirimkan barang beserta Surat Retur Pembelian
84 rangkap satu ke pemasok dan mengarsipkan Surat Retur Pembelian rangkap dua. Rangkap tiga untuk Bagian Akuntansi dan rangkap empat untuk Bagian Pembelian. Rangkap lima dan Surat Pengantar akan digunakan untuk mengupdate Gudang. Surat Pengantar dan Surat Retur Pembelian rangkap lima selanjutnya diarsip berdasarkan nomor. Bagian Akuntansi kemudian akan mengupdate Jurnal Umum, Hutang, dan Catatan Distribusi. Setiap akhir bulan, Bagian Akuntansi akan melakukan perhitungan fisik persediaan yang ada di gudang perusahaan dan di setiap outlet. Hasil Perhitungan Fisik dibuat dua rangkap. Hasil Perhitungan Fisik rangkap satu akan dibandingkan dengan dan Catatan Distribusi. Jika tidak sesuai maka dilakukan penyesuaian ke dan Catatan Distribusi. Hasil Perhitungan Fisik rangkap dua akan diserahkan ke Bagian Gudang. Bagian Gudang akan melakukan perbandingan Hasil Perhitungan Fisik dengan Gudang, jika tidak sesuai akan dilakukan penyesuaian ke Gudang. Kemudian Bagian Akuntansi akan menyiapkan Laporan dan diserahkan ke pemilik perusahaan. Setiap harinya, outlet outlet akan mengirimkan laporan penjualan outlet kepada Bagian Akuntansi. Bagian Akuntansi kemudian akan meng-update dan Catatan Distribusi. Pada saat jatuh tempo faktur pembelian dari pemasok maka Bagian Akuntansi akan membuat cek berdasarkan faktur dan dokumen pendukung lainnya. Cek kemudian akan dimintakan otorisasinya dari General Manager. Setelah itu cek akan diberikan kepada pemasok.
85.7 Formulir pada Sistem Berjalan Gambar berikut menunjukkan dokumen dokumen yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian pada Notebook88: SURAT PENGIRIMAN ANTAR OUTLET Kode SPO : Tanggal : Outlet Asal : Mangga Dua Mall Ambassador Mall Gajah Mada Plaza Roxy Square Yogyakarta Mall Outlet Tujuan : Mangga Dua Mall Ambassador Mall Gajah Mada Plaza Roxy Square Yogyakarta Mall Kode Barang Nama Barang Kategori Deskripsi Satuan Jumlah Dibuat Oleh : ( ) Gambar.4 Surat Pengiriman antar Outlet
86 SURAT PERMINTAAN PENGIRIMAN BARANG Kode SPPB: Tanggal : Outlet Tujuan : Mangga Dua Mall Ambassador Mall Gajah Mada Plaza Roxy Square Yogyakarta Mall Kode Barang Nama Barang Kategori Deskripsi Satuan Jumlah Dibuat Oleh : ( ) Gambar.5 Surat Permintaan Pengiriman Barang
87 SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN Kode SPP: Tanggal : Kode SPPB : Kode Barang Nama Barang Kategori Deskripsi Satuan Jumlah Tersedia Jumlah Diminta Jumlah Kurang Dibuat Oleh : ( ) Gambar.6 Surat Permintaan Pembelian
88 SURAT ORDER PEMBELIAN Kode : Tanggal : Kode Pemasok : Nama Pemasok : Alamat : No Tlpn / No Fax : Kode Barang Nama Barang Kategori Deskripsi Satuan Jumlah Harga Satuan Total Total Dibuat Oleh : ( ) Gambar.7 Surat Order Pembelian
89 FORM PENGELUARAN BARANG Kode FPB: Tanggal : Kode SPPB : Outlet Tujuan : Kode Barang Nama Barang Kategori Deskripsi Satuan Jumlah Dibuat Oleh : ( ) Gambar.8 Form Pengeluaran Barang
90 SURAT RETUR PEMBELIAN Kode : Tanggal : Kode Surat Pengantar : Kode : Kode Pemasok : Nama Pemasok : Alamat : No Tlpn / No Fax : Kode Barang Nama Barang Kategori Deskripsi Satuan Jumlah Harga Satuan Total Keterangan Total Dibuat Oleh : ( ) Gambar.9 Surat Retur Pembelian
9 H A S IL P E R H IT U N G A N F IS IK P E R S E D IA A N K o d e H P F P : T a n g g a l : G U D A N G K o d e B a r a n g N a m a B a r a n g K a te g o r i D e s k r ip s i S a tu a n J u m la h T e r c a ta t J u m la h F is ik S e lis ih M A N G G A D U A M A L L K o d e B a r a n g N a m a B a r a n g K a te g o r i D e s k r ip s i S a tu a n J u m la h T e r c a ta t J u m la h F is ik S e lis ih A M B A S S A D O R M A L L K o d e B a r a n g N a m a B a r a n g K a te g o r i D e s k r ip s i S a tu a n J u m la h T e r c a ta t J u m la h F is ik S e lis ih G A J A H M A D A P L A Z A K o d e B a r a n g N a m a B a r a n g K a te g o r i D e s k r ip s i S a tu a n J u m la h T e r c a ta t J u m la h F is ik S e lis ih R O X Y S Q U A R E K o d e B a r a n g N a m a B a r a n g K a te g o r i D e s k r ip s i S a tu a n J u m la h T e r c a ta t J u m la h F is ik S e lis ih Y O G Y A K A R T A M A L L K o d e B a r a n g N a m a B a r a n g K a te g o r i D e s k r ip s i S a tu a n J u m la h T e r c a ta t J u m la h F is ik S e lis ih D ib u a t O le h : ( ) Gambar.0 Hasil Perhitungan Fisik
9.8 Hasil Evaluasi Sistem Berjalan dan Rekomendasi Perbaikan Dari hasil evaluasi terhadap proses proses, prosedur prosedur serta struktur organisasi yang telah tergambarkan dalam diagram alir dokumen, rich picture maupun gambar struktur organisasi ditemukan beberapa permasalahan yang terjadi didalam sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan saat ini yaitu :. Penerimaan yang hanya diterima oleh Bagian Gudang. Saat ini perusahaan tidak memiliki fungsi penerimaan sehingga penerimaan barang dari pemasok hanya diterima oleh Bagian Gudang. Menurut Wilkinson, et al. ( 000 ) fungsi inventory management mencakup Bagian Pembelian, Penerimaan dan Penyimpanan. Bagian Penerimaan memiliki tanggung jawab untuk hanya menerima barang yang dipesan, menverifikasi kuantitas dan kondisinya dan memindahkan barang ke gudang. Tidak adanya Bagian Penerimaan ini disebabkan karena perusahaan memandang pembagian tugas ini akan memerlukan biaya operasional yang lebih besar. Akibat dari adanya penyatuan fungsi ini adalah membuka peluang Bagian Gudang untuk menggelapkan persediaan yang diterima dari pemasok. Jikalau perusahaan tidak membentuk suatu bagian khusus penerimaan maka perusahaan dapat menempatkan seorang personal khusus untuk menangani penerimaan barang terpisah dari Bagian Gudang.. Tidak terdapat Laporan Penerimaan Barang. Saat ini perusahaan tidak memiliki Laporan Penerimaan Barang atas barang yang diterima dari pemasok. Menurut Wilkinson, et al. ( 000 ) Laporan Penerimaan Barang adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat penerimaan barang. Tidak adanya Laporan Penerimaan Barang ini disebabkan karena perusahaan
9 menganggap bahwa Surat Order Pembelian dan Surat Pengantar dari pemasok sudah cukup memadai untuk memberikan informasi mengenai barang yang diterima dari pemasok. Tidak adanya Laporan Penerimaan Barang dapat membuka peluang terjadinya kekeliruan yang disengaja maupun tidak disengaja atas jumlah tercatat dalam Surat Order Pembelian dan Surat Pengantar dengan jumlah aktual yang diterima perusahaan. Perusahaan seharusnya melalui Bagian Penerimaan, yang saat ini belum ada dan sedang diusulkan, membuat suatu Laporan Penerimaan Barang yang ditujukan ke Bagian Gudang dan Bagian Pembelian. Untuk Bagian Gudang sebagai lampiran atas barang yang diterima. Untuk Bagian Pembelian guna mencocokan Laporan Penerimaan Barang dengan Faktur dari pemasok dan kemudian menyerahkan Laporan Penerimaan Barang dan Faktur tersebut kepada Bagian Akuntansi.. Tidak terdapat prosedur pemilihan pemasok. Saat ini pemilihan pemasok diserahkan pada Bagian Pembelian tanpa adanya prosedur khusus yang ditetapkan. Bagian Pembelian mengirimkan Surat Order Pembelian kepada pemasok berdasarkan hasil diskusi Bagian Pembelian dengan pemasok melalui telepon. Menurut Wilkinson, et al. ( 000 ) dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pembelian dalam hubungannya dengan pemilihan pemasok adalah request for proposal. Pemilihan pemasok melalui suatu prosedur khusus yang ditetapkan perusahaan akan mencegah kerugian perusahaan yang disebabkan karena adanya kolusi antara Bagian Pembelian dengan pemasok. Tidak adanya prosedur dan dokumen ini karena perusahaan menaruh kepercayaan sepenuhnya pada Bagian Pembelian untuk menentukan pemasok terbaik. Tidak adanya prosedur khusus dalam pemilihan
94 pemasok ini dapat mengakibatkan kolusi antara Bagian Pembelian dengan pemasok dimana Bagian Pembelian dapat saja menerima suatu imbalan jika melakukan pembelian pada pemasok tertentu sehingga perusahaan akhirnya membeli barang pada pemasok dengan harga yang lebih tinggi, kualitas yang lebih rendah dan pelayanan dari pemasok yang lebih rendah. Perusahaan seharusnya menetapkan suatu prosedur pemilihan pemasok sehingga pembelian barang jatuh pada pemasok dengan performance terbaik ( dalam harga, kualitas dan pelayanan ). Bagian Pembelian harus membuat suatu dokumen request for proposal ( Surat Permintaan Penawaran Harga ) kepada setiap pemasok dan kemudian setiap quotation yang diterima dari pemasok dievaluasi oleh Bagian Pembelian. Quotation terpilih akan dimintakan persetujuan atau pengesahannya oleh General Manager. Bagian Pembelian kemudian akan membuat Surat Order Pembelian kepada pemasok. Dengan demikian akan terjamin bahwa perusahaan melakukan pembelian barang kepada pemasok yang paling menguntungkan perusahaan. 4. Tidak memadainya jenis laporan yang diterima oleh pemilik ( general manager ). Saat ini laporan yang diterima oleh general manager atau pemilik dalam hubungannya dengan pembelian dan persediaan hanyalah Laporan sehingga pemilik hanya mengetahui status persediaan yang dimiliki. Menurut Wilkinson, et al. ( 000 ) laporan lain yang penting adalah Purchase Analysis yang menggambarkan tingkat aktivitas pembelian untuk setiap pemasok, setiap item persediaan dan setiap pihak peminta barang. Tidak adanya laporan ini karena kurangnya follow up atas aktivitas pembelian perusahaan. Tanpa laporan
95 ini tidak dapat dianalisa aktivitas pembelian yang terjadi di perusahaan. Sebaiknya pemilik menerima laporan pembelian dan laporan hutang sebagai alat untuk memberikan informasi yang lebih spesifik sehingga analisa pembelian dan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. 5. Bagian Pembelian tidak melakukan rekonsiliasi faktur dari pemasok dengan dokumen yang menunjukkan penerimaan aktual barang oleh perusahaan dari pemasok. Saat ini Bagian Pembelian hanya mengecek faktur dari pemasok berdasarkan Surat Order Pembelian rangkap tiga dan kemudian faktur diserahkan ke Bagian Akuntansi. Menurut Wlkinson, et al. ( 000 ) salah satu pengendalian internal dalam siklus pembelian adalah bahwa semua faktur dari pemasok diverifikasi berdasarkan waktu dan sesuai dengan barang atau jasa yang diterima. Tidak adanya pengendalian internal ini karena perusahaan tidak memiliki laporan penerimaan barang. Akibatnya perusahaan dapat saja menerima barang yang tidak sesuai dengan pesanan dari pemasok dan melakukan pembayaran yang berlebih dari yang seharusnya. Seharusnya perusahaan menggunakan suatu dokumen laporan penerimaan barang untuk menjamin bahwa perusahaan hanya mencatat barang yang benar benar dipesan dan hanya membayar barang yang diterima sesuai pesanan. 6. Tidak terdapat Bukti Pengeluaran Kas. Saat ini Bagian Akuntansi mengeluarkan cek tanpa membuat suatu bukti yang menandai adanya pengeluaran kas perusahaan. Cek ini dibuat berdasarkan faktur dan dokumen pendukung lainnya kemudian cek dimintakan otorisasinya ke General Manager dan cek
96 selanjutnya dikirimkan ke pemasok. Bagian yang memaintain hutang dan membuat cek dilakukan oleh orang yang sama. Menurut Wilkinson, et al. ( 000 ) mereview bukti bukti yang mendukung validitas pengeluaran dan kebenaran jumlahnya sebelum penandatangan cek harus dilakukan dengan baik. Semua pengeluaran kas harus dicatat secara lengkap dan akurat. Pemisahan tugas dan tanggung jawab harus tepat. Tidak adanya bukti pengeluaran kas ini karena kurangnya pengendalian atas pengeluaran kas dan tidak adanya pembagian wewenang antara bagian yang memaintain hutang dengan yang membuat cek. Akibatnya penelusuran pengeluaran kas sulit dilakukan karena tidak ada dokumen yang menandai adanya pengeluaran kas. Oleh karenanya Bagian Akuntansi harus membuat suatu dokumen Bukti Pengeluaran Kas dan diberikan kepada staf Bagian Akuntansi yang berwenang dalam membuat cek. Bukti Pengeluaran Kas dan cek kemudian dimintakan persetujuannya ke General Manager dan selanjutnya cek diserahkan ke pemasok.