SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA) SIKLUS KEUANGAN Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain : 1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi. 2. Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. 3. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi SIA terdiri dari 3 subsistem: 1. Sistem pemrosesan transaksi : mendukung proses operasi bisnis harian. 2. Sistem buku besar/ pelaporan keuangan : menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak. 3. Sistem pelaporan manajemen : yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban. Siklus yang ada dalam perusahaan yang berkaitan dengan SIA salah satunya ialah siklus keuangan. Siklus keuangan adalah Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas. Siklus keuangan menyediakan informasi untuk serangkaian laporan keuangan mengenai suatu lingkungan akunting. Semua sistem buku besar umum harus melaksanakan : 1. Mengumpulkan data transaksi 2. Memproses arus masuk transaksi 3. Menyimpan data transaksi 4. Melakukan pengendalian akunting 5. Menyediakan laporan keuangan 6. Mengklasifikasikan dan mengkodekan data dan perkiraan transaksi System informasi akuntansi (SIA) adalah suatu fungsi yang melaksanakan tugas pengolahan data financial menjadi informasi yang dibutuhkan bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan. SIA bertanggungjawab menyediakan informasi keuangan bagi tiap elemen lingkungan kecuali pesaing. Sehubungan dengan kebutuhan informasi keuangan adalah kebutuhan manajemen level atas sehingga SIA hanya melayani informasi yang berorientasi kepada manajemen level atas tersebut. Sistem Komputer akuntansi berkembang seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan ilmu pengetahuan dimana yang dibutuhkan bukan hanya financial melainkan juga operasional (non financial) dan yang membutuhkan informasi bukan hanya manajemen level atas melainkan semua level manajemen. System Akuntansi komputer mendukung manajemen terbuka, Namun masih banyak organisasi yang menerapkan manajemen tertutup.
System akuntansi pokok terdiri dari klasifikasi rekening Buku besar, Jurnal dan bukti transaksi. Masing-masing unsur tersebut saling terkait membentuk suatu prosedur pencatatan. Berikut ini adalah hubungan masing-masing unsur dengan prosedur lainnya System dan Jurnal Bukti transaksi Buku Besar Prosedure 1. Penjualan Penjualan Faktur penjualan Rekening Piutang, penjualan 2. Penerimaan Kas Kas Bukti Penerimaan kas Rekening piutang, dan kas 3. Pembelian Pembelian Faktur Pembelian Rekening Persediaan barang 4. Pengeluaran Kas Kas Bukti Pengeluaran Kas Rekening Utang dan Kas 5. Payroll Umum Daftar Gaji/ Faktur biaya Rekening Gaji & Upah, Potongan, Utang gaji
FLOWCHART SIKLUS KEUANGAN PADA AKUNTANSI Secara umum siklus keuangan SIA dapat kita artikan sebagai langkah-langkah atau proses akuntansi untuk menghasilkan informasi keuangan, mulai dari transaksi sampai penyajian laporan keuangan. Flowchart digambarkan sebagai berikut : Penjelasan singkat tentang gambar diatas : Siklus akuntansi diawali dari adanya transaksi yang terjadi dalam sebuah perusahaan. Transaksi juga dijadikan sebagai titik awal untuk memulai proses akuntansi, atau dengan kata lain ada tidaknya akktifitas pencatatan akuntansi sangat bergantung kepada ada tidaknyatransaksi yang dilakukan perusahaan aktifitas transaksi seperti pembelian, penjualan. Selanjutnya transaksi yang dilakukan perusahaan harus memiliki bukti/dokumentasi. Transaksi yang tidak memiliki bukti sebagai dokumentasi tentu tidak dapat dikategorikan sebagai sebuah transaksi.
Bukti transaksi merupakan sarat mutlak untuk mengakui keberadaan dari sebuah transaksi. Langkah selanjutnya dokumentasi dicatatkan (dijurnal) kedalam buku harian. Buku harian ini merupakan catatan untuk merekam transaksi perusahaan pertama kalinya. Dari buku harian diteruskan ke buku besar (diposting). Buku besar digunakan untuk mengklasifisikasikan perkiraan perjenis. Apabila kita belum mendapatkan informasi yang lengkap dalam buku harian tentang mutasi dari sebuah perkiraan, maka dalam buku besar umum ini kita sudah dapat mengetahui mutasi setiap jenis perkiraan. Disamping buku besar umum, pada gambar diatas juga terlihat buku besar pembantu yang digunakan untuk cross check dengan buku besar umum. Buku besar pembantu ini dasar pencatatannya adalah langsung dari bukti asli sehingga daya controlnya terhadap buku besar umum tinggi. Setelah buku besar disiapkan, selanjutnya dibuatkan buku neraca saldo yang digunakan untuk mengkoreksi jika terdapat kekeliruan mulai dari dokumentasi transaksi sampai pada buku besar umum. Buku neraca saldo ini berisi saldosaldo perkiraan dalam sebuah perusahaan. Setelah neraca saldo disiapkan, maka dibuatkan neraca lajur yang digunakan untuk mempermudah penyajian laporan keuangan dengan berbagai penyesuaian (adjusment) yang dilakukan. Dari neraca lajur tersebut, dihasilkan laporan keuangan yang terdiri dari lima bagian yakni : 1. Neraca : melaporkan tentang asset, kewajiban dan equity perusahaan. 2. Laba rugi (L/R) : melaporkan tentang hasil usaha perusahaan. 3. Laporan Equity (LE) : melaporkan tentang perubahan dan kondisi equity. 4. Aliran Kas (AK) : melaporkan tentang aliran kas masuk atau keluar. 5. Catatan Atas Laporan Keuangan (CLK) : melaporkan tentang penjelasan mengenai semua perkiraan yang tercantum di neraca, laba rugi dan perubahaan equity. Berikut ini dan selanjutnya akan dibahas bagian-bagian dalam siklus akuntansi secara berurutan menurut siklusnya. Pembahasan di mulai dari siklus akuntansi Siklus akuntansi merupakan proses pencatatan akuntansi mulai dari dokumentasi sampai penyajian laporan keuangan. Gambar 1.1 diatas merupakan gambar siklus akuntansi mulai dari transaksi sampai dengan penyajian laporan keuangan. Transaksi merupakan kejadian-kejadian ekonomi dan aktifitas normal yang dilakukan oleh perusahaan dan berkaitan dengan operasi utama perusahaan, baik langsung maupun tidak langsung pada periode tertentu. Beberapa kata kunci dari pengertian transaksi diatas adalah : 1. Kejadian ekonomi 2. Dilakukan oleh perusahaan 3. Dilakukan dalam rangka kegiatan utama perusahaan 4. Dilakukan pada periode tertentu Contoh transaksi seperti penjualan, pembelian, pengeluaran kas, penerimaan kas, dan lain sebagainya. Umumnya setiap transaksi bisnis mempengaruhi paling tidak dus perkiraan. Kejadian ekonomi digambarkan dengan adanya aktifitas-akitifitas yang dilakukan perusahaan baik terkait langsung dengan akktifitas utama maupun bukan. Periode tertentu yang dimaksud diatas adalah periode 1 tahun. Istilah periode tahunan ada yang disebut dengan tahun takwim dan tahun buku. Tahun takwim adalah periode akuntansi yang berewal tanggal 1 januari dan berakhir tanggal 31 desember pada tahun tertantu. Sedangkan tahun buku adalah periode yang berawal dan berakhirnya selain dari tanggal tahun takwim. Setiap transaksi akan memmpengaruhi beberapa perkiraan dan perkiraan ini tentu sangat penting perannya. Apabila kita ingin membuat kebijakan apakah kita akan melakukan peminjaman uang lagi atau tidak, pastilah kita membutuhkan informasi tentang perkiraan utang. Apabila kita ingin membeli aktiva, pastilah kita membutuhkan informasi perkiraan kas, sehingga kita bisa memutuskan apakah kita beli atau tidak. Tentunya jika kas kita memadai, maka kita kan membeli aktiva secara tunai, atau apabila kas kita tidak mencukupi kita bisa saja membelinya dengan alternative lainnya. Jadi peran sebuah perkiraan sangat penting bagi kita untuk mengambil keputusan perusahaan. Dokumentasi merupakan bukti transaksi yang dilakukan. Suatu transaksi yang dilakukan tidak akan berarti apa-apa jika tidak ada bukti otentiknya. Bukti otentik disini tentu dalam bentuk
tertulis. Dalam akuntansi bukti lisan dari seseorang tidak dapat dijadikan sebagai sebuah bukti. Contoh bukti dalam praktek sehari-hari sangat banyak, seperti kwitansi, faktur, kertas bon, perjanjian-perjanjian kontrak kerja dan lain sebagainya. Saat ini, kebenaran dari sebuah bukti sering dipertanyakan. Artinya sebuah bukti tertulis selalu saja dapat di ada kan namun palsu. Oleh sebab itu standar dari kebenaran yang dimaksudkan dalam akuntansi adalah kebenaran material, bukan kebenaran formal. Bukti yang memiliki kebenaran material adalah bukti tertulis dari transaksi yang benar-benar dilakukan dari sisi jumlah maupun aktifitasnya. Sedangkan kebenaran formal adalah bukti tertulis yang secara pisik ada, namun bukan mewakili kenyataan. Dokumentasi dari sebuah transaksi wajib di file selama minimal 10 tahun. Ini artinya bahwa, sebuah bukti wajib disimpan untuk pertanggungjawaban selama masa waktu 10 tahun. Dengan demikian keberadaan dari sebuah bukti mutlak adanya untuk mewakili bahwa sebuah transaksi memang sudah dilakukan. Dalam siklus akuntansi, dokumentasi ini merupakan bahan pertama kali yang diproses dalam pencatatan akuntansi. Proses pencatatan akuntansi tidak aka nada, jika dokumentasinya tidak ada. Siklus akuntansi yang digambarkan diatas adalah siklus akuntansi konvensional berbasis manual. Apabila proses akuntansi dilakukan dengan berbasis computer maka suklus akuntansi sebagai berikut : Gambar 1.2. Siklus akuntansi berbasis computer diatas, jauh lebih singkat dalam menghasilkan laporan keuangan. Dari semua dokumen sumber teransaksi langsung dicatatkedalam buku harian umum. Khusus untuk dokumen sumber transaksi utang dan piutang, selain langsung dicata kedalam buku harian umum, juga dicatat kedalam buku besar pembantu sebagai buku control terhadap buku besar umum utang dan piutang. Proses selanjutnya setelah dicatakan kedalam buku harian umum adalah memposting semua perkiraan kedalam buku besar umum. Saldo utang dan piutang dalam buku besar umum akan dibandingkan dengan saldo utang dan piutang dalam buku besar pembantu. Proses selanjutnya setelah dari buku besar umum dapat dihasilkan catatan akuntansi berupa neraca saldo dan laporan keuangan. Dengan demikian proses akuntansi berbasis computer jauh lebih singkat dan dapat menghasilkan laporan keuangan. Sedangkan off-line system, proses dijalankan secara bertahap atau dengan kata lain proses menjurnal atau memposting didasarkan pada waktu tertentu.