1
LPPM UNIVERSITAS LANCANG KUNING Url : lppm.unilak.ac.id 2
PENDAHULUAN Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan Pengabdian LPPM Universitas Lancang Kuning (SIAPP-LPPM UNILAK) merupakan wadah layanan bagi dosen-dosen di Universitas Lancang Kuning untuk melakukan administrasi pelayanan P2M di lingkungan Universitas Lancang Kuning. Sistem ini merupakan proses digitalisasi dari layanan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (P2M) di LPPM Universitas Lancang Kuning. Sistem ini mencakup semua kebutuhan layanan P2M. Mulai dari pengajuan proposal penelitian, distribusi proposal, penilaian oleh reviewer, penentuan diterimanya proposal, hingga pelaksanaan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (P2M) berupa pengisian log book, penggunaan anggaran, upload laporan kemajuan dan hasil. Sistem layanan ini dirancang khusus menyerupai seperti layanan induk yang telah ada di Sistem Informasi Penelitian Dan Pengabdian Masyarakat (SIMLITABMAS) RISTEKDIKTI. Alhamdulillah Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan Pengabdian LPPM Universitas Lancang Kuning (SIAP P-LPPM UNILAK) sudah bisa dilaksanakan dengan baik dan akan terus dilakukan penyempurnaan. Adapun buku manual petunjuk singkat ini ditujukan kepada para dosen di lingkungan Universitas Lancang Kuning dalam proses penggunaannya. Terima Kasih TIM IT SIAPP LPPM 3
A. HALAMAN UTAMA WEBSITE Untuk mengakses halaman Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan Pengabdian LPPM Universitas Lancang Kuning (SIAP P-LPPM UNILAK) bisa dengan mengakses url berikut : http://lppm.unilak.ac.id pada browser anda. Maka akan muncul halaman utama dengan tampilan sebagai berikut. Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan Pengabdian LPPM Universitas Lancang Kuning (SIAPP-LPPM UNILAK). Gambar 1 : Halaman Utama Website LPPM UNILAK Penjelasan : Menu Atas : Merupakan halaman menu bagian atas dari website SIAPP LPPM UNILAK. Menu atas ini menyajikan menu utama dari halaman website. Diantaranya (home, struk tur orgranisasi, sinta, masuk), sedangkan dihujung dari menu ini terdapat tombol masuk yang gunanya untuk menampilkan halaman login dari proses SIAPP LPPM UNILAK. Slide Bar : Pada bagian ini menyajikan berita headline dari website SIAPP LPPM UNILAK. 4
Pengumuman Singkat : Pada Bagian ini menyajikan informasi berupa pengumuman singkat yang ditampilkan di website. Berita Terkini : Pada bagian ini menyajikan berita-berita terbaru dari semua kegiatan yang dilakukan oleh LPPM UNILAK. Agenda : Pada menu ini menyajikan informasi agenda dari semua kegiatan LPPM UNILAK. Pengumuman : Pada menu ini menyajikan informasi Pengumuman dari semua kegiatan LPPM UNILAK. Area Download : Pada Menu ini menyajikan material yang dapat di Download. B. HALAMAN LOGIN DAN PROSES ADMINISTRASI LAYANAN SIAAP LPPM UNILAK BAGI DOSEN UNIVERSITAS LANCANG KUNING. Sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya, untuk bisa masuk ke proses layanan halaman Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan Pengabdian LPPM Universitas Lancang Kuning (SIAP P-LPPM UNILAK) dapat dengan mengklik menu masuk pada sudut kanan atas halaman utama website. Setelah mengklik menu tersebut maka akan muncul halaman login dengan tampilan sebagai berikut. Gambar 2 : Halaman Login SIAPP LPPM UNILAK 5
Penjelasan : Username : Username dari Peneliti (DOSEN). Password : Password Peneliti. Level : Level ada tiga (Administrator, Reviewer, dan Peneliti). Pilih Peneliti jika anda adalah seorang dosen atau peneliti. Capthca : Isikan Kode Captha (pada gambar sebelumnya). Masuk : Tombol Masuk ke dalam Sistem. Kembali ke Beranda : Menu ini ditujukan kembali ke halaman utama C. PROSES PENGAJUAN PROPOSAL P2M SIAPP-LPPM UNILAK Dengan telah adanya Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan Pengabdian LPPM Universitas Lancang Kuning (SIAP P-LPPM UNILAK), maka aplikasi ini dapat mendigitalisasi layananan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (P2M) di lingkungan Universitas Lancang Kuning Pekanbaru Riau. Sebelumnya proses ini masih dilakukan secara manual yang mempunyai beberapa kendala, sehingga dengan adanya layanan digitalisasi ini maka dapat membantu dosen-dosen di lingkungan Universitas Lancang Kuning untuk dapat melakukan proses Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (P2M) mereka dengan mudah serta tanpa rintangan dan juga para dosen tidak perlu harus repot mendatangi LPPM UNILAK untuk pengumpulan berkas proposal maupun hasil dari Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat. Adapun proses digitalisasi dari proses layanan Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat LPPM Universitas Lancang Kuning ini bisa dilihat pada flowchart berikut ini. 6
Membuka WEB LPPM UNILAK (http://lppm.unilak.ac.id Memilih Tombol Masuk Dan Mengisi Form Login Mengisi Biodata Peneliti Memilih Tombol Daftar Usulan (Penelitian atau Pengabdian Kembali Jika Belum Lengkap Menambah Usulan Penelitian, Mengisi Identitas Usulan dan merubah Atribut Usulan Validasi Proposal Pada P2M Distribusi Proposal Ke Reviewer Oleh LPPM Desk Evaluasi Proposal Oleh Reviewer Penentuan Pemenang Oleh Administrator dan Besaran Anggaran Mengisi Catatan Harian, Penggunaan Anggaran Dan Upload Monev Oleh Peneliti Desk Evaluasi Monev Oleh Reviewer Upload Laporan Hasil Oleh Peneliti Penilaian Laporan Akhir Oleh Reviewer Gambar 3 : Flowchart SIAPP 7
1. Halaman Interface Peneliti Setelah membuka halaman login diatas dan dinyatakan berhasil masuk ke dalam halaman Peneliti. Selanjutkan Peneliti akan mendapatkan tampilan Interface Halaman Peneliti seperti tampilan menu berikut ini. Gambar 4 : Tampilan Interface Halaman Peneliti Hal yang pertama dilakukan oleh peneliti adalah mengisi Biodata Peneliti. Karena ini wajib dilakukan peneliti sebelum mengajukan proses selanjutnya. Beberapa entitas yang harus diisi oleh peneliti pada form biodata adalah: NIDN, Nama Lengkap, Gelar Depan, Gelar Belakang, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Alamat, No Telpon, Email, Url Sinta, Program Studi, dan Jabatan Fungsional. 2. Proses Pengajuan Proposal Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (P2M) Untuk melakukan proses pengajuan proposal Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (P2M). Peneliti bisa mengklik menu pada sebelah kiri yaitu Daftar Usulan (Penelitian dan Pengabdian). Peneliti bisa memilih salah satu menu Daftar Usulan sesuai dengan kebutuhan Proposal. Berikut ini contoh proses usulan untuk Penelitian, sedangkan untuk Pengabdian juga sama caranya seperti Penelitian. Setelah mengklik menu Daftar Usulan Penelitian, maka akan muncul tampilan sebagai berikut : 8
Gambar 5 : Tampilan Halaman Menu Daftar Usulan Penelitian Untuk melakukan proses Penambahan Usulan Proposal Baru maka Peneliti harus mengklik menu tambah Usulan Baru berikut. Adapun tampilan untuk Interface halaman tambah usulan baru sebagai berikut : Gambar 6 : Menu Pengajuan Penelitian Baru 9
Gambar diatas merupakan form pertama dari Proses Pengajuan Proposal. Entitas yang harus diisi adalah Bidang Penelitian, Judul Penelitian, Keyword dan Upload Proposal (Ketentuan Besar File 10 MB). Setelah Peneliti mengisi Form ini maka Peneliti mengklik tombol simpan, sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut : Gambar 7 : Menu Tampilan Data Pengajuan Pada tampilan diatas Peneliti sudah melakukan proses pengajuan, namun entitas pengajuan belum dikatakan lengkap. Untuk langkah selanjutnya Peneliti harus mengisi atribut lain dari pengajuan dengan mengklik tombol Telusuri Ubah Data Pengajuan sehingga tampilannya sebagai berikut : Gambar 8 : Form Pengeditan Proposal 10
Ada 6 Tab Utama Dalam Pengeditan Proposal 1) Identitas Usulan Identitas Usulan ini merupakan Form Pengajuan Proposal Awal yang terdiri dari Bidang Penelitian, Judul Penelitian, Keyword dan Upload Proposal (Ketentuan Besar File 10 MB). Hal ini sudah dilakukan Pengentrian sebelumnya oleh Peneliti, namun Peneliti dapat merubah kembali Identitas Usulan ini jika terjadi kesalahan dengan mengklik tombol Ubah Identitas Usulan. 2) Atribut Usulan Gambar 9 : Atribut Usulan Peneliti diharuskan mengisi Atribut Usulan Penelitian. Ada 2 Entitas di dalam Atribut Penelitian yakni : Nama Rumpun Ilmu dan Lama Penelitian. 3) Anggota Peneliti Melakukan Penambahan Anggota Peneliti juga merupakan bagian dari pengeditan Pengajuan Proposal Penelitian. Peneliti sebagai Pengusul (Ketua) wajib menambahkan Anggota Peneliti. Adapun proses langkahlangkah untuk penambahan Anggota Peneliti tersebut adalah sebagai berikut : a. Menambah Anggota Peneliti Hal yang pertama dilakukan Peneliti sebagai Ketua Peneliti adalah melakukan penambahan Anggota Penelitian. Peneliti bisa melakukan penambahan Anggota Peneliti dengan mengisi Form dibawah ini dan kemudian mengklik tombol tambah Anggota Peneliti. 11
Gambar 10 : Tambah Anggota Peneliti Ada 2 Atribut dalam penambahan tersebut yakni : 1). Pilih Anggota yang merupakan daftar nama Anggota yang bisa dipilih dan, 2). Peran Personel merupakan penjelasan dari peran Anggota tersebut. b. Persetujuan Anggota Peneliti Pada Gambar Tambah Anggota Peneliti di atas kita melihat status Anggota Peneliti masih menunggu konfirmasi. Ini disebabkan karena Anggota belum melakukan persetujuan terhadap konfirmasi sebagai Anggota Peneliti dari Pengusul Penelitian. Langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah Anggota Penelitian diharuskan login ke sistem dan melakukan persetujuan terhadap penerimaan sebagai Anggota Peneliti. Adapun konfirmasi tersebut bisa dilihat diakun Anggota Peneliti pada menu bagian atas. Seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut ini. Gambar 11 : Contoh Permintaan Anggota Setelah Anggota Peneliti melakukan login maka Anggota Peneliti bisa melihat di Sudut Tengah Atas ada konfirmasi Permintaan Anggota. Anggota Peneliti harus melakukan persetujuan terlebih dahulu dengan mengklik tombol permintaan Anggota tersebut dan dilanjutkan dengan 12
mengklik tombol centang ( ) untuk melakukan persetujuan sebagai Anggota Peneliti. Kemudian persetujuan sebagai Anggota Peneliti tersebut dapat terlihat kembali dari akun Ketua Pengusul Penelitian. Maka dapat dilihat bahwa Anggota Pengusul atau Anggota Peneliti, sudah melakukan konfirmasi terhadap kesediaannya sebagai Anggota Peneliti. Adapun konfirmasi tersebut bisa dilihat kembali pada Tab Anggota Peneliti. Gambar 12 : Contoh Permintaan Anggota Yang Telah Disetujui 4) Biaya Usulan Pada tahap selanjutnya Peneliti diharuskan mengisi Biaya Usulan Penelitian pada Tab Biaya Usulan. Ada 2 Entitas utama yang harus diisi yakni : Sumber Dana dan Jumlah Dana yang diusulkan kemudian dilanjutkan dengan mengklik tombol Ubah Data. Gambar 13 : Biaya Usulan 5) Isian Pengesahan Pada Tab ke 5 Peneliti diharuskan mengisi Halaman Isian Pengesahan. Ada 6 Entitas yang harus diisi yaitu : (Jabatan yang mengetahui, Nama yang 13
mengetahui, NIK yang mengetahui, Jabatan yang menyetujui, Nama yang menyetujui, NIK yang menyetujui). Kemudian dillanjutkan dengan mengklik Tombol Ubah Isian Pengesahan. Adapun contoh pengisian Isian Pengesahan tersebut bisa dilihat pada gambar berikut ini. Gambar 14 : Isian Pengesahan 6) Isian Luaran Tab terakhir dari Pengisian Proposal ini adalah Isian Luaran. Pada menu Isian Luaran ini Peneliti wajib mengisi Isian dari Target Luaran Penelitian. Adapun contoh pengisisian sebagai berikut ini. Gambar 15 : Contoh Isian Luaran 3. Proses Validasi Penelitian Oleh P2M Fakultas. Proses Pengajuan Proposal Penelitian tidaklah seutuhnya selesai. Hal ini dikarenakan Proposal yang diajukan harus melalui persetujuan dan pengecekan Administratif oleh P2M Fakultas. P2M Fakultas wajib melakukan verifikasi 14
proposal yang dilakukan oleh Dosen (Peneliti), sehingga proposal yang ada nanti akan masuk ke proses selanjutnya yakni pendistribusian ke Reviewer yang dilakukan oleh Administrator (Operator LPPM). Untuk melakukan hal tersebut di atas, P2M Fakultas diharuskan login terlebih dahulu ke Sistem layanan SIAAP dengan menggunakan akun masingmasing. Adapun contoh login dari P2M Fakultas bisa dilihat pada tampilan berikut ini. Gambar 16 : Contoh Login P2M Setelah P2M berhasil Login kedalam sistem maka P2M akan melihat Konfirmasi bahwa Proposal yang diajukan sebelumnya masuk kedalam proses tahap Pending. Adapun konfirmasi tersebut bisa dilihat pada menu Sudut Atas Akun P2M Fakultas. Gambar 17 : Tampilan Halaman P2M Fakultas 15
Selanjutnya P2M dapat melihat detail Pengajuan yang dilakukan oleh Peneliti (Dosen). Jika terjadinya kesalahan dalam pengisian oleh Dosen tersebut, maka P2M akan memberi tahu ulang kepada Dosen yang bersangkutan agar dapat melengkapi kekurangan yang ada. Namun jika persyaratan sudah dinilai layak maka selanjutnya P2M akan melakukan Verifikasi Proposal dengan cara mengklik Menu Verifikasi Data oleh P2M Fakultas. 4. Distribusi Proposal, Desk Evaluasi Proposal, Penentuan Pemenang Setelah Unit P2M melakukan Verifikasi terhadap Proposal Penelitian. Maka tahap selanjutnya Administrator (LPPM) akan melakukan Distribusi Proposal Penelitian Kepada Reviewer. Proses ini sepenuhnya dilakukan oleh Admin nantinya. Admin menentukan Proposal berdasarkan Bidang Kajian Masing-Masing Reviewer. Setelah sampai di akun Reviewer maka selanjutnya Reviewer melakukan penilaian terhadap proposal yang sudah masuk tersebut. Reviewer selanjutnya akan memberikan rekomendasi kelayakan proposal yang dinilai. Setelah selesai dinilai oleh Reviewer, maka tahap selanjutnya adalah Administrator dalam hal ini yaitu LPPM-UNILAK akan menentukan siapa saja pemenang dari Proposal tersebut, berdasarkan nilai dan rekomendasi yang telah diberikan oleh Reviewer. Setelah ditentukan pemenang dari Proposal tersebut, maka selesailah tahap proses pengajuan proposal dan tahap berikutnya peneliti dapat melanjutkan untuk melaksanakan penelitian. 5. Mengisi Catatan Harian dan Penggunaan Anggaran Setelah Peneliti mengetahui hasil dari penentuan pemenang Proposal, diterima atau tidak diterimanya Proposal Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat yang mereka ajukan sebelumnya. Maka proses tahapan selanjutnya adalah peneliti dapat melaksanakan kegiatan penelitiannya. Pelaksanaan harian kegiatan Penelitian tersebut harus di entri ke dalam sistem. Pengentrian Catatan Harian dapat dilakukan pada menu Catatan Harian dan Penggunaan Anggaran yang dilakukan pada menu Penggunaan Anggaran. 16
6. Upload Laporan Kemajuan dan Laporan Hasil LPPM Universitas Lancang Kuning memberitahukan informasi kepada Peneliti batas waktu untuk Pelaksanaan Laporan Kemajuan dan Laporan Hasil. Peneliti sendiri yang harus menguploadkan bahan-bahan Penelitian mereka pada Menu Laporan Kemajuan, setelah Peneliti di Monev oleh Reviewer. Sedangkan Laporan Hasil Penelitian, Peneliti juga wajib melakukan sendiri untuk mengupload semua bahan-bahan Laporan Hasil Penelitian tersebut ke Sistem SIAPP LPPM Universitas Lancang Kuning. 17