50 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Sejarah Organisasi PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang adalah perusahaan swasta yang berdiri tahun 1997. Perusahaan yang berlokasi di Komplek Duta Harapan Indah Blok KK/77 Kapuk Muara ini pada awalnya bernama CV.Delia Jaya, kemudian pada tahun 2002 berkembang menjadi Perseroan Terbatas (PT) dengan nama P.T.Delia Jaya Sinar Cemerlang. Perusahaan ini didirikan dengan modal dasar patungan (kolektif) dari dua orang. Seiring dengan perkembangannya PT.Delia Jaya Sinar Cemerlang kini hanya dimiliki oleh satu orang pemegang saham yaitu Bapak Ambo Ignatius yang sekaligus menjabat sebagai Direktur Utama. Perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan bahan-bahan kimia ini menyediakan berbagai macam bahan kimia yang dapat digunakan oleh perusahaan lain ataupun perorangan. Bahan-bahan kimia yang disediakan perusahaan ini antara lain : Kaporit powder Acetic acid Boric acid Caustic soda flakes asahi Soda ASH Dense USA Trisodium phosphate Dan lain-lain
51 Sampai saat ini PT.Delia Jaya Sinar Cemerlang memiliki 2 (dua) buah gudang di Jakarta yang terdapat di : Gudang 1 : Komplek Duta Harapan Indah Blok KK/77 Kapuk Muara. Jakarta Utara 14460 Gudang 2 : Dadap. Tangerang Selain memiliki 2 buah gudang, PT.Delia Jaya Sinar Cemerlang memiliki sebuah cabang di kota Ujung Pandang. 3.2 Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab 1. Direktur Utama Tugas, wewenang,,dan tanggung jawab Direktur Utama adalah sebagai berikut: Pemegang saham Bertanggung jawab penuh atas jalannya perusahaan Bertanggung jawab atas maju mundurnya perusahaan Mengambil keputusan dan strategi bagi perusahaan Menetapkan tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap manager yang bertanggung jawab padanya. Dan juga bawahan lain dibawah manager. Menandatangani permintaan pengeluaran kas yang jumlahnya besar dan sifatnya penting 2. General Manager Tugas, wewenang, dan tanggung jawab General Manager adalah sebagai berikut : Bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama
52 Memberikan laporan kepada Direktur Utama. Membawahi Manager Marketing, Manager Keuangan, Manager Akuntansi, Manager Gudang. Bertanggung jawab atas berjalannya seluruh kegiatan operasional perusahaan 3. Manager Marketing Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Manager Marketing adalah sebagai berikut : Membawahi Staf Pembelian dan Staf Penjualan. Mengontrol pembelian barang. Menerima laporan penjualan produk perusahaan. Bertanggung jawab atas jumlah penjualan perusahaan setiap bulan. 4. Manager Keuangan Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Manager Keuangan Membawahi Staf Keuangan, yaitu Staf Kasir dan Staf Kolektor Bertanggung jawab atas kegiatan keuangan Menerima dan memeriksa laporan keuangan yang dibuat Staf Akuntansi Mengatur masalah yang berhubungan dengan penyediaan dan penggunaan dana. 5. Manager Akuntansi Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Manager Akuntansi adalah sebagai berikut : Membawahi Staf Akunting. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan kuitansi dan surat jalan.
53 Memeriksa limit piutang dari setiap perusahaan. Bertanggung jawab atas laporan akuntansi perusahaan. 6. Manager Gudang Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Manager Gudang adalah sebagai berikut : Mengatur pengiriman barang Menerima laporan stok dari Kepala Gudang Membawahi Kepala Gudang Bertanggung jawab atas berjalannya seluruh kegiatan yang dilakukan di gudang. 7. Staf Pembelian Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Staf Pembelian adalah sebagai berikut : Membuat PO untuk pembelian barang kepada supplier Mengontrol pembelian barang. Menyimpan data pembelian. Mengatur pembelian agar tidak sampai dibawah limit stok. Bertanggung jawab kepada Manager Marketing. 8. Staf Penjualan Tugas, wewenang,dan tanggung jawab Staf Penjualan adalah sebagai berikut : Membuat penawaran kepada pelanggan Melakukan transaksi penjualan. Menerima order dari pembeli.
54 Bertanggung jawab atas segala penjualan yang dilakukan oleh perusahaan. Bertanggung jawab kepada Manager Marketing. 9. Staf Kasir Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Staf Kasir adalah sebagai berikut : Menerima pembayaran dari pelanggan. Mengatur semua masalah yang berhubungan dengan penggunaan dana. Bertanggung jawab kepada Manager Keuangan. 10. Staf Kolektor Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Staf Kolektor adalah sebagai berikut : Memberikan PO pelanggan, surat jalan, dan kuitansi kepada pelanggan. Menagih pembayaran kepada pelanggan. Bertanggung jawab kepada Manager Keuangan. 11. Staf Akunting Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Staf Akunting adalah sebagai berikut : Membuat surat jalan untuk penjualan barang kepada pelanggan. Mencatat piutang yang dilakukan pelanggan. Bertanggung jawab kepada Manager Keuangan. 12. Kepala Gudang Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Kepala Gudang adalah sebagai berikut : Memeriksa barang yang masuk ke gudang. Memeriksa kualitas dari barang yang dibeli ataupun yang ingin dijual.
55 Memeriksa stok barang yang ada di gudang. 13. Staf Sales Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Staf Sales adalah sebagai berikut : Menawarkan dan menjelaskan produk kepada pelanggan. Bertanggung jawab kepada Staf Penjualan. 14. Staf Pengiriman Tugas, wewenang, dan tanggung jawab Staf Pengiriman adalah sebagai berikut : Mengirimkan barang sesuai dengan keinginan pelanggan. Bertanggung jawab atas penyerahan barang. Bertanggung jawab Kepala Gudang. 15. Staf Angkutan Tugas, wewenang,dan tanggung jawab Staf Angkutan adalah sebagai berikut : Bertanggung jawab atas keutuhan barang yang dikirim. Bertanggung jawab kepada Kepala Gudang.
56
57 3.3 Mission Statement PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang Tujuan dari aplikasi basis data PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang adalah untuk mengatur data yang ada dan dikelola dalam perusahaan untuk mendukung transaksi pembelian, persediaan barang, dan penjualan pada perusahaan. Selain itu bertujuan juga untuk memberikan fasilitas kerja sama dan pertukaran informasi antar cabang. 3.4 Mission Objectives PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang Mengatur (enter, update, dan delete) data pada pemasok Mengatur (enter, update, dan delete) data pada po_pemb Mengatur (enter, update, dan delete) data pada sj_pemb Mengatur (enter, update, dan delete) data pada stok Mengatur (enter, update, dan delete) data pada staf Mengatur (enter, update, dan delete) data pada pelanggan Mengatur (enter, update, dan delete) data pada po_penj Mengatur (enter, update, dan delete) data pada so Mengatur (enter, update, dan delete) data pada sj_penj Mengatur (enter, update, dan delete) data pada kuitansi Mengatur (enter, update, dan delete) data pada piutang Mengatur (enter, update, dan delete) data pada utang
58 Melakukan pencarian pada pelanggan Melakukan pencarian pada pemasok Melakukan pencarian pada staf Melakukan pencarian pada sj_pemb Melakukan pencarian pada po_pemb Melakukan pencarian pada po_penj Melakukan pencarian pada sj_penj Melakukan pencarian pada so Melakukan pencarian pada piutang Melakukan pencarian pada utang Melakukan pencarian pada kuitansi Melakukan pencarian pada stok Laporan pada pembelian Laporan pada penjualan Laporan pada persediaan
59 3.5 Systems Boundary Gambar 3.2 System Boundary ( Sumber : PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang ) Perancangan database yang akan dibuat adalah tentang system pembelian, penjualan, stok, staf, pelanggan,dan pemasok sesuai dengan yang digambarkan di dalam system boundary di atas.
60 3.6 User View Direktur General Manager Staf Utama Manager Bagian Pemasok X X X Pelanggan X X X Staff X X X X Stok X X X PO.Pembelian X X X PO Penjualan X X X SJ.Pembelian X X X SJ.Penjualan X X X Kuitansi Piutang X X Tabel 3.1 Tabel user view staf view. Basis data yang diperlukan perusahaan yaitu basis data yang berdasarkan
61 3.7 Diagram Alir Dokumen Sistem yang Berjalan 3.7.1 Diagram Alir Sistem Pembelian Gambar 3.3 Diagram Alir Sistem Pembelian PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang ( Sumber : PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang )
62 Keterangan Diagram Alir Sistem Pembelian Bagian Pembelian Bagian pembelian mengetahui stok barang telah habis pada buku catatan persediaan. Bagian Akunting Bagian akunting setelah diberitahu oleh bagian pembelian bahwa stok barang telah habis maka bagian akunting membuat Purchase Order Pembelian ( POPemb ). POPemb ini terdiri dari dua rangkap yaitu rangkap yang pertama akan dikirim kepada pemasok, dan rangkap yang kedua akan disimpan oleh bagian akunting untuk didokumentasikan.
63 3.7.2 Diagram Alir Sistem Penerimaan Barang Gambar 3.4 Diagram Alir Sistem Penerimaan Barang PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang ( Sumber : PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang )
64 Keterangan Diagram Alir Sistem Penerimaan Barang Bagian Pembelian Bagian Pembelian menerima Surat Jalan Pembelian ( SJPemb ) yang terdiri dari dua rangkap dan POPemb dari pemasok kemudian memeriksa apakah SJPemb sesuai dengan POPemb. SJPemb yang terdiri dari dua rangkap itu diberikan pada bagian gudang, sedangkan POPemb diberikan pada bagian akunting. Bagian Gudang Bagian gudang setelah menerima SJPemb yang terdiri dari dua rangkap kemudian memeriksa jenis dan kuantitas barang yang dikirim dengan SJPemb. Setelah barang diperiksa kemudian informasi yang berdasarkan dengan SJPemb itu dicatat ke dalam buku catatan persediaan dan SJPemb ditanda tangani oleh bagian gudang. SJ rangkap pertama dikembalikan ke pemasok dan rangkap kedua diberikan kepada bagian akunting. Bagian Akunting Bagian akunting setelah menerima POPemb dari bagian pembelian maka POPemb disimpan sebagai dokumentasi. SJPemb yang diberikan oleh bagian gudang kemudian dicatat ke dalam buku catatan persediaan oleh bagian akunting, setelah dicatat SJPemb disimpan sebagai dokumentasi.
65
66 Keterangan Diagram Alir Sistem Penjualan dan Pengiriman Barang Bagian Penjualan Bagian Penjualan melakukan penawaran, lalu menerima pesanan dari pelanggan dan melakukan cek persediaan barang. Apabila persediaan tidak ada maka barang di-indent sesuai jangka waktu yang telah disepakati. Jika persediaan ada, maka bagian penjualan akan menerima Purchase Order Penjualan (POPenj) dari pelanggan. Bagian penjualan dengan berdasarkan pada POPenj membuat SOPenj, dengan berdasarkan Sales Order Penjualan ( SOPenj ) ini maka akan dibuat Surat Jalan Penjualan ( SJPenj ) rangkap empat. Rangkap pertama, kedua dan ketiga dari SJPenj ini akan diberikan kepada bagian gudang. SJPenj rangkap keempat akan disimpan oleh bagian penjualan untuk didokumentasikan. SOPenj dan POPenj akan diberikan kepada bagian akunting. Bagian Gudang Bagian gudang menerima SJPenj dari bagian penjualan yang terdiri dari tiga rangkap, lalu mempersiapkan barang dengan SJPenj rangkap pertama dan kedua yang akan dikirim ke pelanggan. Berdasarkan dengan SJPenj rangkap ketiga maka bagian gudang akan mencatat untuk mengurangi stok barang ke dalam buku catatan persediaan barang, dan SJPenj rangkap ketiga akan disimpan bagian gudang sebagai dokumentasi. Pengiriman barang beserta dengan SJPenj
67 rangkap pertama dan kedua. Setelah ditanda tangan oleh pelanggan SJPenj rangkap pertama akan dikembalikan ke bagian akunting. Bagian Akunting Bagian akunting menerima POPenj dan SOPenj dari bagian penjualan, dan juga menerima SJPenj dari bagian gudang. Berdasarkan oleh SJPenj maka bagian akunting membuat invoice. Sedangkan kuitansi yang dibuat oleh bagian akunting juga terdiri dari tiga rangkap, yaitu : Rangkap pertama akan diberikan kepada bagian kolektor Rangkap kedua akan diberikan kepada bagian keuangan Berdasarkan kuitansi rangkap ketiga ini akan dicatat ke dalam buku catatan piutang kemudian akan disimpan sebagai dokumentasi oleh bagian akunting. Bagian akunting akan memberikan SJPenj, POpenj, dan kuitansi rangkap pertama ke bagian kolektor. Bagian Keuangan Bagian keuangan menerima kuitansi rangkap kedua dari bagian akunting untuk disimpan sebagai dokumentasi.
68 3.7.3 Diagram Alir Sistem Pembayaran Penjualan Gambar 3.6 Diagram Alir Sistem Pembayaran Penjualan PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang ( Sumber : PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang )
69 Keterangan Diagram Alir Sistem Pembayaran Penjualan Bagian Kolektor Bagian kolektor menerima SJPenj, Popenj, dan kuitansi rangkap pertama dari bagian akunting dan mengirimkan kepada pelanggan. Pelanggan memberikan tanda terima kuitansi dituliskan juga tanggal jatuh tempo pembayarannya. Setelah tanggal jatuh tempo bagian kolektor ini menagih kembali pembayaran kepada pelanggan dengan membawa tanda terima kuitansi yang diberikan pelanggan, kemudian pelanggan melakukan pembayaran dan diberikan ke bagian keuangan. Bagian Keuangan Bagian keuangan menerima pembayaran yang diberikan pelanggan melalui bagian kolektor, kemudian dicocokkan dengan kuitansi rangkap kedua. Setelah pembayarannya cocok maka bagian keuangan mencatat pembayaran di buku catatan piutang sebagai pelunasan.
70 3.8 Data Flow Diagrams 3.8.1 Diagram Konteks Gambar 3.7 Diagram konteks PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang
71 3.8.2 Diagram Nol Gambar 3.8 Diagram Nol PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang
72 3.9 User Requirement 3.9.1 Data Requirement PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang 1. Pemasok Data Pemasok terdiri dari kode, nama, alamat, nomor telepon ( maksimum terdiri dari 3 nomor ), nomor fax, dan nama sales dari perusahaan pemasok. Nama dari data Pemasok merupakan nama perusahaan pemasok. 2. Pelanggan Data pelanggan terdiri dari kode pelanggan, nama, alamt, nomor telepon, nomor fax, nama staff dari bagian pembelian pelanggan, dan alamat gudang ( satu perusahaan pelanggan bisa terdapat satu atau lebih alamat gudang ). Nama dari data pelanggan merupakan nama perusahaan pelanggan. 3. Stok Data stok terdiri dari kode barang, nama barang, jumlah barang, minimum stok, satuan barang, dan harga. 4. Staf Data staf terdiri dari kode staf, nama, jenis kelamin, alamat, tempat lahir, tanggal lahir, nomor telepon, dan jabatan dari staf tersebut. 5. po_pemb Data dari PO Pembelian terdiri dari nomor PO Pembelian, tanggal PO, kode pemasok, kode barang ( di dalam satu PO pembelian bisa terdapat satu atau lebih kode barang ), jumlah barang, harga satuan, dan total pembayaran.
73 6. po_penj Data dari PO Penjualan terdiri dari nomor PO Penjualan, tanggal PO, kode pelanggan, kode barang ( di dalam satu PO penjualan bisa terdapat satu atau lebih kode barang ), jumlah barang, harga satuan, dan total pembayaran. 7. SO Data dari SO terdiri dari nomor SO, tanggal, nomor PO penjualan, dan kode staf. 8. sj_penj Data dari surat jalan penjualan terdiri dari nomor surat jalan penjualan, tanggal surat jalan, nomor PO penjualan, kode barang ( di dalam satu surat jalan penjualan bisa terdapat satu atau lebih kode barang ), jumalah barang, dan nomor mobil. 9. Kuitansi Data dari kuitansi terdiri dari nomor kuitansi, tanggal, kode palanggan, nomor surat jalan penjualan, dan total pembayaran. 10. Piutang Data dari piutang terdiri dari nomor piutang, tanggal piutang, nomor surat jalan penjualan ( di dalam satu kartu piutang bisa terdapat satu atau lebih nomor surat jalan ), dan status pitang. 11. Utang Data dari utang terdiri dari nomor utang, tanggal utang, nomor surat jalan pembelian ( di dalam satu kartu utang bisa terdapat satu atau lebih nomor surat jalan ), dan status utang.
74 3.9.2 Transaction Requirement PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang Pengisian Data Masukkan detil dari pemasok ( seperti: SP0001, PT. Kimia Raya, Jl. Duta Harapan Indah, 6245555, 6245554, Anita ) Masukkan detil dari stok (seperti: S0001, Caustic Soda, 250, 10, zak, 25000) Masukkan detil dari pelanggan ( seperti: CT0001, Toko Kimia Sejati, Jl, P. Jayakarta no.83, 6211259, 6211258, Andy, Dadap ) Masukkan detil dari staf ( seperti: PA0001, Tuti, P, Jl. Gading Permata Timur no.7, Jakarta, 3 September 1960, 45844225, manager marketing ) Masukkan detil dari po_pemb Masukkan detil dari sj_pemb Masukkan detil dari po_penj Masukkan detil dari so Masukkan detil dari sj_penj Masukkan detil dari kuitansi Masukkan detil dari piutang Masukkan detil dari utang Update / delete data Update / delete detil dari Pemasok Update / delete detil dari Stok Update / delete detil dari Pelanggan Update / delete detil dari Staff
75 Data Query List detil dari Staf diurutkan berdasarkan kode staf List detil dari stok diurutkan berdasarkan kode stok List detil dari pelanggan diurutkan berdasarkan kode pelanggan List detil dari pemasok diurutkan berdasarkan kode pemasok Laporan penjualan berdasarkan nomor SO Laporan pembelian berdasarkan nomor PO Pembelian Laporan persediaan berdasarkan kode barang 3.9.3 System Requirement PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang Spesifikasi perangkat keras minimum yang diperlukan dalam implementasi aplikasi basis data pada PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang adalah sebagai berikut : 1. Server Processor Memory Hard disk : Intel Pentium IV 1,4 GHz : 128 MB : 40 GB Monitor : SVGA 15 Printer : HP Deskjet 400 Kabel LAN : UTP 2. Client Processor Memory Harddisk : Intel Pentium III 800MHz : 64 MB : 20 GB
76 Monitor : SVGA 15 Printer : HP Deskjet 400 Kabel LAN : UTP 3.10 Permasalahan Yang Dihadapi Setelah melihat sistem yang sedang berjalan pada PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang, maka didapati permasalahan yang dihadapi antara lain : Membutuhkan proses yang bertahap untuk mendapatkan informasi tentang pembelian, penjualan dan persediaan, karena harus mencari dari banyak berkas yang disimpan terpisah dan kurang terorganisir. Keputusan penting akan sulit diambil oleh direktur karena laporan-laporan yang sudah ada masih berbentuk buku. Hal ini menghambat direktur untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan kemajuan perusahaan. 3.11 Usulan Pemecahan Masalah Melihat masalah-masalah yang terjadi pada PT. Delia Jaya Sinar Cemerlang, maka diusulkan suatu pemecahan masalah dengan cara membangun suatu aplikasi basis data dengan kemampuan sebagai berikut : Merancang dan membuat basis data pembelian, persediaan dan penjualan sehingga transaksi pembelian, persediaan, dan penjualan melalui sistem yang terkomputerisasi akan memudahkan untuk proses pencarian informasi mengenai pembelian, persediaan, dan penjualan pada saat dibutuhkan.
77 Untuk penyimpanan data yang bersifat sementara menggunakan CD atau DVD, karena akan lebih ringkas jika dibandingkan dengan mengarsipkan dengan buku. Data yang ada dalam CD atau DVD dapat disimpan oleh pihak yang berwenang, dalam hal ini adalah general manager. Dengan metode ini keamanan data akan lebih terjamin karena hanya orang-orang tertentu saja yang dapat mengaksesnya.