BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kemajuan teknologi yang pesat terjadi saat ini secara global telah menuntut perusahaan, baik dari perusahaan berskala kecil, menengah maupun atas, publik maupun privat untuk mengembangkan sistem informasi yang dapat mendukung dan mempengaruhi kelancaran proses bisnis perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) sangat penting untuk seluruh organisasi (Borthick and Clark, 1990; Curtis, 1995; Rahman et al., 1988; Wilkinson, 1993; Wilkinson et al., 2000 yang dikutip oleh Soudani (2012 : 136)). Dan mungkin setiap organisasi baik yang berorientasi profit dan non-profit perlu untuk menjaga Sistem Informasi Akuntansi (Wilkinson, 2000 : 3-4 yang dikutip oleh Soudani (2012 : 136)). Maka dari itu SIA menjadi salah satu faktor penentu kesuksesan organisasi, dan sistem harus dapat dikembangkan untuk menghasilkan bisnis yang lebih kompetitif. Dengan adanya sistem informasi berbasis komputer, perusahaan diharapkan dapat meningkatkan performanya mulai dari kegiatan operasional hingga pada keputusan strategis. Siklus pembelian merupakan bagian dalam expenditure cycle Transaction Processing System dalam Sistem Informasi Akuntansi yang bertugas menyediakan sumber / resources untuk dapat diproses dan / atau dijual sehingga perusahaan dapat menghasilkan pendapatan. Siklus pembelian bertugas menjaga pemasok yang menyediakan bahan baku pada perusahaan dan menjaga persediaan itu sendiri. Siklus pembelian juga menentukan kapan suatu pembelian persediaan perlu diadakan dengan membuat dokumen bukti terkait. Dokumen dokumen tersebut dapat berupa urutan prosedur untuk dapat mengawasi kegiatan pelaksanaan pembelian agar tidak terjadi kesalahan dan pelanggaran yang tidak diinginkan. PT Tripola Interindo adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa kontraktor yang terletak di Kota Bekasi. Jasa kontraktor tersebut dilaksanakan dalam bentuk proyek renovasi pada ruko dan kantor di Indonesia, mulai dari Pulau Sumatera, Jawa, Kalimantan, Sulawesi, hingga Pulau Nusa Tenggara Timur. Sub bidang yang dikerjakan dalam proyek antara lain adalah seperti pekerjaan pemasangan instalasi aksesoris bangunan, pekerjaan dinding dan jendela kaca, pekerjaan interior, dan pekerjaan kayu. Dari kegiatan usaha yang dijalankan oleh 1
2 perusahaan ini terlihat bahwa Tripola Interindo memiliki hubungan yang penting dalam pembelian dan penyimpanan atas barang material, perlengkapan konstruksi, serta perlengkapan tukang dalam siklus pembelian perusahaan. Siklus pembelian dalam PT. Tripola Interindo menjadi salah satu fokus siklus transaksi dikarenakan kegiatan pembelian menjadi fungsi dasar terjadinya kegiatan proses bisnis lainnya seperti siklus pendapatan dan lainnya. Saat ini Tripola Interindo memiliki Sistem Informasi yang baru menggunakan file-based system dalam mendata pembelian, pencatatan barang, dan pencatatan utang usaha. Hal itu menjadi kendala bagi perusahaan ini karena seluruh proses yang membutuhkan perhitungan dilakukan secara manual dan berulang kali sehingga membutuhkan waktu yang lama. Padahal, dengan banyaknya volume transaksi yang terjadi di perusahaan membutuhkan pencatatan transaksi yang terjadi dengan cepat. Internal control yang ada dalam perusahaan pun sangat minim dalam proses pembelian dan pencatatan persediaan. Kesalahan pencatatan dan kecurangan oleh karyawan pun berpotensi terjadi dikarenakan file-based system yang sederhana. Selain itu penggunaan file-based system dengan Microsoft Excel menyebabkan perusahaan menyimpan file data transaksi tersebar dan bertumpuk di berbagai komputer sehingga tidak terintegrasi serta berpotensi menyimpan data yang terduplikasi. Selain itu Tripola Interindo ternyata masih belum memiliki sistem pencatatan akuntansi pembelian dan penyimpanan barang yang memadai. Pengakuan harga pokok persediaan masih belum dapat diketahui dengan jelas yang pada akhirnya berujung pada pengakuan pendapatan yang tidak tepat baik pada laporan keuntungan tiap proyek maupun keseluruhan. Sistem pembelian dan penyimpanan barang ini menjadi hal yang krusial dan membutuhkan penanganan. Pembayaran utang kepada vendor pun memerlukan perhatian dikarenakan tidak adanya sistem yang dapat mengingatkan kapan utang perlu dilunasi agar tidak lewat dari jatuh tempo. Dengan melakukan analisis dalam sistem informasi pembelian, utang dagang dan persediaan dan utang usaha pada PT Tripola Interindo, siklus pembelian diharapkan dapat terjaga dengan baik dan dapat memberikan jalan keluar atas masalah yang ada. Maka dari itu judul yang tepat untuk penulisan ini adalah ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SIKLUS PEMBELIAN, UTANG DAGANG DAN PERSEDIAAN PADA PT TRIPOLA INTERINDO.
3 1.2 Ruang Lingkup Tulisan ini akan membahas mengenai analisis dan perancangan sistem informasi akuntasi yang berfokus pada siklus secara tunai dan kredit, pembayaran utang usaha, serta pengelolaan barang terhadap material dan perlengkapan konstruksi sebagai persedian serta perlengkapan tukang. Pokok pembahasannya antara lain adalah : 1. Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian meliputi analisis, prosedur operasi standar, dokumen berhubungan dengan : a) Permintaan pembelian barang yang didasarkan atas kebutuhan proyek dan penambahan stok. b) Pencatatan harga barang dari vendor. c) Perbandingan harga pembelian dan pemilihan vendor. d) Order pembelian barang kepada vendor. e) Otorisasi kegiatan pembelian barang. f) Pengembalian atas penerimaan barang yang rusak atau tidak sesuai. g) Laporan mengenai permintaan pembelian, order pembelian, penerimaan barang dan pengembalian barang. 2. Perancangan sistem informasi akuntansi pengelolaan utang meliputi analisis, prosedur operasi standar, dokumen berhubungan dengan : a) Pencatatan utang usaha kepada vendor secara kredit. b) Pembayaran utang dagang perusahaan. c) Pengelolaan utang dagang yang menginformasikan utang perusahaan yang akan jatuh tempo dan telah jatuh tempo. 3. Perancangan sistem informasi akuntansi persediaan yang meliputi atas analisis, prosedur operasi standar, dan dokumen yang berhubungan dengan : a) Perhitungan saldo persediaan barang dengan menggunakan moving average method. b) Pengelolaan stok barang dengan safety stock. c) Pengendalian barang di gudang dengan melakukan stock opname. d) Penerimaan barang karena adanya pembelian berdasarkan pekerjaan lapangan maupun penambahan stok. e) Pengeluaran barang untuk keperluan proyek / pekerjaan lapangan. f) Pengiriman barang ke proyek atau workshop.
4 4. Perancangan sistem informasi akuntansi dalam penulisan ini tidak membahas write off atau pemutihan utang perusahaan. 1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Tujuan penulisan ini antara lain adalah untuk : 1. Melakukan analisis atas sistem informasi yang sedang berjalan dan pengendalian internal dalam PT. Tripola Interindo mengenai siklus pembelian, pengelolaan utang dan persediaan atas material dan perlengkapan. 2. Merancang Sistem Informasi Akuntansi untuk siklus pembelian, pengelolaan utang dan persediaan pada PT. Tripola Interindo. 1.3.2 Manfaat Dengan tercapainya tujuan penulisan, maka manfaat yang akan didapat antara lain adalah : 1. Mengidentifikasi masalah dan menemukan kebutuhan yang diperlukan dalam operasi siklus pembelian, pengelolaan utang, dan persediaan pada PT. Tripola Interindo sehingga dapat menghasilkan solusi atas masalah dan kebutuhan tersebut dan dapat membantu pimpinan perusahaan dalam pengambilan keputusan terkait siklus pembelian, pengelolaan utang dan persediaan berdasarkan informasi yang dihasilkan dari laporan terkait pembelian, pengelolaan utang, dan persediaan. Selain itu analisis terhadap pengendalian internal juga bermanfaat membantu mengidentifikasi kelemahan pengendalian perusahaan dan meminimalisir terjadinya risiko terkait pembelian, utang usaha dan persediaan dengan pembentukan internal control. 2. Menghasilkan rancangan sistem informasi akuntansi yang terkomputerisasi terkait kegiatan pembelian, pengelolaan utang dan persediaan dimulai dari analisis stok material dan perlengkapan, proses permintaan pembelian, pencatatan penawaran harga, perbandingan harga pembelian, penentuan vendor, order pembelian, penerimaan material dan perlengkapan, pengakuan utang, pembayaran utang, hingga pengiriman material dan perlengkapan ke workshop atau lapangan.
5 1.4 Metodologi Penelitian Berikut adalah metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi. 1. Metode Pengumpulan Data Dalam mengumpulkan data, penulis menerapkan dua macam metode antara lain adalah : a. Metode Studi Pustaka Metode studi pustaka dilakukan dengan cara mengumpulkan bahan pustaka yang berasal dari buku dan jurnal internasional yang berkaitan dengan topik skripsi lalu membandingkan dengan isi karya tulis. b. Metode Penelitian Lapangan Teknik penelitian lapangan yang digunakan antara lain adalah : 1) Observasi / pengamatan, merupakan teknik penelitian lapangan dengan cara mengamati secara langsung kegiatan dan perisitwa peristiwa yang terjadi dalam perusahaan. 2) Wawancara, merupakan teknik mengumpulkan informasi dengan cara mengajukan berbagai pertanyaan yang berkaitan dengan penulisan skripsi yaitu pertanyaan pertanyaan mengenai proses bisnis perusahaan dalam siklus pembelian dan persediaan. 3) Dokumentasi, merupakan kegiatan mengumpulkan bukti bukti yang tertulis atau terekam terkait mengenai kegiatan pembelian dan persediaan yang ada dalam perusahaan. 4) Prosedur analitis, adalah kegiatan mengevaluasi prosedur yang dijalankan oleh perusahaan yang berkaitan dengan kegiatan pembelian dan persediaan. 2. Metode Analisis Dalam menyelidiki dan memahami sistem informasi akuntansi siklus pembelian, utang dagang dan persediaan dalam perusahaan Tripola Interindo, digunakan bagan alir dokumen (document flowchart) yang menggambarkan berbagai dokumen yang terlibat di dalam sistem informasi akuntansi.
6 3. Metode Perancangan Sistem Metode perancangan sistem yang digunakan adalah dengan menggunakan object-oriented analysis and design oleh Satzinger, Jackson, dan Burd. Urutan tahapannya adalah sebagai berikut. a. Modelling and the Requirement Discipline Activity diagram Event table Use case diagram Use case description Domain class diagram System sequence diagram b. Design Discipline Deployment environment and application architecture Completed three layer sequence diagram Updated design class diagram Package diagram User interface 1.5 Sistematika penulisan Penulisan harus dilakukan dengan sistematis agar penulisan dapat terarah dan tujuan serta manfaat dapat dicapai dengan tepat. Sistematika penulisan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini meliputi 5 bab, yaitu diantaranya adalah sebagai berikut. BAB 1 : PENDAHULUAN Merupakan bagian awal penulisan yang memaparkan mengenai latar belakang penulisan, identifikasi masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penulisan, metode penulisan serta sistematika penulisan yang digunakan dalam penulisan skripsi ini. BAB 2 : LANDASAN TEORI Merupakan bab yang akan menjelaskan mengenai teori dari berbagai ahli yang menjadi acuan dalam penulisan skripsi.
7 BAB 3 : ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Merupakan bab ketiga yang menguraikan informasi mengenai gambaran umum perusahaan seperti bidang pekerjaan, sejarah singkat, visi dan misi, struktur organisasi, jabatan dan wewenang, sistem informasi yang berjalan saat ini yang berkaitan dengan siklus pembelian, utang dagang dan persediaan, dokumen dokumen dan prosedur terkait, masalah yang dihadapi perusahaan dalam menjalankan sistem yang sedang berjalan, usulan perbaikan untuk mengatasi masalah sistem lama, dan manfaat yang didapat dari implementasi sistem baru yang diusulkan. BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Bab ini akan membahas mengenai perancangan sistem yang diusulkan atas siklus pembelian, pengelolaan utang dan persediaan dengan pendekatan Object Oriented Analysis Design dengan Unified Process. BAB 5 : SIMPULAN DAN SARAN Merupakan bab terakhir yang berisi tentang ulasan secara keseluruhan dan singkat mengenai permasalahan yang dihadapi hingga pada usulan perbaikan untuk sistem informasi perusahaan dalam siklus pembelian, pengelolaan utang dan persediaan.