BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan PT Subafood Pangan Jay a didirik an pada tanggal 14 Juni 2004, dengan ak te Notaris Imas Fatimah No. 42 di Jakarta dan sudah disahkan oleh Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia pada tanggal 09 Agustus 2004 dengan No. C.17065 HT 01.01 th.2004. yang beralamat di Jalan Raya Legok Km 06 Ds. Cijantra Kec. Pagedangan Tangerang, Banten. PT Subafood Pangan Jaya bergerak pada industri makanan khususnya bihun yang berbahan dasar jagung. Perusahaan ini didukung dengan teknologi produksi yang canggih sehingga menghasilkan hasil produk yang bermutu dan hieginis. Produk Subafood merupakan produk pionir untuk kategori Bihun Jagung, karena pada umumnya bihun terbuat dari tepung beras. Karena itu pula, dapat dikatakan bahwa PT Subafood Pangan Jaya adalah Produsen Bihun Jagung Pertama di Indonesia. PT Subafood Pangan Jaya merupakan anak perusahaan dari PT Suba Indah Tbk., produsen pengolah jagung terbesar di Asia Tenggara. Bahan baku untuk memproduksi bihun jagung ini sendiri didapat dari subsidi PT Suba Indah Tbk. selaku induk perusahaan. Adapun produk yang dipasarkan oleh PT Subafood Pangan Jaya adalah 1. Tanam Jagung, 2. Pilihan Bunda, 3. Subahoon, 4. Panen Jagung 5. Finela.
49 Pendistribusian produk PT Subafood Pangan Jaya dibedakan menjadi 2 segmen yaitu Modern Market dan Tradisional Market. Untuk Modern Market, produk yang dipasarkan adalah Pilihan Bunda, Subahoon dan Finela. Sedangkan untuk Tradisional Market, produk yang dipasarkan adalah Tanam Jagung, Subahoon dan Panen Jagung. 3.1.1 Visi PT. Subafood Pangan Jaya Menjadi salah satu perusahaan bihun jagung terbaik di Indonesia. 3.1.2 Misi PT. Subafood Pangan Jaya Menciptakan produk yang kompetitif dan berkualitas bagi konsumen. 3.1.3 Tujuan PT. Subafood Pangan Jaya Menjadi market leader di bidang makanan berbasis jagung di Indonesia Mencari keuntungan atau laba semaksimal mungkin Mensejahterakan karyawan 3.1.4 Strategi PT. Subafood Pangan Jaya Berusaha menyajikan data dan informasi yang cepat, tepat, dan akurat dalam pengambilan keputusan Berusaha untuk menjadi E-commerce ready yang dilakukan untuk melayani pelanggan lama dan mencari pelanggan baru 3.1.5 Keadaan Permodalan Modal dasar dan dana yang diinvestasikan pada pendiriannya sebesar Rp. 25.000.000.000,- terdiri dari: Pembelian Mesin. Pembelian komputer Pembelian peralatan kantor. Sewa tempat untuk 5 tahun Perekrutan karyawan
50 Kegiatan promosi pada pembukaan Design Interior untuk kantor. 3.1.6 Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan Struktur organisasi merupakan sebuah pondasi bagi sebuah perusahaan, supaya perusahaan dalam menjalankan operasi kegiatannya dapat berjalan dengan baik dan dapat mencapai tujuan yang diinginkannya. Struktur organisasi juga merupakan suatu alat dari manajemen yang dibutuhkan perusahaan agar segala wewenang dan tanggung jawab bagi setiap individu perusahaan dapat dipertanggung jawabkan, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai dengan adanya struktur organisasi. Setiap pekerjaan diberikan batasan-batasan kerja dari pekerjaannya. Batasan- batasan dalam struktur organisasi merupakan garis kerja yang harus dilaksanakan setiap saat untuk menciptakan suatu pekerjaan yang lebih efisien dan efektif. Adapun uraian pekerjaan dari masing masing jabatan adalah sebagai berikut : A. Direktur Utama Memantau jalannya perusahaan Menerima pertanggung jawaban dari Direktur atas jalannya perusahaan Berkewajiban memberikan bantuan financial kepada perusahaan atas kelangsungannya Memberikan keputusan terbaik bagi perusahaan dalam keputusan-keputusan penting yang akan mempengaruhi kelangsungan perusahaan B. Direktur Bertanggung jawab kepada Direktur Utama Memberi laporan tentang keadaan perusahaan kepada Direktur Utama
51 Melakukan pengawasan dan pengendalian secara umum terhadap seluruh kegiatan operasional perusahaan,mengadakan perencanaan keuangan dan marketing Mengangkat dan memberhentikan karyawan C. Factory Manager Bertanggung jawab kepada Direktur. Memberi laporan tentang keadaan perusahaan kepada Direktur Sebagai kepala pabrik yang membawahi Departemen Logistik, Produksi, HRGA dan PDQA Melakukan pengawasan dan pengendalian secara umum terhadap seluruh kegiatan perusahaan D. Sales & Marketing Manager Bertanggung jawab terhadap Direktur Melakukan promosi dan penjualan untuk produk perusahaan PT Subafood Pangan Jaya. Mengkoordinir kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pemasaran produk Menetapkan dan mencapai target, volume, nilai, dan laba penjualan. Mengidentifikasikan sumber-sumber prospek dengan segmentasi pelanggan seperti: pelanggan potensial saat ini, pelanggan lama, pelanggan baru, pelanggan yang pernah hilang dan tidak terfollow-up. Melakukan pendekatan pada calon pelanggan, negosiasi dan menutup transaksi. Melakukan Order to Factory E. Finance & A ccounting Manager Bertanggung jawab kepada Direktur
52 Mengawasi realisasi penggunaan sumber dana perusahaan agar tidak menyimpang jauh dari anggaran yang telah ditetapkan. Menyiapkan laporan-laporan yang diperlukan untuk dipergunakan sebagai alat pengambilan keputusan serta informasi yang mendukung kebijakan yang telah ditetapkan. Bertanggung jawab atas kelancaran, pengaturan, dan pengawasan terhadap seluruh kegiatan yang menyangkut bidang administrasi seperti pengelolaan kas, bukti pendukung, dan lain-lain. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan akuntansi dan melaporkan secara periodik serta mengkoordinir kegiatan akuntansi perusahaan. F. Produksi Bertanggung jawab kepada Factory Manager Bertanggung jawab memproduksi barang jadi dengan memperhatikan faktor efisiensi dan efektifitas dalam penggunaaan bahan baku dan penekanan biaya Menjaga dan mengawasi kualitas barang jadi Memenuhi target produksi yang telah ditetapkan kepadanya.. G. Logistik Bertanggung jawab terhadap Factory Manager Memonitoring kesiapan bahan baku demi kelancaran produksi Membuat proyeksi kapasitas produksi Membuat perencanaan produksi harian, mingguan, bulanan, dan tahunan Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang di gudang Membuaat laporan posisi persediaan barang secara periodik
53 Mengatur dan mengawasi pelaksanaan pengiriman barang sehingga barang tersebut dapat diterima dalam keadaan baik dan tepat waktu H. Product Development & Quality Assurance Bertanggung jawab terhadap Factory Manager Membuat standar produk dan memastikan produk yang dihasilkan sesuai dengan standar yang ditetapkan Melakukan pengawasan terhadap perjalanan produk sampai ke konsumen Menerima complain dari marketing dan pelanggan yang berkaitan dengan mutu produk serta mencari solusi pemecahannya Melakukan penelitian terhadap produk sendiri maupun produk competitor sehingga produk yang dihasilkan dapat bersaing di pasar Melakukan penelitian untuk pengembangan produk I. Human Resource & General A ffairs Bertanggung jawab terhadap Factory Manager Melakukan perekrutan, pembinaan dan pengembangan tenaga kerja Menciptakan hubungan industrial yang harmonis internal maupun eksternal Membuat peraturan dan kebijakan perusahaan Bertanggung jawab terhadap proses penggajian, jamsostek, asuransi, kebersihan, keamanan di lingkungan perusahaan Total jumlah karyawan di PT Subafood Pangan Jaya yang bercabang di Tangerang ada sekitar 200 orang karyawan, yang terdiri dari 1 orang Direktur Utama, 1 orang Direktur, 1 orang Factory Manager, 5 orang manajer, 15 orang Supervisor dan 175 karyawan dengan level menengah kebawah untuk membantu perusahaan dalam rangka produksi, logistik, pemasaran dan keuangan.
Direktur Utama Direktur Accounting & Finance Manager Factory Manager Sales & Marketing Manager HR & GA Logistik Produksi & Teknik PD & QA Gambar 3.1 Struk tur Organisasi PT Subafood Pangan Jaya
3.2 Kondisi Bisnis Perusahaan Kondisi bisnis perusahaan dapat diketahui dengan menggunakan Metode 5-Kekuatan Michael Porter. Melalui analisis Porter kita dapat mengetahui berapa besar pengaruh tekanan kompetitif yang berasal dari Rivalry, Supplier Bargaining Power, Substitute Product, Buyers Bargaining Power dan Potential New Entrants. Dan bagaimana tekanan kompetitif tersebut dapat mempengaruhi strategi-strategi perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. 1. Rivalry among existing firms Ancaman utama yang dihadapi oleh PT. Subafood Pangan Jaya datang dari follower yang awalnya mark loan di Subafood dan kini sudah mampu memproduksi sendiri. Pesaing yang dimaksud antara lain PT Sinar Pangan Sejahtera, dengan merek Padamu. Terdapat pula pesaing-pesaing lain dengan merk Kijang. 2. Threat of New Entrants Bihun Jagung adalah produk baru yang sudah dapat diterima masyarakat dalam kurun waktu yang relatif singkat, sehingga akan menarik perhatian para pengusaha yang dulunya memproduksi bihun beras untuk beralih ke bihun jagung. Hal tersebut adalah salah satu tantangan bagi Subafood untuk berkompetensi dengan pendatang barunya yang berawal dari bihun beras 3. Threats of Subsitute Products Bihun bukanlah makanan utama seperti nasi yang telah menjadi makanan pokok di Indonesia. Hal ini menjadikan masyarakat Indonesia masih menganggap bihun sebagai makanan selingan ataupun pelengkap. Untuk saat ini, salah satu ancaman dari produk bihun jagung adalah mie, kwetiaw, dan bihun beras lainya yang juga menjadi selingan dalam menu sajian konsumen sehari-hari.
56 Potencial New Entrance Perusahaan-perusahaan yang bergerak di produk bihun beras Bargaining Power Of Supply - PT. S uba I ndah T bk - Supplier dari China & Korea Competitor - PT Sinar Pangan Sejahtera - PT Intan Semi Sejahtera Buy ers Customers Distributor MLM Supermarket Orientasi Ekspor Substitute Product and Service - Perusahaan bihun beras, mie, kwetiau Gambar 3.2 Lima kekuatan PT Subafood Pangan Jaya Sumber : Michael Porter (1994, p5) 4. Bargaining Power of Suppliers PT Suba Indah Tbk. merupakan induk perusahaan dari PT Subafood Pangan Jaya yang merupakan produsen yang mengolah jagung mentah menjadi tepung, minyak, dan lain-lain. Bahan baku utama Subafood untuk pembuatan bihun jagung adalah Corn Starch ( Pati
57 Jagung ) yang diproduksi oleh PT Suba Indah Tbk. Selain dari PT Suba Indah Tbk., PT Subafood Pangan Jaya juga mengimpor bahan bakunya dari luar negeri seperti Korea dan China. 5. Bargaining Power of Buyers Pembeli dari produk PT. Subafood Pangan Jaya adalah distributor, Multi Level Marketing, Supermarket, dan pembeli dari Luar Negeri. Untuk mempertahankan dan meningkatkan jumlah penjualan, maka perusahaan selalu mengutamakan kualitas produk yang dihasilkan, melakukan promosi-promosi, memperhatikan kebutuhan konsumen, dan memberikan harga yang kompetitif. Dari analisa diatas, tekanan kompetitif yang dihadapi oleh PT. Subafood Pangan Jaya dampaknya tidak terlalu besar. Yang perlu lebih diperhatikan adalah pesaing-pesaing, terutama yang mempunyai sumber daya yang lebih besar. Adanya tekanan kompetitif dari pembeli (Buyers Bargaining Power) dan pendatang baru (Potential New Entrants), seharusny a menjadi motivator bagi PT. Subafood Pangan Jaya untuk selalu melakukan inovasi-inovasi dalam perkembangan produk dan memanfaatkan kemajuan teknologi dalam strategi-strategi bisnisnya. 3.2.1 Critical Success Factor (CSF) Critical Success factor pada PT. Subafood Pangan Jaya adalah sebagai berikut: 1. Bahan Baku (raw material) Bahan baku merupakan faktor yang paling penting dalam menentukan keberhasilan pencapaian sasaran perusahaan, terutama perusahaan tersebut bergerak dalam bidang manufaktur. PT. Subafood Pangan Jaya mempunyai supply yang baik karena bahan baku perusahan ini disupply langsung oleh PT Suba Indah Tbk sebagai induk perusahaan. Hal ini merupakan keunggulan PT Subafood Pangan Jaya dibanding perusahaan kompetitor karena penyediaan bahan baku PT Subafood Pangan Jaya tidak pernah terputus.
58 2. Harga (price) Dengan berpedoman pada harga dasar bahan baku, biaya produksi, dan peraturan pemerintah, maka dapat ditentukan harga produk yang mampu bersaing dengan produk sejenis dari perusahaan lain. Salah satu bentuk competitive price yang dilakukan perusahaan adalah dengan melakukan Consumer Promo untuk mempertahankan pelanggan. 3. Produk (product) PT Subafood Pangan Jaya selalu mengutamakan kualitas produk dari produk yang dihasilkan dan juga selalu melakukan inovasi-inovasi produk. Produk-produk yang diproduksi harus dapat mencapai tingkat keberhasilan 90 % sehingga produk- produk yang cacat menjadi 10 % dari total produksinya dapat dilakukan pemrosesan ulang. CSF adalah faktor-faktor yang menjadi penentu keberhasilan dalam pencapaian sasaran yang diinginkan perusahaan. Analisis CSF berkaitan dengan identifikasi dari area-area dimana sesuatu harus berjalan dengan benar, apabila perusahaan ingin mencapai kesuksesan atau keberhasilan yang berkaitan dengan pengalokasian sumber daya pada area yang lebih membutuhkan. PT. Subafood Pangan Jay a juga mempuny ai Critical Success factor tersendiri yang dapat menjadi saingan bagi perusahaan lain dan merupakan ciri khas perusahaan yang mendapat kepercayaan dari masyarakat. 3.2.2 Analisa SWOT Dari hasil wawancara dan pengamatan terhadap PT. Subafood Pangan Jaya, maka kita dapat menganalisa kekuatan, kelemahan, peluang (kesempatan) dan ancaman yang dihadapi PT Subafood Pangan Jaya dengan menggunakan analisa SWOT. Analisa SWOT yang didapat adalah sebagai berikut :
59 A. Strengths Merupakan pionir untuk kategori bihun jagung Produk yang berkualitas tinggi Karena semua produk diproduksi oleh pabrik perusahaan sendiri sehingga dapat menekan biaya produksi Citra perusahaan yang baik dapat menciptakan kerja sama dan saling percaya baik dengan supplier maupun dengan pelanggan. Produk-produk yang berinovasi yang didapat dari kreativitas perusahaan sendiri sehingga dapat menghindari kesamaan produk dengan perusahaan lain. B. Weakness Masyarakat yang mengenal produk bihun jagung masih terbatas karena umur bihun jagung sendiri masih belum 2 tahun. Sistem penjualan yang dipakai sekarang masih secara manual sehingga sulit untuk melakukan terobosan baru. Keterbatasan sumber daya manusia yang memungkinkan untuk melakukan perluasan pasar k e seluruh Indonesia Pendistribusian yang masih kurang merata Keterbatasan dana dalam melakukan kegiatan-kegiatan promosi C. Opportunities Peluang pasar yang masih sangat besar baik di dalam maupun di luar negeri Memungkinkan untuk menjadi market leader untuk kategori bihun jagung karena Subafood merupakan produsen bihun jagung pertama di Indonesia. Bekerja sama dengan perusahaan lain untuk mengembangkan produk
60 Tabel 3.1 Strategi Matriks SWOT PT Subafood Pangan Jaya Opportunity Market Leader Peluang pasar yang masih besar Kerja sama dengan perusahaan lain Threats Situasi politik dan ekonomi Munculny a pesaing baru dalam bidang yang sama Sumber : Kolter (1997, p121) Strength Pionir untuk kategori bihun jagung Produk yg berkualitas Citra perusahaan yang baik Produk y ang berkreatif Strategi SO Memperluas pasar ke negara-negara baru Mengadakan pameran dan kegiatan promosi Meningkatkan hubungan dengan perusahaan lain Strategi ST Menerapkan strategi y ang sesuai dengan keadaan ekonomi Indonesia Menerapkan strategi promosi dengan harga yang terjangkau Weakness Kurang dikenal masyarakat Sistem secara manual Keterbatasan dana dan SDM Pendistribusian yang belum merata Strategi WO Mengimplementasikan sistem komputer dan mempersiapkan untuk e-commerce Menerapk an sistem y ang sesuai dengan perkiraan kebutuhan pasar Strategi WT Menganalisa kebutuhan pasar untuk menghasilkan produk y ang sesuai dengan selera konsumen Membuka cabang dengan penerapan sistem informasi agar mampu bersaing dalam pasar D. Threats Situasi ekonomi dan politik di Indonesia yang tidak stabil bisa menjadi penghalang pendistribusian produk dan penurunan permintaan produk. Kemungkinan munculnya perusahaan baru baik perusahaan dalam negeri maupun luar negeri, dalam bidang yang sama sehingga menjadi pesaing bagi perusahaan PT. Subafood Pangan Jaya.
61 Dengan mengetahui kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness) pada perusahan sendiri maka dapat menyusun strategi - strategi yang tepat untuk membuka peluang (Opportunity) dan menghindari dari ancaman (Threats). Sehingga perusahaan dapat lebih maju dan lebih berkembang sesuai dengan visi dan misi perusahaan yang telah ditentukan. 3.3 Permasalahan yang Dihadapi Berdasarkan Analisa SWOT yang ada maka didapat permasalahan yang dihadapi oleh PT. Subafood Pangan Jaya saat ini adalah sebagai berikut : 1. Sistem y ang sedang berjalan masih bersifat manual 2. Data perusahaan dan pelanggan sulit untuk ditelusuri karena belum disimpan dalam database, hanya dalam bentuk arsip fisik 3. Calon pelanggan harus datang ke perusahaan atau pegawai perusahaan yang mengunjungi pelanggan sehingga membutuhkan waktu dan biaya yang cukup besar 4. Keterbatasan sumber daya manusia yang ada 5. Informasi yang disampaikan melalui telepon kurang jelas 6. Pelayanan pada pelanggan selama ini kurang memadai sehingga mengakibatkan komunikasi yang kurang baik dan kurang interaktif. 3.3.1 Tata Prosedur yang Sedang Berjalan Tata prosedur yang sedang berjalan pada PT. Subafood Pangan Jaya adalah pendistribusian produk melalui distributor, dan report penjualan distributor melalui fax dan telepon. Sedangkan untuk intern bagian marketing pada PT Subafood Pangan Jaya, sistem pendistribusian produk menggunakan sales representative yang bertugas sebagai team kanvasing. Tata prosedur ini mempunyai kelemahan yaitu semua transaksi di perusahaan PT. Subafood Pangan Jaya berjalan secara manual.
62 Hal ini mengakibatkan biaya operasional yang terus meningkat, ketersediaan data yang kurang akurat, tingkat keamanan data kurang terjamin dan sering terjadi kesalahpahaman dalam penyampaian informasi. Penginputan data juga tidak efisien sehingga membutuhkan lebih banyak tenaga kerja. 3.3.2 Alternatif Pemecahan Melihat permasalahan yang dihadapi diatas, pemanfaatan teknologi internet sangat tepat untuk mengatasi permasalahan tersebut. Terlebih lagi pada dsaat ini internet merupakan sesuatu yang telah merambah dunia. Ditambah lagi keuntungan-keuntungan yang akan didapat dari penerapan sistem pelayanan berbasiskan internet, seperti : 1. Penggunaan media internet sebagai sarana yang memberikan informasi yang lebih lengkap kepada pelanggan 2. Menunjang penelusuran terhadap data pelanggan, pesanan dan transaksi yang telah dilakukan oleh perusahaan dengan menggunakan database 3. Melalui media internet maka para pelanggan dapat melakukan transaksi sehingga tidak perlu datang ke perusahaan, tetapi hanya perlu mengakses ke situs Web perusahaan 4. Dapat mencapai jangkauan yang lebih luas dalam meningkatkan pelayanan kepada pelanggan