BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Bentuk nyata eksistensi dari perusahaan manufaktur yang ada di Indonesia adalah dengan semakin meningkatnya pembangunan gedung, pabrik, dan sebagainya. Peningkatan ini tentunya memberikan dampak yang cukup besar bagi perusahan-perusahan manufaktur yang ada. Dalam persaingan antar perusahaan manufaktur yang semakin ketat memaksa setiap perusahaan untuk bereaksi secara lebih terintegrasi dengan lebih cepat dan memiliki keakuratan data yang baik. Oleh karena itu berbagai upaya terus dilakukan perusahaan manufaktur agar dapat terus bertahan dan bersaing dengan perusahaan lainnya.salah satu upaya yang dilakukan oleh perusahaan manufaktur untuk meningkatkan daya saingnya adalah dengan memaksimalkan kinerja operasionalnya. Salah satu kegiatan operasioanal dalam perusahaan manufaktur adalah proses produksi. Pelaksanaan proses produksi sangat dipengaruhi oleh ketersediaan bahan baku atau disebut juga procurement. Menurut Weele (2010), Procurement merupakan perolehan barang atau jasa. Hal ini menguntungkan bahwa barang dan jasa yang tepat dan bahwa mereka dibeli dengan biaya terbaik untuk memenuhi kebutuhan pembeli dalam hal kualitas dan kuantitas, waktu dan lokasi. Sedangkan menurut Adri, Irawan, dan Sufa atin (2012), Procurement merupakan pengadaan barang dan jasa pada suatu instansi atau perusahaan yang merupakan kegiatan rutin yang selalu dilakukan untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan guna untuk keberlangsungan operasional instansi atau perusahaan. Dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat memberikan dampak yang sangat besar bagi perusahaan terutama bagi perusahaan manufaktur. Penerapan teknologi informasi diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan produktivitas bagi perusahaan manufaktur.dengan adanya hubungan kebutuhan bahan baku dengan sistem pada suatu perusahaan maka disebut dengan e-procurement. Menurut Clifford dan Alexandru (2012) penggunaan e-procurement yang menggunakan aplikasi pengadaan berbasis web bisa mewakili keuntungan yang besar bagi peningkatan services jual beli. 1
2 Hasil menunjukan bahwa pelaksaan e-procurement telah berkembang secara substansial selama beberapa waktu terakhir di berbagai negara. Di Indonesia sendiri terdapat beberapa perusahaan yang sudah menerapkan e- procurement. Beberapa perusahaan yang telah merancang e-procurement untuk proses bisnisnya adalah PT. Multi Eraguna Usaha (MERGUSA) yang merupakan perusahaan di bidang kontuksi (Support Building Material). Dan E- procurement PLN (eproc) yang terkait dengan informasi stock material PLN dan pergerakan material. PT. Nutech Pundi Artha merupakan perusahaan yang menggeluti bidang manufacturing mandrel dan karpet. Bahan baku yang digunakan dalam memproduksi karpet adalah karpet matrunk, karet, lem, benang obras, benang jahit, label, kancing dan pad heel sedangkan untuk memproduksi mandrel dibutuhkan bahan baku berupa pipa stainless, round bar stainless dan siku stainless. Dalam ketersediaan bahan baku, perusahaan belum memiliki pengendalian persediaan yang optimal sehingga sering mengalami kekurangan bahan baku (stockout) yang disebabkan oleh permasalahan kedatangan material dari supplier. Kegiatan pengadaan bahan baku dilakukan oleh PT. Nutech Pundi Artha untuk memenuhi permintaan produksi dari proyek dan pelanggan tetap masih dilakukan secara manual. Sering kali bahan baku dibutuhkan dalam jumlah besar untuk memenuhi kebutuhan produksi dan tingkat pembelian yang sangat tinggi sehingga diperlukan mekanisme pengolahan data secara realtime. Tabel 1.1 Jumlah Produksi KarpetPada Periode Feb 2014 Jan 2015 Bulan Jumlah Produksi Februari 3.350 Maret 4.450 April 5.600 Mei 4.416 Juni 6.150 Juli 5.300 Agustus 6.150 September 5.900 Oktober 5.510 November 7.450 Desember 8.200 Januari 8.160 Sumber : PT. Nutech Pundi Artha (2015)
3 Gambar 1.1 Grafik Jumlah Produksi KarpetPada Periode Feb 2014 Jan 2015 Sumber : PT. Nutech Pundi Artha (2015) Berdasarkan data diatas dapat dilihat dalam periode waktu Februari 2014 sampai dengan Januari 2015 terjadi perbedaan jumlah produksi setiap bulannya yang berpengaruh kepada jumlah permintaan dan kebutuhan bahan baku. PT. Nutech Pundi Artha belum memiliki sistem yang terintegrasi dalam proses pencatatan dan pengelolaan bahan baku dengan baik. Sistem tersebut akan membantu perusahaan dalam proses peramalan kebutuhan pengadaan bahan baku dimasa yang akan datang yang meliputi kuantitas, kualitas, waktu, biaya dalam rangka memenuhi kebutuhan permintaan barang. Dengan adanya peramalan perencanaan bahan baku yang tersistemasi mengenai pelaporan pengadaan bahan baku dan pengendalian bahan baku secara lead time maka akan menjadi suatu keberhasilan dalam menjalankan proses bisnis perusahaan. Berdasarkan uraian permasalah yang terjadi, maka perusahaan membutuhkan strategi yang tepat dalam pengelolaan persediaan bahan baku dengan merancang sebuah sistem pengendalian persediaan bahan baku berbasis web dengan menggunakan pendekatan analisis dan perancangan berbasis obyek. Dengan adanya strategi pengelolaan terhadap bahan baku akan membantu perusahaan dalam menyelesaikan permasalaah terhadap persediaan bahan baku pada perusahaan
4 Berdasarkan kendala yang dihadapi oleh perusahaan maka penulis mengangkat topik mengenai pengendalian bahan baku untuk mengendalikan masalah-masalah yang terjadi ke dalam sebuah penelitian yang berjudul ANALISIS PENGENDALIAN PERSEDIAAN DAN PERANCANGAN E-PROCUREMENT PADA PT.NUTECH PUNDI ARTHA 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang telah disampaikan diatas, maka yang akan di bahas dan di teliti dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana proses bisnis yang berkaitan dengan pengelolaan persediaan bahan baku untuk produk karpet pada PT. Nutech Pundi Artha selama ini? 2. Bagaimana proses pemilihan dan penilaian terhadap supplier? 3. Bagaimana proses peramalan permintaan bahan baku untuk produk karpet Outlander dan Pajero? 4. Apakah model persediaan bahan baku yang tepat untuk digunakan oleh PT. Nutech Pundi Artha? 5. Bagaimanakah perancangan sistem e-procurement yang dibuat untuk mengelola bahan baku dan peramalan bahan baku agar tepat waktu dan sesuai dengan jumlah yang diinginkan, serta pembuatan dokumendokumen yang diperlukan dalam proses bisnis seperti pembuatan purchase order (PO)? 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan penelitian ini adalah : 1. Menganalisa proses bisnis pengelolaan bahan baku yang sedang berjalan di perusahaan. 2. Mengetahui model penilaian yang tepat bagi perusahaan dalam melakukan pemilihan supplier 3. Mengetahui model peramalan bahan baku yang tepat bagi perusahaan.
5 4. Memberikan alternatif usulan pengendalian persediaan bahan baku dengan menggunakan metode yang tepat. 5. Merancang sistem procurement pada PT. Nutech Pundi Artha yang bertujuan mempermudah akses antara perusahaan dalam melakukan pengecakan dan proses bisnis yang sedang berjalan dengan supplier dan untuk mempersingkat waktu dan penghematan biaya dalam pengadaan barang pada PT. Nutech Pundi Artha. Manfaat penelitian ini adalah : 1. Perusahaan mampu mengontrol dan melakukan kegiatan proses bisnis secara tersistemasi, akurat dan mampu menghemat biaya maupun waktu. Meningkatkan kinerja operasional khususnya dalam pengendalian bahan baku agar lebih efektif dan efisien dengan menggunakan manajemen persediaan. 2. Perusahaan dapat membina hubungan jangka panjang dengan supplier. 3. Membantu perusahaan untuk menentukan strategi pengadaan bahan baku yang tepat bagi perusahaan agar lebih efektif dan efisien. 4. Sistem e-procurement juga akan mempermudah perusahaan untuk melakukan kontrol terhadap bahan baku sehingga mampu untuk meminimalisasikan masalah-masalah yang ada sebelumnya. 5. Bagi penulis, dapat meningkatkan pengetahuan dan wawasan mengenai proses procurement yang berlangsung dalam suatu perusahaan dan mampu mengimplemntasikaan perancangan e-procurement yang tepat bagi pelaksaan proses bisnis dalam perusahaan.
6 1.4 Ruang Lingkup Untuk menfokuskan masalah yang akan di bahas, maka akan ada pembatasan ruang lingkup. Adapun hal-hal yang akan di bahas dalam pembangunan aplikasi e-procurement pada PT. Nutech Pundi Artha adalah : 1. Bahan baku yang diamati adalah bahan baku pembuatan karpet Outlander dan Pajero. 2. Data penggunaan bahan baku yang digunakan adalah data historis pada bulan Februari 2014 sampai dengan Januari 2015. 3. Biaya-biaya persediaan yang digunakan tetap selama periode tersebut. 4. Jumlah persediaan tidak mempengaruhi luas gudang. 5. Tidak melakukan uji Validitas dan Reabilitas terhadap data bahan baku. 6. Tidak membahas proses pembayaran kepada supplier. 7. Analisa proses pengendalian bahan baku karpet Outlander dan Pajero yang sedang berjalan. 8. Analisis dan perancangan sistem manajemen persediaan bahan baku untuk produk karpet Outlander dan Pajero yang disesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan dengan menggunakan Object Oriented Analysis Design (OOAD). 1.5 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan ini meliputi : 1.5.1 Metode Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data ada beberapa hal yang perlu dilakukan, antara lain :
7 1. Penelitian kepustakaan Penulis menggunakan metode berdasarkan beberapa buku sebagai sumber untuk referensi yang mendukung keperluan penelitian. 2. Penelitian lapangan i. Pengamatan Penulis melakukan pengamatan langsung pada PT. Nutech Pundi Artha. ii. Wawancara Penulis melakukan wawancara kepada pihak terkait di PT. Nutech Pundi Artha untuk tujuan pengambilan data yang dilakukan secara langsung maupun menggunakan e-mail. iii. Dokumentasi Penulis melakukan penelusuran bukti dan dokumen-dokumen terkait dengan penelitian yang sedang dilakukan. 1.5.2 Metode Analisis dan Perancangan 1. Metode Peramalan menggunakan metode Naïve, Moving Average, Weighted Moving Average, Exponential Smoothing, Exponential Smoothing with Trend, dan Linear Regressiondengan menggunakan software QM. 2. Analisis Persedian, dalam pengendalian persediaan bahan baku untuk menunjang efisiensi biaya produksi pada PT. Nutech Pundi Artha peramalan menggunakan bahan baku dengan menggunakan model persediaan continuous review (Q,r) dengan reduksi lead time pemesanan bahan baku. 3. Perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design (Rational Unifed Process) yang
8 digagas oleh Satzinger, Jacson, and Burd (2012). Pemodelan menggunakan Unifed Model Language (UML). 1.6 Sistematika Penulisan Untuk memberikan gambaran lebih jelas mengenai proses penulisan, berikut adalah penjelasannnya: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat, serta metodologi dan sistematika penulisan yang digunakan dalam pembuatan skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisikan teori-teori yang digunakan penulis sebagai dasar landasan untuk memecahkan masalah. Kerangka pikir dibuat untuk menjadi acuan dalam pengembangan sistem yang direkomendasikan. BAB 3 ANALISIS dan PEMBAHASAN Bab ini akan menjelaskan mengenai proses bisnis yang sedang berjalan pada PT. Nutech Pundi Artha serta membahas metode perhitungan manajemennya. BAB 4 BAB 5 PERANCANGAN SISTEM Bab ini akan menjabarkan hasil usulan sistem melalui diagramdiagram dan design sistem pada aplikasi yang akan di buat. KESIMPULAN dan SARAN Bab ini akan membahas kesimpulan dan analisis yang dilakukan serta pembahasan yang telah diuraikan dalam bab-bab sebelumnya. Dan juga memuat saran-saran yang dapat digunakan oleh perusahaan dimasa yang akan datang.