No. : Lamp. : 2 (Dua) set proposal Perihal : Penawaran Aplikasi Manajemen Hotel Sumedang, 18 Juni 2015 Kepada Yth. Bapak/Ibu Pimpinan Di- Tempat. Dengan hormat, CV. Sosa Star Web berdedikasi dalam memberikan pelayanan jasa perancangan aplikasi website, customize software, aplikasi hotel, private e-mail, software engineering dan iklan online berbasis jaringan internet dengan cakupan wilayah Indonesia. Melalui surat penawaran ini, kami menawarkan proposal aplikasi manajement hotel untuk perusahaan yang sedang Anda pimpin. Adapun proposal penawaran aplikasi manajement hotel yang kami tawarkan, telah dilampirkan bersamaan dengan surat ini. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih. Sumedang, 18 Juni 2015 Hormat Kami, CV. Sosa Star Web
I. RINGKASAN Pemesanan (booking/ reservasi) kamar dilakukan tamu melalui telepon, email, via agent, atau langsung bertemu petugas front desk.petugas Front Office (FO) mendata pemesanan kamar ke dalam sistem FO/ Front desk.sistem menampilkan status kamar yang mudah dilihat dan menginformasikan data-data kamar yang sudah dipesan (not available) dan yang masih kosong (available).saat tamu datang (check-in), petugas FO akan melakukan update check-in. Tamu membayar DP (bisa saat booking) baik dengan menggunakan uang cash, credit/ debet card & transfer. Sistem akan membuat formulir pendaftaran tamu (registration slip) dan semua tagihan secara otomatis tercatat dalam Master bill. Saat tamu keluar (check-out) dan melakukan pembayaran, kuitansi pembayaran/ invoice/ master bill akan dicetak oleh program. Pemesanan kamar atau kamar tamu yang sedang dipakai dapat dialihkan ke kamar lain sesuai keinginan tamu/hotel. Untuk menyiapkan strategi pemasaran hotel, Manajer Hotel memerlukan data-data tamu dan kamar secara cepat sehingga dapat mengambil keputusan yang tepat dalam waktu yang cepat.program ini menyediakan semua kebutuhan Manager. II. REVIEW Sistem manajemen hotel ini merupakan sistem yang tidak hanya membantu petugas front desk untuk menangani semua informasi berkaitan dengan kamar, tamu dan pengunjung hotel serta membuat laporan-laporan yang dibutuhkan pihak manajemen dalam mengembangkan pemasaran hotel saja namun lebih dari itu kami juga menawarkan sistem yang terintegrasi dengan bagian finance dan accounting. Juga fasilitas lain yang berkenaan dengan restaurant, bar, mini bar, drug store, laundry, room service dll kami tawarkan sehingga Anda akan memiliki satu sistem yang
terintegrasi sehingga memudahkan management dan owner dalam melakukan pengambilan keputusan. Tampilan program terdiri beberapa bagian utama: Front Office (Front end/back End) Restaurant Kitchen SPA Housekeeping Laundry Engeenering Purchasing Accounting Internal Control Super administrator III. TUJUAN PROGRAM Sistem ini dibuat untuk mempermudah semua departemen terkait mulai dari Front Office, Restaurant, Housekeeping dan laundrydan mampu memangkas waktu kerja (dalam membuat laporan) sampai 70% sehingga staff dapat memanfaatkan waktu yang terluang untuk hal-hal lain yang lebih produktif ketimbang membuang banyak waktu hanya untuk membuat beberapa laporan. Untuk memudahkan Manajer Hotel atau pemilik dalam mengawasi operasional hotel sehari-hari dan mengevaluasi kemajuan penerimaan/pendapatan hotel sehingga dapat diambil keputusan yang tepat dan cepat untuk terus meningkatkan pendapatan hotel.
Untuk dapat melayani tamu, pengunjung dan pengguna jasa hotel lainnya secara profesional, cepat dan memuaskan sehingga menimbulkan image yang baik mengenai hotel Anda dan mereka akan kembali lagi ataupun menceritakan kepada orang lain tentang kepuasan pelayanan yang diterimanya. IV. GAMBARAN UMUM FITUR FITUR APLIKASI a. Front Office (kasir). 1. Data Master Master FO Taxi Info Status Kamar Wakeup Call Laporan Per Shift Night Audit 2. Reservation Form Reservation Reservation Today Reservation By Adv Deposit All Reservation Cancelation Today All Cancelation 3. Guest Information Guest In House Check/In Today Check/Out Today
Skipper Today Guest History Guest Report Transfer Payment Cancelation Today Over Stay 4. Petty Cash Petty Cash Transaction Saldo Information 5. Fo Transaction Form Request Order Order List. Maintenance Request 6. Chart and Graft Guest By Region Guest By City Room Occupancy Room Sales 7. Laporan Shift Report b. Admin Front Office 8. Reservation Form Reservation
Reservation Today Reservation By Adv Deposit All Reservation Cancelation Today All Cancelation 9. Guest Information Guest In House Check/In Today Check/Out Today Skipper Today Guest History Guest Report Transfer Payment Cancelation Today Over Stay 10. Petty Cash Petty Cash Transaction Saldo Information 11. Fo Transaction Form Request Order Order List. 12. Chart and Graft Guest By Region Guest By City
Room Occupancy Room Sales 13. Report Today Report Room Occupancy Report Night Audit History Room Sales Report Expenses Report Over Stay Report Guest Activity Report c. Housekeeping 1. Data Master Supplies and Amenities Master 2. Extrabed Extrabed Request Extrabed Usage List 3. History Supplies Usage History Makeup Room History Lose and Found History Extrabed History 4. HK Request Order Maintenance Request Supplies and Amenities Request
Request Order List 5. Report Makeup Room Report. Supplies Report Lose and Found Report (Periode harian,mingguan, bulanan dan tahunan). Extrabed Report. d. Restaurant 1. Data Master Supplier Master Menu Master Supplies Master Rate Master 2. Permintaan Resto Request Order Maintenance Request Request List 3. Transaction Guest In house Non Guest In House Guest In Table Pending Transaction Pending Transfer Room 4. Laporan
Guest Report (Periode harian,mingguan, bulanan dan tahunan). Today Report Outstanding Balance (Periode harian,mingguan, bulanan dan tahunan). Sales Report (Periode harian,mingguan, bulanan dan tahunan). e. Kitchen 1. Utility Supliest And Amenities master 2. Kitchen Request Purchase Order Purchase Order List 3. Stock Information Stock Information Suppliest And Amenties Usage Correction Stock 4. Report Purchase Order Report Correction Stock Report Stock Report Supplies And Amenities Stock Report f. Laundry 1. Utility Supplies And Amenities Master Rate Master 2. Request Order
Suppliest And Amenities Request Maintenance Request 3. Transaction New Transaction Pending Transaction Correction Stock 4. Report (Periode harian,mingguan, bulanan dan tahunan). Sales Report Supplies and Amenities Stock Critical Stock Outstanding Balance Report g. Engeenering 1. Data Master Supplies Master 2. Information Maintenance request Request Order Request History Supplies Stock Critical Stok 3. Report Correction Stock Report Supplies Report Maintance Report
h. Purchasing 1. Data Master Hotel Supplies and Amenities Master Supplies Category Master Supplies Unit Master 2. Information Supplies and Amenities Stock Critical Stock Expire Stock 3. Transaction Purchase Order Transfer Item Department Request Petty Cash Request 4. Report Suppliest and Amenities Stock Report Request Order Report Correction Stok Report Purchase Report i. Bendahara 1. Utility Supliest Master Cash Master 2. Transaction
Hotel Expenses Department Expenses Purchase Order Item Usage 3. Report Room Occoupancy Report Room Sales Report Restaurant Sales Report Spa Report Laundry Report Hotel Expenses Report Department Expenses Report Cash Flow Report Cash Mutation Report Summary Report j. Accounting 1. Date Master Supplies Master Cash Master 2. Guest Information Reservation Today Guest In House Cancelation Today Extrabed Usage
Guest History Saldo Information 3. Chart and Graft Guest By Region Guest By City Room Occupancy Room Sales Restaurant Sales Laundry Sales 4. Report Restauran Sales Report Room Sales Report Laundry Sales Report Purchase Report SPA Sales Report Trial Balance Report. V. FITUR TAMBAHAN a. Fitur SMS Gateway 1. Mengirim Welcome sms secara otomatis ke tamu hotel 2. Mengirim sms pemberitahuan waktu Checkout kepada tamu hotel secara otomatis. 3. Mengatahui laporan transaksi FO hanya dengan melalui sms. 4. Broadcast Even dan promo hotel. 5. Dll.
b. Fitur Online Selain aplikasi dapat diakses secara jarak jauh, owner atau manager juga mendapatkan fitur fitur tambahan antara lain : 1. Mendapatkan laporan pershift melalui email yang secara otomatis dikirimkan oleh system setiap terjadi serah terima pergantian shift. 2. Mendapatkan Laporan Night Audit melalui email yang secara otomatis dikirimkan oleh system sesuai dengan jam night audit hotel. 3. Mendapatkan rincian laporan mingguan, bulanan dan tahunan melalui email yang secara otomatis dikirimkan oleh system. VI. PENGGUNAAN PROGRAM Program dapat diterapkan baik secara offline dan Online dan cara pengoperasian program ini sangat sederhana dan mudah, tidak membutuhkan keterampilan khusus. Semua pegawai hotel dipastikan dapat menggunakannya dengan baik. Kami memberikan manual book dan pelatihan program selama 2 jam / hari selama 1 minggu.setiap pengguna mempunyai hak/kode akses yang berbeda-beda sesuai dengan kewenangannya. VI. SPESIFIKASI KEBUTUHAN KOMPUTER SERVER 1. Processor Min Core i3 2. Ram Minimum 3Gb 3. Vga Minimum 512Mb 4. Harddisk Minimum 500Gb 5. OS (Windows Server, Linux).
VII. SPESIFIKASI KEBUTUHAN KOMPUTER CLIENT 6. Processor Min Pentium IV 7. Ram Minimum 128Mb 8. Vga Minimum 64Mb 9. Harddisk Minimum 40Gb 10. OS (Windows XP1, XP2, XP3, Windows 7, Windows 8). VIII. HARGA SOFTWARE Kami menawarkan harga yang cukup terjangkau dengan sistem instalasi yang fleksibel.untuk instalasi pertama sekali (saat membeli aplikasi), instalasi dan training (1 Minggu sesuai jadwal yang disepakati) diberikan tanpa dikenakan biaya (khusus Area Sumedang - Bandung). Untuk luar daerah, pelatihan dilaksanakan melalui remote online. Dan jika diharuskan training langsung, maka biaya akomodasi/transportasi dibebankan kepada client. Serta Pewaratan dan backup data rutin sesuai dengan jadwal yang telah disepakati.
Nama Sistem/ modul Harga (< = 45 Rooms) Harga (<=95 Rooms) Harga Premium Front Office (FO) Rp. 4.300.000 Rp. 6.300.000 Rp. 7.300.000 Restaurant Rp. 2.300.000 Rp. 3.100.000 Rp. 3.800.000 Kitchen Rp. 1.300.000 Rp. 1.800.000 Rp. 2.800.000 Housekeeping department Rp. 2.400.000 Rp. 3.100.000 Rp. 4.200.000 Purchasing Rp. 2.100.000 Rp. 2.500.000 Rp. 3.100.000 Laundry Department Rp. 2.100.000 Rp. 2.500.000 Rp. 3.500.000 SPA department Rp. 1.500.000 Rp. 2.100.000 Rp. 2.900.000 Engeenering Department Rp. 1.900.000 Rp. 2.200.000 Rp. 2.950.000 Accounting Rp. 2.450.000 Rp. 2.950.000 Rp. 4.450.000 Bendahara Rp. 2.100.000 Rp. 2.700.000 Rp. 3.100.000 Total Harga Rp. 20.450.000 Rp. 29.250.000 Rp. 38.000.000 Limit maximal rooms < = 45 Rooms < = 95 Rooms Unlimited Limit Transaction Unlimited Unlimited Unlimited Limit User Unlimited Unlimited Unlimited
NB : 1. Biaya diatas belum termasuk untuk penambahan modul per department. 2. Jika ada penambahan fitur dan modul baru, maka client akan dibebankan sesuai dengan kerumitan penambahan. 3. Biaya diatas sudah termasuk manual book program sebanyak 1 jilid. Yang akan diberikan setelah instalasi aplikasi selesai. 4. Biaya diatas belum termasuk biaya pemasangan jaringan untuk kebutuhan aplikasi. 5. Biaya diatas belum termasuk biaya pembelian perangkat untuk kebutuhan aplikasi. 6. Biaya diatas sudah termasuk kedalam layanan maintenance aplikasi selama 14 jam hari kerja selama 1 tahun. 7. Biaya diatas adalah biaya pemasangan dan maintenance aplikasi selama 1 tahun, dan untuk tahun selanjutnya biaya maintance dan perawatan aplikasi, klien hanya akan dibebankan 45% dari total biaya pemasangan pertama. 8. Jika klien hanya memakai beberapa modul, maka harga akan diakumulasikan sesuai dengan modul yang di implementasikan. 9. Khusus bagi pelanggan yang menggunakan semua modul, maka kami akan memberikan akun Super Administrator yang dapat mengelola semua modul secara gratis. 10. Harga sewaktu waktu dapat berubah seiring dengan inflasi.
IX. PENUTUP Demikian proposal penarawan ini kami perbuat. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih. Semoga kita dapat menjalin hubungan kerjasama yang lebih baik disaat ini dan dimasa depan. Sumedang, 18 Juni 2015 CV. SOSA STAR WEB Direktur, MUHAMMAD IMADUDDIN, S.Kom
LAMPIRAN A. PORTOFOLIO WEB DEVELOPMENT CV SOSA STAR WEB Adapun yang menjadi pengguna jasa adalah seluruh perusahaan ataupun individu dari seluruh layanan produk. Beberapa perusahaan yang telah menggunakan jasa CV Sosa Star Web, antara lain: No. Nama Perusahaan Produk/Layanan Keterangan Tahun Status 1 Bappeda Karimun Kab Software Aplikasi Data Karyawan 2013 intranet 2 Bappeda Karimun Kab Web Development www.bankdatakarimun.tk 2014 Online 3 Villa Chocolate Web Development www.villachocolates.com 2013 Online 4 Diva Kirei Shop Web Development www.diva-kireshop 2013 Online 5 The Cipaku Garden Hotel Software Aplikasi manajemen Hotel 2013 intranet 6 The Cipaku Garden Hotel Web Development www.cipakugardenhotel.com 2013 Online 7 Whynot Clothes Web Development www.whynotclothes.co.id 2012 Online 8 Wisma Maros Jakarta Software Aplikasi Manajemen Hotel 2014 Intranet 9 Hotel Wisma Dago Software Aplikasi Manajemen Hotel 2015 Online 10 Hotel Emia Bandung Software Aplikasi Manajemen Hotel 2015 Online 11 Hotel Delima Jaya pura Software Aplikasi Manajemen Hotel 2015 Online 12 Hotel Kumala Aceh Software Aplikasi Manajemen Hotel 2015 intranet 13 RSP Pelabuhan Palembang Software Aplikasi Display Jadwal Dokter 2015 intranet 14 The Ermaja s Pavilion Web Development www.the-ermajaspavilions.co 2015 Online 15 MY Indo Airlines Web Development www.myindoairlines.com 2015 Online 16 Gapura Airport Service Software Aplikasi Perpustakaan 2015 intranet 17 Angkasa Pura Soetta Software Aplikasi Count down Bagasi 2015 intranet 18 Bawaslu Riau Web Development Dalam pengurusan domain 2015 Online