BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan berjalannya waktu, teknologi informasi juga ikut berkembang semakin pesat. Dengan ini semakin mudah mendapatkan informasi yang cepat dan akurat untuk kebutuhan bisnis. Informasi merupakan kebutuhan penting dalam perancangan kegiatan dan pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi perkembangan dan kemajuan. Dengan adanya informasi yang cepat dan akurat, maka akan dapat memenangkan persaingan dalam bisnis, sebaliknya jika masih menggunakan cara manual akan jauh tertinggal dengan sistem komputerisasi. Disamping itu juga membutuhkan suatu teknologi yang dapat mengorganisir data dengan baik, secara terstruktur, mudah dipahami dengan baik dan aman, sehingga dapat membantu meningkatkan kinerja dalam pengaksesan data, serta menghasilkan suatu keputusan yang berkualitas baik. Data dalam sistem basis data disimpan secara berkelompok dan setiap kelompok mempunyai relasi satu sama lain. Tanpa rancangan basis data yang baik, maka sulit untuk suatu sistem basis data dapat berjalan secara efektif dan efisien. Dengan penggunaan basis data, banyak yang mengharapkan sistem ini dapat meningkatkan kegiatan dan proses transaksi dalam melakukan bisnis sehari-hari. Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum merupakan salah satu peran pendidikan dan pelatihan sebagai sarana untuk meningkatkan sumber daya manusia yang berupaya mempermudah persebaran informasi dengan peserta diklat. Seiring dengan kemajuan teknologi informasi, penggunaan sistem informasi berbasis web sangat diminati. Kemampuan untuk diakses kapan saja dan dimana saja merupakan salah satu alasan mengapa sistem seperti ini dibuat. Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum ingin mengembangkan suatu sistem basis-data yang ada untuk mengoptimalkan produktifitasnya. Sistem basis-data yang ingin dikembangkan tersebut adalah sistem basis-data pelatihan karyawan, dimana perkembangan sistem ini dapat membantu proses pengelolaan data karyawan menjadi lebih cepat dan mudah. 1
2 Oleh karena itu, diperlukan suatu perangkat lunak yang dapat menilai kinerja calon karyawan. Diharapkan dengan terbentuknya sistem penilaian kerja tersebut dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang secara langsung akan berdampak positif. Dari alasan yang telah dijelaskan diatas, maka dibuatlah skripsi dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Manajemen Diklat Pada Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum. Pada jurnal Sistem Informasi Katalog Diklat Dan Registrasi Online Badan Pendidikan Dan Pelatihan Kementerian Energi Dan Sumber Daya Mineral, ditulis oleh Bernadeth Gresiana Malewa pada 13 Oktober 2012, menyatakan bahwa dalam dunia pemerintahan, informasi merupakan hal yang penting untuk terus diperbaharui terlebih yang berhubungan dengan pelayanan masyarakat seperti membuat sebuah web agar informasi dapat dengan mudah diakses. Selain itu, pada jurnal Perancangan Sistem Informasi Pelatihan Koperasi Uji Mutu Berbasis Web, ditulis oleh Darmawan Baginda Napitupulu pada 19 Oktober 2012, menyatakan bahwa sistem informasi yang dirancang memungkinkan pendokumentasian tanpa menggunakan kertas (paperless documentation) karena data-data disimpan dalam bentuk elektronik. Sedangkan pada jurnal internasional A Contemplation of Training Decision Support System, ditulis oleh P.Kalpana dan Dr. T. Bhuvaneswari, pada 4 April 2011, menyatakan bahwa Keputusan tentang pelatihan umumnya dibuat di bagian atas piramida pelatihan terkait strategi dan tingkat pendanaan ditentukan oleh manajemen senior umumnya. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas, maka dapat dirumuskan beberapa rumusan masalah yaitu sebagai berikut : 1. Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum selalu mengadakan diklat terhadap pegawai. 2. Sistem basis data manajemen diklat masih dilakukan secara manual. 3. Terdapat masalah yang timbul dari sistem manajemen diklat pada Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum yang dilakukan secara manual. 4. Sistem basis data yang mempermudah Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum dalam mengorganisir data diklat berbasis web.
3 1.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup penulisan analisis dan perancangan ini dibatasi pada : 1. Penelitian hanya dilakukan pada Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum yang berlokasi di Jakarta. 2. Pengguna yang menggunakan aplikasi ini adalah admin, peserta, dan widyaiswara. Masing-masing pengguna mempunyai username dan password serta akses control yang berbeda dalam mengakses aplikasi basis data ini. 3. Perancangan aplikasi basis data manajeman diklat Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum berbasis web (Web Database) meliputi : a. Pendaftaran peserta diklat b. Pendataan peserta diklat c. Penjadwalan peserta diklat d. Pelatihan peserta diklat e. Penilaian peserta diklat 1.4 Tujuan dan Manfaat Berikut ini merupakan tujuan dan manfaat, yaitu: 1.4.1 Tujuan Tujuan yang dilakukan dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Merancang sebuah sistem basis data manajemen diklat untuk proses pendaftaran, pendataan, penjadwalan, pelatihan, penilaian pada Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum. 2. Membuat aplikasi sistem basis data manajemen diklat berbasis web untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. 1.4.2 Manfaat Manfaat yang diharapkan dari penulisan skripsi ini adalah : 1. Mepermudah dan mempercepat akses data informasi (informasi data peserta diklat, kalender kegiatan, data pribadi, pelatihan, dan penilaian) yang diperlukan. 2. Mempermudah admin memonitoring sistem pada saat kapanpun dan dimanapun karena aplikasinya ini sendiri berbasiskan web.
4 3. Meningkatkan keamanan data manajemen diklat pada Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum. 1.5 Metodelogi Penelitian Metodelogi yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi 2 (dua) metode, yaitu metode analisis dan metode perancangan : 1.5.1 Metode Analisis Pada metode ini dilakukan pengumpulan data dan informasi dengan cara menggunakan teknik pengumpulan fakta, yaitu: a. Studi Kepustakaan Merupakan teknik pengumpulan data untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan dari berbagai sumber yaitu media cetak, buku-buku dan situs-situs sebagai dasar dari pengembangan serta thesis-thesis dengan tema serupa sebagai bahan pembanding penulisan skripsi ini. b. Survei Survei dilakukan langsung pada Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum. Dari survei ini akan diperoleh informasi yang berhubungan dengan p erancan gan sistem basis data y ang akan dibuat. c. Wawancara Wawancara dilakukan terhadap pihak Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum untuk men ganalisis kebutuhan sistem basis data yang diinginkan. Wawancara juga dilakukan untuk memperoleh informasi mengenai p rosesproses yang terjadi dalam Pusdiklat Kementerian Pekerjaan Umum, permasalahan yang sedang dihadapi, dan kebutuhan atas informasi y ang diin ginkan. 1.5.2 Metode Perancangan Metode perancangan ini menggunakan database lifecycle yang tercakup di dalam buku Connolly Thomas M. and Begg Carolyn E. (2010, p313), Database System. Meliputi tahap-tahap berikut : a. Perancangan database Peracangan database secara konseptual
5 Tahap pertama ini membuat model data secara konseptual untuk setiap bagian berdasarkan spesifikasi permintaan pengguna. Perancangan database secara logikal Pembangunan model data dari suatu informasi yang digunakan di dalam organisasi, berdasarkan model data yang telah dispesifikasikan, Perancangan database secara fisikal Proses yang menghasilkan deskripsi dari pengimplementasian dari suatu basis data di dalam tempat penyimpanan, menggambarkan tempat relasi, organisasi file dan pengindeksan yang digunakan untuk menghasilkan pengaksesan data yang optimal dan semua hubungan dalam hal batasan integritas juga keamanan datanya. b. Perancangan menu dan layar Perancangan menu dan layar sistem manajemen diklat berbasis web untuk menggunakan dan memproses database. 1.6 Sistematika Penulisan Skripsi ini akan dibagi ke dalam lima bab yang diuraikan sebagai berikut : BAB 1 PENDAHULUAN Dalam bab ini akan dibahas latar belakang, rumusan masalah, hipotesis, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metode penelitian, dan sistematika penulisan. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Dalam bab ini akan dibahas mengenai teori-teori dasar atau umum maupun teori-teori khusus yang akan digunakan dalam mendukung penelitian yang digunakan sebagai landasan dan acuan dalam penulisan skripsi. BAB 3 METODOLOGI Dalam bab ini akan dibahas mengenai metode yang digunakan untuk menjawab hipotesis yang telah dijabarkan. Hasil metodologi yang ditampilkan pada bab ini berupa hasil analisis dan perancangan serta pembuktian hipotesis dengan menggunakan metode statistik yang ada. BAB 4 HASIL DAN PERANCANGAN Dalam bab ini akan membahas hasil dari analisis permasalahan yang terjadi dan solusi yang diberikan melalui rancangan sistem database
6 yang dibuat. Juga dibahas rancangan sistem yang diusulkan yang meliputi rancangan layar, spesifikasi proses, dan evaluasi. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini merupakan akhir dari penulisan skripsi yang membahas simpulan dan saran dari rancangan sistem database yang telah dibuat beserta manfaatnya. Selain itu berisi juga tentang penjelasan mengenai hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan agar sistem dapat berjalan secara optimal di masa yang akan datang.