1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 LatarBelakang Sebelum berkembangnya teknologi informasi, proses bisnis suatu organisasi atau perusahaan kerap dilakukan secara manual, misalnya seperti pembuatan laporan yang masih menggunakan kertas yang tentunya hal ini akan rawan dengan kerusakan dan kehilangan data. Pada era dewasa ini perkembangan teknologi informasi sudah banyak mengalami perubahan yang membawa pengaruh cukup besar dalam berbagai bidang, khususnya dalam bidang organisasi atau bisnis. Dalam mengatur sebuah organisasi atau bisnis, tentunya akan memerlukan bantuan suatu sistem informasi yang terkomputerisasi dengan baik untuk memaksimalkan kinerja dalam perusahan. Selain itu, sistem informasi yang telah terintegrasi ini juga dapat mempermudah proses bisnis organisasi atau perusahaan, yang dapat meningkatkan profit, memberikan informasi yang cepat, akurat, relevan, lengkap dan tepat bagi organisasi atau perusahaan dalam membantu mengambil keputusan. Koperasi Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan merupakan sebuah organisasi yang didirikan untuk membantu meningkatkan kesejahteraan pegawai Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Pada sistem yang sedang berjalan saat ini koperasi masih menggunakan media kertas dan buku untuk menunjang prosesnya mulai dari transaksi simpan pinjam uang, piutang barang, pembelian dan penjualan barang. Dalam perkembangannya, pegawai Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang akan secara otomatis menjadi anggota koperasi tersebut semakin bertambah. Saat ini di perkirakan ada sekitar 1000 pegawai dari berbagai biro. Bertambahnya anggota koperasi ini akan berdampak pada semakin banyaknya data transaksi yang harus diolah untuk pembuatan laporan setiap bulannya. Dengan sistem yang saat ini sedang berjalan, proses transaksi untuk pembuatan laporan tiap bulannya di rasakan sudah tidak efektif dan efisien lagi. Oleh karena itu,perusahaan memerlukan sistem baru yang dapat mengolah data dan pembuatan laporan menjadi lebih mudah,cepat,dan akurat, sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga yang secara langpsung atau tidak langsung akan
2 berdampak pada peningkatan kinerja operasional dan usaha koperasi tersebut. Untuk mewujudkan hal tersebut,akan dilakukan analisa dan perancangan basis data yang sesuai bagi kebutuhan perusahaan. Sebelumya, pernah dilakukan penelitian di Universitas Bina Nusantara mengenai pembangunan sistem informasi untuk koperasi karyawan di kampus tersebut. Pada penelitian tersebut, dibuktikan bahwa sistem informasi dapat mengurangi kesalahan dalam operasi koperasi. (Udiono, 2010) 1.2 Rumusan Masalah karena melihat latar belakang masalah yang ada padakoperasi tersebut, serta membaca dokumentasi dan referensi seputar pembuatan, penerapan dan pengembangan aplikasi web ini, maka dapat dirumuskan beberapa pertanyaan berikut: 1.Bagaimana mengimplementasikan aplikasi web untuk sistem koperasi di Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Indonesia. 2. Bagaimana mempermudah para pegawai yang ada di koperasi tersebut melakukan tugasnya pada setiap transaksi yang ada. 3. Bagaimana mempermudah para anggota yang ada di koperasi agar dapat mengontrol setiap transaksi yang anggota tersebut lakukan. 1.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup pembahasan adalah perancangan basis data pada koperasi pegawai Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang meliputi: 1. Penyimpanan Penyimpanan setiap anggota yang meliputi penyimpanan pokok yang dilakukan hanya satu kali semenjak terdaftar menjadi anggota atau pegawai dan penyimpanan wajib yang dilakukan dengan cara penarikan gaji setiap bulannya yang besar penyimpanannya ditentukan dari golongan masing-masing anggota. 2. Peminjaman uang Permohonan yang diajukan oleh anggota untuk meminjam sejumlah uang kepada kepala unit simpan pinjam yang kisaran pinjamannya ditentukan maksimal 100 juta dengan syarat gaji pemohon cukup untuk dilakukan pemotongan setiap bulannya dengan jasa sebesar 1,5 % dan asuransi sebesar 1% perbulannya.
3 3. Penjualan barang Pembelian barang secara langsung, dibayarkan secara tunai yang biasanya meliputi barang-barang kecil seperti alat tulis,makanan, dan sebagainya. 4. Piutang barang Permohonan pembelian barang yang diajukan oleh anggota atau pemohon, yang biasanya meliputi barang barang besar seperti barang elektronik. 5. Pembelian barang Pembelian suatu barang yang dilakukan oleh pegawai toko jika jumlah persediaan barang yang dimiliki toko sudah hampir habis. 1.4 TujuandanManfaat 1.4.1 Tujuan dari Pembuatan Skripsi ini Adalah : a) Menganalisis sistem yang sedang berjalan pada Koperasi Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan seperti simpan pinjam, piutang barang,pembelian dan penjualan yang bertujuan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. b) Mengidentifikasi kebutuhan teknologi informasi yang berhubungan dengan proses transaksi seperti simpan pinjam, pembelian, penjualan, dan piutang barang pada koperasi Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. c) Merancang sistem basis data simpan pinjam,pembelian, penjualan, dan piutang barang pada koperasi Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. d) Merancang aplikasi dalam bentuk web dinamis yang dapat di akses secara internal maupun external. 1.4.2 Manfaat dari Pembuatan Skripsi Ini Adalah : a) Data-data pada aplikasi basis data simpan pinjam, piutang, pembelian dan penjualan barang menjadi saling terintegrasi antara satu dengan yang lain, sehingga proses transaksi menjadi lebih efektif dan efisien. b) Mempermudah proses pencatatan transaksi simpan pinjam, piutang, pembelian dan penjualan barang. c) Mempermudah proses pengolahan data transaksi simpan pinjam,
4 piutang, pembelian dan penjualan barang menjadi informasi. d) Mempermudah proses pembuatan laporan bulanan yang digunakan oleh para pengurus koperasi sebagai evaluasi dan pengambilan keputusan. e) Lebih meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga karena proses pencatatan dan pengolahan data telah dilakukan secara komputerisasi. f) Keamanan data akan menjadi lebih terjaga karena memiliki hak akses, dan kemungkinan terjadinya kehilangan atau kerusakan data sangat kecil. 1.5 Metodologi Metode yang digunakan untuk memperoleh data dalam penulisan skripsi ini adalah: 1.5.1 Tahapan Pengumpulan Data Tahapan pengumpulan data yang dilakukan adalah: a) Kajian Pustaka Kajian pustaka dilakukan dengan membaca buku-buku literatur tentang konsep dan teori mengenai informasi yang berkaitan dengan topik yang akan dibahas yang berhubungan dengan basis data yang akan dirancang pada koperasi Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Selain itu mencari informasi-informasi lainnya baik dari internet, artikel maupun sumber-sumber lainnya yang dapat menunjang pembuatan systemperancangan basis data ini. b) Tinjauan Lapangan Tinjauan lapangan dilakukan dengan melakukan penelitian langsung ke koperasi Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, mempelajari dokumen yang berhubungan dalam pembuatan sistem dan melakukan wawancara kepada kepala dan pegawai yang bersangkutan agar memperoleh data-data yang relevan berkaitan dengan proses-proses transaksi yang ada di koperasi, analisa kebutuhan user, analisa kendala yang dihadapi, serta informasi yang dibutuhkan untuk pemecahan masalah yang dihadapi. c) Observasi Observasi dilakukan dengan melihat secara langsung proses kerja yang berlangsung pada Koperasi Sekretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, selain itu melakukan wawancara dengan para pegawai dan anggota yang ada di koperasi tersebut.
5 1.5.2 Tahap Perancangan Perancangan basis data menggunakan buku DatabaseSystems dari Conolly edisike-5. Metode perancangan yang digunakan antara lain: a) Perancangan basis data yang meliputi Metode yang digunakan untuk perancangan basis data dilakukan melalui pembuatan model konseptual, fisikal dan logikal. b) Perancangan aplikasi Metode yang digunakan untuk perancangan aplikasi meliputi pembuatan struktur menu, STD (State Transition Diagram) dan perancangan layar. 1.6 Sistematika Penulisan Pada skripsi ini terdiri dari lima bab, dimana masing-masing bab memiliki bagian penjelasan penting dari masalah pada skripsi ini. Berikut penjelasan singkat untuk tiap bagian : BAB 1 : PENDAHULUAN Bagian ini menjelaskan secara umum permasalahan yang ditemukan, mulai dari latar belakang permasalahan, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi, serta sistematika penulisan skripsi. BAB 2 : LANDASAN TEORI Bagian ini berisi tentang teori-teori yang digunakan sebagai dasar dalam penyelesaian masalah dalam perancangan sistem basis data. Teori-teori tersebut antara lain pengertian sistem basis data, DBMS, model perancangan basis data, dan teori lain yang mendukung. BAB 3 :METODOLOGI Bagian ini menjelaskan tentang perusahaan yang dijadikan tempat survey penelitian. Hal-hal yang dibahas pada bagian ini antara lain latar belakang Sekeretariat Jenderal Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan, struktur organisasi, pembagian tugas dan wewenang pada masing-masing jabatan, visi-misi perusahaan, sistem yang sedang berjalan, permasalahan yang ada pada sistem yang berjalan, dan solusi untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. BAB 4 :HASIL DAN PEMBAHASAN
6 Bagian ini berisi rancangan spesifikasi aplikasi berbasis web serta kebutuhan baik hardware maupun software yang mendukungnya, implementasi dari aplikasi, serta evaluasi terhadap aplikasi berbasis web yang telah dibuat. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Pada bagian ini menjelaskan secara garis besar kesimpulan dari keseluruhan isi skripsi dan saran-saran yang membantu untuk keperluan Koperasi Sekeretariat Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, penulis, dan juga keperluan penelitian yang akan datang sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan produkivitas.