BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1 LATAR BELAKANG PERUSAHAAN Bab ini membahas mengenai sejarah dari perusahaan. PT. Timur Jaya merupakan perusahaan yang bergerak di bidang supplier handuk dan sprey ke department store dalam jumlah banyak. PT. Timur Jaya terletak di jl. Perniagaan Timur III no.9 RT.008/01 kel. Malaka Jakarta Barat (awalnya bernama jl. Pasar Gelap No.9 RT.008/01 kel.malaka Jakarta Barat), dan berdiri pada tanggal 22 Mei 1986 dengan nomor SIUP 3515 / 2033 / 09-03 / PK / 86. Awal berdiri berdiri PT. Timur Jaya merupakan perusahaan yang menjual berbagai macam barang tekstil seperti kaos kutang, kaos kaki, sajadah, handuk kecil, dan piyama dengan distribusi lokal kepada departemen store dan pasar. Stok barang di pesan langsung dari produsen. Awal menjalankan kegiatan bisnis sangat sukses karena para pesaing yang masih sedikit. Pada tahun 1991, barang ditambah dengan sprey. Pada tahun 2000, penjualan kaos kutang, kaos kaki, sajadah dan piyama dihentikan karena penjualan barang-barang tersebut terus menurun. Sehingga perusahaan bertahan dengan penjualan handuk dan sprey kepada departement store. Pada tahun 2002, perusahaan beralih untuk menjual handuk dan sprey import karena kualitas yang lebih unggul dibandingkan produk lokal. Dan pada awal tahun 2009 perusahaan beralih menggunakan sistem komputerisasi untuk mendukung kemajuan perusahaan. 27
28 3.2 Visi dan Misi Visi dan Misi dari PT. Timur Jaya adalah sebagai berikut: 3.2.1 Visi Visi dari PT. Timur Jaya adalah menjadi perusahaan supplier terbesar dengan memiliki cabang-cabang di beberapa daerah Indonesia. 3.2.2 Misi Misi dari PT. Timur Jaya adalah terus meningkatkan pelayanan kepada pihak lain agar hubungan kerjasama selalu terjalin. 3.3 STRUKTUR ORGANISASI DAN URAIAN TUGAS 3.3.1 Struktur Organisasi PEMILIK Manager gudang Pembelian Penjualan Pengiriman Keuangan Akuntansi Pengawas Gudang
29 3.3.2 Pembagian tugas Di bawah ini adalah pembagian tugas dan wewenang pada PT. TIMUR JAYA: 1. PEMILIK bertugas menandatangani setiap dokumen yang berhubungan dengan penerimaan dan pengiriman barang, menetapkan peraturan bagi karyawan, dan mengontrol perusahaan. 2. MANAGER bertugas mengawasi karyawan, memilih produsen pada saat memesan barang, mengatur segala transaksi setiap hari dan memberikan laporan transaksi setiap bulan berdasarkan laporan masing-masing bagian serta mengawasi kinerja setiap bagian. 3. BAGIAN GUDANG bertugas mendata persediaan yang ada di gudang, memberitahukan persediaan barang kepada manager apabila barang mencapai Re-Order Point, mengecek barang masuk dan membuat laporan persediaan. 4. BAGIAN PEMBELIAN bertugas memesan barang berdasarkan manager, membuat Purchase Order dan membuat laporan pembelian barang. 5. BAGIAN PENJUALAN bertugas menerima pemesanan barang dari department store, mencatat setiap pemesanan barang, membuat faktur pemesanan, dan membuat laporan penjualan barang. 6. BAGIAN PENGIRIMAN bertugas meminta customer menandatangani faktur, menyerahkan faktur kepada customer, dan mengirimkan barang yang dipesan oleh pelanggan. 7. BAGIAN KEUANGAN bertugas mendata pemasukan dan pengeluaran kas, melakukan pembayaran, dan membuat laporan keuangan.
30 8. BAGIAN AKUNTANSI bertugas membuat laporan dari transaksi yang telah dilakukan setiap bulan 9. PENGAWAS GUDANG bertugas mengecek barang masuk, memasukkan barang datang ke gudang dan mengeluarkan barang sesuai permintaan bagian gudang dan menjaga barang masuk dan keluar. 3.4 GAMBARAN SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.4.1 Prosedur Pencatatan Barang Masuk gudang setiap sebulan sekali mengecek persediaan handuk dan sprey yang ada digudang dari database komputer. Jika persediaan sudah mencapai Re-Order Point (ROP), maka bagian gudang akan memberitahukan kepada manager. Manager akan meminta kepada bagian pembelian membuat Purchase Order (PO) sebanyak 4 rangkap. Manager memberikan PO kepada pemilik untuk di tandatangan. Lalu Manager memberikan rangkap 2 dan 3 ke Pembelian, rangkap 1 untuk arsip, rangkap 4 untuk Gudang. Setelah itu, Manager akan memilih produsen dan memberitahukan ke Pembelian untuk segera memesan dengan mengirimkan PO rangkap 2 dan 3 ke produsen. Setelah barang pesanan tiba, bagian gudang akan mencocokan barang pesanan berdasarkan PO. Jika pesanan sesuai, Manager akan meminta Pemilik untuk menandatangani bon tunai. Setelah itu bon tunai tersebut akan di berikan kepada Keuangan untuk melakukan pembayaran. Bon tunai terdiri dari 2 rangkap, rangkap 1 untuk produsen dan rangkap 2 untuk Keuangan PT. Timur Jaya. Pengawas Gudang akan meletakan barang di gudang. Dan Gudang akan
31 menambahkan stok database persediaan barang. Setiap akhir bulan, Gudang akan membuat laporan tentang stok barang masuk. 3.4.2 Prosedur Pencatatan Barang Keluar Dimulai pada saat department store menelepon Manager untuk memesan barang. Lalu Manager akan meminta Penjualan untuk membuat faktur 4 rangkap (rangkap 1 untuk arsip), rangkap 2 di berikan kepada Gudang, dan rangkap 3 dan 4 di berikan kepada bagian pengiriman. Sebelumnya faktur tersebut di tandatangani oleh pemilik. Setelah itu, gudang akan meminta Pengawas Gudang untuk menyediakan barang pesanan berdasarkan instruksi Gudang. Setelah barang siap di kirim, Gudang akan mengurangi database stok barang dan kemudian meminta Pengiriman untuk mengirimkan barang ke alamat dept. store yang memesan barang. Setelah itu, Pengiriman meminta Customer untuk menandatangani faktur rangkap 3 dan 4 tersebut. Kemudian faktur rangkap 4 di berikan ke customer. Faktur rangkap 3 di berikan ke Keuangan sebagai bukti penjualan barang. Setelah 2 minggu dari tanggal pengiriman barang, maka Manager akan menagih pembayaran. Setiap akhir bulan, Gudang akan membuat laporan tentang stok barang keluar.
3.4.3 Overview Activity Diagram Pencatatan Barang Masuk 32
3.4.4 Overview Activity Diagram Pencatatan Barang Keluar 33
34 3.5 RESIKO YANG ADA PADA SISTEM YANG BERJALAN Setelah melihat sistem yang berjalan pada PT. TIMUR JAYA, resiko yang mungkin timbul di perusahaan tersebut adalah : 1. Kemungkinan adanya kecurangan karena masih adanya karyawan dengan tugas rangkap seperti bagian penjualan terkadang membantu bagian gudang dalam menyiapkan barang pemesanan. 2. Pembobolan sistem karena penggunaan password yangg tidak ada batas waktu penggantian (password untuk masuk ke sistem tidak diwajibkan untuk diganti dalam selang beberapa waktu) 3. Stok fisik dengan stok yang ada di sistem seringkali berbeda karena penempatan barang yang tidak rapi dan lambatnya pengentrian ke dalam sistem. 4. Penyimpanan data persediaan kurang terkoordinir dengan baik karena tidak adanya peraturan mengenai backup data.