Modul ke: Manajemen Persediaan Manajemen Pembelian Fakultas FEB Program Studi Manajemen www.mercubuana.ac.id
Pembelian (purchasing) adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk membantu fungsi produksi dalam kegiatan produksinya. Bagian yang menangani atau melakukan pembelian ini adalah Purchasing Department (Bagian Pembelian) atau biasa juga disebut Procurement Department (Bagian Pengadaan).
Pembelian Salah satu fungsi manajemen persediaan yang berkaitan dengan pengadaan barang. Biaya pembelian mencapai 50%- 70% total biaya produksi Menjamin ketersediaan barang sesuai standar yang ditetapkan oleh bagian produksi Memberi jaminan ketepatan waktu, efisiensi biaya, dan mutu barang
Peranan Penting Pembelian Salah Satu Fungsi Penting Dalam Bisnis Salah Satu Elemen Pokok Dalam Proses Produksi Sebagai Bagian Yang Bertanggungjawab Outside Manufacturing Sebagai Profit Centre Perusahaan Sebagai Fungsi Strategis Perusahaan
prinsip pembelian Ø The Right Price Ø The Right Quantity Ø The Right Time Ø The Right Place Ø The Right Quality Ø The Right Source
Tahap pembelian Pengadaan Berhubungan dengan pemasok Penyimpanan Berhubungan dengan bagian gudang Penyerahan barang untuk produksi Berhubungan dengan bagian produksi
Tugas bagian pembelian Melakukan pengadaan barang untuk kegiatan proses produksi dengan jumlah yang sesuai dengan kebutuhan, haga yang layak, penyerahan yang tepat waktu, dan kualitas yang sesuai dengan ketentuan Mengikuti perkembangan teknologi dan sistem persediaan
Tanggung jawab departemen pembelian Menempatkan, mengevaluasi, dan mengembangkan sumber daya material persediaan dan layanan yang dibutuhkan perusahaan Menjamin hubungan kerja yang baik dalam hal kualitas, pengiriman, pembayaran, dan penukaran, serta pengembalian Mencari material baru serta sumber baru untuk peningkatan kualitas perusahaan Melakukan pembelian item yang dibutuhkan pada harga yang terbaik dengan kualitas sesuai dengan standar perusahaan Berinisiatif dan bekerjasama melakukan program pengurangan biaya, analisis nilai, studi/ analisa pasar, dan membuat perencanaan jangka panjang
Melakukan komunikasi yang efektif antar departemen di perusahaan dan antar perusahaan dengan pemasok Menyeleksi pemasok Melakukan ekspedisi dan menjamin waktu pengiriman sesuai jadwal, serta negosiasi perubahan jadwal pembelian Melakukan pengendalian kualitas atas produk yang dipesan Mencari produk baru, material, dan pemasok yang dapat meningkatakan keuntungan perusahaan.
Proses penyeleksian pemasok Melakukan survey terhadap semua kemungkinan sumber produk yang dicari Menganalisis persyaratan relatif dan keuntungan sumber-sumber yang potensial Melakukan negosiasi dan seleksi Mencari sumber-sumber yang memuaskan sebelum menjalin hubungan dengan pemasok
Kebutuhan Perdana Kebutuhan perdana adalah perhitungan kebutuhan barang umum atau suku cadang yang pertama kali dilakukan, sejak suatu peralatan dibeli atau suatu fasilitas atau pabrik dibangun.
Pemesanan perdana meliputi 3 jenis kebutuhan perdana Barang persiapan (Comissioning Materials) Barang perdana (Initial Materials) Barang untuk operasi Normal (Normal Operation Materials)
Persyaratan bagian pembelian Memahami pengetahuan manajemen dan memiliki keahlian serta pengetahuan tentang manajemen pembelian Selalu mengikuti perkembangan teknologi dan informasi barang yang dibutuhkan oleh perusahaan Tanggap terhadap perubahan perekonomian yang terjadi seperti inflasi, perubahan nilai rupiah, dll Memiliki pengetahuan tentang biaya pembelian dan dapat menganalisa perkiraan pembelian dan biaya pembelian
Langkah-langkah dalam Pembelian Membuat perencanaan produksi Mengukur kemampuan pemasok Menentukan waktu tunggu Mempertimbangkan harga Menentukan jumlah pembelian
Pengisian Kembali Persediaan Selanjutnya sesudah dilakukan pemesanan untuk mengisi persediaan kembali karena sebagian dari persediaan sudah digunakan untuk mengganti barang yang rusak.pengisian kembali atau pemesanan kembali ini tetap harus memperhatikan prinsip pengendalian persediaan yaitu penentuan jumlah dan jenis barang yang disimpan dalam persediaan harus dilakukan agar operasi perusahaan tidak terganggu.
4 sistem yang digunakan dalam pengisian kembali persediaan Sistem tinjauan terus menerus (perpetual riview system) Sistem tinjauan periodik (Periodic Review system) Sistem jumlah tetap Sistem tepat waktu
Reorder Point Lead Time. Persediaan Pengaman (Safety Stock) Tingkat pemakaian bahan baku rata-rata persatuan waktu tertentu. Persediaan Pengaman (Safety Stock),
Reorder Point Re-Order Point= (LD x AU) + SS Dimana: LD = Lead Time AU = Average Usage = Pemakaian rata-rata SS = Safety Stock
Daftar Pustaka Andi Wijaya (2012) Pengantar Riset Operasi, Edisi 2, Mitra Wacana Media, Jakarta Coyle, Yangle (2009) Supplay Change Management, A Logistic Perpective, 8 th, South-Wester Cangage Learning, USA Gasperz (2012) All-in one, Production and Inventory Management, Vinchristo Publiction, Jakarta Heizer Jay B. Rander (2006), Manajemen Operasi, Salemba Empat, Jakarta Hani Handoko (2002) Manajemen Produksi dan Operasi, BPFE, Yogyakarta Indriyogito Sudarmo (2000) Manajemen Bisnis Logistik, BPFE, Yogyakarta. Siswanto (2005) Riset Operasi, Erlangga, Jakarta
Terima Kasih Christian Kuswibowo, M.Sc.