Administrasi Perkantoran

Transkripsi

1 Administrasi Perkantoran Program keahlian Administrasi Perkantoran termasuk salah satu dari bidang keahlian Bisnis dan manajemen. Jabatan tamatan program keahlian administrasi perkantoran adalah sekretaris yunior, dalam lingkup sekretaris. Tujuan program keahlian administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut: Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakan tugas secara efektif dan efisien. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh manfaat masing-masing pihak. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan. Program Keahlian ADMINISTRASI PERKANTORAN Tujuan Program Keahlian Administrasi Perkantoran 1. Memasuki lapangan kerja serta dapat mengembangkan sikap profesional dalam lingkup keahlian bisnis dan manjemen, khusus sekretaris. 2. Mampu memilih karier, mampu berkompetisi dan mampu mengembangkan diri dalam lingkup keahlian bisnis dan manjemen, khusus sekretaris. 3. Menjadi tenaga kerja tingkat menengah untuk mengsi kebutuhan dunia usaha dan industri pada saat ini maupun masa yang akan datang dalam lingkup keahlian bisnis dan manajemen. 4. Menjadi warga negara yang produktif, adaptif dan kreatif. Kompetensi Tamatan Tamatan program keahlian Administrasi Perkantoran dapat menampilkan diri sebagai manusia beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, berbudi pekerti luhur, sehat jasmani dan rohani, berkepribadian yang mantap dan mandiri serta mempunyai tanggung jawab kemasyarakatan dan kebangsaan. Kompetensi produktif yang dimilki tamatan program keahlian Administrasi Perkantoran adalah seperti tercantum pada profil kompetensi tamatan berikut : 1. Melaksanakan pelayanan prima 2. Membuka usaha berskala kecil 3. Mengerjakan siklus akuntansi untuk perusahaan jasa dan dagang skala kecil 4. Mengetik berbagai naskah / dokumen 5. Membuat surat niaga dan menerapkan system kerasipan 6. Mengelola administrasi Kantor

2 7. Mampu mengerjakan pekerjaan Sekretaris,diantaranya 8. Menangani telepon 9. Menangani tamu 10. Mengelola kas kecil 11. Menangani alat tulis dan perlengkapan kantor 12. Menangani dikte dalam bahasa Inggris 13. Mengatur pertemuan/ rapat 14. Mengelola dokumen 15. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan 16. Menangani laporan 17. Menangani kegiatan humas dan keprotokolan IDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR Di masyarakat luas pekerjaan kantor biasanya juga disebut sebagai tatausaha. Tata usaha dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Jadi, tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan: 1. Menghimpun : Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana diperlukan. 2. Mencatat : Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. 3. Mengolah : Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keteranganketerangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna. 4. Menggandakan : Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. 5. Mengirim : Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lainnya 6. Menyimpan : Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut: 1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal. 2. Membuat rekening 3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik 4. Menyimpan warkat 5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan. 6. Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat pos 7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat 8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh 9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan yang tidak perlu. 10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.

3 (Gie, The Liang, 2007: Hal 14-16) ( Gie, The Liang Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat Dengan Tamabahan. Yogyakarta: Liberty) Macam macam pekerjaan kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo digolongkan menjadi 4 macam yaitu : 1. Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi Terdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi, korespondensi. 2. Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi Terdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro, perekaman tape. 3. Segala macam pekerjaan komputasi Terdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik, statistik, penyusunan laporan. 4. Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi Terdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi, pemberian keterangan. manajemen administrasi perkantoran Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya. Pengertian menurut para ahli George R. Terry Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan. William Leffingwell & Edwin Robinson Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Millis Geoffrey Manajemen kantor adalah seni membimbing personil kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah

4 dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya: mengetik (typing) menghitung (calculating) memeriksa (checking) menyimpan warkat/arsip (filing) menelepon (telephoning) menggandakan (duplicating) mengirim surat (mailing) dan kegiatan lain. Aspek-aspek manajemen perkantoran Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain: Manajemen dan pengarahan Tata laksana/penyelenggaraan Pelaksana secara efisien Manajemen Pengawasan Pengendalian dan pengawasan Pengarahan dan pengawasan Pengarahan Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan : pegawai Material perlengkapan Persayaratan Metode Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu : Kepegawaian perkantoran (office personel) Metode perkantoran (office methods) Perlengkapan perkantoran (office equipment) Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor) Biaya perkantoran (office costs) Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies) Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

5 ruang perkantoran (office space) komunikasi (communications) kepegawaian kantor (office personnel) perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment) peralatan dan mesin (appliance and machine) perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery) metode (methods) tata warkat (records) kontrol pejabat pimpinan (executive controls) Tujuan Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu [1] : Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya. Membantu perusahaan memelihara persaingan. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat Membuat catatan dengan biaya minimal Kegiatan Kegiatan manajemen administrasi antara lain : 1. Pengadministrasian seluruh kegiatan 2. Menginventarisasi peralatan kantor 3. Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen. 4. Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan. Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli Sebagian besar literatur menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran dengan pengertian yang sama. Hal ini dipertegas oleh pernyataan PBB (1969), bahwa keduanya sama, walaupun istilah administrasi lebih banyak digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan negara, sedangkan manajemen lebih banyak berhubungan dengan perusahaan. Berikut ini adalah pengertian administrasi (manajemen) perkantoran menurut beberapa ahli: # WH EVANS

6 Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi # ARTHUR GREGER Administrasi perkantoran merupakan fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisani # WILLIAM LEFFINGWELL & EDWIN ROBINSON Administrasi perkantoran merupakan cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan. # GEORGE TERRY Administrasi perkantoran merupakan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan # Dra. SUPARJATI Administrasi perkantoran adalah proses kerja sma di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen # KALLAUS & KEELING Administrative office is the process of planning, organizing adn controlling all the information related activities and of leading or directing people to attain teh objective of the organization Pengertian administrasi perkantoran. Pengertian kantor menurut para ahli. Artikel administrasi perkantoran. Pengertian administrasi menurut para ahli administrasi. Pengertian perkantoran. Definisi administrasi perkantoran. Pengertian administrasi kesehatan menurut para ahli. Pengertian kantor. Administrasi perkantoran. Fungsi administrasi perkantoran. Pengertian perkantoran menurut para ahli. Pengertian administrasi kantor. Definisi kantor. Pengertian kantor menurut ahli. Administrasi kantor. Pengertian pekerjaan kantor menurut para ahli. Pengertian manajemen perkantoran menurut para ahli. Pengertian pekerjaan kantor. Para ahli administrasi. Definisi perkantoran. Peranan administrasi perkantoran. Istilah administrasi. Pengertian manajemen perkantoran. Dimana pekerjaan administrasi dilakukan. Apa siapa dan dimana pekerjaan administrasi dilakukan. Pengertian administrasi menurut george terry. Tujuan administrasi perkantoran. Tentang administrasi perkantoran. Artikel administrasi kantor. Penyelenggaraan pekerjaan kantor. Fungsi administrasi perkantoran menurut para ahli. Defenisi perkantoran. Artikel perkantoran. Manajemen perkantoran menurut para ahli. Perkantoran. Pengertian administrasi dan contohnya. Konsep administrasi pelayanan kesehatan menurut para ahli. Gambar gambar administrasi perkantoran. Pengertian adm.perkantoran. Istilah perkantoran. Pengertian pelayanan administrasi. Tujuan dan fungsi administrasi perkantoran. Pengrtian administrasi kantor. Konsep administrasi pelayanan kesehatan. Pengertian dan fungsi manajemen menurut para ahli. Administrasi perkantoran menurut george terry. Pengertian dari perkantoran. Administrasi perkantoran adalah. Pengertian adminisrtasi perkantoran.

7 Pengertian kantor administrasi. Pengertian administrasi bisnis. Pengertian administrasi perusahaan. Definisi manajemen perkantoran. Pengertian adminitrasi perkantoran. Pengertian pekerjaan perkantoran. Gambar dan pengertian administrasi perkantoran. Pengertian management perkantoran. Konsep administrasi dan artikel terkait. Menrut para ahli administrasi. Fungsi fungsi administrasi perkantoran. Pengertian administrasi kesehatan. administrasi. administrasi perkantoran menurut para ahli.. Tujuan administrasi kantor. Pengertian administrasi perkantoran parah ahli. Penertian administrasi perkantoran. Fungsi adm perkantoran. Konsep administrasi pelayanan kesehatan menurut ahli. Manajemen perkantoran bisnis. Prosedur kegiatan administrasi perkantoran. Pengertian pekerjaan administrasi. Administrasi menurut george. Fungsi makalah administrasi. 10 definisi menurut para ahli administrasi manajemen. Fungsi administrasi kantor. Definisi pekerjaan administrasi. Manajemen perkantoran. Gambar administrasi perkantoran. Fungsi dan peranan administrasi perkantoran. Contoh pelayanan administrasi menurut william. Makalah administrasi perkantoran bisnis. Artikel administrasi. Pekerjaan administrasi kantor. Pengertian adm perjanjian kontrak. Jelaskan peranan manajemen kantor. Definisi administrasi menurut para ahli administrasi perkantoran. Manajemen perkantoran oleh ahli. Fungsi manajemen menurut para pakar. Konsep administrasi kesehatan menurut para ahli. Manajemen perkantoran dalam dunia bisnis. Adm perkatoran. Arti pekerjaan administrasi. Altikel administrasi perkantoran. Tugas manajemen administrasi perkantoran. Kegiatan administrasi perkantoran dalam bisnis. Mengoprasikan administrasi perkantoran. Gambar kegiatan administrasi perkantoran. Pengertian administrasi kerja menurut para ahli administrasi. Definisi admistrasi perkantoran. Jelaskan peranan manajer kantor. ADMINISTRASI PERKANTORAN A. Pengertian Administrasi Perkantoran Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran (Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. B. Sasaran Kegiatan Adminitrasi Perkantoran Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut : 1. Ruang perkantoran (Office Space) Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan; Pemeliharaan. 2. Komunikasi (Communication) Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran; Telepon;

8 Susunan kabel; Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor; Telegraf dan pelayanan kawat; Telex; Faximiles; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu. 3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel) Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; Kenaikan pangkat; Pergantian; sistem saran; Pengerahan pegawai; Keterlambatan; persoalan mangkir; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang makan siang; Semangat kerjasama; Disiplin; Pensiun; Pengaduan. 4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment) Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan arsip; Ruang dan peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan dan perbaikan; Perlengkapan acuan; Lemari perbekalan dan penempatan rak; Cagak Pakaian; Perabotan perpustakaan; Penilaian perlengkapan baru. 5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines) Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesin pembukuan; Mesin hitung; Perlengkapan dikte; Perlengkapan kirim surat; Peralatan terlihat (Visible applince); dan lain-lain perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Perlengkapan penggandaan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan mesin baru. 6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary) Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir; Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan baru. 7. Metode Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran hasil kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin; Prosedur pembagaan; (Charting procedures); Pemakaian film; Analisis statistik. 8. Warkat (Records) Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan suratmenyurat; pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan; Penyelidikan; Penyingkiran warkat (Disposal of records); Pembuatan mikrofilm; Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan. 9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls) Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Koperensi; Latihan pemindahan tugas; Analisis tugas pekerjaan; Pembakuan gaji. Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu administrasi sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (Science) atau ilmu terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsipprinsip, rumus-rumus, dalil-dalil diterapkan untuk meningkatkan mutu pelbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran di dalam bidang administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya. C. Penggolongan Administrasi Ditinjau dalam Kegiatan Operasionalnya. Didalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas: 1. Administrasi Negara

9 2. Administrasi Swasta (Perusahaan) Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam bidang kenegaraan, bertujuan memberikan pelayanan kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi Swasta (Perusahaan) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam bidang swasta atau niaga, dengan usaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan. Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada Administrasi Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara (pemerintah).