I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dalam era globalisasi telah meningkatkan persaingan dan memicu perkembangan di segala bidang. Kondisi ini mengakibatkan dibutuhkannya kemampuan untuk menerapkan cara-cara baru dalam menyikapi perkembangan dan persaingan yang terjadi agar dapat tetap bertahan. Tantangan yang dihadapi terhadap kondisi tersebut antara lain kolaborasi, inovasi, adaptasi, penguasaan teknologi dan pasar serta pengelolaan aset-aset intelektual (Tobing, 2007). Hal ini berlaku tidak hanya untuk organisasi yang berorientasi laba seperti perusahaan tetapi berlaku juga untuk organisasi nirlaba seperti Non Government Organization (NGO). Untuk dapat tetap bertahan dan berkembang, organisasi harus mampu beradaptasi serta berinovasi agar memiliki keunggulan dan daya saing sehingga dibutuhkan pengetahuan yang luas dari setiap personil yang ada. Sehubungan hal tersebut, peran pengetahuan menjadi semakin menonjol karena hanya dengan pengetahuan semua perubahan yang terjadi dapat ditindaklanjuti dengan tepat untuk mencapai visi dan misi organisasi. Pengetahuan telah menjadi sesuatu yang sangat menentukan, oleh karena itu perolehan dan pemanfaatannya perlu dikelola dengan baik dalam usaha peningkatan kapasitas sumber daya manusia yang juga menunjang kinerja organisasi lebih efektif dan efisien. Dalam memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya dari pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan, sebaiknya organisasi mengelola pengetahuannya dengan Knowledge Management (Manajemen Pengetahuan). Manajemen Pengetahuan membantu mengarahkan para karyawan berkarya serta bekerja menurut pengetahuan yang dimilikinya (knowledge worker). Pengetahuan-pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan dapat menjadi pengetahuan organisasi jika dikelola dengan baik sehingga organisasi dapat berkembang sesuai dengan pengetahuan yang dimiliki anggota organisasi. Siklus tersebut secara berkesinambungan akan kembali ke karyawan untuk memperoleh peningkatan kapasitas individu yang
2 dapat mempengaruhi peningkatan kinerja untuk menghasilkan dan menciptakan inovasi-inovasi dari pengetahuan yang didapatkannya. Di Indonesia, belum begitu banyak organisasi yang telah menerapkan KM, ini dapat terlihat dari data survei yang dilakukan oleh PPM Manajemen (Tabel 1). Dari hasil survei tersebut terlihat bahwa masih cukup banyak organisasi yang belum menerapkan atau bahkan mengenal manajemen pengetahuan, terutama perusahaan skala kecil dan menengah. Tabel 1. Hasil survei Pengenalan Manajemen Pengetahuan Tidak Pernah Pernah Bila Sudah Pernah Mendengar Mengenai Manajemen Pengetahuan: Mendengar Mendengar Sudah Akan Akan Jenis Jumlah Mengenai Mengenai Memiliki Memiliki Memiliki Perusahaan Total Manajemen Manajemen Manajemen dalam 1-2 dalam 3-4 Pengetahuan Pengetahuan Pengetahuan Tahun Mendatang Tahun Mendatang BUMN 36 4 11% 32 89% 8 10 14 Swasta 86 12 14% 74 86% 28 31 15 Nasional Skala Besar Swasta 61 44 72% 17 28% 2 2 13 Nasional Skala Menengah- Kecil Multinasional 6-0% 6 100% 6 Sumber: Munir, 2008 Manajemen Pengetahuan di Indonesia berpotensi berkembang dengan adanya penghargaan Indonesian Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) yang diselenggarakan oleh Dunamis Organization Service yang mendapatkan lisensi penuh dari Teleos dan KNOW Network. Indonesian MAKE dapat membuka pemahaman terhadap penerapan Manajemen Pengetahuan untuk menjadi organisasi pembelajar (learning organization) yang berkarya berdasarkan pengetahuannya menuju terciptanya keunggulan bersaing. Indonesian MAKE (Most Admired Knowledge Enterprise) Award merupakan ajang penghargaan bagi organisasi-organisasi berbasis pengetahuan paling dikagumi di Indonesia yang memiliki tujuan mengukur komitmen dan kematangan organisasi dalam pembelajaran pengetahuan. Pemenang Indonesian Most Admired Knowledge
3 Enterprise (MAKE) Study dapat dilihat pada Lampiran 1 dan grafiknya dapat dilihat pada Gambar 1. Ukuran yang digunakan dalam menilai organisasi dalam Indonesian MAKE Study, sama dengan yang digunakan untuk MAKE di tingkat Asia dan Global, adalah delapan kriteria, yaitu: ukuran menciptakan budaya perusahaan yang didorong oleh pengetahuan, mengembangkan knowledge workers melalui kepemimpinan manajemen senior, menyajikan produk/jasa/solusi berbasis pengetahuan, memaksimalkan modal intelektual perusahaan, menciptakan lingkungan untuk berbagi pengetahuan secara kolaboratif, menciptakan suatu organisasi pembelajar, memberikan nilai berdasarkan pengetahuan tentang pelanggan, dan mentransformasikan pengetahuan perusahaan menjadi nilai bagi pemegang saham. Untuk tahun 2010, ada 25 organisasi yang menjadi finalis Indonesian Most Admirer Knowledge Enterprises (MAKE) Study dari 85 organisasi yang menjadi nominasinya, daftar finalisnya dapat dilihat pada Lampiran 2. Pemenang Indonesian MAKE Study 2005-2009 Jumlah Pemenang 16 14 12 10 8 6 4 2 0 15 10 11 8 7 2005 2006 2007 2008 2009 Tahun Gambar 1. Diagram Pemenang Indonesian MAKE Study 2005 2009 (Sumber: data diolah) Dari gambar di atas terlihat bahwa setiap tahunnya jumlah pemenang Indonesian MAKE study semakin bertambah terkecuali pada tahun 2009, ini menandakan bahwa pentingnya untuk mengelola pengetahuan demi menciptakan inovasi, memiliki performa yang baik, serta berkembang dengan baik untuk
4 bertahan dan unggul. Para peneliti Indonesian MAKE study melaporkan bahwa organisasi yang digerakkan oleh pengetahuan memiliki performa yang lebih baik, rata-rata 2:1 tahun dibandingkan dengan pesaingnya. Artinya organisasi berbasis pengetahuan bergerak satu tahun lebih cepat daripada organisasi biasa (Fatwan dan Denni, 2009) Riset Delphi Group menunjukkan bahwa pengetahuan dalam organisasi tersimpan dengan struktur 42 persen berada di pikiran (otak) karyawan, sementara 26 persen pada dokumen kertas dan 20 persen terdapat dalam dokumen elektronik, sisanya sebesar 12 persen berupa knowledge based elektronik (Setiarso et al., 2009). Grafik tersebut dapat dilihat pada Gambar 2. Pengetahuan yang tersimpan dalam Organisasi Dokumen elektronik 20% Knowledge based elektronik 12% Pikiran karyawan 42% Dokumen kertas 26% Gambar 2. Pengetahuan yang tersimpan dalam Organisasi (Setiarso et al., 2009) Berdasarkan struktur di atas diketahui bahwa pengetahuan yang paling banyak adalah pengetahuan yang terdapat di dalam pikiran karyawan (pengetahuan tacit). Pengetahuan tacit ini dapat dikelola dan menjadi aset bagi organisasi bila dapat dieksplisitkan/dibagi dengan karyawan lain di dalam organisasi sebagai pembelajaran organisasi untuk menghasilkan kinerja yang baik dalam bentuk pengetahuan eksplisit. Manajemen Pengetahuan juga diperlukan oleh NGO yang dalam pekerjaannya erat kaitannya dengan pengetahuan untuk menghadapi isu-isu yang berkembang. Di Indonesia terdapat sekitar ± 2.646 NGO yang bergerak di
5 berbagai bidang baik sosial, ekonomi, politik, budaya, lingkungan serta di bidang lainnya (Lembaga Penelitian SMERU, 2010) namun yang mengelola pengetahuannya dengan baik belum banyak. Hal ini dapat dilihat jika NGO tersebut tidak ada lagi keberadaannya maka pengetahuan yang ada di dalamnya juga ikut hilang seiring dengan para karyawan yang berpindah ke tempat lain. Begitupun jika para karyawan berpindah tempat kerja yang lain, maka pengetahuannya pun berpindah ke tempat yang baru. Burung Indonesia sebagai salah satu NGO yang bergerak di bidang konservasi burung dan habitatnya, menyadari bahwa aset pengetahuan merupakan hal terpenting yang dimiliki organisasi agar dapat tumbuh dan berkembang menjadi organisasi pembelajar (learning organization). Terlihat dari didirikannya divisi Knowledge Center (KC) pada tahun 2005. Divisi ini memiliki tugas untuk menciptakan inovasi-inovasi dan strategi aksi konservasi berdasarkan isu-isu yang sedang berkembang untuk menyelesaikan serta mendapatkan solusi dari permasalahan yang dihadapi di bidang konservasi. Burung Indonesia saat ini memiliki 5 lokasi proyek terletak di Indonesia bagian Timur (Sumba, Sangihe- Talaud (Satal), Halmahera, Mbeliling, dan Gorontalo). Masing-masing site proyek memiliki permasalahan berbeda-beda yang membutuhkan pengetahuan dan pengalaman untuk mendapatkan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi. Pengetahuan yang ada di lokasi proyek dan kantor Burung Indonesia Bogor dapat menjadi pengetahuan organisasi jika dikelola dengan baik. Penerapan Manajemen Pengetahuan yang baik dapat menjadikan Burung Indonesia menjadi organisasi pembelajar (learning organization) untuk menciptakan inovasi dan keunggulan terhadap NGO lainnya. Proses penerapan Manajemen Pengetahuan telah dilakukan di dalam Burung Indonesia, salah satunya adalah dengan membangun suatu infrastruktur teknologi intranet sebagai tempat untuk menyimpan pengetahuan eksplisit yang dimiliki organisasi. Namun teknologi bukanlah faktor penentu Manajemen Pengetahuan dapat berjalan dengan baik, teknologi merupakan suatu alat (tools) untuk mendukung penerapan Manajemen Pengetahuan. Terdapat faktor lainnya yang menentukan penerapan Manajemen Pengetahuan yaitu sumber daya manusia, kepemimpinan, organisasi dan pembelajaran (Tobing, 2007).
6 Jika penerapan Manajemen Pengetahuan telah diimplementasikan dalam organisasi, selanjutnya organisasi perlu untuk mengetahui kualitas pengelolaan pengetahuan yang telah dilakukan dengan cara melakukan kajian penerapan Manajemen Pengetahuan sehingga diperoleh gambaran mengenai pengetahuan yang dimiliki dan dibutuhkan oleh organisasi/unit kerja, kesiapan organisasi memfasilitasi pembelajaran, dan kualitas proses pengelolaan pengetahuan (Munir, 2008). Hal ini penting dilakukan untuk mengembangkan Manajemen Pengetahuan yang ada di organisasi menuju organisasi pembelajar (learning organization). Pengembangan Manajemen Pengetahuan tersebut dilakukan organisasi untuk meminimalkan risiko, meningkatkan efisiensi dan inovasi (Munir, 2008). Berdasarkan paparan di atas maka diperlukan kajian penerapan Manajemen Pengetahuan di Burung Indonesia. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan penilaian awal mengenai penerapan Manajemen Pengetahuan di Burung Indonesia dan kesiapan organisasi menjadi organisasi pembelajar. 1.2. Perumusan Masalah Penerapan Manajemen Pengetahuan pada NGO yang kegiatannya membutuhkan suatu inovasi untuk menemukan solusi terbaik dari isu-isu yang berkembang, sangat penting terutama untuk NGO yang bergerak di bidang konservasi. Setelah penerapan Manajemen Pengetahuan dilakukan, perlu dilakukan kajian dari penerapan Manajemen Pengetahuan tersebut untuk mengetahui kesesuaian kualitas pengelolaan pengetahuan yang ada di organisasi agar mendapatkan umpan balik (feedback) demi peningkatan kualitas pengelolaan pengetahuan menjadi organisasi pembelajar (learning organization). Berdasarkan pemaparan di atas, maka penelitian ini akan memfokuskan pada: 1. Bagaimanakah penerapan Manajemen Pengetahuan yang ada di Burung Indonesia? 2. Bagaimanakah kesiapan kapasitas organisasi Burung Indonesia menjadi organisasi pembelajar (learning organisation)?
7 1.3. Tujuan Penelitian Berdasarkan latar belakang dan identifikasi masalah yang telah dikemukakan di atas, maka penelitian ini bertujuan untuk: 1. Mengkaji penerapan Manajemen Pengetahuan yang ada di Burung Indonesia 2. Menganalisis kesiapan kapasitas organisasi Burung Indonesia menjadi organisasi pembelajar (learning organisation). 1.4. Manfaat Penelitian Manfaat yang dapat diperoleh dari hasil penelitian ini adalah 1. Membantu organisasi untuk mengkaji atau menilai penerapan Manajemen Pengetahuan dalam rangka pengembangan peran Manajemen Pengetahuan dalam organisasi. 2. Mengidentifikasi karakteristik pembelajaran yang ada di organisasi untuk menilai kapasitas organisasi menjadi organisasi pembelajar. 3. Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berminat untuk melakukan penelitian di bidang yang sama ataupun penelitian lanjut. 1.5. Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini difokuskan untuk mengkaji atau menilai penerapan manajemen pengetahuan yang ada di Burung Indonesia serta mendapatkan gambaran profil pembelajaran (organizational profile plot) yang ada di Burung Indonesia untuk menjadi organisasi pembelajar. Penarikan sampel dilakukan dengan metode sensus kepada seluruh staf Burung Indonesia yang terlibat dan berhubungan dalam proses Manajemen Pengetahuan sebagai pekerjaan utama (core bussiness) yang ada di kantor Bogor maupun lokasi proyek Burung Indonesia di lapangan. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan menyebarkan kuesioner ke seluruh staf Burung Indonesia baik di Bogor maupun yang ada di lapangan. Kuesioner yang akan disebarluaskan terdiri dari pertanyaan tentang identitas responden, pertanyaan mengenai penerapan manajemen pengetahuan dilihat dari dua komponen instrumen kuesioner Munir (2008) sedangkan untuk mengetahui gambaran profil pembelajaran organisasi yang ada di Burung Indonesia digunakan instrumen kuesioner dari Britton (1998) dilihat dari delapan fungsi-fungsi kunci yang akan digunakan sebagai dasar untuk mengetahui
8 peningkatan pembelajaran organisasi secara kontinyu. Penulis hanya menganalisis dua komponen (kualitas pembelajaran dan kualitas proses pengelolaan pengetahuan) penerapan pengetahuan dari tiga komponen dan mengukur delapan fungsi kunci pembelajaran organisasi pembelajar. Pada akhirnya diharapkan penelitian ini mampu memberikan rekomendasi bagi organisasi untuk mendapatkan strategi yang tepat dalam mengembangkan organisasi menjadi organisasi pembelajar melalui penerapan manajemen pengetahuan.