Risk Management
Overview Planning Project didasarkan pada sejumlah estimasi yang mencerminkan pemahaman thd situasi yang sekarang, informasi tersedia, dan asumsi yang kita buat. Faktanya kita harus menaksir ketidak-pastian untuk memperdiksi peristiwa kedepan Walaupun tak seorangpun dapat meramalkan masa depan dengan 100% secara akurat, tapi dengan adanya tools, teknik, dll dapat meningkat/kan kepercayaan kita thd masalah ini. Sayangnya, kita juga harus memikirkan hal yang dinamis. Ada ketidakpastian dalam mengerjakan sesuatu. 2
Overview Risk adalah kemungkinan kerugian yang ditimbulkan dari sebuah tindakan Risk Management disini menjadi hal yang penting untuk melakukan identifikasi, analisa, pengembangan strategi menjawab resiko yang mungkin terjadi untuk dibuat efisien dan efektif Dengan adanya risk management diharapkan ada peringatan dini terhadap masalah yang mungkin muncul Walaupun konotasinya negatif tapi stakcholder harus waspada dan mengidentifikasi menjadi oportunity/peluang 3
Overview Dalam setiap fase diharapkan kita tidak berhenti mengelola resiko dan seharusnya diintegrasikan dlm project lifecycle. Sebuah Risk Management yang efektif merupakan proses yang amat dinamis, kerena resiko merupakan masalah yang menunggu di depan mata, bukan sesuatu yang telah terjadi. 4
Overview Banyak project SI gagal bukan karena teknologi atau buruknya manajemen, tapi lebih karena tekanan organisasi diabaikan. Tekanan bisa datang dalam berbagai bentuk : kompetisi, kesehatan finansial, dan budaya kerja Sumber resiko potensial : misi dan tujuan, pendorong keputusan, manajemen organisasi, customer dan user, anggaran biaya, karakteristik proyek, proses pengembangan, lingkungan pengembangan, personil, lingkup operasional, teknologi baru, dll. 5
Overview Konsekuensi yang ditimbulkan : Biaya membengkak, jadwal meleset, Pembatalan Project, Perubahan susunan anggota tim mendadak, Kekecewaan customer, Rusaknya citra organisasi, Staff mengalami demoralisasi, Kinerja Produk yang buruk. Pendekatan Risk Manajemen : Diidentifikasi tapi tidak ditindaklanjuti, Reaktif (bereaksi pada saat terjadi) dan Proaktif. 6
Copper John, Suggests. Effektifnya project management membutuhkan, Komitmen semua stakeholder Tanggung jawab Stakeholder Berbeda project berbeda Risk 7
Projects Various Software Risks for IT 8
PMBOK Defines project risk as: Kejadian atau kondisi yang tidak terduga, bisa berakibat positif atau negatif pada pencapaian tujuan project. project risk management as: Proses secara sistematis dalam hal mengidentifikasi, menganalisa dan merespons Project Risk. Termasuk memaksimalkan kejadian positif dan meminimalkan kejadian yang merugikan 9
Risk Timbul dari ketidakpastian Ketidakpastian timbul dari usaha untuk memprediksi ke depan pada estimasi, asumsi dan terbatasnya info Perlu juga kita pahami peristiwa apa dan bagaimana pengaruhnya untuk sasaran project Perlu dipahami pula bagaimana pengaruhnya pada Project Lifecycle 10
Processes IT Project Risk Management 11
Risk Planning Dimulai dengan komitment Stakeholder ttg Risk Management pengaturan Risk secara tepat Risk dipakai untuk menjawab peluang dan tantangan Persiapan dan Perencanaan secara sistematis dapat membantu meminimalkan effect kerugian 12
Risk Identification Komitmen dipakai untuk melakukan identifikasi Berbagai Risk pada Project. Ancaman dan Peluang yang berpengaruh pada sasaran project diidentifikasi. Setiap risk dan karakteristiknya didokumentasikan sebagai dasar Risk Management Plan. Penyebab dan pengaruhnya dipahami sehingga strategi dan respons yang efektif dapat dibuat 13
Risk Identification Mengidentifikasi dan memahami risk yang berpengaruh langsung dan tidak langsung pada project Pase yang berbeda punya risk yang berbeda pula. Identifikasi bisa memakai IT Project Risk Frame Work 14
IT Project Risk Framework 15
Risk Management II 16
IT Project Risk Framework Case A threat that occurred in the develop project charter and project plan phase It was an unknown-unknown risk because it was identified after it occurred and, therefore, caught the GTS project team off guard It was an external risk, and the project manager and project team should not be held responsible for the economic downturn experienced by Husky Air 17
IT Project Risk Framework Case The sources of risk to the GTS project include environment (economic) The impact on the GTS project was significant because it would affect the project's scope, schedule, and budget It is likely that the project's MOV would change as well because the project This, in turn, would determine the revised scope, schedule, and budget for the project 18
Tool and Technique Identifications Learning Cycles Brainstorming Nominal Group Technique Delphi Technique Interview Checklists SWOT Analysis Case And Effect Diagrams Past Projects 19
Learning Cycle 20
Learning Cycle 21
Check List 22
Swot Analysis 23
Cause and Effect Diagram 24
Risk Assesment Risk yang sudah didapatkan dianalisa, bisa dengan dua pertanyaan dasar berikut : Apa resiko yang mungkin terjadi Apa dampaknya pada proyek jika terjadi Memakai pendekatan Kualitatif dan Kuantitatif Memakai tool dan teknik yang ada Membantu merumuskan jawaban 25
Risk Strategies Accept or ignore the risk Avoid the risk completely. Reduce the likelihood or impact of the risk (or both) if the risk occurs. Transfer the risk to someone else (i.e., insurance) 26
Risk Monitoring and Control Yang dilakukan tahapan ini adalah memonitor ancaman dan peluang biar tetap pada jalurnya. Ini merupakan bagian dari monitoring dan control project. Bisa memakai metric untuk membantu mengidentifikasi ketika risk terjadi, dibuatkan Risk Respons Plan (Risk, Trigger, Owner, Response Resource Required) 27
Tools for Risk Monitoring and Control Risk Audits Risk Review Risk Status Meeting and Report 28
Risk Response 29
Risk Evaluation How did we do? What can we do better next time? What lessons did we learn? What best practices can be incorporated in the risk management process? 30