PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI (IDEC) Sistem Ke Luar Negara (SPLN) M a n u a l P e n g g u n a 1.0 2012 B L O K 5 & 7, P U T R A I N F O P O R T - I O I R E S O R T, J A L A N K A J A N G - P U C H O N G, 43400 U P M S E R D A N G, S E L A N G O R D A R U L E H S A N
Kandungan 1.0 ALIRAN PROSES KERJA PERMOHONAN KE LUAR NEGARA... 1 2.0 LOGIN KE DALAM SISTEM PERJALANAN KE LUAR NEGARA... 2 3.0 ZON/SEKSYEN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI - PENGESAHAN UNTUK PERMOHONAN... 3 4.0 ZON/SEKSYEN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI - CARIAN PERMOHONAN... 5 Halaman i
1.0 ALIRAN PROSES KERJA PERMOHONAN KE LUAR NEGARA Mula 1.1 FUNGSI KESELURUHAN ke luar negara Proses ini merangkumi fungsi-fungsi berikut :- Semakan Tugas Rasmi? Ya Pengesahan Peruntukan/ Perbelanjaan daripada TNC? Ya Sokongan Tamat Tidak Tidak Perakuan Kelulusan Fungsi ke luar negara Semakan permohonan Pengesahan Peruntukan / Perbelanjaan Perakuan Sokongan Kelulusan Keterangan Pemohon memohon ke luar negara Urusetia Pejabat Naib Canselor menyemak permohonan yang diterima Pejabat Bendahari mengesahkan/tidak mengesahkan peruntukan dan perbelanjaan yang digunakan dalam permohonan Ketua PTJ memperakukan/tidak memperakukan permohonan untuk ke luar negara Naib Canselor menyokong/tidak menyokong permohonan daripada Timbalan Naib Canselor Naib Canselor meluluskan/tidak meluluskan permohonan ke luar negara Petunjuk : Tindakan oleh Pemohon Tindakan oleh Urusetia Pejabat Naib Canselor Tindakan oleh Pejabat Bendahari Tindakan oleh Ketua PTJ Tindakan oleh Ketua Jabatan (Naib Canselor) Tindakan oleh Naib Canselor Halaman 1
2.0 LOGIN KE DALAM SISTEM PERJALANAN KE LUAR NEGARA 2.1 Taipkan URL sistem iaitu http://spln.upm.edu.my pada pelayar Internet Explorer. 2.2 Taipkan ID dan kata laluan Putra, masing-masing di ruangan ID Putra dan Katalaluan. Kemudian, klik pada butang Login. Halaman 2
3.0 ZON/SEKSYEN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI - PENGESAHAN UNTUK PERMOHONAN 3.1 Klik menu Modul Semakan Perbelanjaan > Untuk pengesahan. 3.2 Senarai untuk pengesahan Pejabat Bendahari dipaparkan. Perhatian : Hanya permohonan yang telah disemak oleh Urusetia Pejabat Naib Canselor (Perjalanan Rasmi /Perjalanan Tidak Rasmi) dipaparkan. 3.3 Skrin permohonan untuk pengesahan oleh Pejabat Bendahari dipaparkan. 3.4 Klik untuk melihat borang permohonan dari pemohon dan borang permohonan akan dipaparkan. 3.5 Pilih status pengesahan pada medan Status. Jika status pengesahan tidak dimasukkan. Paparan mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK. 3.6 Jika status pengesahan adalah Tidak Disahkan. Taip alasan pada medan Alasan. 3.7 Jika tidak taip alasan, mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK. Halaman 3
3.8 Klik butang Simpan untuk menyimpan permohonan. Paparan mesej berikut dipaparkan. Perhatian : yang disimpan tidak akan diproses oleh pihak seterusnya. 3.9 Skrin Untuk Pengesahan dipaparkan dengan status terkini permohonan. 3.10 Klik butang Proses untuk memproses permohonan. Mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK Halaman 4
4.0 ZON/SEKSYEN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI - CARIAN PERMOHONAN 4.1 Klik menu Modul Semakan Perbelanjaan > Carian permohonan. 4.2 Skrin carian permohonan dipaparkan. 4.3 Taip maklumat No /Nama Pemohon/No staf /pilih Status Terkini pada medan No /Nama Pemohon/No staf / Status Terkini. Perhatian : Masukkan hanya satu carian pada medan yang disediakan. 4.4 Klik butang Carian. 4.5 Jika maklumat yang dicari tidak wujud dalam sistem, mesej berikut dipaparkan. 4.6 Jika maklumat carian wujud, paparan maklumat dipaparkan. 4.7 Klik No. untuk paparan permohonan. 4.8 Borang permohonan dipaparkan. Halaman 5
Halaman 6