BAB III OBJEK DAN METODE PENELITIAN III.1 Sejarah Singkat PT. BERLIAN TECHPRINT INDONESIA merupakan salah satu perusahaan di Indonesia yang didirikan pada tanggal 10 Mei 2007. Perusahaan didirikan oleh Endang Khrismawan yang merupakan direktur dari perusahaan tersebut yang sudah disahkan oleh notaris dengan nomor akta PEM-01139/WPJ.05/KP_0703/2007. Perusahaan ini berada di kawasan Lippo Cikarang, tepatnya di Jalan Karet IV No. 34 Lippo Cikarang Kabupaten Bekasi, Jawa Barat. Perusahaan ini bergerak dalam bidang perdagangan barang dan jasa dengan produk utama label printing, alat tulis kantor (ATK), dan barang barang industry, dengan area distribusi wilayah Cikarang, Cibitung, Bekasi, dan Karawang Misi perusahaan ini adalah untuk mendorong dan menciptakan keunggulan, kualitas barang, delivery tepat waktu, harga yang kompetitif dan menciptakan sesuatu yang baru sesuai dengan motto perusahaan ini yaitu QUALITY CREATE FUTURE. III.2 Bidang Usaha PT. BERLIAN TECHPRINT INDONESIA adalah perusahaan distributor yang bergerak dalam bidang pengadaan label printing, alat tulis kantor (ATK), barang barang industri. Kegiatan perusahaan adalah menyediakan barang barang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan pelanggan. 32
III.3 Produk produk Produk produk yang dijual oleh PT. BERLIAN TECHPRINT INDONESIA adalah label printing, alat tulis kantor, material produksi, dan alat alat kebersihan. Namun perusahaan ini juga mampu menyediakan produk lain atas permintaan pelanggan diluar produk produk utama diatas, seperti kopi, gula, susu, dan lainnya. Berikut beberapa produk yang dijual : 1. Alat Tulis Kantor, seperti : Pulpen, Spidol, USB, Buku, Lem, Lemari Buku, Label Printing, Barcode Ribbon, Card Case A3&A4, Kertas Fotokopi, Steples, dan lainnya 2. Material Produksi, seperti : Lakban Kertas, Lakban Kain, Isolasi Listrik, Plastik Pelindung, Double Tapes, dan lainnya. 3. Alat Kebersihan, seperti : Sapu, sikat, wet & dry vacuum, pad hodler scrub, scruber machine, wind blower unit, motor vacuum wet & dry, perfume dispenser, bak sampah, kain mop, wiper lantai ( plastik ), dan lainnya. III.4 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Struktur organisasi menunjukkan bagaimana bagian-bagian di dalam organisasi di koordinasikan bersama-sama melalui suatu jalur wewenang dan tanggung jawab. Struktur organisasi adalah penggambaran secara grafik yang menggambarkan struktur kerja dari suatu struktur organisasi. Adapun uraian tugas dari masing masing bagian yang ada dalam struktur organisasi PT. BERLIAN TECHPRINT INDONESIA adalah sebagai berikut : 33
1. Direktur Tugas dan tanggung jawab Direktur adalah sebagai berikut : a. Menetapkan arah dan tujuan perusahaan serta menyiapkan rencana pengembangan, rencana kerja dan anggaran tahunan perusahaan termasuk rencana rencana lainnya yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan. b. Mengawasi Manajer Pembelian, Manajer Penjualan, manajer F&A, serta Manajer HR&GA dalam melaksanakan tugas dan tanggung hawabnya. c. Mengadakan penilaian penilaian terhadap kegiatan perusahaan dan prestasi kerja bawahannya secara berkala serta mengadakan perbaikan d. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan kegiatan perusahaan. 2. Manajer Pembelian Tugas dan tanggung jawab Manajer Pembelian adalah sebagai berikut : a. Merumuskan kebijakan pelaksanaan seluruh pembelian perusahaan b. Merencanakan kegiatan pembelian sesuai dengan kebijakan perusahaan c. Mengkoordinasi pekerjaan bawahannya agar bekerja secara optimal d. Memeriksa, mempertimbangkan dan memutuskan permohonan pembelian barang sesuai dengan wewenang yang ditetapkan perusahaan. 3. Manajer Penjualan Tugas dan tanggung jawab Manajer Penjualan adalah sebagai berikut : a. Menuyusun rencana promosi dan penjualan produk produk perusahaan sesuai dengan kebijakan yang sudah ditetapkan 34
b. Menganalisis perkembangan situasi dan harga di pasar dan mengadakan penyesuaian atas perubahan perubahan yang terjadi dengan tidak menyimpang dari rencana dan kebijakan yang telah ditetapkan c. Menganalisis hasil penjualan dan membandingkannya dengan rencana yang sudah ditetapkan untuk mengambil tindakan koreksi yang diperlukan dan menyusun rencana dan program penjualan selanjutnya d. Menindaklanjuti keluhan keluhan pelanggan dan menyelesaikan masalah masalah 4. Manajer F&A Tugas dan tanggung jawab Manajer F&A adalah sebagai berikut : a. Menyiapkan data data keuangan perusahaan dan membuat anggaran keuangan perusahaan. b. Menjamin kelancaran penerimaan dan pengeluaran uang serta pengawasan fisik keuangan secara keseluruhan sesuai dengan ketentuan ketentuan pokok perusahaan. c. Menyetujui setiap penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan yang didukung oleh bukti bukti penerimaan dan pengeluaran uang yang sah d. Menganalisa posisi saldo kas dan bank, hutang hutang, likuiditas dan solvabilitas keuangan perusahaan. 5. Manajer Personalia Tugas dan tanggung jawab Manajer Personalia adalah sebagai berikut : 35
a. Merumuskan, menyusun dan mengembangkan kebijakan, rencana dan program kerja untuk meningkatkan pelayanan di bidang personalia b. Menyusun program pengembangan tenaga kerja dengan menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan untuk menambah pengetahuan dan keterampilan pekerja serta mengadakan penilaian atas hasilnya c. Mengawasi pelaksanaan pencarian, seleksi, penerimaan dan penempatan karyawan pada bagian bagian yang menbutuhkannya d. Mengadakan penilaian atas prestasi kerja bawahannya secara berkala 6. Bagian Akuntansi Tugas dan tanggung jawab Bagian Akuntansi adalah sebagai berikut : a. Membantu Manajer F&A dalam mengurus hal hal yang berhubungan dengan pembukuan dan perpajakan b. Mengawasi penyelenggaraan catatan akuntansi dan pengarsipan dokumen dokumen dengan tertib dan teratur c. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penyusunan laporan keuangan, yang sesuai dengan standar akuntansi keuangan yang berlaku di Indonesia d. Membuat laporan yang berkaitan dengan Akuntasi keuangan untuk diserahkan kepada Manajer F&A secara berkala dan sewaktu waktu bilamana diperlukan e. Mengawasi dan melakukan penerimaan dan pengeluaran uang kas dan surat surat berharga serta mengadakan perhitungan fisik atas uang kas dan perusahaan secara berkala 36
f. Mengawasi dan memeriksa pelaksanaan kegiatan penagihan piutang dan administrasinya g. Mengarsip surat masuk dan surat keluar 7. Bagian Gudang Tugas dan tanggung jawab Bagian Gudang adalah sebagai berikut : a. Menganalisa total kebutuhan barang dan mengatur penyediaan, pengadaan, dan pengiriman barang sedemikian rupa agar alokasi barang di setiap tempat dapat memenuhi kebutuhan dengan efisien, efektif dan tepat waktu. b. Mengendalikan dan mengawasi penyimpanan persediaan c. Menyediakan informasi atas jumlah persediaan d. Mengontrol pengiriman barang dari pemasok (supplier) agar barang dapat diterima oleh gudang, sesuai dengan waktu, kuantitas, kualitas dan biaya yang telah ditetapkan. 8. Bagian Marketing Tugas dan tanggung jawab Bagian Marketing adalah sebagai berikut : a. Memimpin kegiatan operasional sales dan marketing, termasuk eksekusi program sales/marketing untuk mencapai target perusahaa b. Memimpin dan mengkoordinir semua aktivitas sales c. Mencari pelanggan baru d. Melakukan kegiatan-kegiatan yang menunjang penjualan. 37
9. Bagian Personalia Tugas dan tanggung jawab Bagian Personalia adalah sebagai berikut : a. Mengurus pengangkatan, promosi, mutasi dan pemberhentian pekerja sesuai dengan wewenang yang ditetapkan perusahaan b. Menjaga dan memverifikasi data / pencatatan kehadiran pekerja, Surat Perintah Kerja Lembur, cuti, training, dinas dan medical sebagai dasar yang benar dalam membayarkan kompensasi dan benefit c. Memeriksa hasil perhitungan gaji sebelum diserahkan kepada Manajer HR&GA d. Mengawasi perhitungan dan pembayaran gaji kepada karyawan 10. Bagian Penjualan Tugas dan tanggung jawab Bagian Penjualan adalah sebagai berikut : a. Menerima Purchase Order dari pelanggan b. Membuat dokumen SUrat Jalan, Faktur Pajak, dan Invoice c. Menjaga kelancaran penjualan, memperhatikan pesanan pelanggan d. Memeriksa ketepatan dan kelengkapan dokumen, sebelum dan sesudah pengiriman barang 11. Bagian Pengiriman Tugas dan tanggung jawab Bagian Pengiriman adalah sebagai berikut : a. Mengantarkan pesanan kepada pelanggan b. Melakukan penagihan kepada pelanggan 38
STRUKTUR ORGANISASI PT. BERLIAN TECHPRINT INDONESIA Direktur Manajer Pembelian Manajer Penjualan Manajer F&A Manajer Personalia Bagian Pengiriman Bagian Gudang Bagian Marketing Bagian Penjualan Bagian Akuntansi Bagian Personalia Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. BERLIAN TECHPRINT INDONESIA III.5 Sistem dan Prosedur Kegiatan Dalam menjalankan fungsi penjualan, piutang, dan penerimaan kas, PT. BERLIAN TECHPRINT INDONESIA menerapkan beberapa kebijakan yang harus dipatuhi. Kebijakan dalam hal ini adalah peraturan atau seperangkat aturan yang menuntun dan mengarahkan tindakan tindakan dalam aktivitas penjualan yang dilakukan oleh perusahaan. Kebijakan penjualan, piutang dan penerimaan kas tersebut antara lain : 1. Transaksi penjualan harus disertai dokumen dokumen pendukung yang lengkap antara lain Order Pembelian, Surat Jalan, dan Faktur. 2. Setiap dokumen yang berkaitan dengan kegiatan penjualan harus diotorisasi oleh pihak pihak yang terkait dengan sistem dan prosedur penjualan. 3. Setiap potongan dan retur penjualan harus disetujui oleh Manajer penjualan. 4. Jatuh tempo untuk pelunasan piutang penjualan kredit adalah satu bulan 39
5. Penagihan piutang dilakukan pada saat jatuh tempo 1 bulan setelah pengiriman barang dilakukan. 6. Untuk pembayaran melalui transfer / rekening, diurus oleh Manajer F&A. 7. Tidak terdapat batas jumlah/persyaratan kredit untuk setiap pelanggan Prosedur penjualan, piutang, dan penerimaan kas pada PT. BERLIAN TECHPRINT INDONESIA adalah sebagai berikut : 1. Prosedur penerimaan pesanan a. Pelanggan mengirimkan Purchase Order / Formulir Penawaran kepada perusahaan melalui fax yang diterima oleh bagian penjualan b. Bagian penjualan mengirimkan kembali Formulir Penawaran melalui fax dengan mencantumkan daftar harga atas barang yang dipesan. Negosiasi harga dapat dilakukan pelanggan via telepon dengan bagian penjualan. c. Setelah mencapai kesepakatan, bagian penjualan mengirimkan Formulir Penawaran yang berisi daftar harga yang telah disepakati kedua belah pihak melalui fax yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. 2. Prosedur persetujuan kredit a. Untuk pelanggan baru, perusahaan memiliki kebijakan berupa pembayaran tunai untuk transaksi dibawah satu juta, dan pembayaran kredit selama dua minggu untuk transaksi diatas satu juta. b. Tidak ada batas/persetujuan kredit untuk pelanggan lama. 3. Prosedur pengecekan persediaan 40
a. Bagian penjualan menghubungi bagian gudang, untuk mengecek apakah barang yang dipesan tersedia di gudang b. Apabila barang tidak tersedia, bagian penjualan menghubungi bagian pembelian untuk melakukan pembelian untuk memenuhi pesanan pelanggan tersebut. 4. Prosedur pembuatan Surat Jalan dan Faktur Pajak a. Setelah mendapatkan persetujuan dari Manajer F&A atas Purchase Order dan harga yang telah disepakati dan persediaan yang cukup, bagian penjualan membuat Surat Jalan dan Faktur Pajak b. Surat Jalan 1) Lembar 1: warna putih, untuk pelanggan dan diberikan pada saat pelanggan telah melakukan pembayaran. 2) Lembar 2: warna kuning, untuk pelanggan dan diberikan bersamaan dengan lembar 1. 3) Lembar 3: warna merah, disimpan bagian penjualan sebagai arsip 4) Lembar 4: warna biru, diberikan kepada pelanggan pada saat barang dikirim. lembar 4 ini akan ditukar dengan lembar 1 dan 2 pada saat pembayaran dilakukan, dan diserahkan ke bagian akuntansi. c. Faktur Pajak 1) Lembar 1: warna putih, diberikan kepada pelanggan dan ditagih pada saat pembayaran dilakukan yang kemudian diserahkan kebagian akuntansi untuk diproses lebih lanjut. 2) Lembar 2: warna merah, untuk kantor pajak 41
3) Lembar 3: warna kuning, diarsip oleh bagian penjualan 4) Lembar 4: warna hijau, diberikan ke Manajer F&A untuk arsip 5) Lembar 5: warna biru, diberikan ke Manajer F&A bersamaan dengan lembar 4 untuk arsip. 5. Prosedur pengiriman barang a. Bagian gudang menyiapkan dan memberikan barang, Surat Jalan dan Faktur Pajak ke bagian pengiriman. b. Bagian pengiriman mencocokkan barang yang akan dikirim dengan dokumen pendukung memastikan agar tidak terjadi kesalahan pengiriman. c. Bagian pengiriman mengirim barang berdasarkan Surat Jalan dan Faktur Pajak yang diserahkan oleh bagian gudang d. Pelanggan menandatangani Surat Jalan dan bagian pengiriman memberikan copy Surat Jalan lembar keempat warna biru dan Faktur Pajak lembar pertama (asli) warna putih ke pelanggan. e. Jika COD (Cash On Delivery), prosedurnya sama dengan prosedur pembayaran kredit pada saat penagihan, hanya dokumen Surat Jalan yang digunakan berbeda dengan Surat Jalan pembayaran kredit. 6. Prosedur pencatatan penjualan dan penagihan piutang a. Sebulan setelah pengiriman barang dilakukan, bagian akuntansi melakukan penagihan dengan menghubungi pelanggan via telepon dan membuat janji dengan pelanggan kapan pembayaran akan dilakukan. b. Bagian penjualan membuat invoice/kwitansi 5 rangkap: 42
1) Lembar 1: warna putih, untuk pelanggan pada saat pelunasan untuk ditukar dengan tanda terima faktur dari pelanggan. 2) Lembar 2: warna kuning, untuk pelanggan. Diberikan bersamaan dengan lembar 1 3) Lembar 3: warna merah, diberikan ke Manajer F&A untuk diarsip 4) Lembar 4: warna hijau, diberikan ke bagian akuntansi untuk diproses lebih lanjut dan diarsip 5) Lembar 5: warna biru, diberikan ke bagian akuntansi bersamaan dengan lembar 4 c. Pembayaran melalui rekening, dicek langsung oleh Manajer F&A dan menyerahkan bukti transfer tersebut ke bagian akuntansi untuk dicocokkan dengan invoice dan kartu piutang d. Penagihan dilakukan oleh bagian pengiriman dengan membawa Surat Jalan lembar 1-2, Invoice lembar 1-2 untuk diberikan ke pelanggan dan menerima kembali copy faktur pajak dari pelanggan dan Surat Jalan lembar 4, yang kemudian diserahkan ke bagian akuntansi. 7. Prosedur pencatatan kas a. Bagian akuntansi membandingkan invoice dengan cek/giro, dan mencatat jumlah pembayaran tersebut di kartu piutang. b. Bagian akuntansi membuat laporan bukti penerimaan kas dan menjurnal transaksi tersebut. c. Laporan bukti penerimaan kas dan cek/giro diserahkan ke Manajer F&A pada hari yang sama. 43
Penjualan Penjualan Mulai 2 Order dari pelanggan Negosiasi harga PO SP 1 1 PO 3 PO 2 PO 1 4 PO 4 PO 3 PO 2 PO 1 FP 5 b Kantor Pajak d Otorisasi harga oleh Direktur Membuat Invoice Untuk Pelanggan Cek persediaan barang Master barang Menghubungi Bag Pembelian PO 4 PO 3 PO 2 PO 1 Invoice 5 N Buat d 1 Keterangan : PO : Purchase Order SP : Surat Penawaran : Surat Jalan FP : Faktur Pajak Gambar III.2 Flowchart prosedur penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Berlian Techprint Indonesia 44
Gudang Pengiriman b c 3 2 PO 1 FP 1 4 3 2 PO 1 FP 1 4 Menyiapkan barang Mengirim barang dan ke pelanggan Kartu gudang Kartu barang 2 PO 1 3 FP 1 4 Menyerahkan barang kepada Bag Pengiriman untuk dikirim arsip Bag Penjualan d 2 PO 1 3 FP 1 4 untuk pelanggan c Gambar III.3 Flowchart prosedur penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Berlian Techprint Indonesia 45
Akuntansi Akuntansi d 4 FP PO 4 PO 2 PO 1 PO 2 1 Invoice 5 PO 4 Invoice PO 3 Cek/ PO 4 giro FP 1 5 Menghubungi Bag. Pengiriman untuk menagih ke pelanggan Mencatat ke kartu piutang Kartu Piutang FP PO 4 PO 2 PO 1 PO 2 1 Invoice 5 Manajer F&A Untuk Pelanggan 5 PO 4 Invoice PO 3 Cek/ PO FP giro 1 PO 4 N Manajer F&A Menerima dokumen dan cek/giro dari Bag. Pengiriman Membuat laporan bukti penerimaan kas Laporan Cek/ FP giro 1 PO 4 Selesai 3 Gambar III.4 Flowchart prosedur penjualan, piutang, dan penerimaan kas PT. Berlian Techprint Indonesia 46