TATA TERTIB PENGGUNAAN LABORATORIUM PERKANTORAN/KEARSIPAN

Transkripsi

1 MANAJEMEN KEARSIPAN

2 TATA TERTIB PENGGUNAAN LABORATORIUM PERKANTORAN/KEARSIPAN 1. Memakai seragam sesuai dengan ketentuan pemakaian seragam dan bersepatu. 2. Datang tepat pada waktunya. 3. Memasuki ruangan dengan tertib. 4. Menempatkan diri di tempat yang telah ditentukan. 5. Tas ataupun barang-barang lain yang tidak ada hubungannya dengan praktik tidak diperbolehkan di taruh di atas meja. 6. Menggunakan dan merawat peralatan, mesin dan perabot kantor dengan baik. 7. Di larang membawa pulang peralatan praktik. 8. Mengembalikan dan merapikan kembali peralatan, mesin dan perabot kantor setelah dipergunakan. 9. Dilarang membawa makanan dan minuman di dalam ruangan praktik. 10. Dilarang makan dan minum di ruangan praktik. Dosen Pengampu 1

3 KOMPETENSI MATA KULIAH Setelah mengikuti mata kuliah Manajemen Kearsipan ini, mahasiswa mampu dan trampil dalam kegiatan kearsipan mulai dari pencatatan, pengklasifikasian, pengindeksan, pengkodean, penyimpanan dengan berbagai metode penyimpanan arsip, pemeliharaan, peminjaman, dan pemusanahan arsip. PERSIAPAN KERJA TIAP KELOMPOK 1. Buat Nama Perusahaan untuk kelompok Anda dan bidang kerja 2. Siapkan satu map kertas. 3. Siapkan dua rim kertas HVS warna (beda warna, misal biru dan kuning) 4. Buat Kode Klasifikasi PROGRAM KERJA I. Pendahuluan II. Proses Surat Masuk dan Keluar penting III. IV Membuat bermacam-macam jenis arsip V Penyimpanan dengan sistem Pokok Masalah VI Penyimpanan dengan sistem Abjad VII Penyimpanan dengan sistem Wilayah VIII. Ujian Mid IX Penyimpanan dengan sistem Kronologis X Penyimpanan dengan sistem Nomor XI Asas Penyimpanan Arsip secara Sentarlisasi dan Desentralisasi XII Penyimpanan Arsip dengan Sistem Gabungan antara Sistem Wilayah dan Kronologis XIII Penyimpanan Arsip dengan Sistem Gabungan antara Sistem Kronologis dengan Abjad XIV Peminjaman dan penemuan kembali arsip, Penyusutan dan Pemusnahan Arsip XV Simulasi Kegiatan Mengarsip XVI Ujian Akhir 2

4 PROSES SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PENTING 1. Masing-masing anggota membuat surat masuk penting 2 macam. Untuk perihal antara anggota yang satu dengan anggota yang lain dibedakan. Pengirim bebas, alamat dalam untuk perusahaan Anda. 2. Masing-masing kelompok membuat lembar kartu kendali sebanyak surat masuk (tiap surat terdiri dari 3 kartu kendali dengan warna yang berbeda) dan tambahkan 3 pasang kartu kendali untuk surat keluar, lembar ekspedisi internal, lembar ekspedisi eksternal dan lembar disposisi sebanyak surat masuk dalam anggota kelompok. Petunjuk Mengerjakan : 1. Buat Pembagian Tugas untuk masing-masing kelompok terdiri dari Penerima, Pencatat, Pengarah, Penata Arsip dan Pengolah. 2. Proseslah surat masuk penting sesuai dengan prosedur penanganan surat masuk penting. 3. Pengolah mengisi Lembar Disposisi. 4. Baca isi disposisi, untuk disposisi yang dilanjutkan ke bagian lain catat terlebih dahulu ke lembar ekspedisi intern. Untuk surat yang diminta membuat jawaban, buatkan jawabannya dan lakukan prosedur pelaksanaan surat keluar penting. 5. Setelah semua selesai anda kerjakan simpanlah ke dalam map kelompok Anda. MEMBUAT BERMACAM-MACAM JENIS ARSIP Buatlah macam-macam jenis arsip sesuai dengan kode klasifikasi yang Anda buat minimal tiap sub subyek 3 arsip! Simpan semua arsip dalam map kelompok Anda. 3

5 PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM POKOK MASALAH 1. Buatlah Kode Klasifikasi pokok masalah (boleh Anda gunakan kode klasifikasi yang sudah anda buat sebelumnya). 2. Buatlah surat masuk maupun surat keluar masing-masing anggota sebanya 2 macam, bedakan perihal yang berbeda antara anggota kelompok (Perihal disesuaikan dengan Kode klasifikasi yang Anda buat). 3. Buatlah lembar kartu kendali sebanyak surat masuk dan surat keluar dalam anggota. 4. Siapkan kertas HVS 2 warna untuk membuat guide dan folder. Petunjuk Mengerjakan : 1. Semua surat masuk atau surat keluar anda catat dalam kartu kendali. 2. Klasifikasikan sesuai dengan pokok masalahnya. 3. Ambil ordner dalam rotary file, bagian luar ordner Anda tulis kelompok Anda dan sistem subyek. 4. Buat guide dan folder sebanyak kode klasifikasi yang Anda buat dan masukkan dalam ordner. 5. Susunlah surat/simpan surat masuk atau surat keluar yang sudah anda proses sesuai dengan penyimpanan dengan sistem subyek. PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM ABJAD 1. Buatlah surat masuk dan keluar masing-masing anggota sebanya 2 macam, bedakan Abjad pengirim atau yang mengirim antara anggota kelompok. 2. Buatlah lembar kartu kendali sebanyak surat masuk dan surat keluar dalam anggota. 3. Siapkan kertas HVS 2 warna untuk membuat guide dan folder. 1. Semua surat masuk dan surat keluar Anda catat dalam kartu kendali. 2. Klasifikasikan sesuai dengan Abjad yang telah diindeks. 3. Simpan dalam ordner dengan membuat guide dan folder terlebih dahulu. 4. Buat guide mulai dari huruf A s.d. huruf Z. 5. Susunlah surat/simpan surat masuk dan surat keluar yang sudah anda proses sesuai dengan penyimpanan dengan sisitem abjad. 4

6 PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM WILAYAH 1. Buat kode Penyimpanan Arsip dengan sistem wilayah 2. Buatlah warkat masuk dan warkat keluar, masing-masing anggota sebanyak 2 macam, bedakan asal wilayah pengiriman surat atau kota alamat surat. 3. Buatlah lembar kartu kendali sebanyak warkat masuk dan warkat keluar, sebanyak jumlah dalam anggota dan sebanyak warkat masuk atau warkat keluar. 4. Siapkan kertas HVS 2 warna untuk membuat guide dan folder. Petunjuk Mengerjakan 1. Semua warkat masuk dan warkat keluar, anda catat dalam kartu kendali. 2. Klasifikasikan sesuai dengan wilayah asal warkat tersebut. 3. Ambil ordner dalam rotary file, bagian luar ordner Anda tulis kelompok Anda dan sistem Wilayah. 4. Buat guide dan folder sesuai dengan kode wilayah yang Anda buat. 5. Susunlah warkat yang sudah anda proses sesuai dengan penyimpanan dengan sisitem wilayah. PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM KRONOLOGIS 1. Buatlah warkat masuk maupun keluar, masing-masing anggota sebanyak 2 macam, bedakan tanggal dan bulan untuk setiap anggota kelompok. 2. Buatlah lembar kartu kendali sebanyak warkat masuk dan warkat keluar dalam kelompok anda. 3. Siapkan kertas HVS 2 warna untuk membuat guide dan folder. 1. Semua warkat masuk dan warkat keluar, catat dalam kartu kendali. 2. Klasifikasikan sesuai kronologis. 3. Ambil ordner dalam rotary file, bagian luar ordner Anda tulis kelompok Anda dan sistem kronologis. 4. Buat guide dan folder sesuai dengan kode kronologis yang Anda buat. 5. Susunlah warkat yang sudah anda proses sesuai dengan penyimpanan dengan sistem kronologis. 5

7 PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM NOMOR 1. Buatlah kode klasifikasi dengan sistem nomor. 2. Buatlah warkat masuk maupun keluar, masing-masing anggota sebanyak 2 macam, bedakan nomor warkat untuk setiap anggota kelompok. 3. Buatlah lembar kartu kendali sebanyak warkat masuk dan warkat keluar dalam kelompok anda. 4. Siapkan kertas HVS 2 warna untuk membuat guide dan folder. 1. Semua warkat masuk dan warkat keluar, catat dalam kartu kendali. 2. Klasifikasikan sesuai nomor yang Anda buat. 3. Ambil ordner dalam rotary file, bagian luar ordner Anda tulis kelompok Anda dan sistem nomor. 4. Buat guide dan folder sesuai dengan kode nomor yang Anda buat. 5. Susunlah warkat yang sudah anda proses sesuai dengan penyimpanan dengan sisitem nomor. ASAS PENYIMPANAN ARSIP SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI Petunjuk mengerjakan untuk asas penyimpanan Arsip Sentralisasi. 1. Ambil satu ordner yang ada di dalam rotary filing. 2. Beri nama perusahaan Anda. 3. Buat Guide untuk masing-masing bagian (Subyek) sesuai dengan kode klasifikasi sistem subyek yang telah Anda buat terdahulu dan buat folder dengan warna kertas yang berbeda untuk sub subyeknya. 4. Susunlah bermacam-macam warkat yang telah Anda buat terdahulu yang masih dalam map Anda dan masukkan sesuai dengan subyek dan sub subyeknya, satu arsip saja. Petunjuk mengerjakan untuk asas penyimpanan Arsip Desentralisasi. 1. Siapkan snelhecter kertas sebanyak subyek (Bagian) yang telah Anda buat dalam kode klasifikasi menurut subyek dan beri subyek untuk masing-masing snelhecter. 2. Buat guidenya untuk sub subyeknya dan foldernya dengan kertas yang berbeda untuk sub-sub subyeknya (bila ada). 3. Ambil sisa warkat yang masih tersisa di map kelompok dan simpanlah sesuai dengan subyek dan sub subyek atau sub-sub subyek yang telah Anda buat dalam snelhecter. 6

8 PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM GABUNGAN ANTARA SYSTEM WILAYAH DAN KRONOLOGIS 1. Buat kode Penyimpanan Arsip dengan sistem wilayah 2. Buatlah warkat masuk dan warkat keluar, masing-masing anggota sebanyak 2 macam, bedakan asal wilayah pengiriman surat atau kota alamat surat serta bedakan pula tanggalnya 3. Buatlah lembar kartu kendali sebanyak warkat masuk dan warkat keluar, sebanyak jumlah dalam anggota. 4. Siapkan kertas HVS 2 warna untuk membuat guide dan folder. Petunjuk Mengerjakan 1. Semua warkat masuk dan warkat keluar, anda catat dalam kartu kendali. 2. Klasifikasikan sesuai dengan wilayah asal warkat tersebut dan tanggal (kronologis) 3. Ambil ordner dalam rotary file, bagian luar ordner Anda tulis kelompok Anda dan sistem gabungan wilayah dan kronologis.. 4. Buat guide dan folder sesuai dengan kode wilayah. 5. Susunlah warkat yang sudah anda proses sesuai dengan penyimpanan dengan sistem gabungan wilayah dan kronologis. PENYIMPANAN ARSIP DENGAN SISTEM GABUNGAN ANTARA SISTEM KRONOLOGIS DENGAN ABJAD 1. Buatlah warkat masuk maupun keluar, masing-masing anggota sebanyak 2 macam, bedakan tanggal dan bulan untuk setiap anggota kelompok. 2. Buatlah lembar kartu kendali sebanyak warkat masuk dan warkat keluar. 3. Siapkan kertas HVS 2 warna untuk membuat guide dan folder. 1. Semua warkat masuk dan warkat keluar, catat dalam kartu kendali. 2. Klasifikasikan sesuai kronologis. 3. Ambil ordner dalam rotary file, bagian luar ordner Anda tulis kelompok Anda dan sistem gabungan kronologis dan abjad 4. Buat guide dan folder sesuai dengan kode kronologis yang Anda buat. 5. Susunlah warkat yang sudah anda proses sesuai dengan penyimpanan dengan sistem gabungan kronologis dan abjad. 7

9 PEMINJAMAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP PENYUSUTAN DAN PEMUSNAHAN ARSIP Tugas: 1. Masing-masing anggota kelompok membuat lembar pinjam arsip dan out slip. 2. Masing-masing kelompok membuat daftar lembar catatan penyusutan Arsip. 1. Dosen akan memanggil satu persatu mahasiswa dan mahasiswa membawa ordner yang berisi arsip sentralisasi dari kelompoknya. 2. Dosen akan meminjam salah satu arsip dan mahasiswa mengisi lembar pinjam arsip dan out slip. Setelah arsip yang dipinjam dikeluarkan dari ordner maka tempat arsip tersebut diganti dengan lembar out slip. 3. Masing-masing kelompok mencatat maksimal 4 lembar arsip yang akan disusutkan dan dirasa sudah tidak mempunyai nilai guna lagi ke dalam daftar lembar penyusutan arsip dari ordner kelompok dan dikeluarkan dari ordner. 4. Arsip yang telah dicatat dalam daftar lembar penyusutan kemudian arsip di hancurkan dengan mesin penghancur dokumen. SIMULASI KEGIATAN MENGARSIP (PERORANGAN) Tugas: 1. Siapkan satu map snelhecter kertas (Beri nama anda) 2. Siapkan kertas HVS dua warna untuk guide dan folder. 3. Buat kode klasifikasi menurut subyek (boleh menggunakan kode klasifikas kelompok) 4. Buat 3 surat masuk dan 3 surat keluar. 5. Buat lembar disposisi sebanyak surat masuk. 6. Buat lembar kartu kendali sebanyak surat masuk dan surat keluar. 7. Buat lembar ekspedisi intern. 1. Proseslah surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan kartu kendali. 2. Beri surat masuk dengan lembar disposisi. 3. Mintakan disposisi surat masuk ke dosen. 4. Surat untuk bagian lain catat dalam lembar ekspedisi internal. 5. Klasifikasikan surat masuk dan keluar sesuai dengan pokok masalah. 6. Buat Guide dan folder sesuai subyek dan sub subyek yang ada pada surat. 7. Simpan surat sesuai dengan subyek dan sub subyek di dalam snelhecter dan disusun berdasarkan kronologis. 8

10