Halaman : 1 6 Disiapkan Disahkan USU Ir. Nurlisa Ginting, MSc Ketua Program Studi Magister Arsitektur USU 25/11/2008 Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting. M.Eng Dekan 25/11/2008 Disiapkan Disahkan Dr.Ir.Dwira Nirfalini Aulia,MSc Ketua Program Studi Magister Arsitektur USU 23/10/2013 Prof.Dr.Ir. Bustami Syam, MSME Dekan 30/10/2013 DAFTAR DISTRIBUSI No Penerima Personil Tanda tangan Tanggal 1 Fakultas Teknik USU Dekan Prof.Dr.Ir. Bustami Syam, MSME PD I Prof. Dr. Ir. M. Turmuzi, MS PDII Dr. Ir. Hamidah Harahap, M.Sc 2 Tata Usaha Fakultas Teknik USU KTU 3 Magister Teknik Arsitektur Fakultas Teknik USU Ir. Jangga Arifin Ketua Dr. Ir. Dwira Nirfalini Aulia, M.Sc Sekretaris Beny O.Y Marpaung, ST, MT, PhD Sekretariat Novi Yanthi Mahasiswa
Halaman : 2 6 CATATAN PERUBAHAN USU Revisi ke Tanggal Halaman Paragraf Alasan Disahkan 1 25/11/2008 Tujuan Perubahan Prof. Dr. Ir. dan Persyaratan Armansyah kurang tepat Ginting. M.Eng 2 23/10/2013 Perubahan dari Prof.Dr.Ir. Penanggung Jawab Bustami Syam, menjadi Tujuan MSME Kegiatan Fungsi/ Jabatan Dekan Dekan Tanda Tangan
1. TUJUAN Halaman : 3 6 Prosedur ini disusun sebagai satu pedoman untuk pengendalian sirkulasi surat masuk dan surat keluar untuk keperluan akademis pada proses belajar dan mengajar di. 2. RUANG LINGKUP Proses ini berlaku mulai dari surat masuk dan diagendakan dengan kode tertentu di administrasi kemudian Ketua mendisposisikan sesuai dengan kepentingan. Surat keluar ditandatangani oleh Ketua atau Sekretaris sesuai dengan bidang tugasnya, dan diagendakan dengan kode tertentu di administrasi. 3. DEFINISI No. Ligkup Kode Perihal 1. Kepemimpinan KPM Perencanaan,pengorganisasian, pengarahan/komunikasi, koordinasi/interaksi, implementasi, pengawasan, evaluasi penyelenggaraan universitas dengan berbagai elemen internal dan eksternal, kerjasama dalam negeri & luar negeri, dan lain-lain 2. Tatapamong (governance) 3. Sistem Pengelolaan TPM Pengaturan system, pengaturan organisasi, perencanaan, pengembangan serta implementasi kebijakan, penyebarluasan hasil kinerja, humas, hokum, SK, dan lain-lain SPL Pengaturan fungsi dan wewenang, analisa jabatan, job description, prosedur kerja, peningkatan kompetensi manajerial, pengaturan tanggung jawab, monitoring dan evaluasi unit-unit tata pamomg, kearsipan, dan lain-lain 4. Kurikulum KRK Perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi kurikulum, kegiatan pembelanjaran (perkuliahan, praktikum atau praktek, KKP, KKN, seminar, dan tugas-tugas perkuliahan lainnya, pengembangan/pemutakhiran kurikulum, dan lain-lain. 5. Sistem Pembelajaran SPB Sistem dan proses pembelajaran, pengkajian dan pengembangan system pembelajaran, monitoring dan evaluasi pelaksanaan system pembelajaran, fasilitas, sarana dan prasarana pembelajara, layanan perpustakaan, dan lain-lain 6. Kemahasiswaan KMS Pembinaan dan pengembangan penalaran, minat, bakat, seni, dan kesejahteraan mahasiswa, kegiatan unit-unit layanan mahasiswa, partisipasi dan prestasi mahasiswa dalam kegiatan (ilmiah, minat dan bakat) di tingkat local/ nasional/regional/global, dan lain-lain. 7. Suasana Akademik SSA Pembinaan kegiatan/program interaksi dosen dengan mahasiswa, kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, pemberian penghargaan bagi dosen dan mahasiswa, fasilitasi pencapaian keunggulan akademik, penyelenggaraan seminar, lokakarya, symposium, demonstrasi/pameran, dan lomba karya ilmiah dosen dan mahasiswa, partisipasi dalam forum ilmiah di tingkat nasional dan internasional, dan lain-lain
Halaman : 4 6 8 Lulusan LLS Analisa data akademik program studi, profil dan pemetaan lulusan, layanan bimbingan karir dan informasi kerja bagi mahasiswa dan lulusan, peningkatan interaksi antara lulusan dan institusi, evaluasi dan pelacakan lulusan, dan lain-lain 9 Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat PPM Pengembangan, fasilitasi dan pemberdayaan penelitian dan pengabdian masyarakat, kebijakan dasar, agenda tahunan, peraturan pengusulan proposal, keterlibatan mahasiswa, monitoring dan evaluasi, pemanfaatan hasil, pedoman pengelolaan, diseminasi dan promosi hasil-hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, hak kekayaan intelektual, dana penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, kerjasama dengan berbagai institusi atau lembaga, hibah kompetisi, pendataan, dan lain-lain 10 PRS Pembukaan dan penutupan program studi, studi kelayakan program studi, akreditasi, pendataan dan informasi mutakhir tentang peringkat serta masa berlaku akreditasi nasional/internasional, dan lain-lain 11 Sistem Informasi dan Perpustakaan 12 Sistem Jaminan Mutu Internal 13 Keuangan (pendanaan) 14 Sumberdaya Manusia 15 Prasarana dan Sarana SIM SJM KEU SDM PSS Perencanaan, pengelolaan system, pengumpulan data, analisis, penyimpanan, pengambilan data (retrieval), presentasi data dan informasi, komunikasi dan koordinasi internal serta kerjasama eksternal, pemutakhiran piranti keras dan lunak, sumberdaya mausia serta organisasi, akses mahasiswa, staf dan sivitas akademika, dan lain-lain Pengorganisasian, manual mutu, kebijakan mutu, prosedur mutu, instruksi kerja mutu, sasaran mutu, peningkatan mutu berkelanjutan serta pengembangan system penjaminan mutu, monitoring dan evaluasi, tindakan perbaikan, rekaman data dan informasi proses dan hasil pelaksanaan system penjaminan mutu Perencanaan/alokasi anggaran, sumber pendanaan, penggalangan dana, pemanfaatan, akuntabilitas, system monitoring, pelaporan dan evaluasi keuangan Perencanaan, rekrutmen dan seleksi, orientasi dan penempatan, pengembangan karir, penghargaan dan sanksi, remunarasi, pemberhentian SDM, dan lain-lain Perencanaan, pengadaan, pendataan, pemanfaatan, pemeliharaan, penghapusan, pemutakhiran sarana dan prasarana, perlengkapan/rumah tangga, dan lain-lain
Halaman : 5 6 4. REFERENSI 4.1. Undang-undang No. 20/2003 tentang Sisdiknas. 4.2. PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Pasal 45 tentang Pengendalian Mutu dan Pasal 18, 19 tentang standar kompetensi Pendidikan Tinggi. 4.3. Surat Dirjen DIKTI 332/D/T/2007 tentang Pemilihan Dosen Berprestasi 2007 4.4. Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 1023/JO5/SK/PP/2005 tentang Peraturan Akademik Program Sarjana (S-1) Universitas Sumatera Utara. 4.5. Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 3128/JO5/AK/ 2004 tentang Peraturan Akademik Program Diploma Universitas Sumatera Utara. 4.6. Peraturan Akademik Teknik 2007 4.7. Manual Mutu SMM USU 2005. 4.8. Manual Mutu SPS USU 2007. 4.9. Manual Mutu Program studi magister Teknik Arsitektur USU 2007 5. KETENTUAN UMUM a. Bagian yang bertanggung jawab terhadap pengendalian record adalah bagian agenda yang terdapat pada struktur organisasi. 6. TUJUAN Prosedur Pengendalian Record bertujuan agar terjadi peningkatan kinerja terutama surat menyurat dan yang berhubungan dengan kegiatan administrasi
Halaman : 6 6 7. PELAKSANAAN Prosedur pelaksanaan pengendalian record ditunjukkan dalam diagram alir berikut. PELAKSANA Tata Usaha PROSES Surat Masuk/Agenda (No.Surat) KTU/Sekretaris Disposisi KTU/Sekretaris Tata Usaha Tata Usaha Ketua Program Studi/ Sekretaris studikan Umumkan atau teruskan ke Departemen, dosen, pegawai, mahasiswa dan laboratorium PROSES Surat Keluar Agenda (No.Surat) Ditanda tangani oleh Ketua Program Studi/Sekretaris