BAB I PENDAHULUAN. Kemajuan teknologi informasi dalam peralatan data dan informasi sudah

Transkripsi

1 1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Kemajuan teknologi informasi dalam peralatan data dan informasi sudah sampai kepada era komputerisasi. Arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film (celluloid), dan media komputer (disket, pita magnetik, dan sebagainya). Berbagai macam bentuk arsip tersebut tidak mengubah pemahaman mengenai arsip, yaitu arsip merupakan informasi terekam. Semakin berkembangnya pemahaman bahwa arsip adalah informasi, pendekatan terhadap pengelolaan arsip pun mulai bergeser dari manual kebentuk kegiatan yang memfaatkan kemampuan teknologi informasi dan komunikasi 1. Pergeseran ini dilakukan untuk mencapai tingkat produktivitas kerja yang maksimal. Setiap organisasi melakukan kegiatan administrasi. Arsip atau warkat yang merupakan hasil dari administrasi seharusnya dipandang sebagai hal penting. Fungsi arsip antara lain sebagai media informasi, kebuktian, dan penelitian. Arsip didefinisikan sebagai bukti setiap catatan yang tertulis baik dalam bentuk gambar 1 Imam Mulyantono, Otomasi Dalam Kearsipan, (Banten: Universitas Terbuka, 2012), hlm. 3.5.

2 2 maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu obyek ataupun peristiwa-peristiwa yang dibuat untuk membantu daya ingat orang 2. Arsip juga memiliki pemahaman lain yaitu: materials created or received by a person, family, or rganisazation, public or private, in the conduct of their affairs and preserved because of the enduring value contained in the information they contain or as evidence of the functions and responsibilities of their creator, especially those materials maintaining using the principles of provenance, original order, and collective control; permanent records 3. Definisi tersebut menunjukkan bahwa arsip dapat digolongkan menjadi beberapa macam berdasarkan segi peninjauannya. Salah satunya penggolongan arsip berdasarkan bentuk atau wujudnya. Penggolongan arsip berdasarkan bentuk atau wujudnya terdiri dari arsip korespondensi, pita rekaman, piringan hitam dan microfilm 4. Arsip korespondensi sebagai salah satu bentuk arsip, merupakan alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain 5. Arsip korespondensi sangat penting bagi organisasi karena dapat digunakan sebagai alat bukti yang menandakan bahwa instansi tersebut masih 2012), hlm Bashir Barthos, Manajemen Kearsipan Modern, (Jakarta: Bumi Aksara, 3 Richard Pearce and Moses, A Glossary of Archival and Record Terminology (Chicago: The Society of American Archivists, 2005), hlm Ig Wursanto, Kearsipan 1, (Yogyakarta: Kanisius, 1989), hlm Ibid., hlm. 11.

3 3 berjalan. Arsip korespondensi juga digunakan sebagai alat bukti bagi instansi jika sewaktu-waktu terjadi permasalahan dari suatu kegiatan yang pernah dilakukan. Kegunaan lain dari arsip korespondensi yaitu dapat menjadi pengingat bahwa kegiatan tersebut benar-benar pernah dilaksanakan. Korespondensi atau kegiatan surat menyurat dapat berfungsi sebagai alat penghubung dan pencatat. Surat menyurat juga merupakan wujud instruksi pimpinan kepada bawahan. Korespondensi membutuhkan kegiatan pengurusan surat agar surat-surat dapat teroganisir dengan baik sesuai dengan prosedur yang efektif dan efisien. Terdapat dua jenis pengurusan surat, yaitu pengurusan surat masuk dan pengurusan surat keluar. Tahapan pengurusan surat masuk meliputi penerimaan surat, penyortiran, pembukaan surat, pencatatan dan pengarahan surat. Tahapan pengurusan surat keluar meliputi pembuatan konsep surat, pengetikan konsep surat, penomoran dan pengagendaan surat, penandatangan dan pengesahan surat, pengiriman surat 6. Pencatatan arsip korespondensi tidak hanya dilakukan secara manual, namun dapat dilakukan secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi. Penggunaan teknologi informasi dalam pencatatan surat dapat membantu pengelola arsip untuk mengelola arsip dengan baik secara efektif dan efisien. Penggunaan teknologi informasi inilah yang sering disebut dengan sistem pengarsipan elektronik yang berbasiskan pada penggunaan komputer. 6 Wursanto, Kearsipan I, (Yogyakarta: Kanisius, 1991), hlm. 110 dan 144.

4 4 Teknologi informasi dan komunikasi diharapkan dapat mendukung pencapaian tujuan pengelolaan arsip, yakni: 1. Terciptanya arsip yang reliable (dapat dipercaya) 2. Terpeliharanya otentitas dan kelengkapan arsip sesuai ketentuan 3. Tersajikannya arsip secara akurat kepada orang yang berhak, pada saat yang tepat, dan dimanapun diperlukan dengan cara yang lebih efektif dan efisien 7. Proses pelaksanaan sistem informasi disetiap organisasi selalu menghasilkan dokumen yang berpotensi menjadi arsip. Dokumen-dokumen yang dianggap arsip tersebut harus dikelola secara baik agar tetap reliabel, otentik, lengkap, dan dapat digunakan. Sistem informasi yang menghasilkan arsip berformat digital atau elektronik dengan sendirinya menuntut adanya sistem pengelolaan arsip yang berbasis teknologi dan informasi. Kondisi seperti ini menuntut adanya pelaksanaan otomasi kearsipan 8. Program pengurusan surat di Indonesia sudah berkembang berbasis elektronik Mail Handling yang biasanya digabungkan dengan sistem administrasi lainnya. SiKaDin (Sistem Kearsipan Dinamis) merupakan salah satu bentuk 7 Imam Mulyantono, Otomasi Dalam Kearsipan, (Banten: Universitas Terbuka, 2012), hlm Ibid, hlm. 36.

5 5 pengurusan surat berbasis elektronik 9. Program ini dibuat dengan memanfaatkan teknologi informasi dalam efektifitas dan efisiensi kegiatan dalam manajemen kearsipan. Software Mail Handling adalah Software yang digunakan untuk mengorganisir surat masuk, surat keluar serta surat-surat lainnya yang sesuai dengan pengguna. Pemerintah Daerah DIY kini menerapkan sistem e-office dalam penataan administrasi perkantoran. Program e-office yang digunakan di Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta (DPRD DIY) adalah Sistem Administrasi Perkantoran Pemerintah Daerah (SISMINKADA) 10. Implementasi sistem aplikasi dalam pengurusan surat telah banyak dilakukan oleh instansi-instansi, selain lebih efisien karena mengurangi penggunaan kertas, implementasi sistem ini berguna untuk pendistribusian surat menjadi lebih cepat. Seperti di Bagian Umum Sekretariat DPRD DIY yang sudah menerapkan sistem aplikasi Sisminkada dalam pengurusan surat. Aplikasi ini diterapkan baik pada surat masuk maupun surat keluar. Implementasi sistem jika tidak diimbangi dengan pengolahan yang baik maka akan terjadi masalah. Perlu adanya analisis kelebihan dan kekurangan dari implementasi sistem aplikasi pengurusan surat ini. 9 Ervin Nurwinda K, Pengurusan Surat di Sekretariat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Tugas Akhir. Yogyakarta. Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada. 10 Biro Umum Humas dan Protokol SETDA DIY,Manual E-Office Pemerintah Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta, (Yogyakarta: Biro Umum Humas dan Protokol SETDA DIY,2013).

6 6 berikut: Perumusan masalah yang dapat ditarik dari latar belakang di atas, sebagai 1. Bagaimana Implementasi Aplikasi Sisminkada untuk Mendukung Proses Pengurusan Surat di Bagian Umum Sekretariat DPRD DIY? 2. Apa Saja Sarana dan Prasarana dalam Implementasi Aplikasi Sisminkada Untuk Mendukung Proses Pengurusan Surat di Bagian Umum Sekretariat DPRD DIY? 3. Apa Kelebihan dan Kekurangan Implementasi Aplikasi Sisminkada untuk Mendukung Proses Pengurusan Surat di Bagian Umum Sekretariat DPRD DIY? B. Keaslian Kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta (DPRD DIY) belum pernah dijadikan tempat penelitian tugas akhir oleh mahasiswa Program Studi Kearsipan. Selama dua tahun terakhir sudah banyak penelitian laporan tugas akhir dengan tema pengurusan surat dan fokus penelitian yang berbeda-beda hal ini merupakan objek penelitian dengan studi kasus baru yang terkait dengan tema tersebut. Terdapat kajian terdahulu yang berkaitan dengan tema pengurusan surat. Pertama, penelitian oleh Fatmala Ayuningtyas membahas mengenai penerapan software E-Persuratan di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementrian

7 7 Perhubungan Republik Indonesia 11. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Fatmala Ayuningtyas terletak pada membahas tentang sistem persuratan elektronik. Aplikasi E-Persuratan oleh Fatmala Ayuningtyas didukung dengan menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras. Perangkat lunak yang digunakan yaitu Windows Server 2013 R2, SQL Server, ASP.Net, dan Silver light. Perangkat keras menggunakan komputer, printer dan scanner serta monitor. Perbedaan terletak pada penggunaan sistem aplikasi dalam pengurusan surat. perbedaan lain terletak pada lokasi penelitian, penelitian Fatmala Ayuningtyas bertempat di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementrian Perhubungan Republik Indonesia, sedangkan penulis melakukan penelitian di Sekretariat DPRD DIY. Penelitian dengan tema yang sama juga ditulis oleh Garit Bian Priangga yang membahas mengenai sistem kearsipan dinamis (surat masuk) di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah 12. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Garit Bian Priangga terletak pada membahas tentang sistem pengurusan surat. Sistem yang digunakan bernama SKD (Sistem Kearsipan Dinamis), aplikasi ini dapat mengolah arsip aktif dan inaktif secara langsung dalam satu aplikasi sekaligus. Perbedaannya terletak pada jenis surat yang dikelola, Garit Bian Priangga hanya membahas surat masuk di Badan Arsip dan Perpustakaan 11 Fatmala Ayuningtyas dengan judul Penerapan Software E-Persuratan Di Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementrian Perhubungan Republik Indonesia LaporanTugasAkhirpada Sekolah Vokasi Universitas GadjahMada, Garit Bian Priangga dengan judul Sistem Kearsipan Dinamis (surat masuk) di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah Laporan Tugas Akhir pada Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2014

8 8 Provinsi Jawa Tengah, sedangkan penulis membahas surat masuk dan surat keluar di Sekretariat DPRD DIY. Lokasi penelitian, penelitian Garit Bian Priangga bertempat di Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah, sedangkan penulis melakukan penelitian di Sekretariat DPRD DIY. Penelitian lainnya juga ditulis oleh Sunu Bendesa Yasa pada tahun 2015 membahas mengenai pengurusan surat di Biro Umum dan Protokol Setda Provinsi Bali 13. Persamaan penelitian terletak pada pengurusan surat menggunakan sistem elektronik. Perbedaan penelitian terletak pada aplikasi, aplikasi yang digunakan di Biro Umum dan Protokol Setda Provinsi Baliyaitu aplikasi E-Surat sedangkan aplikasi yang digunakan di sekretariat DPRD DIY yaitu aplikasi Sisminkada. Perbedaan lain terletak pada lokasi penelitian, penelitian Sunu Bendesa Yasa bertempat di Biro Umum dan Protokol Setda Provinsi Bali, sedangkan penulis melakukan penelitian di Sekretariat DPRD DIY. Penelitian selanjutnya dari Dhania Agustina Ekaputri pada tahun 2016 membahas mengenai Penerapan AMS (Aplikasi Manajemen Surat) Sebagai Sistem Otomasi Arsip Persuratan di PT PLN (PERSERO) Ditribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta 14. Perbedaan terletak pada penerapan sistem. Sistem AMS (Aplikasi Manajemen Surat) untuk pencatatan surat disertai dengan softfile arsip, sedangkan sistem Sisminkada hanya menginput informasi dalam arsip tanpa 13 Sunu Bendesa Yasa dengan judul Pengurusan Surat di Biro Umum dan Protokol Setda Provinsi Bali Laporan Tugas Akhir pada Sekolah Vokasi, Dhania Agustina Ekaputri dengan judul mengenai Penerapan AMS (Aplikasi Manajemen Surat) Sebagai Sistem Otomasi Arsip Persuratan di PT PLN (PERSERO) Ditribusi Jawa Tengah dan DIY Area Yogyakarta Laporan Tugas Akhir pada Sekolah Vokasi, 2016.

9 9 melampirkan softfile arsip. Aplikasi Sisminkada diterapkan untuk pengurusan surat masuk dan pengurusan surat sarana dan prasarana dalam keluar. Fokus bahasan pada penulisan laporan tugas akhir ini ialah implementasi aplikasi Sisminkada untuk mendukung proses pengurusan surat di Bagian Umum Sekretariat DPRD DIY, sarana dan prasarana yang digunakan, serta kelebihan dan kekurangan dalam implementasi sistem aplikasi Sisminkada. Perbedaan dari aplikasi peneliti dengan aplikasi pada penelitian-penelitian sebelumnya terletak pada penggunaan aplikasi. Aplikasi yang peneliti kelola hanya digunakan untuk penginputan surat masuk dan surat keluar, sedangkan aplikasi pada penelitian sebelumnya digunakan mulai dari penciptaan sampai penyimpanan. C. Tujuan Tujuan penulisan tugas akhir dengan judul Implementasi Aplikasi Sisminkada untuk Mendukung Proses Pengurusan Surat di Bagian Umum Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta adalah sebagai berikut : 1. Mengetahui Implementasi Aplikasi Sisminkada untuk Mendukung Proses Pengurusan Surat di Bagian Umum Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. 2. Mengetahui Sarana dan Prasarana dalam Implementasi Aplikasi Sisminkada untuk Mendukung Proses Pengurusan Surat di Bagian Umum Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta.

10 10 3. Mengetahui Kelebihan dan Kekurangan Implementasi Aplikasi Sisminkada untuk Mendukung Proses Pengurusan Surat di Bagian Umum Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Manfaat penelitian ini sebagai berikut: 1. Bagi Penulis a. Menambah pengetahuan dan pengalaman tentang implementasi aplikasi Sisminkada di Bagian Umum Sekretariat DPRD DIY sebagai bekal ilmu terapan untuk persiapan persaingan dunia kerja. b. Menerapkan ilmu dan teori khususnya yang diperoleh dari perkuliahan terutama mata kuliah Tata Naskah Dinas, Pengurusan Surat, Teknologi Informasi Kearsipan dan Arsip Elektronik. 2. Bagi Instansi a. Membantu pengembangan kearsipan di Bagian Umum Sekretariat DPRD DIY. b. Menjadi bahan masukan bagi Sekretariat DPRD DIY terutama di Bagian Umum dalam upaya meningkatkan pengelolaan pengembangan arsip terutama pengurusan surat berbasis elektronik. 3. Bagi Program Studi Kearsipan Memberikan referensi dan kajian lebih lanjut mengenai pengurusan surat berbasis elektronik bagi mahasiswa Program Diploma III Kearsipan Universitas Gadjah Mada.

11 11 D. Sistematika Penulisan Pembuatan laporan tugas akhir yang berjudul Implementasi Aplikasi Sisminkada untuk Mendukung Proses Pengurusan Surat di Bagian Umum Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta (DPRD DIY) disusun dalam empat bab. Masing-masing bab pada laporan ini menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan antara bab satu dengan bab lainnya. Bab pertama pada tugas akhir ini menguraikan tentang pendahuluan yang dibagi menjadi empat sub bab, yaitu latar belakang dan permasalahan, keaslian tugas akhir, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. Bagian latar belakang menguraikan alasan dari topik yang dipilih untuk melaksanakan penelitian, dan rumusan masalah sebagai fokus dari penelitian yang dilakukan. Keaslian tugas akhir menjelaskan bahwa laporan tugas akhir ini merupakan hasil penelitian, pemikiran, dan pemaparan asli dari penulis. Tujuan dalam penulisan tugas akhir membahas mengenai tujuan yang dicapai dalam penelitian ini. Manfaat menguraikan tentang keuntungan yang didapat baik dari penulis, instansi, maupun UGM. Bagian akhir dari bab pendahuluan yaitu sistematika penulisan yang berisi penjelasan singkat tentang kerangka laporan dari keseluruhan tugas akhir. Bab kedua membahas tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Tinjauan pustaka menjelaskan acuan teori yang menjadi dasar dalam proses penulisan tugas akhir ini. Bab ini juga menjelaskan tentang metode pengumpulan

12 12 data yang digunakan dalam pembuatan laporan tugas akhir untuk mengumpulkan informasi. Metode pengumpulan data melalui wawancara, observasi partisipasi, dan studi pustaka untuk melengkapi data-data yang relevan untuk kebutuhan penulis. Bab ketiga menjelaskan tentang gambaran umum instansi mulai dari sejarah instansi, profil instansi, visi misi, struktur instansi, tugas pokok dan fungsi, kondisi kepegawaian, serta pengorganisasian kearsipan yang terdapat dalam instansi tersebut. Pengorganisasian arsip meliputi jenis, volume, dan kondisi arsip. Pada bagian pembahasan penjelasan lebih spesifik ke substansi sesuai dengan tema. Selanjutnya pada bab ini juga menjelaskan mengenai implementasi aplikasi Sisminkada untuk mendukung proses pengurusan surat, sarana dan prasarana yang digunakan dalam implementasi aplikasi Sisminkada sehingga untuk mendukung proses pengurusan surat, serta kelebihan dan kekurangan yang terdapat dalam implementasi aplikasi Sisminkada untuk mendukung proses pengurusan surat guna menjawab rumusan masalah dalam pelaksanaan penelitian tugas akhir ini. Bab terakhir adalah bab empat yang merupakan bagian penutup dari laporan tugas akhir ini. Penutup terdiri dari kesimpulan dan saran. Kesimpulan berisikan mengenai jawaban dari rumusan masalah. Saran menjelaskan masukanmasukan dari penulis kepada instansi terkait kekurangan implementasi aplikasi Sisminkada demi meningkatkan efektifitas kinerja dan kelancaran organisasi.