PROSEDUR PERKHIDMATAN

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR PROSEDUR PERKHIDMATAN NO KELUARAN : 01 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S06 NO PINDAAN : 02 TARIKH KUATKUASA : 02 OGOS 2015 PROSEDUR PERKHIDMATAN NAMA TANDATANGAN DISEDIAKAN OLEH Norazila Binti Musa N22 Cetakkan komputer DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen Cetakkan komputer DILULUSKAN OLEH Dr Rahayu Binti M. Yusof Pegawai Perubatan Gred UD54 Wakil Pengurusan Cetakkan komputer

1.0 OBJEKTIF Memastikan Pejabat Kesihatan Kota Tinggi mempunyai sumber manusia dan struktur organisasi yang sempurna bagi memberi perkhidmatan perubatan dan kesihatan yang cemerlang. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai di Bahagian Sumber Manusia Pejabat Kesihatan Kota Tinggi untuk proses kerja Pengesahan Lantikan, Pengesahan Dalam Perkhidmatan, Kemasukan Ke Dalam Taraf Berpencen dan Persaraan Pegawai Awam 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi 3.2 Buku Perintah-Perintah Am 3.3 Pekeliling Perkhidmatan, JPA 4.0 TERMINOLOGI 4.1 JPA : Jabatan Perkhidmatan Awam 4.2 KKM : Kementerian Kesihatan Malaysia 4.3 SPA : Suruhanjaya Perkhidmatan Awam 4.4 JKNJ : Jabatan Kesihatan Negeri Johor 4.5 PKD : Pegawai Kesihatan Daerah 4.6 : Penolong Pegawai Tadbir 4.7 : Kanan 4.8 PT W : Kewangan 4.9 : (P/O) 4.10 4.11 PO BRP PTM LHDN KWSP HRMIS : Pembantu Operasi Page 2

5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN 5.1 PENGESAHAN LANTIKAN PEGAWAI AWAM TANGGUNGJAWA B 5.1. 1 5.1. 2 5.1. 3 5.1. 4 5.1. 5 5.1. 6 5.1. 7 Pegawai yang baru dilantik ke dalam perkhidmatan awam hendaklah disahkan perlantikannya. Dapatkan dokumen-dokumen berikut untuk proses Pengesahan Pelantikan. i. Surat Setuju Terima Pelantikan (Borang SPA 6A) ii. Surat Akuan Berkanun -Borang SPA 6C (2014) iii. Surat Akuan Doktor Borang Permohonan Pemeriksaan Perubatan Untuk Pelantikan Ke Dalam Perkhidmatan Awam (Lampiran A pin.1/2013) iv. Surat Tawaran Perlantikan daripada SPA v. Surat Aku Janji vi. Penyata Perubahan (Kew. 8) - Pelantikan vii. Salinan Kad Pengenalan Kemukakan dokumen-dokumen di 5.1.2 kepada Ketua Jabatan untuk disemak dan ditandatangan pada senarai semak. Masukkan data 5.1.2 ke dalam sistem epengesahan dan hantar ke SPA melalui sistem epengesahan. Terima surat kelulusan pelantikan dari SPA. Serahkan satu salinan (asal) kepada anggota berkenaan dan satu salinan simpan di dalam fail peribadi anggota. Sediakan Kew. 8 untuk Pengesahan Pelantikan dan simpan di dalam fail peribadi anggota. Kelulusan tersebut dicatat ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP) Anggota. / PKD / / / PKD / / Page 3

5.2 PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN 5.2.1 Kenal pasti dan semak senarai anggota yang telah disahkan pelantikan untuk disahkan dalam perkhidmatan 5.2.2 Semak fail peribadi anggota / BRP anggota. Pastikan anggota telah hadir dengan jayanya Kursus Program Transformasi Minda (PTM), memenuhi syarat yang telah ditetapkan dalam surat tawaran SPA dan telah berkhidmat dalam tempoh percubaan dari 1 3 tahun. 5.2.3 Sediakan borang perakuan i. Jadual Ketiga P.U. (A) 1/2012 ii. Jadual Kelima P.U. (A) 1/2012 iii. Salinan Sijil PTM iv. Sijil Akuan Lulus Peperiksaan bagi jawatan yang disyaratkan untuk lulus perperiksaan perkhidmatan yang ditetapkan. v. Salinan Kenyataan Perkhidmatan vi.surat pertuduhan tatatertib, surat keputusan Lembaga Tatatertib atau perakuan khas Ketua Jabatan berjawatan Ketua Pengarah atau Timbalannya bagi pegawai yang melakukan kesalahan tatatertib dalam tempoh percubaan (jika pegawai dikenakan tindakan tatatertib) vii.salinan Sijil Pendaftaran Penuh (bagi Pegawai Perubatan dan Pegawai Farmasi) 5.2.4 Kemukakan borang-borang perakuan di 5.2.3 kepada Ketua Jabatan untuk mendapatkan sokongan dan tandatangan 5.2.5 Masukkan data 5.2.3 ke dalam sistem epengesahan dan hantar ke SPA melalui sistem epengesahan. 5.2.6 Terima surat kelulusan pengesahan dalam perkhidmatan dari SPA 5.2.7 Serahkan satu salinan (asal) kepada anggota berkenaan dan satu salinan simpan di dalam fail peribadi anggota. / / / PKD / PKD / / / PKD 5.2.8 Sediakan Kew. 8 untuk Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan simpan di dalam fail peribadi anggota. Kelulusan tersebut dicatit ke dalam BRP anggota. / / Page 4

5.3 PEMBERIAN TARAF BERPENCEN 5.3.1 Kenal pasti dan semak senarai anggota yang telah diluluskan Pengesahan Dalam Perkhidmatan yang telah memilih opsyen berpencen atau menolak KWSP dan telah berkhidmat 3 tahun untuk diperakukan pemberian taraf berpencen. 5.3.2 Semak fail peribadi anggota /BRP anggota. 5.3.3 Sediakan borang perakuan i. Jadual Ke Enam P.U. (A) 1/2012 ii. Salinan cabutan Kenyataan Perkhidmatan yang mengandungi catitan Pengesahan Pelantikan, Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Opsyen Pencen atau KWSP 5.3.4 Kemukakan borang-borang perakuan di 5.3.3 kepada Ketua Jabatan untuk mendapatkan sokongan dan tandatangan. 5.3.5 Masukkan data 5.3.3 ke dalam sistem epengesahan dan hantar kespa melalui system epengesahan. 5.3.6 Terima surat kelulusan pengesahan dalam perkhidmatan dari SPA. 5.3.7 Serahkan satu salinan (asal) kepada anggota berkenaan dan satu salinan simpan di dalam fail peribadi anggota. 5.3.8 Sediakan Kew. 8 Pemberian Taraf Berpencen untuk diberhentikan potongan caruman KWSP dan salinan simpan di dalam fail peribadi anggota. 5.3.9 Kelulusan tersebut hendaklah di catat ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan Anggota. / / / PKD / PKD PTN / / / PKD / PT W / / Page 5

5.4 PERSARAAN PAKSA mencapai umur 55/56/58/60 tahun 5.4.1 Kenal pasti anggota yang akan bersara 2 tahun yang akan datang. i. Hantar maklumat bakal pesara melalui sistem HRMIS ke JPA yang mengandungi maklumat peribadi dan profile perkhidmatan anggota. ii. Hantar maklumat bakal persara secara manual (hard copy) bagi dokumen yang telah dicetak melalui sistem HRMIS : / / / PKD - Borang JPA.BP.HRMIS03 Serta dilampirkan : - Salinan Kad Pengenalan anggota - Salinan kenyataan perkhidmatan 5.4.2 Menyediakan dan menghantar surat permohonan sijil penyelesaian cukai pendapatan ke LHDN. Borang C.P.22B-Pin 1/2011 5.4.3 Mengemaskini BRP anggota. 5.4.4 Menyediakan dan menghantar borang-borang dan dokumen-dokumen berkaitan yang telah dikemaskini ke JPA dalam tempoh 6 bulan dan tidak kurang daripada 3 bulan sebelum tarikh anggota bersara paksa. - Borang JPA.BPHRMIS01 - Borang JPA.BP.UMUM.B01(Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang) - Borang JPA.BP.UMUM.B02. Pin - Salinan Kad Pengenalan anggota - Salinan Kad Pengenalan pasangan - Salinan Kad pengenalan dan surat beranak anak bawah 21 tahun - Salinan sijil nikah - Salinan muka hadapan buku bank - Salinan kenyataan perkhidmatan dan / / / PKD / / Page 6

5.4.5 5.4.6 rekod cuti yang kemaskini Menyediakan Kew.8 persaraan anggota untuk pemberhentian bayaran gaji dan emolumen. Hantar 1 salinan ke Unit Gaji. Rekodkan ke dalam BRP dan salinan Kew.8 disimpan di dalam fail peribadi anggota. Hantar salinan Kew.8 perubahan gaji akhir ke JPA sekiranya terdapat perubahan gaji akhir bagi tujuan pelarasan pencen dan ganjaran. Dokumen yang perlu dihantar : i. Salinan Kew.8 ii. Cabutan salinan daripada BRP yang mencatatkan nama dan gaji akhir anggota / / / PKD 5.4.7 Terima surat kelulusan faedah persaraan dari JPA dicatatkan ke dalam BRP anggota. 5.5 PERSARAAN PILIHAN SENDIRI 5.5.1 Terima surat permohonan dari anggota. Sediakan dan majukan kepada ketua jabatan untuk dapatkan sokongan dan tandatangan. / / / PKD 5.5.2 5.5.3 i. Surat sokongan bersara pilihan daripada Ketua Jabatan ii. Surat pengesahan bebas daripada tindakan tatatertib / jenayah iii. Surat pengesahan bebas ikatan perjanjian kontrak, biasiswa dan kursus iv. Lembaran kelakuan v. Borang pengisytiharan harta vi. Salinan kad pengenalan vii. Salinan kenyataan perkhidmatan dan cuti yang disahkan Hantar permohonan persaraan pilihan ke JKN Johor untuk mendapatkan sokongan daripada KKM. Buat permohonan Tapisan Keutuhan melalui sistem e-stk. bagi anggota gred 27 dan ke atas sahaja. Page 7

5.5.4 Terima surat sokongan dari KKM. Kemaskini BRP anggota. 5.5.5 Menyediakan dan menghantar surat permohonan sijil penyelesaian cukai pendapatan ke LHDN. Borang C.P.22B-Pin 1/2011 5.5.5 5.5.6 5.5.7 Menyediakan dan menghantar borang-borang dan dokumen-dokumen berkaitan yang dikemaskini melalui sistem HRMIS ke JPA dalam tempoh 6 bulan dan tidak kurang daripada 3 bulan sebelum tarikh anggota bersara pilihan - Borang JPA.BPHRMIS01 - Borang JPA.BP.UMUM.B01 - Borang JPA.BP.UMUM.B02 - Salinan Kad Pengenalan anggota - Salinan Kad Pengenalan pasangan - Salinan Kad pengenalan dan surat beranak anak bawah 21 tahun - Salinan sijil nikah - Salinan muka hadapan buku bank - Salinan kenyataan perkhidmatan dan rekod cuti yang kemaskini - Surat sokongan KKM Menyediakan kew.8 persaraan anggota untuk pemberhentian bayaran gaji dan emolumen. Hantar 1 salinan ke Unit Gaji. Rekodkan ke dalam BRP dan salinan kew.8 disimpan ke dalam fail peribadi anggota. Hantar salinan Kew.8 perubahan gaji akhir ke JPA sekiranya terdapat perubahan gaji akhir bagi tujuan pelarasan pencen dan ganjaran. Dokumen yang perlu dihantar : i. Salinan Kew.8 ii. Cabutan salinan daripada BRP yang mencatatkan nama dan gaji akhir anggota / / / PKD / / / PKD 5.5.8 Terima surat kelulusan faedah persaraan dari JPA dicatatkan ke dalam BRP anggota. Page 8

5.6 PERSARAAN TERBITAN 5.6.1 Terima laporan kematian pegawai. Sediakan surat permohonan sijil penyelesaian cukai pendapatan ke LHDN dan maklumat pinjaman perumahan ke perbendaharaan. - Borang C.P.22B-Pin 1/2011 5.6.2 Mohon waris kemukakan dokumen-dokumen berikut; - Salinan sijil kelahiran gemulah - Salinan sijil kematian/permit menguburkan - Salinan sijil pendaftaran perkahwinan (jika berkahwin) - Salinan kad pengenalan balu/waris - Salinan muka hadapan buku bank balu / waris. - Salinan sijil kelahiran/k.pengenalan anak-anak yang berumur 21 tahun ke bawah. - Salinan surat pengambilan dan pengesahan anak angkat sekiranya berkaitan - Salinan kad pengenalan ibu & bapa gemulah - Salinan muka hadapan buku bank ibu/bapa gemulah 5.6.3 5.6.4 Menyediakan kew.8 persaraan anggota untuk perberhentian gaji. Hantar 1 salinan ke unit gaji. Rekod dalam BRP dan 1 salinan disimpan ke dalam fail anggota. Kemaskini BRP & HRMIS gemulah. / / / PKD 5.6.5 Menyediakan dan menghantar borang-borang dan dokumen-dokumen yang berkaitan ke JPA dengan kadar segera. / / / PKD - Borang JPA.BP.HRMIS02 - Borang JPA.BP.UMUM.B01 (Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang) - Borang JPA.BP.UMUM.B02 - Borang JPA.BP.SPT.B01e(pindaan Page 9

2013) (Permohonan faedah terbitan bagi kematian dalam perkhidmatan) - Borang JPA.BP.SKP.B08 (pinda) (Permohonan Perlantikan Wakil Skim A) - Salinan sijil kematian/permit menguburkan - Salinan Kad Pengenalan gemulah - Salinan sijil nikah (jika berkahwin) - Salinan Kad Pengenalan balu/duda/anak - Salinan Kenyataan Perkhidmatan & kenyataan cuti - Salinan Sijil Kelahiran anak di bawah 21 tahun dan tiada had umur bagi anak cacat - Salinan surat pengambilan dan pengesahan anak angkat sekira nya berkaitan - Salinan kad pengenalan / sijil kematian ibu & bapa gemulah - Salinan sijil kelahiran gemulah/bukti pengesahan ibu/bapa - Salinan muka hadapan buku bank balu / duda / ibu / bapa 5.6.6 Terima surat Kelulusan Faedah Terbitan dari JPA dicatatkan ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan. Page 10

6.0 PENGESAHAN LANTIKAN PEGAWAI AWAM Pegawai serah dokumen-dokumen Pegawai Awam Kemukakan dokumen ke Suhuranjaya Perkhidmatan Awam melalui sistem epengesahan Pegawai Kesihatan Daerah Terima Surat Kelulusan Pengesahan Pelantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Serah salinan (asal) kelulusan Pengesahan Pelantikan Kepada Pegawai Sediakan Kew.8 Kelulusan Pengesahan Pelantikan Catat didalam Buku Rekod Perkhidmatan Page 11

6.1 CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN Kenal pasti anggota yang telah disahkan pelantikan Menyediakan borang-borang perakuan dan dapatkan sokongan dan tandatangan Ketua Jabatan Hantar permohonan Pengesahan Dalam Perkhidmatan ke Bahagian Sumber Manusia Suruhanjaya Perkhidmatan Awam melalui sistem epengesahan Pegawai Kesihatan Daerah Pegawai Kesihatan Daerah Terima Kelulusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Serah salinan (asal) kelulusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Kepada Pegawai Sediakan Kew.8 Kelulusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Catat didalam Buku Rekod Perkhidmatan Page 12

6.2 CARTA ALIRAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN Kenal pasti anggota yang telah disahkan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Menyediakan borang-borang perakuan dan dapatkan sokongan dan tandatangan Ketua Jabatan Hantar permohonan ke SPA melalui sistem epengesahan Pegawai Kesihatan Daerah Pegawai Kesihatan Daerah Terima Kelulusan Pemberian Taraf Berpencen dari SPA Serah salinan (asal) kelulusan Pemberian Taraf Berpencen Kepada Pegawai Sediakan Kew.8 Kelulusan Pemberian Taraf Berpencen Catat didalam Buku Rekod Perkhidmatan Page 13

6.3 CARTA ALIRAN PERSARAAN PAKSA mencapai umur 55/56/58/60 tahun Kenal pasti anggota yang akan bersara 2 tahun akan datang. Hantar maklumat bakal pesara melalui sistem HRMIS dan secara manual ke JPA. Hantar permohonan sijil penyelesaian cukai pendapatan ke LHDN Pegawai Kesihatan Daerah Mengemaskini Buku Rekod Perkhidmatan anggota Kemukakan borang-borang permohonan pencen ke JPA 6 bulan sebelum anggota bersara paksa. Sediakan kew.8 persaraan anggota untuk pemberhentian gaji dan emolumen Terima surat Kelulusan faedah persaraan dari JPA. Catat didalam Buku Rekod Perkhidmatan Page 14

6.4 CARTA ALIRAN PERSARAAN PILIHAN SENDIRI Terima surat permohonan dari anggota. Majukan kepada ketua jabatan untuk dapatkan sokongan dan tandatangan.. Hantar permohonan ke JKNJ untuk dapatkan sokongan KKM. Buat Tapisan Keutuhan melalui sistem e- STK bagi gred 27 dan ke atas sahaja Terima surat sokongan dari KKM dan kemaskini Buku Rekod Perkhidmatan anggota. Pegawai Kesihatan Daerah Hantar permohonan sijil penyelesaian cukai pendapatan ke LHDN Kemukakan borang-borang permohonan pencen ke JPA, 6 bulan sebelum anggota bersara pilihan. Sediakan kew.8 persaraan anggota untuk pemberhentian gaji anggota Terima surat Kelulusan faedah persaraan dari JPA. Catat didalam Buku Rekod Perkhidmatan Page 15

6. 5 CARTA ALIRAN PERSARAAN TERBITAN Terima laporan kematian anggota. Hantar permohonan sijil penyelesaian cukai pendapatan ke LHDN Mohon waris kemukakan dokumendokumen yang berkaitan. Pegawai Kesihatan Daerah Sediakan kew.8 berhenti gaji anggota. Kemukakan borang-borang permohonan pencen ke JPA dengan kadar segera. Kemaskini Buku Rekod Perkhidmatan anggota. Pegawai Kesihatan Daerah Terima surat Kelulusan faedah persaraan dari JPA. Catat didalam Buku Rekod Perkhidmatan Page 16

7.0 REKOD KUALITI BIL JENIS REKOD TEMPOH PENYIMPANAN LOKASI 1 Surat Setuju - Terima Pelantikan (S.P.A 6A) 2 Surat Akuan Berkanun (SPA 6C(2014) 3 Sijil Akuan Doktor - Borang Permohonan Pemeriksaan Perubatan Untuk Pelantikan Ke Dalam Perkhidmatan Awam Lampiran A (Pin. 1/2013) 4 Surat Aku janji Jadual Pertama [Perenggan 19 (1)(c)] 5 Penyata Perubahan Pendapatan (Kew.8 Pin. 10/96) 6 Jadual Ketiga P.U.(A) 1/2012 Borang Perakuan Pengesahan Dalam Perkhidmatan 7 Jadual Kelima P.U.(A) 1/2012 Borang Opsyen Bagi Skim KWSP Mengikut Subseksyen 6A(1) Akta Pencen 1980 8 Sijil Akuan Lulus Peperiksaan 9 10 11 12 13 14 15 16 17 20 Jadual Keenam P.U.(A) 1/2012 Perakuan Pemberian Taraf Berpencen Borang JPA.BP.HRMIS03 Urusan Maklumat Asas Bakal Pesara Borang C.P.22B-Pin 1/2011 Permohonan Surat Penyelesaian Cukai Pendapatan Borang JPA.BPHRMIS01- Urusan Persaraan dan Pencen Borang JPA.BP.UMUM.B01- Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang Borang JPA.BP.UMUM.B02.Pin Pengiraan Cuti Rehat Yang Boleh Dikumpulkan Di Bawah Peraturan 21, Peraturan-peraturan Pencen 1980 Lampiran A Senarai Semak Proses Persaraan Pilihan Sendiri Lapiran C (Jika ada) Pinjaman Perumahan Pemberitahuan Pesaraan Peminjam Borang JPA.BP.HRMIS02 Urusan Faedah Terbitan Bagi Kematian Dalam Perkhidmatan Lampiran A Pengesahan Ketua Jabatan (PP Bil.3 Tahun 2010) Page 17

8.0 INPUT 8.1 SUMBER MANUSIA 8.1.1 Pegawai Kesihatan Daerah 8.1.2 Penolong Pegawai Tadbir 8.1.3 Kanan 8.1.4 W / N 8.1.5 Pembantu Operasi 8.1.6 Pekerja Awam 8.2 DATA / MAKLUMAT 8.2.1 Borang Permohonan 8.2.2 Buku Perkhidmatan 8.2.3 Fail 8.3 PERALATAN 8.3.1 Komputer 8.3.2 Pencetak 8.3.3 8.3.4 8.3.5 9.0 OBJEKTIF PROSES Kertas A4 Kertas Kew.8 Pengimbas 9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN Memastikan Pengurusan Perkhidmatan mengikut peraturan yang berkuatkuasa. 9.2 OBJEKTIF SUB PROSES 9.2.1 Memastikan 80% Permohonan Pengesahan Lantikan di hantar ke SPA selepas 6 bulan dari tarikh lapor diri dalam tempoh 180 hari. 9.2.2 9.2.3 Memastikan 100% penghantaran dokumen persaraan dihantar ke Jpa dalam tempoh 6 bulan dan tidak lebih daripada 3 bulan sebelum anggota bersara. Memastikan 80% penghantaran permohonan untuk Pengesahan Dalam Perkhidmatan dilakukan dalam tempoh 3 tahun. 10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN 4.1 Keperluan Am 4.2 Keperluan Dokumentasi Page 18

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan HALAMAN DIPINDAAN TARIKH NO KELUARAN NO PINDAAN M/S BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN 02.08.2015 01 01 3 Pengesahan Lantikan Pegawai Awam 02.08.2015 01 01 4-5 Pengesahan Dalam Perkhidmatan 02.08.2015 01 01 5-6 Pemberian Taraf Berpencen 02.08.2015 01 01 6-7 Persaraan Paksa 02.08.2015 01 01 7-8 Persaraan Pilihan 02.08.2015 01 01 9-10 Persaraan Terbitan 02.08.2015 01 01 11 Carta aliran Pengesahan Lantikan Pegawai Awam 02.08.2015 01 01 12 Carta Aliran Pengesahan Dalam Perkhidmatan 02.08.2015 01 01 13 Carta Aliran Pemberian Taraf Berpencen 02.08.2015 01 01 14 Carta Aliran Persaraan Paksa 02.08.2015 01 01 15 Carta Aliran Persaraan Pilihan Sendiri 02.08.2015 01 01 16 Carta Aliran Persaraan Terbitan Page 19

02.08.2015 01 01 17 Rekod Kualiti 02.08.2015 01 01 18 Objektif Subproses 9.2.2 Memastikan 100% penghantaran dokumen persaraan dihantar ke Jpa dalam tempoh 6 bulan dan tidak lebih daripada 3 bulan sebelum anggota bersara. Page 20