BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi saat ini sangat cepat dan sangat membantu sebuah perusahaan dalam mendukung tata kelola perusahaan. Dukungan dari bentuk tata kelola yang dapat ditangani antara lain yaitu proses bisnis yang dilakukan oleh perusahaan. Tentunya proses bisnis tersebut akan meliputi pencatatan terhadap beberapa bidang transaksi, pencatatan tersebut untuk pengarsipan sebuah dokumendokumen transaksi. Yang dimana dokumen tersebut akan menjadi data yang diolah menjadi sumber informasi pelaporan terhadap pimpinan dari perusahaan. Menurut Mardiana, pengetahuan dan keahlian yang menyangkut teknologi informasi dalam tingkat strategis adalah bagaimana teknologi informasi dapat digunakan secara efektif untuk mencapai tujuan perusahaan. (Peran Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Perubahan Proses Bisnis Perusahaan, Mardiana Purwaningsih. Digital Potpourri, Vol. 8, No.1 (Maret 2009): 32-38) Bagi sebuah perusahaan terutama yang bergerak pada bidang penjualan sebuah pencatatan transaksi penjualan yang dilakukan akan sangat membantu para sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan melakukan penyajian laporan terhadap pimpinan perusahaan. Pencatatan dalam penjualan untuk perusahaan perdagangan sangat penting dikarenakan inti atau ujung dari proses bisnis yang dilakukan yaitu mencapai sebuah penjualan. Dokumen-dokumen dari penjualan yang dicatat dan dikumpulkan akan diolah dan akan menghasilkan sebuah laporan penerimaan kas bagi perusahaan. Dengan acuan dari laporan yang dibuat tersebut pimpinan akan menilai dari produk mereka manakah yang paling diminati oleh pasar, selain itu pimpinan dapat pula memantau arus dari kas yang masuk dalam perusahaan apakah sesuai. Menurut Ang, Brahmawong (2009, p39.1) dalam Special Issue of the International Journal of the Computer, the Internet and Management, Vol.17 No. SP1 berpendapat bahwa, Revenue cycle is a critical cycle of a business, either the revenue generates cash or credit. Yang dapat diterjemahkan, Siklus pendapatan merupakan siklus yang kritis bagi sebuah perusahaan baik itu transaksi tunai maupun kredit. 1
2 Salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan yaitu PT. Difa Daya Selaras, perusahaan yang menyediakan dan memasarkan produk sistem perlindungan listrik atau disebut UPS (Uninterruptible Power Supply). Bagi perusahaan ini pencatatan terhadap transaksi penjualan yang dilakukan dianggap sangat penting dan vital bagi pimpinan untuk mengelola proses bisnis yang dijalankan serta mengelola dari Sumber Daya Manusia (SDM) yang dimiliki. Pengaruh yang ditimbulkan dari pencatatan transaksi penjualan yang terstruktur dan terintegrasi terhadap pengelolaan proses bisnis yang berjalan yaitu pimpinan dapat memantau arus dari sirkulasi transaksi apakah sesuai dengan Standar Operasional Perusahaan (SOP) yang ada di perusahaan. Dan pengaruh untuk pengelolaan SDM yang dimiliki adalah pimpinan dari perusahaan dapat melakukan penilaian kinerja masing-masing staff. Pemanfaatan teknologi informasi bagi PT. Difa Daya Selaras dalam bidang penjualan sangat diperlukan saat ini, mengingat seluruh pencatatan masih menggunakan semi terkomputerisasi yang dimana seluruh data-data belum terpusat dan terintegrasi. Dengan pembangunan sebuah sistem informasi yang baru dapat mendukung pencatatan dari transaksi penjualan yang dilakukan dan menyimpannya dalam satu file database. Dengan dibuatnya satu file database tersebut satu data dengan data yang lain akan berkaitan sehingga dapat memudahkan dari SDM dalam mencatat seluruh transaksi yang dilakukan. Alur dari transaksi yang diharapkan seusuai dengan SOP yang berlaku juga akan terwujud, ini dikarenakan sebuah dokumen akan terkait dengan dokumen lainnya, jadi sebuah dokumen akan diproses ketika dokumen pendukung telah dibuat. Pemanfaatan dari sistem informasi ini juga akan mengontrol dari kinerja masing-masing SDM, ini dikarenakan satu file database tersebut juga akan terintegrasi dengan data staff yang sedang memproses dokumen tersebut. Dari semua kelebihan yang didapatkan dengan penerapan sebuah sistem informasi tersebut, pimpinan perusahaan akan mendapatkan informasi yang lengkap dan akurat dalam laporan yang disajikan oleh SDM. Menurut Eric Houston International Journal of Accounting (Feb 2009, p97-106). Design model sales information is a necessity, especially for decision makers in the company. With the system information to facilitate the sale of the company to control and monitor these activities become more optimal, efficient and effective.. yang artinya, perancangan model informasi penjualan merupakan kebutuhan, terutama bagi para pengambil
3 keputusan di perusahaan. Dengan adanya sistem informasi penjualan dapat memudahkan perusahaan dalam mengendalikan dan memantau kegiatan tersebut menjadi lebih optimal, efisien dan efektif. 1.2 Ruang Lingkup Adapun ruang lingkup dari penelitian yang dilakukan sebagai berikut : 1. Penjualan Tunai a. Menerima Pesanan b. Menerima Pembayaran DP c. Menyiapkan Barang d. Mengirimkan Barang e. Menerima Pembayaran f. Membuat Jurnal Penerimaan Kas 2. Penjualan Kredit a. Menerima Pesanan b. Menerima Pembayaran DP c. Menyiapkan Barang d. Mengirimkan Barang e. Menagih Piutang f. Menerima Sisa Pembayaran g. Membuat Jurnal Penerimaan Kas 3. Retur Penjualan a. Menerima Barang Retur b. Pencatatan Retur c. Menyiapkan Barang Pengganti d. Membuat Laporan Retur Barang
4 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan penelitian ini adalah : 1. Menganalisa masalah proses bisnis penjualan barang yang sedang berjalan pada PT. Difa Daya Selaras. 2. Mengidentifikasi masalah yang terjadi terhadap sistem penjualan dan penerimaan kas pada PT. Difa Daya Selaras. 3. Merancang Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas pada PT. Difa Daya Selaras yang tepat dan terintegrasi. 4. Menghasilkan sebuah sistem informasi yang dapat menyajikan informasi terhadap penjualan yang dilakukan. Manfaat penelitian ini adalah : 1. Membantu perusahaan dalam mengatasi masalah yang timbul pada proses bisnis yang dilakukan secara terkomputerisasi oleh PT. Difa Daya Selaras menjadi sistem yang lebih efektif dan efisien. 2. Meningkatkan keunggulan pada PT. Difa Daya Selaras dengan menerapkan sistem informasi yang efisien, efektif dan akurat dalam persaingan bisnis. 3. Membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan mengenai sistem informasi pada PT. Difa Daya Selaras 1.4 Metodologi Penelitian 1.4.1 Metode Analisis Pada metodologi ini penulis melakukan analisis kebenaran dengan melakukan analisis melalui: a. Studi Kepustakaan Studi kepustakaan bertujuan untuk mengumpulkan data data secara teori yang diperlukan untuk penulisan skripsi ini. Teori yang digunakan berasal dari buku-buku acuan untuk perancangan sebuah sistem informasi yang berdasarkan objek atau Object Oriented Analysis and Design (OOAD). Serta sumber yang digunakan dari berbagai jurnal internasional yang menjadi dasar dari dilakukan perancangan yang diterapkan.
5 b. Studi Lapangan Studi Lapangan adalah penelitian yang dilakukan dengan cara melakukan penelitian secara langsung terhadap PT. Difa Daya Selaras yang menjadi objek penelitian skripsi kami. Dalam melakukan studi lapangan ini kami menggunakan dua metode, yaitu : 1) Survei/Observasi Adalah pengumpulan data dengan cara mengamati proses penjualan perusahaan dari mulai menerima pesanan, menyiapkan barang, mengirimkan barang, menagih piutang, menerima pembayaran, membuat jurnal dan laporan penerimaan kas baik secara tunai maupun kredit. Dari hasil observasi kami dapat memperoleh gambaran yang lengkap dan mengenali proses produksi yang berjalan dan masalah yang timbul. 2) Wawancara Kami melakukan wawancara dengan direktur PT. Difa Daya Selaras yang terletak di daerah Palmerah, Jakarta secara langsung, dengan menyiapkan materi wawancara terlebih dahulu untuk mempermudah proses wawancara. 1.4.2 Metode Perancangan Merancang sistem untuk proses bisnis PT. Difa Daya Selaras yang sesuai dengan materi Unified Object Oriented Analysis Design dimulai dari merancang Domain, Interface, Database, Formulir dan Laporan sesuai acuan buku Satzinger. 1.5 Sistematika Penulisan Untuk mendapatkan gambaran secara keseluruhan dari skripsi ini, maka penulis memberikan sistematika penulisan yang diuraikan dalam (5) bab sebagai berikut :
6 BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang judul, latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penulisan skripsi yang kami buat. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan tentang teori-teori yang berkaitan dengan topik yang kami bahas.teori yang dibahas yaitu mengenai penjualan barang serta penerimaan kas. BAB 3 : GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN Pada bab ini menjelaskan mengenai sejarah berdirinya perusahaan, struktur organisasi didalam perusahaan tersebut, visi dan misi perusahaan, pembagian tugas, serta tanggung jawab dan pengelolaan PT. Difa Daya Selaras. BAB 4 : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini dilakukan proses analisis terhadap sistem yang berjalan dalam perusahaan dan membuat rancangan sistem dari masalah yang dihadapi perusahaan. BAB 5 : KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi mengenai kesimpulan hasil penelitian juga saran-saran yang diharapkan dapat berguna dan membantu bagi perusahaan dimasa depan terhadap Sistem yang akan diterapkan dalam perusahaan dagang terhadap penjualan yang dilakukan.
7 1.6 Kerangka Pikir Gambar 1.1 Kerangka Pikir