PENGENALAN SINGKAT MENU & FUNGSI PROGRAM TOKO IPOS 4.0 A. MENU Setelah login dengan memasukan username admin dan password admin, akan muncul 9 menu utama di bagian atas yaitu: Master Data Pembelian Penjualan Konsinyasi Persediaan Akuntansi Proses Data Laporan Pengaturan B. SUB MENU Master Data Untuk menampung basic data yang akan selalu dpakai dalam bertransaksi. Pembelian Transaksi yang berhubungan antara Supplier dengan Anda 1
Penjualan Transaksi yang berhubungan antara Anda dengan Buyer/Pelanggan Konsinyasi Untuk pencatatan Konsinyasi masuk (menerima barang konsinyasi). Fitur ini sedang terus dikembangkan oleh developper berdasarkan masukkan dan kebutuhan user, sehingga sub menu yang saat ini sudah dapat digunakan adalah Daftar Penerimaan Barang dan Daftar Konsinyasi Persediaan Selain untuk menginformasikan persediaan stok / status stok, pada menu Persediaan ini dapat digunakan untuk memindahkan / transfer stok dari Gudang A ke Gudang B. Akuntansi Untuk pencatatan Kas in-out-transfer, setting Akun Akuntansi, Jurnal, setting waktu periode pembukuan dan stok 2
Proses Data Untuk memproses / melink-kan data transaksi dengan persediaan dan penjurnalan. Proses ini meliputi proses bulanan dan proses tahunan (proses tutup tahun pembukuan) Laporan Untuk mendapatkan Laporan yang dbutuhkan berdasarkan inputan dan transaksi. Laporan dapat disimpan dalam bentuk file extension.pdf,.xlsx,.xls,.rtf,.txt. Pengaturan Pengubahan password, penambahan user login dan hak aksesnya, nama perusahaan, setting printer dan peralatan kasir, informasi update Program toko, fitur import data, backup restore database. Dengan PROGRAM TOKO IPOS 4.0 Anda dapat (diantaranya) : Cetak & Scan kode barcode Cetak Faktur Pajak Penjualan Mendesain sendiri bentuk laporan, faktur penjualan-pembelian,surat jalan,label alamat (selama masih didukung oleh script Desain) Konversi satuan barang (dari satuan lusin pcs) Multi harga jual ( penjualan berdasarkan satuan, level pelanggan, dan quantity) Mendefinisikan barang yang memiliki nomor serial (misal IMEI number pada handphone) Transfer stok antara gudang / department Stok Opname Melihat history Harga Jual dan Harga beli Penjualan Item barang rakitan/sistem paket 3
Sistem Akuntansi, Perkiraan, Jurnal, Kas in-out-transfer, Neraca Lajur, Neraca Saldo, Jurnal, Buku besar, Laba Rugi YTD (year to date) Mencatat pembayaran dengan Kas, Kredit, Kartu Debit, dan Kartu Kredit C. INSTALASI di WINDOWS 7 & Vista Sebelum melakukan instalasi dan aktivasi di Windows 7 / Windows Vista, dari menu Control Panel lakukan setting sebagai berikut: Windows 7 Klik menu Start yg ada di komputer Taskbar Control Panel User Account Family Safety User Account Change User Account Control Settings klik continue sampai muncul skala meter ALWAYS NOTIFY NEVER NOTIFY. Pada kondisi default, biasanya ada ditengah. Bawa turun skala meter ke posisi NEVER NOTIFY. Lalu restart komputer Anda. Windows Vista Klik menu Start yg ada di komputer Taskbar Control Panel User Account Family Safety User Account Turn User Account on or off. klik continue Hilangkan tanda Contreng/Rumput pada User Account Control (UAC) to help protect your computer. Lalu restart komputer Anda. D. Prinsip Dasar Pertama Kali Pemakaian Program Toko IPOS 4.0 Ketika Program Toko ipos 4.0 sudah terinstal ke dalam komputer Anda, hal pertama (prinsip dasar ) yang Anda lakukan adalah step-step sebagai berikut: 1. Master Data Daftar Item Item baru. Isikan kolom-kolom : i. Data Umum ii. Satuan iii. Harga jual iv. Potongan harga jual v. Lain-lain vi. Akunting 2. Persediaan Saldo awal item (untuk item barang yang sudah ada stoknya) Persediaan Saldo awal item 3. Memasukkan Stok awal item dan mengisi Aktiva, Kewajiban, Modal Akuntansi saldo awal perkiraan klik Tombol Cek Saldo Awal yang ada di bagian bawah. Nilai saldo awal item (yang diinput di step ke-2) akan masuk sebagai nilai Persediaan barang. Masukkan juga Modal, Kas, dll agar system menjadi balance. Klik simpan 4. Penjualan dari Pelanggan Penjualan back office : Penjualan Daftar Penjualan Tambah Penjualan kasir : Penjualan Penjualan Kasir Tambah 5. Pembelian ke suplier (untuk menambah / mengisi stok) Pembelian Daftar Pembelian Tambah 4
6. Laporan laporan Catatan: a. Jika ketika Program Toko IPOS 4.0 pertama kali dipakai jumlah stok barang di toko atau gudang masih nol, maka langkahnya: step no.1 step no.5 step no. 4. b. Jika stok-stok yang terjadi pada bulan lalu (backdate) ingin dibuatkan Faktur Pembeliannya, maka langkahnya: step no. 1 Menu Pengaturan Periode Transaksi Saldo Awal Periode Akuntansi sedang berjalan isikan dengan bulan backdate. klik Simpan Bulan & tahun mulai Akuntansi isi dengan bulan backdate klik Simpan klik Proses Data Proses Bulanan, pilih bulan back date dan centang perbaikan stok. Klik Proses. E. CARA SHARING IPOS 4 di JARINGAN a) Server menggunakan Windows XP Pastikan PC dalam jaringan sudah dalam keadaan terkoneksi dalam jaringan dan sudah bisa tukar data. i. Setting dari sisi komputer Server : Login ke IPOS 4.0. Pilih LOCALHOST pada PILIH KOMPUTER. Klik Buat Database Baru, masukkan nama dabase yang akan dishare, misal TOKOKU. Klik OK dan Tutup IPOS 4.0. Klik Start All program Control Panel Windows Firewall Klik tab EXCEPTIONS di bagian atas klik ADD PORT, masukkan nama PORT Database IPOS 4, misal : Database IPOS 4. Ketikkan PORT NUMBER 5444, klik TCP dan klik OK klik OK. ii. Setting dari sisi komputer Client : Login ke IPOS 4.0. Pada PILIH KOMPUTER, ketikkan nama server / pilih nama server / ketikkan IP Address Server yang ada di menu drop down. Klik Cari Database, akan muncul nama database TOKOKU. Pilih dan klik OK. b) Server Menggunakan Windows 7 Pastikan PC dalam jaringan sudah dalam keadaan terkoneksi dalam jaringan dan sudah bisa tukar data. Selanjutnya lihat dalam lembaran terpisah berjudul MENGGUNAKAN IPOS 4.0 PADA JARINGAN PADA WINDOWS 7 SEBAGAI SERVER DATABASE Catatan: Jika Program Toko IPOS 4.0 akan disharing ke beberapa computer di tempat Anda, sebelumnya lakukan instalasi dan aktivasi Program Toko IPOS 4.0 di masing-masing computer client. Untuk database boleh diinstal/boleh tidak (karena database mengambil dari server untuk diakses bersama). F. BACKUP dan RESTORE Database Lakukan backup secara rutin sebagai antisipasi apabila computer Anda bermasalah sehingga Anda tidak perlu input ulang dari awal. Pengaturan -> backup database. simpan ke flashdisk Pengaturan -> restore database 5
G. Pengaturan Stok Minimum Jika Anda ingin mengaktifkan reminder bila stok Anda minim, maka lakukan hal di bawah ini: 1. Pada saat isi Master Data Daftar Item Item baru, klik Lain-lain (dari menu sebelah samping kanan ). Isikan Stok minimum sesuai dgn aturan Anda, missal 5 pcs. Sehingga bila stok tinggal 5 akan keluar reminder/peringatan. Klik simpan dan tutup. 2. Klik Pengaturan Pengaturan Umum pilih salah satu aturan yg ada di PENGECEKAN STOK PADA PENJUALAN. Jika aturan stok minimum berlaku, maka centang Cek Stok Minimum. Klik simpan. H. Sistem Akuntansi, Jurnal, Neraca, Buku Besar, Laba Kotor, dan Laba Rugi Pengaturan Akun Akuntansi : klik Akuntansi daftar perkiraan Untuk melihat Jurnal dari semua transaksi yang ada: klik Akuntansi Daftar Jurnal. Setiap nomor Jurnal dapat diedit secara manual jika Anda membutuhkan penyesuain pembukuan. Caranya pilih salah satu nomor Jurnal klik Edit. Untuk melihat Laporan Neraca Saldo, Neraca Lajur dan Buku besar : klik Laporan Buku Besar Untuk melihat Laba Jual (kotor) : klik Laporan Laba jual Untuk melihat Laba Rugi dan Neraca : klik Laporan Keuangan I. Laporan Penjualan per Item Untuk melihat transaksi penjualan Anda per Item barang, klik Laporan Laporan penjualan Laporan penjualan per item. Di sini akan dapat informasi mengenai quantity terjualnya suatu item tertentu. J. Mencetak Faktur Penjualan, Label Alamat dan Surat Jalan. Klik menu Penjualan Daftar Penjualan Tambah (letaknya di bagian bawah) masukkan nama pelanggan, nama sales (bila perlu) ketikkan nama barang di kolom KODe ITEM dan tekan ENTER. Akan keluar list daftar Item. Pilih. jika transaksi sudah selesai, klik Bayar (jika akan membayar) atau klik Simpan (jika akan KREDIT) klik tombol Cetak pilih mana yang ingin dicetak. Jika ingin merubah bentuk Desain faktur penjualan (warna / bentuk huruf Font/posisi logo/ dll), klik tombol Desain (setelah klik tombol Cetak ). 6
Contoh Faktur Penjualan yang sudah kami disain : Contoh label alamat yang sudah kami disain : 7
FAQ : 1. Bgm cara mengkoneksikan PC yang sudah terinstal IPOs 4 ke dalam jaringan LAN/wifi? Sudah dibahas cara sharingnya di atas. Untuk koneksi WiFinya pastikan sinyal yang dipancarkan cukup baik. 2. Pencatatan stok di multi gudang, apakah maksudnya jika kita punya 2 gudang yang terkoneksi dengan LAN, itu bisa saling koneksi di IPOS 4? Sehngga 2 gudang tersebut tersimpan stok nya di database yang sama? Benar. Dengan catatan masing2 PC harus sudah terinstal dan teraktivasi IPOS 4. Untuk database, pada PC client boleh tidak terinstal database (karena databasenya ambil / pakai dari server) 3. Belum faham mengenai Daftar Penjualan & Input baru penjualan dengan Daftar Penjualan Kasir & Input baru penjualan kasir.? Daftar Penjualan : untuk sistem penjualan dengan sistem kas ataupun kredit, untuk penjualan yang menggunakan Faktur Penjualan, Cetak Label alamat, Surat jalan, Faktur Pajak, menggunakan kertas ukuran besar / bukan struk kasir Daftar Penjualan Kasir : untuk sistem penjualan cash & carry, cetak dengan struk kasir, tidak perlu Label alamat, surat jalan, pelanggannya cenderung Umum. 4. Adakah batas maximal transaksi? Tidak ada batas maximal transaksi, dengan catatan: i. IPOS 4 sudah diaktivasi/diregistrasi. Satu serial number untuk 3x aktivasi di 3 komputer yang berbeda atau di 1 PC yang sama. ii. Jika PC diformat ulang Windowsnya, ganti hardware harddisk/motherboard/prosesor, ganti Windows Aktivasi harus diulangi lagi. iii. Jika dalam 1 hari terdapat 300-500 transaksi, gunakan hardware yang berprosessor dan memory cukup besar. 5. Dibangun menggunakan Software dan Database apa? Database menggunakan PostGRE SQL dan Multi Database. Database bisa dishare ke 10 PC client 6. Pencatatan pembayaran dengan CC dan debit card bisa, tapi tidak konek dengan mesin EDC, caranya bagaimana? Yg saya tahu harus konek dengan EDC karena akan mencatat transaksinya konsumen. Penginputan nomor kartu kredit / kartu debet secara manual, tidak bisa otomatis, hal ini dikarenakan IPOS 4 belum dapat konek/link dengan mesin EDC. 7. Kalau misalnya kita mengguanakan mesin EDC di IPOS 4 apakah bisa? Apa harus beli alat tertentu dulu agar bisa? Atau perlu perubahan software? Untuk saat ini belum bias 8. Jika computer diinstal ulang windowsnya/ computer hang, bagaimana system lisensinya? Satu serial number untuk 3x aktivasi di 3komputer yang sama (masing2 1x aktivasi) atau untuk 1 komputer saja. Anda perlu meng-aktivasi ulang apabila Windows di format/ganti hardware. Jika sudah lebih dari 3x, maka dapat membeli lisensi numbernya saja. 8
9. Untuk memberi kode item barang bagaimana baiknya bila kami punya aneka size dan warna untuk satu macam barang? Satu ukuran dan warna dibuat kode item nya masing-masing. Hal ini bertujuan untuk monitoring stok mana yang habis, yg paling laku dan lain-lain sehingga memudahkan dalam mengisi stok kembali. Misal : Gamis Rabbani Merah size L GRB01L (dimana 01 merupakan kode warna Merah) 10. Saya menggunakan computer Macintosh, apakah bisa diinstal? Program Toko IPOS4.0 baru dapat support di Windows XP/Vista/windows 7. 11. Jika ingin mencetak kode barcode, sebaiknya menggunakan printer merk apa? Program Toko Ipos 4.0 sudah diuji coba dengan printer Barcode Argox OS214Plus. Namun printer Postronix, Posiflex sudah compatible. Untuk merk dan type lain bisa dicoba dari sisi user. Jangan lupa minta pendampingan/tutorial/penjelasan yang lengkap dari penjual Printer barcode tersebut. Untuk melihat FAQ yang lain silahkan klik di bagian LATEST NEWS di www.kreatifcd.web.id 9