Kebijakan SPMI [Komite Penjaminan Mutu STIE MURA] Page i
DAFTAR ISI KOMITE PENJAMINAN MUTU (KPM) 1 A. DASAR HUKUM DAN DEFINISI 1 B. VISI, MISI, TUJUAN, FUNGSI DAN TUGAS 2 C. CAKUPAN DAN RUANG LINGKUP AUDIT 4 D. KARAKTERISTIK AUDIT MUTU AKADEMIK 5 E. STANDARD AKADEMIK 5 F. PELAKSANAAN AUDIT AKADEMIK INTERNAL 6 G. PROSEDUR AUDIT INTERNAL 9 H. LAPORAN AUDIT AKADEMIK INTERNAL 10 I. STANDARKINERJADAN ATRIBUT (CIRI) AUDITORAKADEMIK INTERNAL 11 J. STRUKTUR ORGANISASI KOMITE PANJAMINAN MUTU(KPM) 12 Kebijakan SPMI [Komite Penjaminan Mutu STIE MURA] Page ii
STIE MURA Jalan Jendral Besar H. M. Soeharo Km 13 Kelurahan Lubuk Kupang Kecamatan Lubuklinggau Selatan I Kota Lubuklinggau Sumatera Selatan DOKUMEN STANDAR KEBIJAKAN SPMI STIE MURA BAGIAN STIE MURA KODE KM/STIEMURA/SP MI-01 Tanggal Dikeluarkan 7 November 2016 - - KOMITE PANJAMINAN MUTU (KPM) A. DASAR HUKUM DAN DEFINISI Dasar Hukum Komite Penjaminan Mutu (KPM) 1. UU No. 20 Tahun 2003, tentang SISDIKNAS (Sistem Pendidikan Nasional); 2. UU No.12 tahun 2012, tentang Pendidikan Tinggi; 3. PP Nomor 19 Tahun 2005, tentang Standar Nasional Pendidikan; 4. PP 48 tahun 2008, tentang Pendanaan Pendidikan; 5. PP No. 66 Tahun 2010, tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan 6. Kepmendiknas No.234 Th.2000, Tentang Pendirian PT. 7. Permendiknas No. 32 tahun 2009, tentang Mekanisme Pendirian, Perubahan Badan Hukum Pendidikan, dan Pengakuan Perguruan Tinggi. 8. Permendiknas No 47 tahun 2011, Satuan Pengawasan Intern di lingkungan Kementrian Pendidikan Nasional 9. Buku Evaluasi Standar Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi (SPMI- PT) 2008. 10. Statuta STIE MURA; 11. Surat KeputusanYayasan Pendidikan Dwi Tunggal Palembang, tentang Pembentukan Sistem Penjaminan Mutu. Definisi: 1. Audit : Pemeriksaan secara sistematik dan independen terhadap kesesuaian antara rencana dan pelaksanaan pencapaian standard yang telah ditetapkan. Kebijakan SPMI [Komite Penjaminan Mutu STIE MURA] Page 1
2. Auditee (Klien) : Unit kerja/orang yang diaudit 3. Auditor : Orang yang memiliki kualifikasi untuk melakukan audit 4. Corrective action : Tindakan perbaikan yang dilakukan untuk mencapai kesesuaian dengan standard yang ditetapkan. 5. External audit : Audit terhadap unit kerja yang dilaksanakan oleh auditor eksternal 6. Internal audit : Audit terhadap unit kerja yang dilaksanakan oleh auditor internal 7. Non-compliance : Ketidaksesuaian antara hasil pengamatan auditor dengan standar yang telah ditetapkan 8. Sistem manajemen mutu akademik Sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumberdaya untuk melaksanakan penjaminan mutu akademik 9. Audit Mutu :Penilaian secara sistematis untuk menetapkan apakah mutu telah terjamin sesuai dengan standard yang telah ditetapkan 10. Audit Mutu Akademik :Pemeriksaan dan verifikasi secara independen terhadap proses pencapaian mutu akademik sesuaidengan Standard akademik yang telah ditetapkan. 11. Audit Mutu Non Akademik: Pemeriksanaan dan verifikasi secara independen terhadap proses pencapaian mutu non akademik sesuai dengan standar non akademi yang ditetapkan ditetapkan. B. VISI, MISI, TUJUAN, FUNGSI DAN TUGAS 1. Visi : Kebijakan SPMI [Komite Penjaminan Mutu STIE MURA] Page 2
Terciptanya Sistem Penjaminan Mutu Internal yang melekat pada setiap komponen institusi untuk mewujudkan visi STIE MURA yang independen, obyektif professional dan berkarakter. 2. Misi : 1. Mengembangkan secara berkesinambungan pengetahuan dan kebijakan pengawasan internal sistem penjaminan mutu di seluruh lingkungan STIE MURA; 2. Mengembangkan perangkat organisasi penjaminan mutu di tingkatstie MURA dan Prodi; 3. Terus mengembangkan pelaksanaan dalam rangka meningkatkan standarstandar mutu di seluruh institusi; 4. Menjamin keharmonisan pelaksanaan di mulai dari perencanaan pengimplementasian, pemantauan dan peningkatan standar mutu diseluruh institusi. 5. Mengupayakan penerapan sistem manajemen mutu yang efektif danefisien. 3. Tujuan : Audit Internal bertujuan untuk: 1. Membantu Pimpinan Perguruan Tinggi untuk melakukan perencanaan danpelaksanaan audit, serta mengevaluasi tindak lanjut hasil audit. 2. Mengindentifikasi segala kemungkinan untuk memperbaiki danmeningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya. 3. Merekomendasikan perbaikan menyeluruh atas sistem pengendalian internal danoperasional secara objektif 4. Memastikan kepatuhan terhadap hukum, peraturan, dan kebijakan yang berlakudi Perguruan Tinggi. 4. Fungsi: Fungsi Badan Audit Internal meliputi: 1. Fungsi akuntabilitas: pemeriksaan dan verifikasi apakah upaya mempertahankan dan meningkatkan mutu akademik sesuai dengan Kebijakan SPMI [Komite Penjaminan Mutu STIE MURA] Page 3
standar akademik, tepat dan efektif sertatanggungjawab dilaksanakan dengan baik. 2. Fungsi peningkatan: membantu unit kerja yangbersangkutan agar lebih memahami kondisinya,mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam kebijakan, prosedur dan praktek penyelengaraan akademis. Kebijakan SPMI [Komite Penjaminan Mutu STIE MURA] Page 4
5. Tugas : Tugas Badan Audit Internal mencakup: 1. Perumusan kebijakan pengawasan internal di lingkungan STIE MURA; 2. Perencanaan penyusunan sistem audit internal; 3. Pelaksanaan Pengawasan internal; 4. Pengembangan sistem pengawasan internal. C. CAKUPAN DAN RUANG LINGKUP AUDIT Audit Internal memiliki dua cakupan utama yaitu: 1. Audit Operasional/ Performance Audit 2. Audit Kepatuhan / Compliance Audit Ruang lingkup audit Internal: 1. Audit unit organisasi 1. Audit sarana pembelajaran (perpustakaan, lab, dan lainya) 2. Audit unit administrasi akademik 2. Audit Program studi 1. Audit program pembelajaran 2. Audit mata kuliah 3. Audit proses pembelajaran 3. Audit Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMI) 1. Ketepatan Informasi dalam buku panduan dan leaflet 2. Kebijakan, informasi dan prosedur penerimaan mahasiswa 3. Kebijakan, informasi dan prosedur penerimaan staf 4. Pembentukan dan evalusi prodi 5. Evaluasi dosen 6. Evaluasi hasil belajar 7. Penilaian kinerja staf Kebijakan SPMI [Komite Penjaminan Mutu STIE MURA] Page 5
8. Kerjasama 9. Pembimbingan mahasiswa 10. Penanganan keluhan mahasiswa 11. Penunjukan penguji internal dan eksternal 12. Penyelenggaraan kegiatan di luar kampus 4. Audit pengalaman belajar mahasiswa 1. Umpan balik dari mahasiswa 2. Evaluasi aspek pengalaman belajar individual 3. Tindak lanjut terhadap masukan dari mahasiswa D. KARAKTERISTIKAUDIT MUTU AKADEMIK 1. Independen dan obyektif 2. Berdasarkan masalah yang mendasar: b. Apa yang dikerjakan? c. Mengapa hal tersebut dikerjakan? d. Apakah yang dikerjakan sudah memenuhi harapan? e. Bagaimana meningkatkan mutu hasil pekerjaan? 3. Dapat mengukur bahwa harapan telah dipenuhi secara sistematis 4. Bersifat periodik agar dapat memastikan bahwa harapan tersebut dapat dipenuhi 5. Melibatkan sejawat yang seimbang dan kontekstual. E. STANDARD AKADEMIK Standard Akademik mencakup: 1. Visi, misi dan tujuan 2. Kurikulum Program studi 3. Proses pembelajaran dan Evaluasi Hasil studi 4. Pengembangan stafakademik 5. Penerimaan Mahasiswa 6. Penelitian & pengabdian masyarakat Kebijakan SPMI [Komite Penjaminan Mutu STIE MURA] Page 6
7. Etika Akademik 8. Peningkatan mutu berkelanjutan F. PELAKSANAAN AUDIT AKADEMIK INTERNAL 1. Tingkat Institusi a. Tujuan Audit: Tingkat Institusi 1. Meneliti kepatuhan penjaminan mutu akademik Institusi terhadap kebijakan akademik, standard akademik, peraturan akademik serta prosedurimplementasi penjaminan mutu akademik ditingkat Institusi. 2. Meneliti kesesuaian arah pelaksanaan penjaminan mutu akademik Fakultas terhadap kebijakan akademik, standard akademik, peraturan akademik serta prosedur implementasi penjaminan mutu akademik di tingkat Institusi. b. Daftar Komponen Audit di Tingkat Institusi Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik: 1. SK pengangkatan penanggung jawab pelaksana SPMI dalam kelembagaannya (organisasi) dinamakan dengan KPM 2. Perumusan dan pengesahan kebijakan akademik dan standar akademik 3. Penyusunan prosedur implementasi SPMI 4. Kesesuaian prosedur implementasi dengan kebijakanakademik dan standar akademik 5. Penyusunan evaluasi diri dan rencana tindak lanjutpeningkatan mutu 6. Kendala implementasi SPMI cara mengatasinya 7. Butir standar akademik yang belum terlaksana 2. Tingkat Program Studi a. Tujuan Audit Tingkat Program studi: 1. Meneliti kepatuhan pelaksanaan proses pembelajaran di program studi terhadap prosedur dan instruksi kerja yangditetapkan. 2. Meneliti konsistensi penjabaran kurikulum dengan kompetensi program studi. Kebijakan SPMI [Komite Penjaminan Mutu STIE MURA] Page 7
3. Meneliti konsistensi proses pmebelajaran terhadap pencapaian kompetensi lulusan program studi. 4. Meneliti kecukupan penyediaan sumber daya pembelajaran. b. Ruang Lingkup Audit Tingkat Program Studi: 1. Spesifikasi Program studi 2. Kompetensi lulusan 3. Kurikulum Program Studi Pelaksanaan Pembelajaran a. Proses belajar mengajar b. Penilaian hasil belajar c. Pemantauan kemajuan dan capaian hasil belajar 4. Sumberdaya pembelajaran 5. Dukungan bimbingan bagi mahasiswa c. Komponen audit tingkat Prodi. Spesifikasi Program Studi: 1. Tujuan pendidikan Prodi 2. Keterkaitan tujuan pendidikan dengan acuan eksternal 3. Keterkaitan tujuan pendidikan dengan misi prodi 4. Pemahaman sivitas akademika terhadap tujuan pendidikan d. Kompetensi lulusan : 1. Rumusan kompetensi lulusan 2. Keterlibatan pengguna dan asosiasi profesi dalam merumuskan kompetensi 3. Strategi pencapaian kompetensi 4. Sosialisasi kompetensi kepada mahasiswa 5. Keterseiaan exit test sesuai dengan kompetensi minimal 6. Bimbingan karir 7. Tracer study dan market signal e. Kurikulum 1. Kesesuaian isi kurikulum dengan kompetensi lulusan Kebijakan SPMI [Komite Penjaminan Mutu STIE MURA] Page 8
2. Kesesuaian kurikulum dengan perkembangan metode pembelajaran dan ilmu & teknologi 3. Periode revisi kurikulum 4. Masukan dari stakeholder bagi penyusunan kurikulum f. Pelaksanaan Pembelajaran. Proses Belajar Mengajar: 1. Ketersediaan rencana pembelajaran (buku acuan, modul, diktat, lecture note ) 2. Pemanfatan ICT dalam PBM 3. Tingkat kehadiran dosen dan mahasiswa 4. Ukuran kelas dan adanya kelas paralel 5. Penugasan dan pengembalian hasil kerja mahasiswa 6. Dukungan dan perhatian terhadap mahasiswa berprestasi rendah 7. Pemanfaatan hasil penelitian dosen dalam PBM 8. Partisipasiaktif mahasiswa dalam PBM 9. Variasi metode pembelajaran g. Penilaian Hasil belajar (PHB): 1. Panitia ujian 2. Strategi penilaian hasil belajar 3. Pengkajian soal ujian oleh teman sejawat 4. PHB formatif dan Sumatif 5. Prosedur remediasi 6. Adanya penguji eksternal 7. Ketersediaan kriteria yang pasti bagi penguji internal daneksternal 8. Kesesuaian hasil belajar dengan kompetensi Ketersediaan bukti bahwa mahasiswa mencapai kompetensi minimal program studi 9. Pengembalian hasil kerja mahasiswa dalam ujian. h. Pemantauan kemajuan dan capaian hasil belajar : 1. Evaluasi nilai ujian masuk mahasiswa baru 2. Prosentasi mahaiswa pilihan pertama Kebijakan SPMI [Komite Penjaminan Mutu STIE MURA] Page 9
3. Upaya peningkatan kualitas input 4. Ketersediaan data akademis 5. Rasio lulusan/jumlah mahasiswa total 6. Masa studi merata 7. Efektivitas proses pembelajaran dikaitkan dengan kurikulum dan kompetens lulusan 8. IPK merata setiap lulusan G. PROSEDURAUDIT INTERNAL 1. Dokumen yang harus diterima auditor sebelum audit: 1. Dokumen Laporan Evaluasi Diri 2. Panduan akademik bagi mahasiswa 3. Laporan audit eksternal (jika ada) 4. Hasil monitor tahunan (3 tahun terakhir) 5. Statistik hasil ujian mahasiswa 6. Kriteria penilaian Laporan evaluasi terhadap mahasiswa 7. Rencana pengembangan staf 2. Urutan kerja proses pelaksanaan auditinternal: 1. Penyusunan rencana dan jadwal audit dan sosialisasi kepada auditee 2. Persiapan rencana audit yang menguraikan secara jelas apa yang harus diperiksasebelum dan selama audit lalu diskusikan dengan pihak auditee. 3. Penunjukan dan penjelasan kepada tim auditor 4. Pengumpulan semua informasi yang diperlukan bagitujuan audit. Identifikasimasalah yang harusdisampaikan saat audit. 5. Rencanakan pertemuan dengan pihak auditee. Pimpinan tim menjelaskan prosesaudit dan informasi serta bantuan yang diperlukan dari auditee selama audit. 6. Laksanakan audit, dokumentasikan semua kegiatan dan upayakan agarauditee mengetahui dengan jelas semua hal yang tidak memenuhi standar mutu. Kebijakan SPMI [Komite Penjaminan Mutu STIE MURA] Page 10
7. Rencanakan pertemuan penutup dengan pihak auditee untuk menyampaikankesimpulan hasil audit 8. Siapkan draf laporan audit secara bersama dengan anggota tim auditor dan sampaikan satu kopi laporan kepada pihak Penanggungjawab penjaminan mutu akademik di Institusi. 9. Sampaikan draflaporan kepada pihak auditee 10. Dalam proses audit atau pertemuan penutup supaya disampaikan kepada auditee bahwa laporan audit akan disampaikan kepada pihak penanggungjawab jaminan mutu di Institusi 11. Penanggungjawab jaminan mutu di Institusi memberikan persetujuan tas laporanaudit lalu disampaikan kepada auditee. 12. Laporan audit atau ringkasan laporan audit disampaikan kepada PimpinanInstitusi atas persetujuan Penanggungjawab jaminan mutu 13. Tindakan perbaikan atas hal-hal yang noncomplianceyang terdapat dalamlaporan audit harus dipantau oleh Pimpinan Institusi H. LAPORAN AUDITAKADEMIK INTERNAL 1. Pernyataan harus didukung oleh bukti obyektifdisertai dengan catatan yang dibuat selama audit. 2. Laporan harus mengandung: a. Daftar nama anggota Tim Auditor b. Identitas unit (auditee), person dan komponen yangdiaudit c. Ringkasan data yang diaudit d. Penilaian terhadap efektivitas dan keberhasilan unit dalam mencapai tujuan dan capaian mahasiswa e. Kesimpulan hasil audit termasuk kekuatan dan kelemahan f. Permintaan tindakan perbaikan (corrective action) g. Rekomendasi 3. Permintaan tindakan perbaikan harus tercermin dalam pendapat tim audit yang didasarkan atas ketidaksesuaian (noncompliance) dengan standar akademik internal & eksternal. Kebijakan SPMI [Komite Penjaminan Mutu STIE MURA] Page 11
4. Permintaan tindakan perbaikan akan dilaporkan dalam borang tersendiri (Corrective Action Form). 5. Rekomendasi: menuntut respon tertulis dari auditee kepada penaggungjawab mutu akademik. 6. Komentar Umum : 1. Informasi yang diperoleh dari staf dan mahasiswa dapat disampaikan baiksecara tertulis maupun secara lisan dalam pertemuan penutup 2. Informasi dapat berupa pendapat individual yang telah diinterpretasikan olehauditor I. STANDARKINERJA DAN ATRIBUT (CIRI) AUDITORAKADEMIK INTERNAL 1. Standar Audit Internal Standar audit internal mengacu pada Standar Audit Internal yang dikeluarkan oleh Institute of Internal Audit (IA) atau dikenal dengan Professional Practices Framework (PPF) yang yang meliputi Standar Profesional Audit Internal (Standar Profesi dan Standar Kinerja) dan Kode Etik Internal Audit. 2. Standar Profesi Internal Audit a. Tujuan, Kewenangan dan Tanggungjawab Audit Internal b. Independensi dan Objektivitas c. Kecermatan dan Kehati-hatian d. Penjaminan Mutu dan Pengembangan 3. Standar Kinerja Audit Internal a. Pengelolaan Aktivitas Audit Internal b. Jenis-jenis pekerjaan Audit Internal c. Perencanaan Audit d. Pelaksanaan Audit e. Pelaporan f. Laporan Kemajuan Kebijakan SPMI [Komite Penjaminan Mutu STIE MURA] Page 12
g. Penyelesaian konflik penilaian resiko manajemen 4. Atribut Auditor yang baik: a. Memiliki integritas profesionalisme yang tinggi dan mampu menjaga kerahasiaan b. Mampu bersikap independent dengan pendekatan institusional c. Sistematis dan well organised. d. Berpandangan positif terbuka terhadap ide-ide baru, perubahan dan peningkatan berkelanjutan e. Bersikap tegas dan adil serta memiliki kemampuan mendengar dan keahlianbertanya f. Mampu mengambil keputusan, menginterpretasikan standar dan mencari bukti obyektif dalam praktek pelaksanaan yang bervariasi. g. Bersifat sabar, berpendirian teguh dan diplomatis. h. Bersifat memotivasi, bekerja secara efektif baik secaraindividual maupun dalam tim. i. Mampu mengkmunikasikan gagasan dan meningkatkan kemampuan pihak lain. j. Memiliki pengetahuan akademis yang memadai k. Memahami dengan baik Sistem Penjaminan Mutu Akademik di Institusi terkait l. Memiliki pandangan baik mengenai nilai kepentingan berbagaiaktivitas, terutama yang berkaitan dengan benefit and risk bagi Institusi dan mahasiswa. m. Dapat menyediakan waktu sepenuhnya bagi keperluan pelaksanaan audit. Kebijakan SPMI [Komite Penjaminan Mutu STIE MURA] Page 13
J. STRUKTUR ORGANISASI KOMITE PANJAMINAN MUTU (KPM) Deskripsi Tugas (Job Description ) : 1. Ketua KPM : a. Menyusun rencana kerja tahunan berdasarkan visi dan misi KPM serta kebijakan Ketua STIE MURA b. Mengorganisir dan melaksanakan program kerja KPM dengan prinsip sinkronisasi dan koordinasi dengan unit-unit teknis yang lain untuk efektifitas dan efisiensi kineja. c. Mengevaluasi dan mengambil tindak lanjut terhadap program kerja yang telah terlaksana dan yang belum terlaksana, d. Menyusun laporan kerja tahunan dan disampaikan kepada Ketua STIE MURA. 2. Sekretaris KPM: a. Mempersiapkan administrasi KPM. b. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar berserta dengan ekspedisinya, c. Mengelola administrasi dan menata dokumen KPM dan mengarsipkannya. d. Menyiapkan bahan laporan tahunan KPM. e. Dapat mewakili Ketua KPM dalam pertemuan internal maupun eksternal. 3. Lembaga Audit Eksternal: Kebijakan SPMI [Komite Penjaminan Mutu STIE MURA] Page 14
a. Membantu pelaksanaan audit internal atas permohonan Ketua STIE MURA. b. Memberikan konsultasi jika terdapat permasalahan dalam pelaksanaan audit internal. 4. Tim Auditor Internal: a. Menghimpun data operasional STIE MURA pada setiap unit kegiatan. b. Memverifikasi laporan operasional dari masing-masing unit kegiatan secarademokratis, adil, dan bertanggungjawab. c. Menyusun laporan kinerja setiap tahun sekali dan disampaikan kepada KepalaKPM. Kebijakan SPMI [Komite Penjaminan Mutu STIE MURA] Page 15