BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Sistem pengendalian internal terbentuk dari peraturan-peraturan, kebijakan, dan prosedur, yang dirancang, diimplementasikan, dan dipelihara oleh pihak internal organisasi untuk mencapai target dan tujuan organisasi dengan keyakinan yang memadai terkait dengan keandalan pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi kegiatan operasional, maupun kepatuhan terhadap ketentuan yang telah ditetapkan (Jusup 2014, 356-357). Sistem pengendalian internal sangat penting diketahui oleh semua tingkatan dalam organisasi karena pihak internal organisasi dan auditor melaksanakan tugas tanpa terlepas dari sistem tersebut (Moeller 2009, 23-24). Sistem pengendalian internal yang diterapkan dalam organisasi bisnis meliputi sistem pengendalian internal yang berkaitan dengan persediaan, piutang, kas, penggajian dan lain sebagainya. Kas merupakan aset paling likuid dari organisasi bisnis dan sangat mudah dipindahtangankan sehingga kesalahan maupun kecurangan dalam pelaporan dan pengelolaan kas (Sugiri dan Sumiyana 2005, 105-108), yang dapat mengakibatkan ketidaktepatan informasi, sangat mungkin terjadi. Ketidaktepatan informasi terkait kas akan berdampak besar bagi organisasi karena informasi kas yang tersedia merupakan salah satu hal penting dalam pengambilan keputusan. Aliran kas ada dalam berbagai siklus transaksi sehingga aliran kas masuk dan keluar adalah yang terbesar dibandingkan dengan hal-hal lain yang ada dalam 1
2 laporan keuangan (Arens, dkk. 2017, 779). Kas memiliki risiko inheren yang tinggi terkait dengan golongan asersi keberadaan, kelengkapan dan keakuratannya karena kas merupakan aset yang paling mudah diselewengkan (Arens dkk. 2017, 781). Sistem pengendalian internal dalam pengelolaan kas sangat diperlukan untuk meminimalisir risiko kesalahan pencatatan ataupun kehilangan kas. Root (1998) menyebutkan beberapa rerangka yang digunakan sebagai dasar penyusunan maupun evaluasi sistem pengendalian internal, antara lain: Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission (COSO) Framework, kriteria dari Control Committee (CoCo) yaitu Guidance of Control yang diterbitkan oleh Canadian Institute of Chartered Accountants (CICA), kriteria Malcolm Baldrige National Quality Award (MBNQA), dan pedoman yang dibuat oleh Institute of Internal Auditors (IIA) (Root 1998, 144). Moeller (2009) menyebutkan contoh lain rerangka sistem pengendalian internal, yaitu CobiT, namun tetap memberikan penekanan lebih kepada COSO Framework yang menjadi rerangka standar yang digunakan sebagai dasar penyusunan maupun pengevaluasian sistem pengendalian internal dalam Sarbanes-Oxley Act (Moeller 2009, 89). COSO Internal Control Integrated Framework (ICIF) mulai dikembangkan pada tahun 1992 dan mengalami pembaharuan pada tahun 2013 (Arens, dkk. 2017, 379-380). Pembaharuan tersebut tampak dalam pedoman perancangan dan penerapan sistem pengendalian internal yang efektif dengan pendekatan berbasis prinsip (Arens, dkk. 2017, 380). COSO ICIF 2013 memiliki 3 tujuan dalam perancangan dan penerapan sistem pengendalian internal, antara lain:
3 keandalan pelaporan, kegiatan operasional yang efisien dan efektif, serta kepatuhan terhadap hukum dan peraturan (Arens, dkk. 2017, 376). COSO ICIF 2013 memiliki 5 komponen pengendalian internal untuk mencapai tujuannya, antara lain: lingkungan pengendalian, penilaian risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan (Arens, dkk. 2017, 380). Tujuan dan komponen COSO ICIF 2013 meliputi berbagai tingkatan dalam organisasi mulai dari tingkat fungsi hingga entitas. Salah satu entitas yang menerapkan sistem pengendalian internal adalah Koperasi Kopma UGM. Koperasi Kopma UGM merupakan finalis 100 besar Gerakan Kewirausahaan Nasional dari Kementrian Koperasi pada tahun 2013 dan 2014 serta Koperasi Konsumen Terbaik di Daerah Istimewa Yogyakarta pada tahun 2015 (Laporan Tahunan Koperasi "Kopma UGM" 2015, 9). Koperasi Kopma UGM memiliki 4 fungsi yang dijalankan oleh beberapa bidang dan 1 departemen, antara lain: fungsi keanggotaan yang dijalankan oleh bidang PSDA (Pengembangan Sumber Daya Anggota), fungsi bisnis yang dijalankan oleh Bidang Bisnis, Bidang HRD (Human Resource Development) dan Bidang Keuangan, fungsi gerakan yang dijalankan oleh Bidang Humas dan Gerakan, serta fungsi pendukung yang dijalankan oleh Bidang Administrasi dan Departemen Riset dan Pengembangan (Laporan Tahunan Koperasi "Kopma UGM" 2015, 4-9). Fungsi bisnis Koperasi Kopma UGM mengelola 4 divisi usaha, antara lain: Swalayan Koperasi Kopma UGM yang bergerak dalam bidang perdagangan barang konsumsi, Gamashirt yang bergerak dalam bidang konfeksi, Kafetaria yang bergerak dalam bidang jasa restoran, dan Warpostel yang utamanya bergerak
4 dalam bidang jasa komunikasi dan kurir (Laporan Tahunan Koperasi "Kopma UGM" 2015, 7-8). Koperasi Kopma UGM membutuhkan kas untuk menjalankan berbagai aktivitas sehingga kas dan sistem pengendalian internal pengelolaan kas merupakan hal yang sangat penting bagi Koperasi Kopma UGM. 1.2 Rumusan Masalah Koperasi Kopma UGM dikelola oleh mahasiswa yang merupakan anggota. Mereka mendapat kepercayaan dari anggota lainnya untuk menjalankan tugas sebagai manajemen. Mahasiswa tersebut akan langsung menjalankan tugas dan wewenang sebagai manajemen tingkat atas yang disebut dengan istilah pengurus. Pengurus di Koperasi Kopma UGM minimal memiliki pengalaman kerja di Koperasi Kopma UGM selama 1 periode dan harus berstatus mahasiswa aktif UGM. Sistem pengendalian internal yang baik dibutuhkan oleh Koperasi Kopma UGM agar periode kepengurusan yang singkat tidak memberikan dampak yang berarti. Selain pengurus, Koperasi Kopma UGM memiliki manajemen tingkat menengah yang disebut staf dan karyawan garis depan. Sebagian dari karyawan Koperasi Kopma UGM bukan merupakan anggota dan dapat memiliki masa kerja yang lebih lama dari pengurus, sehingga mendorong adanya rasa senioritas dari mereka. Dua dari tiga kondisi yang menjadi pendorong tindak kecurangan dalam segitiga kecurangan adalah peluang dan perilaku pembenaran (Jusup 2014, 412). Kondisi pergantian kepengurusan-staf dan masa kerja mereka yang lebih singkat di Koperasi Kopma UGM memungkinkan adanya peluang dan
5 perilaku/pembenaran dari karyawan untuk melakukan kecurangan sehingga sistem pengendalian internal yang baik dibutuhkan oleh Koperasi Kopma UGM untuk meminimalisir risiko terjadinya kecurangan. Penganggaran dengan penetapan dasar asumsi yang kurang tepat di Koperasi Kopma UGM (Diani 2015, 51), lemahnya budaya organisasi sehingga pemahaman dan filosofi antara pengurus dan karyawan tidak sama (Diani 2015, 52), sistem insentif yang tidak banyak dipengaruhi oleh pencapaian kinerja (Diani 2015, 52-53), mengakibatkan turunnya motivasi kerja karyawan dan menjadi dasar penilaian bahwa sistem pengendalian manajemen di Koperasi Kopma UGM belum baik (Diani 2015, 53). Sistem pengendalian internal dinilai berdasarkan komponen-komponen yang menyusun yang diantaranya berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen. Komponen-komponen dalam sistem pengendalian internal berkaitan dengan keefektifan dari sistem pengendalian tersebut dan setiap komponen pada rerangka pengendalian internal harus ada serta berfungsi dengan baik untuk mencapai tujuan dari pengendalian internal atau agar dapat dikatakan efektif (Lansiluoto, Jokipii dan Eklund 2016, 19-22). Penelitian yang selama ini dilakukan terhadap sistem pengendalian internal Koperasi Kopma UGM cenderung berfokus pada sistem pengendalian internal persediaan di divisi swalayan. Andityarini (2011) dalam skripsinya yang berjudul Evaluasi Sistem Pengendalian Internal Atas Sediaan Studi Kasus Pada Swalayan Kopma UGM menyebutkan bahwa banyak program kerja yang tidak optimal dalam pelaksanaannya bahkan tidak terlaksana (Andityarini 2011, 103),
6 selain itu pemisahan tugas pihak pengotorisasi dan pelaksana transaksi belum terlaksana secara keseluruhan (Andityarini 2011, 112). Hasil penelitian Andityarini menunjukkan bahwa sistem pengendalian internal Koperasi Kopma UGM pada tahun 2011 masih ada kekurangan. Sistem pengendalian internal atas sediaan di divisi swalayan yang berkaitan dengan pengelolaan kas menunjukkan adanya kelemahan pada sistem pengendalian internal pengelolaan kas di Koperasi Kopma UGM, antara lain: a. bukti kas masuk dibuat oleh adminkeu divisi swalayan sesuai kas yang diterima dari pihak pemasaran tanpa mencocokan dengan faktur penjualan barang keluar yang dibawa pihak pemasaran; b. bukti pengelolaan dana kas kecil yang belum memadai; c. faktur pembayaran kepada pihak pemasok barang perlu dibuat rangkap 3 dengan rincian lembar 1 untuk pemasok, lembar 2 untuk administrasi dan keuangan divisi swalayan, dan lembar 3 untuk kasir sentral; dan d. sistem pembayaran belum menggunakan rekening di bank sehingga menimbulkan berbagai risiko (Andityarini 2011, 55-86). Penelitian yang dilakukan selama ini cenderung berfokus pada divisi tertentu, utamanya Divisi Swalayan, walaupun beberapa siklus memiliki lingkup yang lebih besar. Salah satu siklus yang memiliki lingkup yang besar adalah siklus penerimaan dan pengeluaran kas. Penelitian siklus penerimaan dan pengeluaran kas yang dilakukan di Koperasi Kopma UGM pernah dilakukan pada tahun 2005 oleh Hastuti. Penelitian yang berjudul Evaluasi Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran
7 Kas Studi Kasus pada Koperasi Mahasiswa Universitas Gadjah Mada sudah mencakup keseluruhan sistem akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas di Koperasi Kopma UGM pada tahun 2005 namun tidak mendasarkan penelitiannya pada rerangka sistem pengendalian internal tertentu. Hastuti (2005) menyarankan kepada Koperasi Kopma UGM untuk menggunakan sistem pengendalian internal berdasarkan rerangka yang dikeluarkan oleh COSO (Hastuti 2005, 66). Penelitian ini dilakukan jauh sebelum adanya ekspansi dan perbaikan sistem pengendalian internal di Koperasi Kopma UGM. Selama rentang waktu 2005-2016, ada beberapa perbedaan yang diakibatkan perkembangan bisnis dan perbaikan sistem di Koperasi Kopma UGM. Koperasi Kopma UGM mulai melakukan ekspansi pada periode 2014/2015 dengan membuka cabang fotokopi di Fakultas Matematika dan IPA UGM, membuka cabang swalayan di Jalan Selokan Mataram, dan membuka usaha Kopma Ice Cream yang merupakan bagian dari Kafetaria. Pada periode 2014/2015, Koperasi Kopma UGM menyusun pedoman sistem pengendalian internal yang baru dan mulai diterapkan pada periode 2015/2016 (Laporan Tahunan Koperasi "Kopma UGM" 2014/2015, 42-43). Salah satu perbaikan sistem yang dilakukan pada periode 2015/2016 adalah mulai digunakannya transaksi non-tunai pada sistem penggajian karyawan. Evaluasi penerapan dan pelaksanaan sistem pengendalian internal, khususnya kas, merupakan hal yang tepat dilakukan saat ini karena selain adanya perbaikan-perbaikan pada sistem pengendalian internal dan ekspansi, kas sangat berkaitan dengan likuiditas organisasi, penganggaran, dan pengambilan kebijakan
8 organisasi (Sugiri dan Sumiyana 2005, 105). Hal lain yang menjadi pertimbangan adalah pernyataan pengawas tentang sistem pengendalian internal di Koperasi Kopma UGM yang belum berjalan secara optimal karena prosedur operasional standar pengeluaran bukti transaksi tidak selalu dilaksanakan dan pengawasan kegiatan yang berada di cabang kurang optimal (Laporan Tahunan Koperasi "Kopma UGM" 2015, 100). Berdasarkan rumusan masalah yang telah dipaparkan, ada beberapa pertanyaan yang perlu dijawab dalam penelitian ini, antara lain: 1. Apakah sistem pengendalian internal pengelolaan kas di Koperasi Kopma UGM telah sesuai dengan COSO ICIF 2013? 2. Apakah pelaksanaan sistem pengendalian internal pengelolaan kas di Koperasi Kopma UGM sudah efektif? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan utama yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah untuk memberikan evaluasi kepada manajemen terkait implementasi sistem pengendalian internal pengelolaan kas di Koperasi Kopma UGM. Berdasarkan rumusan masalah dalam penelitian ini, ada beberapa tujuan yang ingin dicapai, antara lain: 1. Menggambarkan secara menyeluruh sistem pengendalian internal pengelolaan kas yang ada di Koperasi Kopma UGM. 2. Mengevaluasi pelaksanaan sistem pengendalian internal pengelolaan kas di Koperasi Kopma UGM dan memberikan rekomendasi. 3. Menganalisis implementasi sistem pengendalian internal pengelolaan kas di Koperasi Kopma UGM dengan COSO ICIF 2013.
9 1.4 Motivasi Penelitian Kondisi pergantian kepengurusan-staf 1 dan masa kerja mereka yang lebih singkat dibandingkan dengan karyawan di Koperasi Kopma UGM memungkinkan adanya peluang dan perilaku pembenaran dari karyawan untuk melakukan kecurangan sehingga sistem pengendalian internal yang baik dibutuhkan oleh Koperasi Kopma UGM untuk meminimalisir risiko terjadinya kecurangan. Pernyataan pengawas tentang sistem pengendalian internal di Koperasi Kopma UGM yang belum berjalan secara optimal karena prosedur operasional standar pengeluaran bukti transaksi tidak selalu dilaksanakan dan pengawasan kegiatan yang berada di cabang kurang optimal (Laporan Tahunan Koperasi "Kopma UGM" 2015, 100) juga menjadi catatan tersendiri. Penganggaran dengan penetapan dasar asumsi yang kurang tepat (Diani 2015, 51), lemahnya budaya organisasi (Diani 2015, 52), sistem insentif yang tidak banyak dipengaruhi oleh pencapaian kinerja (Diani 2015, 52-53), mengakibatkan turunnya motivasi kerja karyawan dan menjadi dasar penilaian bahwa sistem pengendalian manajemen di Koperasi Kopma UGM belum baik (Diani 2015, 53). Komponen-komponen dalam sistem pengendalian internal berkaitan dengan keefektifan dari sistem pengendalian tersebut dan setiap komponen pada rerangka pengendalian internal harus ada serta berfungsi dengan baik untuk mencapai tujuan dari pengendalian internal atau agar dapat dikatakan efektif (Lansiluoto, Jokipii dan Eklund 2016, 19-22), termasuk komponen yang berkaitan dengan sistem pengendalian manajemen. 1 Manajemen di Koperasi Kopma UGM yang terdiri atas Pengurus, Pengawas, Kepala Departemen dan staf.
10 Penelitian yang berkaitan dengan sediaan di Divisi Swalayan menunjukkan adanya kelemahan pada sistem pengendalian pengelolaan kas, antara lain: bukti kas masuk dibuat sesuai kas yang diterima tanpa mencocokan dengan faktur penjualan barang keluar yang dibawa pihak pemasaran, bukti pengelolaan dana kas kecil yang belum memadai, faktur pembayaran kepada pihak pemasok barang belum dibuat rangkap 3, dan sistem pembayaran belum menggunakan rekening di bank (Andityarini 2011, 55-86). Hal ini menjadi penting karena salah satu siklus yang memiliki lingkup yang besar adalah siklus penerimaan dan pengeluaran kas. Penelitian yang berkaitan dengan pengendalian internal pengelolaan kas pernah dilakukan pada tahun 2005 namun belum berdasarkan rerangka sistem pengendalian internal tertentu. Hastuti (2005) menyarankan kepada Koperasi Kopma UGM untuk menggunakan sistem pengendalian internal berdasarkan rerangka yang dikeluarkan oleh COSO (Hastuti 2005, 66). COSO ICIF 2013 merupakan rerangka standar yang digunakan dalam penyusunan maupun evaluasi sistem pengendalian internal dalam Sarbanes-Oxley Act (Moeller 2009, 89). Ada 5 organisasi yang mendukung COSO, antara lain AAA (American Accounting Association), AICPA (American Institute of Certified Public Accountants), FEI (Financial Executives International), IIA (Institute of Internal Auditors), and IMA (Institute of Management Accountants) (McNally 2013, 2). COSO ICIF 2013 merupakan rerangka yang digunakan di Amerika Serikat dan diterima secara global. COSO ICIF 2013 sudah diterima secara global dibuktikan dengan ketersediaanya dalam 8 bahasa dan adanya kerja sama COSO dengan negara di
11 luar Amerika Serikat, salah satunya dengan Kementerian Keuangan China (COSO 2015, 1). Beberapa hal tersebut menjadi pertimbangan pemilihan COSO ICIF 2013 sebagai dasar dalam melakukan evaluasi terhadap sistem pengendalian internal penelitian ini. Koperasi Kopma UGM menyusun pedoman sistem pengendalian internal yang baru dan mulai diterapkan pada periode 2015/2016 (Laporan Tahunan Koperasi "Kopma UGM" 2014/2015, 42-43). Jika evaluasi tidak dilakukan terhadap sistem pengendalian internal kas yang ada, manajemen tidak dapat menentukan kelengkapan dan keefektifan dari sistem yang ada dan tidak dapat menentukan langkah-langkah pengembangan yang tepat atas sistem tersebut. 1.5 Kontribusi Penelitian 1. Kontribusi Teoritis. Penelitian ini mengevaluasi sistem pengendalian internal pengelolaan kas dalam lingkup entitas dengan studi kasus Koperasi Kopma UGM dan menggunakan dasar COSO Internal Control Integrated Framework 2013 sebagai tindak lanjut atas penelitianpenelitian sebelumnya. Penelitian tentang sistem pengendalian internal di Koperasi Kopma UGM pernah dilakukan dengan fokus pada persediaan pada salah satu divisi usaha (Andityarini 2011). Penelitian sebelumnya tentang pengelolaan kas di Koperasi Kopma UGM mengevaluasi sistem tanpa mendasarkan pada rerangka tertentu (Hastuti 2005). Penelitian ini dapat menjadi pendukung dan referensi untuk penelitian selanjutnya. 2. Kontribusi Praktis. Penelitian ini memberikan pengetahuan terkait sistem pengendalian internal yang baik berdasarkan COSO ICIF 2013 bagi
12 Koperasi Kopma UGM. Hasil penelitian ini dapat membantu Kepengurusan-staf Koperasi Kopma UGM mengevaluasi dan meningkatkan implementasi sistem pengendalian internal pengelolaan kas organisasi. 3. Kontribusi Kebijakan. Hasil penelitian ini dapat membantu manajemen Koperasi Kopma UGM mengevaluasi kebijakan terkait sistem pengendalian internal pengelolaan kas yang telah diterapkan dan menentukan kebijakan yang tepat terkait sistem pengendalian internal pengelolaan kas untuk Koperasi Kopma UGM. 1.6 Ruang Lingkup dan Batasan Penelitian Ruang lingkup dalam penelitian ini berfokus pada aturan, kebijakan dan implementasi sistem pengendalian internal yang berkaitan dengan pengelolaan kas di Koperasi Kopma UGM. Penelitian ini juga dibatasi dengan komponenkomponen yang ada dalam COSO Internal Control Integrated Framework (ICIF) 2013 sebagai dasar dalam mengevaluasi sistem pengendalian internal pengelolaan kas di Koperasi Kopma UGM. 1.7 Sistematika Penulisan Bab 1: Pendahuluan Bab ini memaparkan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, motivasi penelitian, kontribusi penelitian, ruang lingkup dan batasan penelitian, dan sistematika penulisan. Bab 2: Landasan Teori dan Tinjauan Pustaka
13 Bab ini memaparkan teori-teori yang relevan dengan penelitian bersumber dari jurnal, buku, dan sumber lain yang relevan. Teori-teori yang akan dipaparkan antara lain terkait dengan sistem pengendalian internal, kas dan sistem pengendalian internal pengelolaan kas, serta sistem pengendalian internal berdasarkan COSO ICIF 2013. Bab 3: Metode Penelitian Bab ini memaparkan desain penelitian, definisi operasional variabel, objek penelitian, instrumen penelitian, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data. Bab 4: Hasil Penelitian dan Pembahasan Bab ini memaparkan penelitian yang diawali dengan gambaran umum Koperasi Kopma UGM antara lain deskripsi, visi, misi, prinsip, nilai, perangkat organisasi dan struktur organisasi. Bab ini akan dilanjutkan dengan pembahasan mengenai sistem pengendalian internal pengelolaan kas yang telah diaplikasikan di Koperasi Kopma UGM dan evaluasi sistem tersebut berdasarkan COSO ICIF 2013. Bab 5: Kesimpulan Bab ini merupakan bagian akhir yang berisi tentang kesimpulan, keterbatasan yang dihadapi selama menjalankan penelitian, serta implikasi praktis maupun teoritis dari hasil penelitian.