BAB I PENDAHULUAN. A. Latar Belakang dan Permasalahan. Dewasa ini, informasi sudah menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Dewasa ini, informasi sudah menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari yang dibutuhkan oleh masyarakat. Suatu organisasi juga membutuhkan informasi untuk melaksanakan tugas dan fungsinya. Salah satu sumber informasi adalah arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan yang dijadikan sebagai dasar ataupun pedoman untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh karena itu, manajemen kearsipan sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari manajemen informasi secara keseluruhan. Pada dasarnya tujuan manajemen kearsipan adalah untuk mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang efisien dari berbagai aspek yang mendukung pelaksanaannya dan memaksimalkan pelayanan yang efektif. Manajemen Kearsipan merupakan rangkaian kegiatan penataan arsip yang meliputi penciptaan pengurusan, pemeliharaan, pemakaian, pengambilan kembali, dan penyusutan arsip yang dilakukan oleh seorang pejabat pimpinan organisasi 1 Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1.

2 2 guna menjamin bahwa arsip yang sudah tidak berguna sudah tidak disimpan, sedangkan arsip yang bernilai dapat terpelihara dan tersedia apabila diperlukan. 2 Salah satu bagian dari manajemen kearsipan yaitu penyusutan. Penyusutan merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip yang dilakukan dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan. 3 Anggapan bahwa penyusutan sama dengan pemusnahan mengakibatkan suatu organisasi dapat kehilangan arsip pentingnya yang masih memiliki nilai guna dan seharusnya arsip tersebut dapat diselamatkan dan disimpan secara permanen atau bernilai statis. Anggapan yang kurang tepat mengenai lingkup kegiatan kearsipan ini menjadi salah satu faktor mengapa bidang kearsipan di Indonesia kurang dapat berkembang. 4 Hal ini dikarenakan, masih banyak masyarakat Indonesia yang belum mengenal tentang kearsipan bahkan kata kearsipan masih terdengar awam di telinga masyarakat dan ilmu kearsipan belum terlalu berkembang seperti ilmu-ilmu yang lain. Kondisi seperti ini menunjukkan bahwa dunia kearsipan di Indonesia ketinggalan jauh 2 Agus Sugiarto, dkk., Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer, (Yogyakarta: Gava Media, 2005) hlm Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1. 4 Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994) hlm. 14.

3 3 dibandingkan dengan negara-negara maju dan hal ini diperburuk lagi oleh potret buram para petugas arsip. 5 Arsip tercipta seiring dengan adanya kegiatan dalam rangka pelaksanaan fungsi suatu organisasi sehingga jumlah arsip pun semakin meningkat. Apabila peningkatan jumlah arsip ini tidak diimbangi dengan kebijakan pengurangan arsip maka akan dapat menimbulkan berbagai masalah. 6 Arsip hanya menumpuk di tempat penyimpanan arsip sehingga ruang penyimpanan akan menjadi penuh, peralatan dan perlengkapan kearsipan tidak lagi mencukupi, dan petugas akan kesulitan dalam menangani arsip-arsip tersebut. Dengan demikian, arsip juga akan sulit untuk ditemukan kembali ketika dibutuhkan dan mudah hilang. Penyusutan arsip merupakan salah satu tahapan dari life cycle of records (daur hidup arsip), sehingga apabila penyusutan arsip tidak dilakukan maka siklus arsip akan terhenti. Oleh karena itu, kedudukan penyusutan arsip dalam life cycle of records dianggap penting karena tanpa adanya tahap penyusutan dapat menimbulkan berbagai masalah. Arsip yang dianggap penting harus disimpan ke tempat penyimpanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Apabila suatu organisasi menyimpan arsip terlalu banyak dan arsip tersebut sudah tidak bernilai guna lagi maka hanya akan sia-sia dan menyebabkan pemborosan khususnya dalam pengelolaan arsip. 7 Oleh karena itu, apabila hal 5 Burhanudin Dwi Rokhmatun, Profesi Kearsipan Memahami Profesi Kearsipan, Karakteristik dan Syarat, Ketrampilan dan Pengetahuan, Kompetensi, dan Kode Etik Arsiparis, (Yogyakarta: Panduan, 2013) hlm.7. 6 Boedi Martono, op.cit., hlm Agus Sugiarto, dkk., op.cit., hlm. 104.

4 4 tersebut tidak cepat diantisipasi dengan melakukan penyelamatan dan pengelolaan arsip maka akan semakin besar masalah yang akan dihadapi oleh organisasi yang bersangkutan. Hal semacam ini juga dapat memberikan kesan yang kurang baik bagi organisasi yang bersangkutan apabila ada yang mengetahui atau bahkan melihatnya. Badan Pusat Statistik (BPS) Provinsi DIY yang beralamat di Jalan Lingkar Barat, Tamantirto, Kasihan, Bantul, Yogyakarta merupakan sebuah lembaga non departemen. Lembaga ini melaksanakan tugas pemerintahan di bidang statistik sesuai peraturan perundang-undangan. Badan Pusat Statistik Provinsi DIY sudah melakukan pengelolaan arsip, namun belum optimal. Hal ini dikarenakan SDM yang berkompeten di bidang kearsipan masih belum memadai dan sarana kearsipan yang kurang mendukung, serta ada sarana kearsipan yang dialihfungsikan untuk menyimpan barang-barang tertentu. Badan Pusat Statistik Provinsi DIY baru melakukan penyusutan untuk arsip-arsip tertentu saja. Penyusutan di Badan Pusat Statistik dilakukan tanpa menggunakan Jadwal Retensi Arsip (JRA) namun dilakukan dengan cara memilah-milah arsip yang sudah tidak bernilai guna. Badan Pusat Statistik Provinsi DIY baru akan memulai melakukan pengelolaan arsip yang sesuai ketentuan yang berlaku. 8 Kondisi seperti ini membuat penulis tertarik untuk ikut andil dan berbagi pengetahuan dalam bidang kearsipan bagi instansi. Selain itu, mengaplikasikan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Sehingga diharapkan 8 Wawancara dengan Ranny Widiasti, Sekretaris di Badan Pusat Statistik (BPS) Provinsi DIY pada tanggal 24 Oktober 2014 di Badan Pusat Statistik (BPS) Provinsi DIY.

5 5 petugas arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY dapat melakukan pengelolaan arsip sesuai prosedur yang terdapat dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pada tahun 1997, 1998, dan 1999 Badan Pusat Statistik Provinsi DIY pernah digunakan sebagai tempat PKL oleh mahasiswa D3 Kearsipan UGM. Pada tahun 1997 digunakan PKL oleh Endah Widyarti K, Atik Widyastuti, Eti Martina, dan Tri Esti Danawiyah dengan judul Administrasi Pengurusan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Statistik Prop. DIY. 9 Pada tahun 1998 digunakan PKL oleh Kristina Kurniasari, Siti Rahayuningsih, Mirani Desi Ekowati, dan Eni Sulistyowati dengan judul Peranan Manajemen Arsip Dinamis dalam Mendukung Kinerja Organisasi di Kantor Statistik Propinsi DIY. 10 Pada tahun 1999 digunakan PKL oleh Syam Ariyanti, Wiji Lestari, dan Agustina Tri P. dengan judul Optimalisasi Pemanfaatan Arsip Dinamis sebagai Sumber Data dalam Mendukung Kegiatan BPS Prop. DIY. 11 Pada kesempatan ini penulis akan mengambil judul Penyusutan Arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY. Hal ini dikarenakan setiap harinya menciptakan arsip guna melaksanakan tugas pokok dan fungsi Badan Pusat Statistik Provinsi DIY. Oleh karena itu, Badan Pusat 9 Endah Widyarti K., dkk., Administrasi Pengurusan Arsip Dinamis Aktif di Kantor Statistik Prop. DIY, Laporan Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya UGM, Kristina Kurniasari, dkk., Peranan Manajemen Arsip Dinamis dalam Mendukung Kinerja Organisasi di Kantor Statistik Propinsi DIY, Laporan Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya UGM, Syam Ariyanti, dkk., Optimalisasi Pemanfaatan Arsip Dinamis sebagai Sumber Data dalam Mendukung Kegiatan BPS Prop. DIY, Laporan Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya UGM, 1999.

6 6 Statistik Provinsi DIY perlu melakukan penyusutan arsip secara berkala agar arsip tidak menumpuk di ruang penyimpanan arsip sehingga pengelolaan arsip dapat berjalan secara efisien dan efektif. Berdasarkan latar belakang tersebut maka maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Kegiatan apa saja yang perlu dilakukan guna pelaksanaan penyusutan arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY? 2. Bagaimana prosedur penyusutan arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY? 3. Apa manfaat penyusutan bagi Badan Pusat Statistik (BPS) Provinsi DIY? 4. Apa saja kendala yang dihadapi dalam penyusutan arsip di Badan Pusat Statistik (BPS) Provinsi DIY? B. Tujuan Penulisan berikut: Adapun tujuan dari penulisan laporan tugas akhir ini adalah sebagai 1. Untuk menjelaskan kegiatan yang perlu dilakukan guna pelaksanaan penyusutan arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY 2. Untuk menjelaskan prosedur penyusutan di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY

7 7 3. Untuk menjelaskaan manfaat penyusutan di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY 4. Untuk memaparkan kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY. C. Tinjauan Pustaka Sebagai dasar teori dalam penulisan laporan tugas akhir tentang Penyusutan Arsip di Badan Pusat Statistik (BPS) Provinsi DIY digunakan beberapa bahan pustaka yang relevan dengan topik yang dipilih. Beberapa literatur yang digunakan penulis sebagai acuan teori dalam tugas akhir, antara lain Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan yang disusun oleh Boedi Martono yang diterbitkan oleh Pustaka Sinar Harapan pada tahun Buku ini memiliki bab yang membahas tentang penyusutan arsip yakni terdapat dalam bab II. Di dalam buku ini dijelaskan tentang tujuan dan arti penting penyusutan arsip dalam manajemen kearsipan. Selain itu, dijelaskan pula mengenai prosentasi penggolongan arsip di suatu organisasi pada umumnya, yakni 20-25% merupakan arsip aktif, 30-35% merupakan arsip inaktif, 35% arsip akan musnah, dan hanya 10% arsip yang akan permanen atau statis. Kemudian dalam buku ini juga menjelaskan tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) mulai dari unsur-unsur yang terkandung dalam JRA dan kegiatan yang dilakukan untuk menyusun JRA, yakni inventarisasi arsip, pengolahan hasil inventarisasi arsip, dan penjadwalan arsip. Dalam buku ini juga membahas tentang pemusnahan dan penyerahan arsip stastis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

8 8 Buku kedua yang digunakan penulis adalah Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer yang disusun oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono yang diterbitkan oleh Penerbit Gava Media pada tahun Bab 9 dalam buku ini membahas tentang penyusutan arsip. Dalam buku ini dijelaskan tentang pengertian arsip, arti penting arsip, dasar hukum penyusutan arsip, dan kegiatan penyusutan arsip. Kegiatan yang dilakukan dalam penyusutan arsip, yakni penilaian arsip, pemindahan arsip, penyerahan arsip, pemusnahan arsip, dan pemindahan arsip ke dalam media mikrofilm. Kriteria penilaian yang umum dapat dipergunakan adalah sistem penilaian ALFRED, yaitu singkatan dan Administratie Value, Legal Value, Financial Value, Research Value, Educational Value, dan Documentary Value. Nilai guna tiap-tiap berkas menentukan penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) yang kemudian dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi. Arsip yang berdasarkan jadwal retensi akan diabadikan (permanen) tidak boleh dimusnahkan melainkan diserahkan kepada ANRI. Apabila suatu organisasi memiliki dana maka arsip yang akan dimusnahkan dapat dibuatkan mikrofilmnya terlebih dahulu, terutama untuk arsiparsip yang dianggap penting. Mikrofilm adalah suatu proses fotografi di mana dokumen atau arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan, transportasi dan penggunaan. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan dengan menggunakan alat pencacah, baik manual atau mesin penghancur kertas (paper shredder), proses kimiawi, dan pembuburan atau pulping.

9 9 Buku ketiga adalah Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen yang disusun oleh Sulistyo Basuki yang diterbitkan oleh Gramedia Pustaka Utama pada tahun 2003 di Jakarta. Dalam bagian 4 buku ini terdapat bagian yang memaparkan mengenai penaksiran (appraisal) arsip dinamis, JRA, dan pemusnahannya. Tujuan jadwal retensi arsip dinamis adalah memenuhi keperluan badan koporasi dan memenuhi ketentuan perundang-undangan. Adanya jadwal retensi juga berarti menekan biaya penyimpanan, meningkatkan efisiensi temu balik arsip dinamis serta adanya ketaatasasan dalam hal penyimpanan arsip dinamis. Adanya prosedur retensi yang taat asas (konsisten) memungkinkan badan korporasi mengendalikan bagianbagian yang ada di dalamnya dalam penyimpanan dan pemusnahan arsip dinamis; menyangkut hal terakhir ada orang yang cenderung menyimpan segala-galanya, sebaliknya ada pula orang yang cenderung membuang segala-galanya. Dalam buku ini juga dipaparkan mengenai nilai guna arsip. Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip terbagi menjadi 2, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer terdiri dari nilai guna administratif, nilai guna fiskal, nilai guna hukum, dan nilai guna historis. Nilai guna sekunder terdiri dari nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional. Buku keempat yang digunakan penulis adalah A Modern Archives Reader: Basic Readings on Archival Theory and Practice yang disusun oleh Maygene F. Daniels dan Timothy Walch yang diterbitkan oleh National Archives and Records Service U.S. General Service Administration di Washington D.C. pada tahun

10 Dalam bab 3 di buku ini dijelaskan mengenai penilaian arsip. Pengertian penilaian arsip merupakan proses untuk menentukan arsip mana yang diciptakan oleh sebuah organisasi atau institusi yang dapat diterima untuk preservasi di lembaga kearsipan. Keputusan dari penilaian arsip itu sendiri, memiliki pengaruh langsung dalam penyelenggaraan lembaga kearsipan dan karena itu merupakan landasan kerjanya. Kemudian dalam buku ini juga dijelaskan mengenai dua nilai guna arsip menurut T. R. Schellenberg, yakni nilai guna primer (primary value) dan nilai guna sekunder (secondary value). Nilai guna primer merupakan nilai guna arsip untuk kepentingan organisasi pencipta arsip itu sendiri. Sedangkan nilai guna sekunder merupakan nilai guna untuk kepentingan organisasi di luar organisasi pencipta arsip dan untuk pengguna pribadi/perseorangan. D. Metode Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data, kegiatan yang perlu dilakukan untuk mendapatkan informasi yang terbaru dan data yang faktual serta relevan dengan tema yang dipilih baik secara langsung maupun tidak langsung melalui metode studi pustaka, observasi, dan wawancara. 1. Studi pustaka Metode ini dilakukan dengan mencari buku atau literatur di perpustakaan, toko-toko buku, atau internet yang berhubungan dengan penyusutan arsip. Studi pustaka ini dimaksudkan untuk menggali teori-teori dasar dan konsep yang telah dinyatakan oleh para ahli terdahulu sehingga penulis bisa memperoleh gambaran yang lebih tentang tema yang dipilih.

11 11 2. Pengamatan (Observasi) Metode ini dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung atau observasi partisipan terhadap proses penyusutan arsip. Dalam metode ini juga dilakukan dengan menganalisis praktik penyusutan di Badan Pusat Statistik (BPS) Provinsi DIY apakah sesuai dengan standar atau sama dengan apa yang dipelajari dalam perkuliahan dan sesuai dengan pedoman atau peraturan yang berlaku. Metode ini bertujuan untuk mengumpulkan data yang konkret dan valid yang berkaitan dengan topik dan kondisi objek penelitian. 3. Wawancara (interview) Metode ini dilakukan sebagai metode pelengkap metode lainnya. Metode ini dilakukan untuk menguji kebenaran data yang diperoleh dari metode lain. Wawancara dilakukan secara formal maupun informal dengan pihak yang terkait secara langsung dalam melakukan kegiatan kearsipan termasuk proses penyusutan. Wawancara dilakukan dengan Ranny Widiasti, Sri Mulyani, Nining Purwani, dan Dwi Rahayu. E. Sistematika Penulisan Tugas Akhir yang berjudul Penyusutan Arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY ini yang terdiri dari 4 bab yang saling berkaitan menjadi satu kesatuan dalam satu tema yang utuh. Pada Bab I terdapat 5 subbab, yakni latar belakang dan permasalahan, tujuan praktik kerja lapangan, tinjauan pustaka,

12 12 metode pengumpulan data, dan sistematika penulisan. Latar belakang menguraikan alasan topik yang dipilih oleh penulis untuk melaksanakan Praktik Kerja Lapangan yang mana dikarenakan topik tersebut masih jarang dipilih oleh mahasiswa. Diuraikan pula tujuan pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan, yakni mengetahui kondisi pengelolaan arsip, prosedur penyusutan, manfaat penyusutan, dan kendala dalam proses penyusutan di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY. Dalam tinjauan pustaka yang relevan dengan topik yang diambil penulis menunjukkan konsep penyusutan arsip. Oleh karena itu, tinjauan pustaka ini digunakan oleh penulis sebagai referensi dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan. Bab II menjelaskan mengenai gambaran umum Badan Pusat Statistik Provinsi DIY mulai dari sejarah singkat, visi dan misi, struktur organisasi serta uraian tugasnya, tugas, fungsi, dan kewenangan Badan Pusat Statistik Provinsi DIY. Sejarah Badan Pusat Statistik Provinsi DIY terbagi menjadi 3 masa pemerintahan, yakni masa pemerintah Hindia Belanda, masa pemerintahan jepang, dan masa pemerintahan Republik Indonesia. Selain itu, dijelaskan pula struktur organisasi Badan Pusat Statistik Provinsi DIY yang terdiri dari 1 bagian dan 5 bidang, yakni Bagian Tata Usaha, Bidang Statistik Sosial, Bidang Statistik Produksi, Bidang Statistik Distribusi, Bidang Neraca Wilayah dan Analisis Statistik, Bidang Integrasi Pengolahan dan Diseminasi Statistik. Dijelaskan pula uraian tugas dari setiap bagian dan bidang yang terdapat dalam struktur organisasi tersebut.

13 13 Bab III berisi pembahasan dari tugas akhir ini yang berjudul Penyusutan Arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Dalam bab ini dijelaskan mengenai beberapa pembahasan yang berkaitan dengan topik tersebut, yakni kondisi pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip, kegiatan yang dilakukana guna pelaksanaan penyusutan arsip, prosedur penyusutan arsip, dan kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan penyusutan arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Bab VI yang merupakan bab terakhir dalam tugas akhir ini menjelaskan mengenai kesimpulan dan saran penulis. Kesimpulan merupakan jawaban dari beberapa pertanyaan yang telah dijadikan sebagai rumusan masalah pada Bab I. Saran memaparkan mengenai pemecahan masalah yang dihadapi serta saran dalam pengelolaan arsip, terutama dalam proses penyusutan arsip yang diberikan oleh penulis guna perbaikan untuk ke depannya.