BAB III METODOLOGI 3.1. Metode Pengumpulan data Dokumentasi berupa data harian, bulanan, dan tahunan yang dilakukan di Rumah Sakit Kalabahi masih belum terkomputerisasi, tetapi hanya menggunakan buku tulis atau kertas biasa saja. Pengambilan data untuk penelitian ini, berupa selang waktu kedatangan antar pasien satu dengan pasien berikutnya dan juga waktu yang dibutuhkan oleh dokter dalam melayani seorang pasien dilakukan dengan menggunakan stopwatch. Mengenai BOR (Bed Occupancy Rate), Av LOS (Average Length Of Stay), BTO (Bed Turn Over), TOI (Turn Over Interval), NDR (Net Death Rate), GDR (Gross Death Rate), adalah data pada tahun 2001, 2002, 2003. Sedangkan data untuk penelitian sistem antrian di poliklinik adalah data yang diambil pada pengamatan bulan Oktober 2003, Januari 2004, dan Maret 2004. Untuk inventori obat diambil data pada tahun 2002 dan 2003 saja yang diberikan oleh manajemen rumah sakit yang bersangkutan. 3.2. Perhitungan Karakteristik-karakteristik Antrian
Pelayanan pasien di Rumah Sakit Kalabahi terdiri atas pelayanan pasien rawat jalan, rawat inap, baik di Poliklinik maupun di Unit Gawat Darurat (UGD). Pasien yang datang untuk memeriksakan dirinya harus mendaftar terlebih dahulu di satu orang penerima pasien untuk memberikan informasi awal tentang penyakitnya sekaligus membayar biaya administrasi yang adalah sama untuk semua pasien, yaitu sebesar Rp.2.500,-. Yang menjadi pengamatan mengenai antrian dalam tesis ini adalah pelayanan di Poliklinik. Gambar 3.2.a. berikut menunjukkan konfigurasi pelayanan di Poliklinik Dokter Antrian pasien Pendata pasien sekaligus Kasir Gambar 3.2.a. Konfigurasi Pelayanan Pasien di Poliklinik Rumah Sakit Kalabahi, Alor. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mendatakan diri dan membayar uang administrasi jauh lebih singkat dibandingkan dengan rata-rata waktu pasien harus menunggu di antrian, sehingga pengaruh waktu yang dihabiskan di bagian pendataan dan administrasi terhadap waktu antrian dapat diabaikan. Apabila jumlah pasien yang datang adalah sedemikian rupa sehingga waktu yang dibutuhkan untuk mengantri menjadi relatif lama, maka hal ini dapat menimbulkan
ketidaknyamanan dari pasien karena harus lama menunggu, bahkan bagi beberapa pasien yang tidak harus dirawat di rumah sakit, akan mengalami kerugian, karena mungkin seharusnya mereka dapat menghasilkan uang atau mengerjakan sesuatu saat itu namun waktu mereka terbuang untuk mengantri. Di lain pihak, bagi para dokter yang melayani saat itu akan mengalami kerugian juga dalam hal pemanfaatan waktu, karena seringkali mereka harus bekerja dengan waktu yang lebih panjang dari yang seharusnya, tanpa mendapatkan uang lembur. Dengan pertimbangan-pertimbangan inilah, pihak manajemen rumah sakit harus mengambil langkah-langkah sedemikian rupa sehingga masing-masing pihak, baik pasien maupun dokter dapat melakukan pekerjaannya seoptimal mungkin. Untuk memperbaiki waktu antrian, apabila laju kedatangan pasien adalah tetap, dapat dilakukan beberapa cara yaitu dengan penambahan jumlah dokter yang melayani atau mempercepat proses pelayanan. Namun dengan mempercepat proses pelayanan akan memperbesar kemungkinan kesalahan diagnosa oleh dokter atau kesalahpahaman dari pasien dalam menangkap penjelasan dokter, sehingga yang lebih aman adalah menambah jumlah dokter yang melayani, walaupun dibutuhkan biaya yang relatif besar namun misi dari Rumah Sakit secara umum, membantu pasien untuk sembuh, dapat terjamin. Berapa jumlah dokter yang dibutuhkan dapat ditentukan melalui perhitungan parameter-parameter berikut:
1. Laju kedatangan pasien, λ, yaitu banyaknya pasien yang datang per satuan waktu. 2. Laju pelayanan pasien oleh dokter, µ, yaitu banyaknya pasien yang dapat dilayani per satuan waktu. Laju pelayanan efektif rata-rata dokter, cµ, harus melebihi dari laju kedatangan rata-rata pasien, λ, yakni cµ > λ. Ada pun langkah-langkah yang dilakukan dalam menghitung rata-rata laju kedatangan (λ) dan rata-rata laju pelayanan (µ) adalah dengan menghitung selang waktu kedatangan satu pasien dengan pasien berikutnya, dan menghitung waktu yang diperlukan oleh dokter untuk melayani seorang pasien. Diagram-diagram alur kegiatankegiatan ini dapat dilihat berturut-turut pada Gambar 3.2.b. dan Gambar 3.2.c. berikut ini Pasien datang Mulai menghitung waktu / melanjutkan menghitung waktu
Pasien mulai dilayani Mulai menghitung waktu / melanjutkan menghitung waktu
Pengamatan laju kedatangan pasien dan laju pelayanan dokter dilakukan dengan menghitung selang waktu kedatangan pasien satu dengan pasien sebelumnya dan menghitung waktu yang diperlukan oleh dokter dalam melayani seorang pasien. Perhitungan karakteristik-karakteristik antrian dilakukan dengan menggunakan
rumus-rumus pada Sub-Bab 2.2. yang juga terdapat dalam QM For Windows 2, dan juga dengan menggunakan simulasi sistem antrian yang telah dijelaskan pada Sub-Bab 2.4. Hasil-hasil simulasi sistem antrian tersebut dapat dilihat pada halaman lampiran, L-7 sampai L-14. 3.3. Sistem Penyediaan Obat-obatan Ada beberapa hal yang harus diketahui dalam penyediaan obat-obatan agar biaya penyediaan menjadi ekonomis namun tetap dapat melayani permintaan para konsumen, yaitu tingkat permintaan dalam kurun waktu tertentu, laju penerimaan obat-obatan, dan yang paling penting adalah menentukan jumlah pesanan dan kapan harus memesan lagi
agar jumlah pesanan dapat seoptimal mungkin. Hanya obat-obatan yang memiliki tingkat permintaan yang tinggi dan vital keberadaannya yang diteliti dalam tesis ini. Langkah-langkah yang akan diambil dalam meneliti sistem penyediaan obat ini dapat dilihat pada Gambar 3.3.a. berikut ini: Mengumpulkan informasi tentang nama obat-obatan yang memiliki tingkat permintaan tinggi dan vital keberadaannya. Menentukan jenis obat-obatan yang sistem penyediaannya akan diamati. Mengumpulkan data tingkat permintaaan, biaya pemesanan, biaya penyimpanan, harga satuan obat yang diteliti sistem penyediaannya. Menghitung jumlah pesanan yang ekonomis dan waktu pemesanan lagi. Selesai Gambar 3.3.a. Diagram Alur Perhitungan Jumlah Pesanan-obat Yang Ekonomis Dan Waktu Pemesanan Lagi.