1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Arsip memiliki arti penting bagi setiap organisasi sebagai sumber ingatan atau memori, bahan pengambilan keputusan, bukti atau legalitas dan rujukan historis. Volume arsip yang tercipta dari suatu organisasi, bertambah berkaitan dengan proses pencapaian tujuan organisasi. Berdasarkan Undang - Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip didefinisikan sebagai berikut : Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat dan bernegara. 1 Organisasi baik lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan membutuhkan arsip dalam proses penyajian informasi. Selain itu sebagai bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan dan merumuskan kebijakan. Semakin meningkat aktivitas dan dinamika organisasi, maka kecenderungan kebutuhan arsip semakin bertambah dalam mendukung proses pencapaian tujuan dari suatu organisasi. 1 Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1.
2 Arti penting arsip bagi kegiatan organisasi sebagai sumber informasi yang bertujuan sebagai bahan penganalisaan, pertanggungjawaban dan pengambilan keputusan. Menurut William Benedon arsip didefinisikan sebagai: Any paper, book, photograph, microfilm, map, drawing, chart, card, magnetic tape, or any copy or print-out thereof, that has been generated or received by a company or its operating units and has been used by that company or its operating units or its successor as evidence of its activities or because of information contained therein. 2 arsip adalah kertas, buku, potret, pilem kecil, peta, lukisan, bagan, kartu, pita magnetis, atau sesuatu salinan ataupun cetakan dari itu yang telah diciptakan atau diterima oleh sesuatu perusahaan atau satuan satuan pelaksanaannya dan telah dipergunakan oleh perusahaan itu atau satuan satuan pelaksanaanya ataupun penggantinya sebagai bukti dari kegiatan kegiatannya atau karena adanya keterangan yang terkandung didalamnya. Arsip meliputi tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti halnya hasil hasil rekaman dan film. Arsip berisikan hal hal yang berhubungan satu dengan yang lain dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Dalam pandangan Basir Barthos, arsip merupakan setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan - keterangan mengenai suatu objek atau pokok permasalahan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. 3 Arsip dapat dijadikan sebagai bahan referensi dan alat pengawasan yang diperlukan setiap organisasi. 2 William Benedon, Records Management (Los Angeles: Trident Shop, 1969),hlm.120-124. 3 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta:Bumi Aksara,2000),hlm.1.
3 Penggolongan arsip menurut fungsinya digolongkan menjadi dua jenis arsip yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari hari, sedangkan arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari - hari. 4 Untuk arsip dinamis terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif. Yang dimaksud arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan untuk kegiatan administrasi, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang sudah jarang digunakan untuk kegiatan administrasi. Oleh karena itu, setiap organisasi harus sadar akan jenis arsip apakah termasuk arsip aktif atau arsip inaktif, karena jika salah menyimpan arsip akan menghambat kegiatan organisasi. Selain itu tempat simpan antara arsip aktif dan arsip inaktif berbeda. Arsip inaktif dibedakan menjadi dua yaitu arsip inaktif teratur dan arsip inaktif tidak teratur. Perbedaan antara arsip inaktif teratur dan tidak teratur terletak pada sistem yang digunakan. Jika arsip inaktif teratur adalah arsip yang dalam sistem penataan dapat menggunakan sistem kronologis atau subyek atau sesuai dengan peraturan yang berlaku di instansi, sedangkan dengan arsip inaktif tidak teratur belum dilakukan pengelolaan arsip inaktif sesuai sistem seperti diatas. Dalam praktik kerja lapangan ini akan dilakukan pengelolaan arsip inaktif khusus di Sekretariat Desa. Pemerintah desa terdiri atas Kepala Desa dan Badan Permusyawaratan Desa. Pemerintah desa menjalankan tugasnya dibantu oleh 4 Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern Dari Konvensional ke Basis Komputer (Yogyakarta : Gava Media, 2005), hlm.12.
4 Perangkat Desa. Perangkat desa terdiri atas Sekretariat Desa dan Kepala kepala Dusun. Pimpinan Pemerintah Desa adalah Kepala Desa. Kepala desa dipilih langsung oleh penduduk desa. Kepala desa bukan seorang Pegawai Negeri Sipil dan mendapatkan gaji dari hasil pengolahan tanah bengkok. Sekretariat desa adalah unsur staf yang membantu Kepala Desa dalam menjalankan hak, wewenang, dan kewajiban pimpinan pemerintah desa. Sekretariat Desa terdiri atas Sekretaris Desa dan Kepala kepala Bagian. 5 Pemerintah Desa dan Pemerintah Kelurahan memiliki perbedaan. Pemerintah Kelurahan biasanya di perkotaan. Pemimpin Kelurahan adalah Kepala Kelurahan yang sering disebut Lurah. Cara pemilihan Kepala Kelurahan diangkat dan dipilih oleh Pemerintah. Kepala Kelurahan adalah seorang pegawai negeri sipil yang mampu dan cakap dalam menjalankan tugas. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Kelurahan bertanggung jawab kepada Bupati atau Walikota melalui Kepala Kecamatan. Kepala Kelurahan dibantu oleh beberapa Perangkat Kelurahan yang bertanggung jawab kepada Kepala Kelurahan. Kelurahan merupakan gabungan dari beberapa Rukun Warga (RW). Perangkat Kelurahan terdiri atas Sekretaris Kelurahan dan Kepala kepala Lingkungan. 6 Sekretariat Desa adalah unit kearsipan dan unit pengolah di Pemerintah Desa Caturtunggal. Sekretariat Desa disebut sebagai unit kearsipan karena unit 5 C.S.T. Kansil, Pokok Pokok Pemerintahan di Daerah (Jakarta : PT. Rineka Cipta, 1984), hlm. 212. 6 Ibid., hlm. 219.
5 pusat yang mengelola arsip. Unit Pengolah dikarenakan Sekretariat Desa juga mengelola arsip milik Sekretariat Desa sendiri. Pengelolaan arsip inaktif didasarkan pada prinsip efektivitas, efisiensi, dan keamanan, serta didukung oleh sumber daya manusia yang berkualitas, dan sarana prasarana yang memadai sehingga dalam menemukan kembali arsip inaktif dapat cepat dan efektif. Pengelolaan arsip inaktif yang baik mampu menyediakan arsip yang benar pada waktu yang tepat, dan untuk orang yang tepat, serta dalam hal pendanaan dapat seefisien dan semurah mungkin. Berdasarkan latar belakang tersebut maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana pengelolaan arsip inaktif di Sekretariat Desa? 2. Bagaimana penataan arsip inaktif di Sekretariat Desa? 3. Apa kendala yang dihadapi dalam penataan arsip inaktif di Sekretariat Desa? 4. Bagaimana solusi dari kendala yang dihadapi tersebut? B. Tujuan Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan Dari kegiatan Praktik Kerja Lapangan di Sekretariat Pemerintah Desa Caturtunggal Kecamatan Depok Kabupaten Sleman Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta tentunya memiliki tujuan yang harus dicapai yaitu untuk mengetahui pengelolaan arsip inaktif di Sekretariat Pemerintah Desa Caturtunggal Kecamatan Depok Kabupaten Sleman Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Hal tersebut
6 tidak mudah dilaksanakan karena kondisi arsip di Sekretariat Desa masih berantakan dan belum terkelola. Oleh karena itu, perlu dilakukan perencanaan pengelolaan arsip inaktif yang benar dan sesuai prosedur. Sehingga dalam penataan arsip maupun penemuan kembali arsip dapat mudah dan cepat. C. Tinjauan Pustaka Sumber sumber pustaka yang digunakan sebagai penunjang adalah buku yang berjudul Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen karya Sulistyo Basuki. Pada bagian IV menjelaskan tentang arsip dinamis inaktif yang berisi tentang informasi yang terekam kemudian diciptakan atau diterima. Kemudian dilakukan klasifikasi, disimpan dan ditemu kembali. Pada penyimpanan arsip dinamis inaktif yang umumnya disimpan di Record Center, pemilihan fasilitas penyimpanan yang bisa dilakukan dengan menggunakan ruangan yang tidak cocok untuk keperluan kantor namun memiliki persyaratan fisik dan lingkungan untuk menyimpan arsip dinamis inaktif, fasilitas pusat arsip dinamis inaktif yang bisa dilakukan dengan menyewa fasilitas ruangan, pengepakan arsip dinamis, sistem penomoran arsip dinamis inaktif, peminjaman arsip dinamis inaktif, temu balik arsip dinamis inaktif dari simpanan, dan cara aman pemusnahan arsip dinamis inaktif. Sumber pustaka kedua yang digunakan adalah buku yang berjudul Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien, dan Profesional karya Donni Juni Priansa dan Agus Garnida. Dalam bab VIII menjelaskan mengenai proses
7 terjadinya arsip melalui beberapa tahap yaitu tahap penciptaan dan penerimaan, tahap distribusi, tahap penggunaan, tahap pemeliharaan, dan tahap pemusnahan. Selain itu dijelaskan juga mengenai sistem penyimpanan arsip. Hal tersebut merupakan proses yang akan dilakukan dalam mengelola arsip dinamis inaktif di Pemerintah Desa Caturtunggal. Sumber pustaka ketiga yang digunakan adalah buku yang berjudul Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali karya Hadi Abubakar. Penjelasan tentang arsip dinamis inaktif terdapat pada bab II yang menjelaskan tentang lingkaran kehidupan kearsipan yang meliputi tahap pencipta arsip yang biasa disebut korespondensi, tahap pengurusan dan pengendalian yang mana merupakan tahap dimana surat masuk atau keluar diregistrasi atau diagenda sesuai sistem, tahap referensi yaitu tahap dimana surat diklasifikasikan, diiindeks, kemudian di lakukan filling dan ditemukan kembali, tahap penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, tahap pemusnahan dikhususkan untuk arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dan tercantum di jadwal retensi arsip, tahap penyimpanan di unit kearsipan, untuk arsip dinamis inaktif dipindahkan ke unit kearsipan di instansi, dan tahap terakhir adalah tahap penyerahan ke ANRI untuk arsip yang sudah menjadi statis. Sumber pustaka keempat yang digunakan berupa modul yang berjudul Petunjuk Teknis Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa yang dikeluarkan oleh Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman tahun 2011. Di dalam modul ini dijelaskan mengenai teknis pengelolaan arsip di Pemerintah Desa. Dijelaskan juga mengenai pengurusan naskah dinas masuk, pengurusan naskah dinas keluar,
8 penataan sarana pengendalian, penataan arsip, peminjaman arsip, penyusutan arsip, sarana pengendalian arsip, sarana penataan dan penyimpanan arsip, gambar mengenai sarana pengendalian dan penataan arsip, dan lampiran bagan alur pengelolaan arsip. Sumber pustaka kelima yang digunakan dalam penelitian ini adalah buku yang berjudul Records Management karya Mina M.Johnson. Di dalam buku ini Mina M.Johnson menjelaskan tentang the record cycle includes : creation, classification, storage, retrieval, purging or retention, transfer and archival storage or disposition (daur hidup arsip dinamis yang meliputi penciptaan, klasifikasi, penyimpanan, pemulihan, membersihkan atau retensi, transfer, dan penyimpanan arsip atau disposisi) yang tercantum di bab VI. Dengan begitu pengelolaan arsip dinamis inaktif memang harus sesuai dengan ketentuan, agar dalam melakukan pengelolaan dapat lancar dan mudah. D. Metode Pengumpulan Data Metode pertama yang digunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan penelitian survey. Penelitian survey dilakukan dengan melakukan survey ke tempat instansi PKL sebagai alat pengumpulan data pertama. Metode kedua yang digunakan adalah menggunakan data primer. Data primer adalah data yang diperoleh dari sumber pertama atau subjek penelitian secara langsung dengan mengenakan alat pengukuran atau alat pengambilan data
9 langsung pada subjek sebagai sumber informasi yang dicari. 7 Data primer diperolah dari observasi dan wawancara kepada narasumber. Observasi dilakukan dengan pengamatan selama di instansi PKL, sedangkan wawancara adalah pengambilan data melalui wawancara atau secara lisan langsung dengan Staf Perangkat Desa. E. Sistematika Penulisan Untuk memudahkan pemahaman yang menyeluruh dari Laporan Tugas Akhir yang berjudul Pengelolaan Arsip Inaktif di Pemerintah Desa Caturtunggal Kecamatan Depok Kabupaten Sleman Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Laporan Tugas akhir ini telah dibagi ke dalam empat bab. Sekalipun masing masing bab menggambarkan persoalan yang berbeda tetapi semua terjalin dalam satu tema yang utuh. Bab pertama mencakup latar belakang dan permasalahan, tujuan, tinjauan pustaka dan metode pengumpulan masalah. Uraian dalam latar belakang terfokus pada beberapa alasan. Alasan pertama seperti lokasi PKL terjangkau dan tidak jauh, dan merupakan instansi pemerintah yang selalu dikunjungi warga desa. Alasan kedua seperti penerapan ilmu kearsipan yang diperoleh selama perkuliahan serta belajar menjadi seorang petugas arsip. Tujuan PKL sebagai ajang belajar sebelum memasuki dunia kerja sebagai seorang arsiparis. Tinjauan pustaka merupakan kumpulan sumber pustaka yang relevan dengan topik yang diambil dalam Laporan Tugas Akhir. Dalam menentukan buku apa saja yang akan hlm. 10. 7 S. Azwar, Metode Penelitian, (Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2007),
10 dijadikan sebagai tinjauan pustaka perlu dilakukan secara mutakhir. Metode pengumpulan masalah merupakan cara untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan. Metode pengumpulan data dapat dilakukan melalui penelitian survey dan menggunakan data primer. Bab kedua mencakup profil Pemerintah Desa Caturtunggal Kecamatan Depok Kabupaten Sleman Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Profil Pemerintah Desa Caturtunggal dimulai dari sejarah singkat Pemerintah Desa Caturtunggal. Cakupan lainnya mengenai visi dan misi instansi, tugas pokok dan fungsi instansi, dan struktur organisasi. Bab ketiga mencakup penjelasan mengenai pengelolaan arsip inaktif khusus di Sekretariat Desa. Penjelasan dimulai dari kondisi arsip inaktif, sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengelolaan arsip inaktif. Selanjutnya bab ini juga berisi penjelasan mengenai pengelolaan arsip inaktif di Sekretariat Desa yang nantinya akan dijelaskan secara detail. Bab ketiga inilah yang merupakan inti dari tugas akhir yang penulis buat selama praktik kerja lapangan. Di dalam bab III juga di jelaskan mengenai layanan kearsipan yang ada di instansi pemerintah desa. Bab keempat terdiri dari kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan jawaban dari kendala yang dihadapai saat melakukan pengelolaan arsip inaktif di Sekretariat Desa. Saran berisi masukan penulis untuk Pemerintah Desa Caturtunggal supaya dapat mengelola arsip inaktif dengan benar sesuai prosedur.