BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen 2.1.1 Pengertian Manajemen Kata manajemen berasal dari bahasa Prancis kuno management, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Menerut follet (2000) Manajemen adalah ilmu atau seni yang mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber sumber daya lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Griffin (2011), manajemen: serangkaian kegiatan termasuk perencanaan dan pengambilan keputusan, pengorganisasian, memimpin, dan pengendalian diarahkan pada sumber daya organisasi (manusia, keuangan, fisik, dan informasi), dengan tujuan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu: a. Manajemen sebagai suatu proses b. Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen c. Manajemen sebagai sumber suatu seni (Art) dan sebagai ilmu pengetahuan (Science) 21
22 Manajemen dapat di artiluaskan dari pengertian di atas yaitu : a. Stoner (2006) Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian upaya dari anota organisasi serta penggunaan semua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujan organisasi yang telah di tetapkan sebelemunya. b. Menurut Stnoner dan Freeman dalam Safroni (2012), manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian upaya anggota organisasi dan proses penggunaan semua sumber daya organisasi untuk tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan. c. Gulick dalam Wijayanti (2008) mendefisinikan manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan (science) yang berusaha secar sistematis untuk memahami mengapa dan bagaaimana manusia bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan membuat system ini lebih bermanfaat bagi manusia. d. Menurut Schein (2008) memeberi definisi manajemen sebagai profesi. Menurutnya manajemen merupakan suatu profesi yang dituntut bekerja secara profesional, karakteristiknya adalah para profesional membuat keputusan berdasarkan prinsip-prinsip umum, para profesional mendapatkan status mereka karena mereka mencapai standard prestasi kerja tertentu, dan para profesional harus ditentukan suatu kode etik yang kuat.
23 2.1.2 Unsur-unsur manajemen Unsur-unsur manajemen menurut Manullang (2012) yaitu : 1. Manusia (Man) Sarana penting atau sarana utama setiap manajer untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan oleh individu-individu tersendiri atau manusianya. Berbagai kegiatan-kegiatan yang dapat diperbuat dalam mencapai tujuan seperti yang dapat di tinjau dari sudut pandang seperti sudut pandang proses, perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, dan pengendalian atau dapat pula kita tinjau dari sudut bidang, seperti penjualan, produksi, keuangan dan personalia. Bidangbidang tersebut memerlukan sumber daya manusia. 2. Material (Material) Dalam proses pelaksanaan kegiatan, manusia menggunakan matrial atau bahan-bahan. Oleh karena itu, material di anggap pula sebagai alat atau sarana manajemen untuk mencapai tujuan. 3. Mesin (Machine) Dalam kemajuan teknologi, manusia bukan lagi sebagai pembantu mesin seperti masa lalu sebelum revolusi industry terjadi. Bahkan, sebaliknya mesih telah berubah kedudukannya menjadi pembantu manusia. 4. Metode (Method) Untuk melakukan kegiatan secara guna dan berhasil guna, manusia di hadapkan berbagai alternative metode cara menjalankan pekerjaan tersebut sehingga cara yang dilakukannya dapat menjadi sarana atau alat manejemen untuk mencapai tujuan.
24 5. Uang (Money) Uang sebagai sarana manajemen harus di gunakan sedemikian rupa agar tujuan yang diinginkan tercapai. Kegiatan atau ketidaklancaran proses manajemen sedikit banyak dipengaruhi oleh pengelolaan keuangan. 6. Pasar (markets) Bagi badan yang bergerak di bidang industry maka sarana manajemen penting lainnya seperti pasar-pasar atau market. Untuk mengetahui bahwa pasar bagi hasih produksi. Jelas tujuan perusahaan industry tidak mustahil semua itu dapat dirai. Sebagian dari masalah utama dalam perusahaan industry adalah minimal memepertahankan pasar yang sudah ada. Jika mungkin, mencari pasar baru untuk hasil produksinya. Oleh karena itu. Markets merupakan salah satu sarana manajemen penting lainnya. Baik bagi perusahaan industry maupun bagi semua badan yang bertujuan mencari laba. 2.1.3 Pengertian Manajemen Perkantoran Manajemen perkantoran adalah salah satu fungsi operasional perusahaan dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan operasional organisasi Manajemen perkantoran bukan merupakan suatu posisi atau suatu kantor Departemen akan tetapi merupakan suatu manajemen atas orang-orang yang beroperasi dalam kegiatan administrasi yang mencangkup pengelolaan informasi dan keahlian yang di butuhkan bagi keputusan yang efektif dan tepat waktu.
25 Manajemen kantor dapat di tinjau dari dua sudut penglihatan yang berbeda, yaitu dari sudut manajemen dan dari sudut sasaran. Dari sudut manajemen, manajemen kantor merupakan kegiatan untuk merencanakan, mengoordinasikan, mengawasi, mengurusi, menyempurnakan, menertibkan ketatausahaan kantor. Dari sudut sasaran, manajemen kantor merupakan segala kegiatan penataan yang di tunjukan kepada segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha dalam sisitem perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi. Di bawah ini ada beberapa pengertian manajemen perkantoran menurut beberapa ahli, antara lain sebagi berikut : 1. Terry : Kegiatan kegiatan yang mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian terhadap pekerjaan kantor dan orang orang yang melakukan pekerjaan itu agar dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan. (Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro.2008) 2. The Liang Gie (2007) : Sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan - tujuan yang telah ditentukan. 3. Menurut Solihin (2009) : Proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian dari berbagai sumber daya organisasi untuk mecapai tujuan secara efektif dan efisien. Dengan demikian, manajemen perkantoran merupakan rangkaian akitivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan
26 (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sebagai tujuan mengenai suatu hal atau kegiatan. 2.1.4 Fungsi Manajemen Perkantoran Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan di jadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Berikut ini merupakan beberapa fungsi manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian menurut.indiarto (2010) 1. Perencanaan / Planning adalah memikirkan apa yang akan di kerjakan dengan sumber yang di miliki. Perencanaan di lakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan tersebut. 2. Pengorganisasian / Organizing adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumber daya fisik lain yang di miliki perushaan untuk menjalankan rencana yang telah di tetapkan serta menggapai tujuan perusahaan. 3. Pengarah / Directing adalah suatu fungsi kepepimipinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya. 4. Pengendalian / Controling adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah di buat untuk kemudian di buat perubahan
27 atau perbaikan jika di perlukan bila tidak di perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat di arahkan ke jalan yang benar dengan maksud dan tujuan yang telah di gariskan semula menurut Indiarto (2010). 2.1.5 Aspek-aspek Manajemen Perkantoran Aspek aspek manajemen perkantoran menurut Moekijat (2005) yaitu : a. Tujuan Paling penting untuk menilai dan membentuk tujuan sebuah kantor atau bagian bagiannya. b. Organisasi Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas tugas kepada pegawai. c. Metode Urutan pelaksanaan pelaksanaan dan bagaimana serta dimana pelaksanaan pelaksanaan itu dilakukan. d. Pegawai Berhubungan dengan pencarian calon pegawai, penempatan, pelatihan, kenaikan jabatan, dan pemberhentian mereka. e. Lingkungan Meliputi gedung kantor, perkakas kantor, dan kondisi kondisi fisik dalam gedung. f. Mesin mesin dan Perlengkapan Semua benda mati yang dipergunakan dalam kantor guna membantu pelaksanaan pekerjaan.
28 2.1.6 Kegiatan perkantoran Kegiatan manajemen perkantoran sangat beragam dan luas. Namun tidak sama antara organisasi yang satu dengan yang lain. Hali ini di karenakan sesuai dengan peranan pokoknya yauit melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi. Kegiatan pokok manajemen perkantoran dapat dinyatakan sebagai berikut (Terry dalam Sapir,2006). 1. Menyediakan suatu organisasi kantor yang efektif : a. Menempatkan personil yang tepat pada tempatnya. b. Menentukan aktivitas kerja. c. Menentukan delegasi kekuasaan dan tanggung jawab. 2. Mengusahakan adanya fasilitas fisik yang baik di kantor : a. Pengaturan tata ruang kantor. b. Pengaturan penerangan kantor. c. Pengaturan suara. d. Pengaturan ventilasi atau udara. 3. Spesifikasi alat-alat dan persedian kantor : a. Spesifikasi meja dan kursi kantor serta perabotan lainnya. b. Spersifikasi mesin kantor. c. Spesifikasi alat kantor. 4. Mengusahakan adanya fasilitas service dan komunikasi :
29 a. Pekerjaan korespodensi, stenografi, dan mengetik. b. Pekerjaan kearsipan. c. Pekerjaan mengurus surat masuk dan keluar. 5. Mengusahakan adanya hubungan yang memuaskan antara atasan dan bawahan : a. Analisis pekerjaan dan pendidikan. b. Administrasi gaji. c. Latihan dan promosi. d. Motivasi pekerjaan kantor. 6. Menganalisis dan memperbaiki metode kantor serta prosedurnya : a. Penghematan gerakan dan penyederhanaan pekerjaan. b. Standard waktu. c. Menerapkan metode efisiensi derta prosedur. 7. Mengawasi aktivitas kantor : a. Kualitas pekerjaan. b. Perencanaan pekerjaan kantor. c. Penetapan waktu pekerjaan kantor. 2.2 Ruang Lingkup Bidang Kerja dalam Manajemen Perkantoran Perincian mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran menurut Libbey E-Indonesia Initiative (e-ii2011) Konferensi Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk Indonesia 14-15 Juni 2011, Bandung meliputi :
30 1. Ruang Perkantoran (office space) 2. Komunikasi (communications) 3. Kepegawaian Kantor (office personnel) 4. Perabotan dan Perlengkapan Kantor (furniture and aquipment) 5. Peralatan dan Mesin (appliance and machine) 6. Perbekalan dan Alat Tulis (supplies and stationery) 7. Metode (methods) 8. Tata Warkat (records) 9. Kontrol Pejabat Pimpinan (executive control) 2.3 Kegiatan Dalam Sekretariat Kegiatan sekretariat dalam menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat meliputi : 1. Pembuatan 2. Penerimaan 3. Pengiriman & Pendistribusian 4. Penyimpan warkat Dari ruang lingkup manajemen perkantoran yang demikian banyak, maka untuk menjadi seorang manajer perkantoran maka syarat-syarat yang harus di miliki (Job specification) yaitu cakap dalam tugasnya, baik dalam pengelolaan personalia, organisasi maupun sumber daya kantor yang lainnya. Cepat dan tepat dalam mengambil keputusan, tentunya dengan sudah mempelajari dan mengetahui keadaan saat ini dan dampaknya kemudian hari, mempunyai keyakinan tinggi,
31 mempunyai semangat untuk mencapai tujuan, penuh inisiatif dan Kreatifitas dan Antusias penuh kepercayaan pada diri sendiri, mempunyai sikap untuk bekerjasama, harus bersikap terbuka (bersedia dan mau menerima kritik dari pihak manapun untuk kemajuan organisasi/perusahaan. 2.4 Pengertian Kearsipan Kearsipan menurut Maryati (2008) adalah suatu kegiatan menempatkan (replacing) dokumen dokumen penting dalam tempat penyimpanan yang baik dan menurut aturan tertentu, sehingga setiap diperlukan dapat menemukan (finding) kembali dengan mudah dan cepat. Tujuan Pengarsipan : 1. Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu waktu arsip dibutuhkan. 2. Sebagai sumber data, arsip merupakan sumber informasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan keputusan. 3. Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika organisasi dimasa lalu. 2.4.1 Fungsi dan Tujuan Kearsipan Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip di bedakan menjadi 2 (dua) macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. a. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi atau perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis di bagi menjadi 3 (tiga) macam, yaitu :
32 1. Arsip aktif, ialah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan kerja. 2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun 3. Arsip inaktif, adalah arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. b. Arsip statis, merupakan arsip yang sudah tidak di pergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus di kelola atau di simpan berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamya. Selain yang disebutkan di atas, adapun fungsi dan tujuan kearsipan : a. Menjaga keselamatan bahan (dokumen atau warkat) pertanggung jawaban b. Menyimpan warkat secara sistematis c. Mempermudahkan menemukan warkat pada saat di perlukan d. Menjaga atau memelihara kelestarian dan kerahasiaan arsip 2.4.2 Sistem Kearsipan Pada dasarnya kearsipan atau filling adalah kegiatan penyusunan dokumen, warkat dan arsip pada tempat yang telah di tentukan sehingga bila di perlukan dapat di temukan dengan cepat. System kearsipan menurut (Basuki dalam sukoco 2006) : 1. Sistem Hastawi (Manual)
33 System ini digunakan untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk berkas tertentu. System ini mencakup: a. Pemakaian buku agenda yang mencatat dokumen yang dipinjam, dan disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun system ini relatif mudah digunakan, namun kurang efisien dikarenakan sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas. b. Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masingmasing dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun menurut nama dokumen atau menurut nomor yang digunakan. c. Pemakaian kartu keluar yang diletakan ditempat dokumen bila dokumen itu dipinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kartu, atau sulih (dummy) yang menunjukan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan berisikan kolom pemakai, tanggal peminjam, dan tanggal pengembalian. d. Pemakaian system terotomasi yang mencakup kegiatan sebagai berikut : Perekaman dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunaannya; Penggunaan barcode untuk melacak dokumen;
34 Perekaman secara elektronik atas dokumen dapat dilakukan secara terpusat atau terdesentralisasi. Dengan menggunakan sensor, perekaman dapat dilakukan dari jarak jauh dan dapat mengurangi metode lain yang kurang efisien, karena system ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen bahwa sebuah dokumen telah dipinjamkan kepada seorang pemakai. Adapun cara sebelumnya ialah telepon, pemberitahuan lisan, ataupun mengirim slip transfer berkas. 2. System Barcoding Dengan memberikan tanda berupa garis atau balok secara vertical pada berkas atau dokumen. Setiap lokasi atau berkas memperoleh sandi balok yang unik, dan sandi balok jinjing (portable barcode reader) dapat digunakan untuk melaksanakan sensor berkas atau audit berkas. Manajer dokumen dapat memeriksa setiap ruangan dengan portable barcode reader yang dapat memindai sandi balok pemakai atau lokasi, dan informasi kemudian dikirim ke system palacakan otomatis, sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih actual. Contoh barcode :