BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN 3.1 Sejarah Perusahaan PT. LN Amanah Indonesia adalah sebuah perusahaan yang berbentuk Perseroan Terbatas (PT). PT. LN Amanah Indonesia didirikan berdasarkan undang-undang Negara Republik Indonesia dimana anggaran dasarnya dimuat dalam akte pendirian tanggal 1 November 2004 oleh seorang notaris di Jakarta dan telah disahkan oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, dengan surat keputusan tanggal 24 Desember 2004 No. C-30582 HT.01.01.TH.2004 dan telah diumumkan dalam berita Negara Republik Indonesia pada tanggal 24 Desember 2008. PT. LN Amanah Indonesia yang terletak di Citylofts Apt. suite 708 Jalan KH Mas Mansyur 121 kecamatan Tanah Abang, Jakarta Pusat ini bergerak di bidang produk dan jasa. Layanan jasa yang ada di PT.LN Amanah adalah dua program sertifikasi yaitu program sertifikasi QWP (Qualified Wealth Planner) dan program sertifikasi AEPP (Association Estate Planning Practitioners). Program sertifikasi QWP yang bergerak di bidang pendidikan wealth planning atau perencanaan kekayaan yang lebih mengedepankan praktikal, Client yang lulus dari program ini akan memiliki gelar profesi QWP, gelar profesi QWP tersebut dikeluarkan berdasarkan strandar yang telah di tetapkan oleh PT. IAFP Global yang berdomisili di Singapore. Program sertifikasi AEPP yang bergerak dibidang pendidikan perencanaan kekayaan di bidang property (Global Estate Planning) yang telah diakui dan mendapat kepercayaan dari pihak penyelengara program CFP (Certified Financial Planner) di Singapore dan Indonesia. PT. LN Amanah Indonesia bekerjasama dengan FPSB Indonesia dalam program pengumpulan CPD Point untuk client dari FPSB Indonesia yang sudah mendapatkan gelar RFP (Regirtered Financial Planner) dan CFP (Certified Financial Planner). CPD point tersebut digunakan sebagai syarat untuk client dapat sertifikasi ulang untuk memperpanjang masa berlaku sertifikat yang telah dimiliki. 49
50 Tidak hanya layanan jasa saja yang ditawarkan, tetapi PT. LN Amanah Indonesia juga memiliki produk unggulan yaitu software QWP atau QWP Comprehensive Wealth Planning Software, Financial Planning Calculator, LNIT Membership Application System. Software QWP ini diperuntukkan bagi para praktisi ataupun perushaan yang bergerak di bisnis perbankan, asuransi, investasi, pajak, wealth planner, dan perencana keuangan yang ingin mendalami di bidang perencanaan keuangan dan dapat langsung diterapkan di dalam kegiatan bisnis. Sejak diluncurkan pada tahun 2005 Financial Planning Calculator sampai saat ini diperkirakan sudah lebih dari 10.000 orang yang telah menggunakan Financial Planning Calculator software ini. LNIT Membership Application System ini mengacu pada standar peraturan yang dikeluarkan oleh Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP) Indonesia, aplikasi yang diluncurkan pada tahun 2012 ini telah mencangkup: aplikasi membership, aplikasi ujian (paper on-line), dan aplikasi program CPD (Continual Professional Development). Aplikasi ini telah berjalan sempurna di sebuah Lembaga Sertikasi Profesi (LSP) dan beberapa asosiasi besar lainnya yang menerapkan aplikasi yang sama. Pada saat ini PT. LN Amanah Indonesia sudah berkembang pesat, ini terbukti dengan salah satu program unggulan PT. LN Amanah Indonesia yaitu program sertifikasi QWP yang telah dipercaya oleh kalangan perbankan, agen asuransi, agen investasi, pajak dan masih banyak lagi. 3.1.1 Visi dan Misi Visi dari perusahaan yaitu: Menjadi sebuah perusahaan berskala internasional yang menetapkan perencanaan kekayaan (wealth planner) sebagai profesi global. Misi dari perusahaan yaitu: Mengembangkan potensi perencana kekayaan (wealth planner) secara optimal melalui pendidikan dan pengajaran yang bermutu sesuai dengan standar internasional.
51 3.2 Struktur Organisasi PT. LN Amanah Indonesia memiliki struktur organisasi sebagai berikut: Gambar 3.1 Struktur organisasi Sumber ( Manager Project PT. LN Amanah Indonesia ) Tanggung Jawab Berikut adalah peran dan tanggung jawab yang dimiliki oleh tiap bagian dari PT. LN Amanah Indonesia : a. President Director Peran : o Menentukan strategi dan kebijakan perusahaan o Memimpin rapat koordinasi seluruh departemen dan divisi secara mingguan dan bulanan. o Menetapkan langkah strategis untuk mencapai target yang sudah ditentukan. o Memeriksa dan menandatangani laporan keuangan. o Melakukan komunikasi dan jalinan kerjasama yang baik dengan perusahaan lain yang sedang dan akan melakukan kerjasama dengan PT. LN Amanah Indonesia.
52 o Memberikan laporan perkembangan perusahaan secara berkala kepada pemegang saham. Tanggung jawab : o Bertanggung jawab atas keberhasilan perusahaan mencapai target profit (keuntungan). o Bertanggung jawab terhadap kualitas sumber daya manusia dan proses bisnis. o Bertanggung jawab atas kerjasama antara perusahaan dengan dengan perusahaan lain yang sedang dan akan melakukan kerjasama dengan PT. LN Amanah Indonesia. b. Vice President Director Peran : o Mewakili presiden direktur bila berhalangan dalam menjalankan operasional perusahaan. o Membantu presiden direktur untuk memastikan perusahaan dapat mencapai target yang ditentukan. o Melakukan proses perbaikan terhadap departemen atau divisi yang tidak memberikan dukungan keuntungan bagi perusahaan. o Mengumpulkan usulan dan saran-saran perbaikan perusahaan dari seluruh departemen dan divisi yang selanjutnya disampaikan kepada presiden direktur. Tanggung jawab : o Bertanggung jawab kepada presiden direktur atas kelancaran operasional perusahaan. o Memberikan usulan, masukan dan alternatif solusi atau jalan keluar kepada presiden direktur terhadap sesuatu hambatan yang terjadi. o Menjalin dan membangun hubungan yang baik dengan semua departemen dan divisi untuk keberhasilan perusahaan. o Melakukan konsultasi dan mendengar pendapat seluruh direktorat dan kepala divisi untuk dijadikan bahan perbaikan kinerja perusahaan.
53 o Mencari jalan keluar atas sesuatu hal yang dipastikan merugikan citra perusahaan di masyarakat. c. IT Advisor Peran : o Memberikan koreksi dan usulan kepada President Director tentang pengembangan IT yang dapat diterapkan di perusahaan. o Melakukan peningkatan proses bisnis melalui pengembangan IT bila ditemukan hambatan atau peluang yang dapat melemahkan posisi perusahaan. Tanggung jawab : o Bertanggung jawab atas kinerja perusahaan yang lebih efektif dan efisien dengan menggunakan sarana dan prasarana IT yang ada di perusahaan. o Memastikan bahwa produk IT yang digunakan di perusahaan dapat meningkatkan solusi bisnis dan layanan konsultasi strategis (businessenhancing solutions and strategic consulting services) o Memastikan bahwa dengan didukung oleh infrastruktur IT yang baik, maka dapat membantu perusahaan dalam meningkatkan nilai investasi di bidang teknologi untuk kepentingan jangka panjang. d. Finance Director Peran : o Mengendalikan sumber pendanaan dan penggunaan anggaran perusahaan. o Menjalin hubungan yang baik dengan semua lembaga keuangan bank atau lembaga keuangan lainnya yang dapat memberikan dukungan dana terhadap perusahaan. o Menyusun neraca dan laporan keuangan untuk disampaikan kepada presiden direktur.
54 o Memberikan evaluasi posisi perusahaan berdasarkan pencapaian target terakhir dan kemungkinan yang terjadi sampai dengan akhir tahun. o Memastikan semua sumber penerimaan memberikan kontribusi positif terhadap rencana penerimaan perusahaan secara keseluruhan. Tanggung jawab : o Bertanggung jawab kepada presiden direktur terhadap penyusunan neraca dan laporan keuangan yang benar sesuai dengan standar akuntansi Indonesia. o Melakukan evaluasi anggaran dan pos biaya yang harus diperhatikan secara khusus untuk peningkatan dan pencapaian keuntungan perusahaan. o Melakukan konsultasi dengan semua direktorat dan divisi untuk memastikan semua proses bisnis tetap berorientasi kepada keuntungan. o Secara berkala membuat perkiraan hasil akhir (bulanan / tahunan) berdasarkan pencapaian harian/ mingguan terakhir. o Memeriksa seluruh piutang operasional perusahaan dan kewajiban yang harus dipenuhi atau ditindaklanjuti oleh perusahaan. e. Event Program Director Peran : o Membuat konsep dan jadwal event untuk diselenggarakan di perusahaan o Mengelola event yang diselenggarakan perusahaan Tanggung Jawab : o Memastikan seluruh event yang ada berjalan dengan sistem kontrol o Menjalin hubungan baik dengan semua pihak yang terlibat dalam event tersebut f. IT PM (Information Technology Project Manager) Peran :
55 o Mengelola pengembangan proyek yang berhubungan dengan IT mulai dari inisiasi sampai dengan penutupan atau berakhirnya suatu proyek o Menentukan jadwal suatu proyek (tanggal dimulai dan berakhirnya suatu proyek) yang diperlukan untuk kejelasan dalam penyelesaian proyek IT dengan menggunakan prinsip "complete work breakdown structure". o Mengembangkan sumber daya manusia untuk keperluan spesialisasi IT antara lain IT programmer dan web developer. o Secara jelas mengkomunikasikan harapan kepada anggota tim proyek dan para stakeholder. o Bertindak sebagai mediator antara anggota tim proyek dan para stakeholder. o Menentukan apakah diperlukan atau tidak seorang konsultan eksternal proyek dalam membantu penyelesaian proyek IT yang sedang berjalan. Tanggung jawab : o Memastikan seluruh proyek yang ada berjalan dengan sistem kontrol dan laporan yang sewaktu-waktu siap untuk diaudit. o Menjalin hubungan dengan semua pihak yang terlibat dalam pengerjaan proyek, termasuk dengan pemegang merek (principal) perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). o Bertanggung jawab dalam mencari SDM yang tepat, berpengalaman dan terbaik yang dapat digunakan untuk penyelesaian proyek IT yang sedang dikerjakan oleh perusahaan. o Bertanggung jawab dalam memimpin dan memotivasi anggota tim IT Project agar proyek yang ada dapat diselesaikan tepat pada waktunya. o Memastikan semua dokumen yang berhubungan dengan proyek IT diarsipkan dengan aman setelah penyelesaian suatu proyek. 3.3 Tata Laksana Sistem Berjalan PT. LN Amanah Indonesia ini menyediakan berbagai program yang dapat diikuti oleh semua orang. program tersebut terbagi atas dua yaitu QWP dan
56 AEPP yang sama-sama membahas perencanaan kekayaan. QWP dapat diikuti minimal oleh orang yang memiliki ijazah SMA maupun yang sudah berkerja dalam bidang keuangan minimal enam tahun, sedangkan AEPP dapat diikuti apabila sudah mendapatkan sertifikat QWP. Sertifikat QWP dan AEPP memiliki masa berlaku yakni selama dua tahun, jika client ingin memperpanjang masa berlaku sertifikat, maka client dapat melakukan sertifikasi ulang. Untuk mendapatkan atau pun sertifikasi ulang client diharuskan untuk memenuhi syarat-syarat yang diberikan oleh PT. LN Amanah Indonesia. Salah satu persyaratan yang diberikan oleh PT. LN Amanah Indonesia adalah mengumpulkan CPD point. Bagi client yang mengikuti program QWP diharuskan mengumpulkan 20 CPD point dan bagi client yang mengikuti program AEPP diharuskan mengumpulkan 40 CPD point. Untuk mendapatkan CPD point, client dapat mengikuti seminar yang diadakan oleh PT. LN Amanah Indonesia. Sistem mengikuti seminar Client yang mengikuti seminar dapat mendaftar dengan datang ke PT. LN Amanah Indonesia, disana terdapat jadwal dan tempat dimana seminar dilaksanakan sehingga orang dapat memilih sesuai dengan jadwal yang mereka inginkan. Sesudah menentukan jadwal dan tempat Seminar, client harus mengisi form registrasi dan melakukan pembayaran, pembayaran dapat dilakukan dengan transfer, jika client tidak melakukan pembayaran dalam jangka waktu tiga hari setelah client melakukan registrasi, maka client harus mengisi form registrasi kembali. Orang yang sudah melakukan registrasi dan melunasi pembayaran dapat melakukan konfirmasi pembayaran tersebut ke PT. LN Amanah Indonesia melalui fax dan e-mail. Setelah client melakukan konfirmasi, maka admin akan mengirimkan konfirmasi bahwa client sudah terdaftar dalam seminar tersebut, setelah itu client baru dianggap sudah terdaftar dan diperbolehkan untuk ikut seminar. Pada hari yang sudah disesuaikan dengan jadwal mereka yang sudah terdaftar, mereka dapat langsung mengikuti seminar sesuai dengan tempat yang telah mereka tentukan. Setelah mengikuti seminar dan memenuhi syarat-syarat,
57 maka perusahaan akan mencetak sertifikat untuk orang-orang yang sudah mengikuti seminar dalam waktu dua minggu dan perusahaan akan menambah CPD point. Sistem penjualan buku dan mengikuti kuis Client yang ingin mengikuti kuis, diwajibkan untuk membeli buku terlebih dahulu. Buku dapat di beli dengan cara datang langsung ke PT. LN Amanah Indonesia, disana disediakan buku-buku yang berisi tentang ekonomi dan perencanaan keuangan yang dapat dipilih oleh client. Setelah client mendapatkan buku yang diinginkan, client dapat melakukan pembayaran langsung kepada admin. Setelah client melakukan pembayaran, maka admin akan menyerahkan form registrasi kuis untuk diisi oleh client, form registrasi kuis tersebut digunakan untuk mengetahui buku apa yang dibeli oleh client dan berapa CPD point yang akan diberikan setelah client mengikuti kuis karena setiap buku memiliki bobot CPD point yang berbeda. Setelah form registrasi tersebut diterima, admin akan menentukan jadwal untuk client mengikuti kuis. Setelah jadwal ditentukan, maka admin melakukan konfirmasi dengan client lewat e-mail tentang jadwal kuis yang tersedia. Setelah admin melakukan konfirmasi jadwal, client dapat mengikuti kuis di PT. LN Amanah Indonesia sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya. Setelah client mengikuti kuis, maka admin akan menambahkan CPD point kepada client. Akan tetapi jika pada hari yang sudah ditentukan client berhalangan hadir untuk mengikuti kuis, maka client harus melakukan pengisian form registrasi ulang untuk dapat mengikuti kuis.
58 Gambar 3.2 Flowchart Mengikuti Seminar
59 Client Admin Mulai Memilih buku Melakukan pembayaran buku Data registrasi Data registrasi Mengisi form registrasi Menentukan jadwal Ya Client hadir? Melakukan konfirmasi Tidak Mengikuti kuis Menambah CPD point Selesai Gambar 3.3 Flowchart Penjualan Buku dan Mengikuti Kuis
60 3.4 Rumusan Masalah Berikut adalah beberapa masalah yang terjadi pada PT. LN Amanah Indonesia : Pembelian tiket seminar mengharuskan client datang langsung ke PT. LN Amanah Indonesia sedangkan beberapa client memiliki keterbatasan waktu untuk datang langsung ke perusahaan. Beberapa client mengalami kesulitan untuk mendapatkan materi-materi yang diinginkan karena mereka harus datang membeli buku tersebut secara langsung di PT. LN Amanah Indonesia. Beberapa client tidak dapat mengikuti kuis di kelas karena keterbatasan waktu yang mereka miliki. Adanya kebutuhan PT. LN Amanah Indonesia akan sebuah sistem yang dapat memudahkan client untuk mendapatkan CPD point tambahan. 3.5 Usulan Pemecahan Masalah Berikut adalah solusi-solusi yang ditawarkan dari penulisan skripsi ini untuk PT. LN Amanah Indonesia : Membuat sistem penjualan tiket seminar on-line sehingga client tidak perlu datang langsung ke PT. LN Amanah Indonesia. Menyediakan sistem penjualan e-book dan sistem baca on-line sehingga client bisa mendapatkan materi-materi yang diinginkan tanpa harus datang langsung ke PT. LN Amanah Indonesia. Merancang kuis on-line pada fitur e-learning sehingga client dapat mengikuti kuis sesuai dengan jadwal yang mereka inginkan. Membuat program recognition yaitu program pemberian CPD point tambahan kepada client yang pernah mengikuti kegiatan yang berhubungan dengan bidang keuangan atau ekonomi di luar program RFP dan CFP dengan menyertakan bukti keikutsertaan mereka sehingga client bisa mendapatkan CPD point tambahan.